會展業(yè)導(dǎo)論 第2章 會展活動（MEEC）的組織者和主辦方

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MEETINGS,EXPOSITIONS,EVENTS,ANDCONVENTIONSAnIntroductiontotheIndustry（原書第4版)本章目標(biāo)本章的主要目的是幫助讀者理解和掌握：舉辦會展活動的主要組織類型由不同類型組織舉辦的不同會議種類計(jì)劃不同集體活動所需的時間為提高活動參與度而實(shí)施的不同市場策略為集體活動組織者的專業(yè)發(fā)展提供支持的行業(yè)協(xié)會第2章會展活動（MEEC）的組織者和主辦方2.2活動主辦方2.2.1公司（1）定義

指經(jīng)法律許可的，公司所有者對公司商業(yè)行為負(fù)責(zé)的營利性組織實(shí)體。（2）公司會議數(shù)量及價(jià)值所有費(fèi)用都由公司本身負(fù)責(zé)公司員工一般會被強(qiáng)制要求出席通常會提前六個月開始準(zhǔn)備酒店是常見的公司會議舉辦地點(diǎn)2.2活動主辦方2.2.1公司（3）決策者一般為公司內(nèi)高層管理人員（4）公司會議及活動的類型股東大會（stockholdersmeeting）董事會會議（boardmeeting）培訓(xùn)會議（trainingmeetings）獎勵旅游（incentivetrips）銷售培訓(xùn)和產(chǎn)品發(fā)布會（salestrainingandproductlaunches）專業(yè)技能培訓(xùn)（professionalandtechnicaltraining）2.2活動主辦方2.2.1公司（5）出席人員一般為公司的內(nèi)部成員或是與公司有著密切業(yè)務(wù)往來的商業(yè)伙伴（6）提高參與度的活動推廣策略仔細(xì)考慮和計(jì)劃活動的目的及流程向活動預(yù)期參與者發(fā)送邀請或通知公司官方主頁更新會議有關(guān)消息2.2活動主辦方2.2.1公司（7）組織和計(jì)劃公司活動的部門或個體大多數(shù)公司會議組織者除組織會議外還負(fù)責(zé)其他的工作領(lǐng)域部分公司有會議策劃者或會議管理者的頭銜在微軟、可口可樂等大公司中，會議策劃部門（8）為公司會展活動提供支持的專業(yè)協(xié)會國際會議專家協(xié)會（MPI）國際獎勵旅游精英協(xié)會（SITE）政府會議策劃者協(xié)會（SGMP）保險(xiǎn)和金融服務(wù)會議策劃師協(xié)會2.2活動主辦方2.2.2行業(yè)協(xié)會（1）協(xié)會會議的數(shù)量及價(jià)值有較大的規(guī)模，參與人數(shù)從幾百人至數(shù)萬人不等能給舉辦場館帶來可觀的利潤對地區(qū)經(jīng)濟(jì)的整體增長產(chǎn)生重要作用協(xié)會會議與公司活動區(qū)別：協(xié)會會議是自愿參與而公司集體活動的參與是強(qiáng)制性的通常情況下，協(xié)會會議的參與者需要自己承擔(dān)入場費(fèi)、交通、酒店和其他相關(guān)費(fèi)用。2.2活動主辦方2.2.2行業(yè)協(xié)會（2）決策者協(xié)會董事局做出舉辦會議的決定并確立會議目標(biāo)（3）協(xié)會類型地方協(xié)會、各州協(xié)會、區(qū)域協(xié)會、國有協(xié)會、國際協(xié)會專業(yè)協(xié)會非營利協(xié)會非營利性團(tuán)體2.2活動主辦方2.2.2行業(yè)協(xié)會（4）協(xié)會會議及活動的類型年會（conventions）董事會會議（boardmeetings）委員會會議（committeemeetings）地區(qū)會議（regionalconferences）培訓(xùn)會議（trainingmeetings）教育研討會（educationalseminars）（5）出席人員協(xié)會會議的出席是自愿的，主要看協(xié)會項(xiàng)目內(nèi)容的吸引力。2.2活動主辦方2.2.2行業(yè)協(xié)會（6）提高參與度的活動推廣策略了解會員及其需求，提前通知會議的時間和地點(diǎn)、會議內(nèi)容、演講以及特殊活動提供詳細(xì)的會議注冊信息和初步流程在當(dāng)年的活動中推廣宣傳下一年的會議對會議主題感興趣的非會員目標(biāo)群體發(fā)送會議推廣資料和通知（7）組織和計(jì)劃協(xié)會會議的部門或個體會議和活動部門市場部門其他部門協(xié)會董事經(jīng)理CEO和副總裁2.2活動主辦方2.2.2行業(yè)協(xié)會（8）為協(xié)會會展活動提供支持的專業(yè)協(xié)會

與公司會議策劃者相比，更多的協(xié)會會議組織者會選擇加入專業(yè)協(xié)會以獲取行業(yè)最新知識例如：美國協(xié)會管理者協(xié)會（ASAE）協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)中心國際會議專業(yè)人士協(xié)會專業(yè)會議管理協(xié)會政府會議策劃者協(xié)會（SGMP）宗教會議管理協(xié)會2.2活動主辦方2.2.3政府（1）決策者（2）政府會議、活動的類型與目標(biāo)

大部分政府會議的目的是培訓(xùn)政府官員也有類似探討解決方案或社會保障發(fā)展的政府會議（3）出席人員政府官員一般會被強(qiáng)制要求出席會議公眾可自愿選擇出席政府機(jī)構(gòu)的會議管理人員需要做出召開會議的決定并負(fù)責(zé)通過部門預(yù)算或其他途徑來籌集會議舉辦資金。2.2活動主辦方2.2.3政府（4）安全保證在美國，政府會議組織者會定期與國土安全部門合作以確保與會者的安全。計(jì)劃和預(yù)防提前進(jìn)行會議演練以強(qiáng)調(diào)和改善安全保護(hù)問題確保所有各方協(xié)調(diào)合作建立一個安全團(tuán)隊(duì)并任命其決策者向與會者提供安全教育主動預(yù)防，而非被動反應(yīng)時刻關(guān)注會議動態(tài)并對各類事故保持警覺實(shí)施安全保衛(wèi)的建議如下：2.2活動主辦方2.2.3政府（5）提高參與度的活動推廣策略（6）組織和計(jì)劃政府會議的部門或個體（7）為政府會展活動提供支持的專業(yè)協(xié)會政府會議策劃者協(xié)會（SGMP）及其地方或區(qū)域分支專業(yè)會議管理協(xié)會

（PCMA）國際會議專家協(xié)會（MPI）國際展覽和活動協(xié)會（IAEE）強(qiáng)制出席的政府機(jī)構(gòu)人員只需要被充分地告知若要吸引大眾自愿出席政府會議，則需要開展額外的推廣活動政府會議策劃者和公司會議策劃者一樣，分布于機(jī)構(gòu)的各個部門2.2活動主辦方2.2.3政府政府會議的特別之處:政府會議的經(jīng)營和管理受政府的相關(guān)規(guī)定和政策約束政府會議的前期準(zhǔn)備時間很短政府會議沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的模板政府會議通常需要不成比例的大量會議功能空間不同的政府機(jī)構(gòu)對政府官員參加會議的規(guī)定和政策不盡相同政府會議通常會有一些軍警部門和非國防部辦事機(jī)構(gòu)的代表參與2.3協(xié)助組織會展活動的組織實(shí)體2.3.1展覽管理公司（1）決策者（2）展覽會的類型與目標(biāo)（3）觀眾貿(mào)易展覽會公共展覽會展覽會所屬公司的擁有者和高級管理人員貿(mào)易展覽會

特定貿(mào)易或行業(yè)領(lǐng)域的從業(yè)人員公共展覽會

對展會感興趣的舉辦地附近區(qū)域的大眾2.3協(xié)助組織會展活動的組織實(shí)體2.3.1展覽管理公司（4）提高參與度的活動推廣策略參展商專業(yè)觀眾直接郵寄廣告、電子郵件和社交媒體宣傳面向公眾大量的報(bào)紙、廣播、社交媒體、電視等媒介2.3協(xié)助組織會展活動的組織實(shí)體2.3.1展覽管理公司（5）組織和計(jì)劃展覽會的部門或個體（6）為展覽管理行業(yè)提供支持的專業(yè)協(xié)會國際展覽和活動協(xié)會（IAEE）展覽會設(shè)計(jì)協(xié)會展覽會籌辦者協(xié)會博覽會服務(wù)和承包商協(xié)會醫(yī)療保健會議和參展商協(xié)會大型展覽管理公司通常在一年內(nèi)籌辦多次展覽會。公司員工將會根據(jù)不同的展覽會而分成不同的項(xiàng)目組。2.3協(xié)助組織會展活動的組織實(shí)體2.3.2協(xié)會管理公司

協(xié)會管理公司（AssociationManagementCompany）是根據(jù)協(xié)會需求負(fù)責(zé)協(xié)會部分或整體管理和運(yùn)營工作的機(jī)構(gòu)。2.3.3會議管理公司

會議管理公司（MeetingManagementCompanies），也被稱為“第三方”（ThirdParties），和協(xié)會管理公司一樣以合同的形式向顧客提供相應(yīng)服務(wù)，但會議管理公司更專注于提供部分或全套會議管理服務(wù)。2.3協(xié)助組織會展活動的組織實(shí)體2.3.4獨(dú)立會議策劃人

憑借自身專業(yè)技能以及人脈資源，資深會議策劃人通常能在會議管理領(lǐng)域建立自己的事業(yè)。以獨(dú)立會議策劃人（independentmeetingmanagers）的身份負(fù)責(zé)會議部分或整體的管理工作。2.3.5專業(yè)會議組織者除美國外，專業(yè)會議組織者（ProfessionalCongressOrganizer，簡稱PCO）指的是會議管理公司。2.3協(xié)助組織會展活動的組織實(shí)體2.3.6支持獨(dú)立會議策劃人的專業(yè)協(xié)會獨(dú)立會議策劃人通常會加入能給其職業(yè)發(fā)展提供幫助的專業(yè)協(xié)會，以獲得專業(yè)上的支持，多數(shù)獨(dú)立會議策劃人的選擇為PCMA和MPI2.3.7舉辦會議的其他組織政治機(jī)構(gòu)工會互助組織軍事集團(tuán)教育機(jī)構(gòu)2.4會展活動、組織者及主辦方發(fā)展前景展望預(yù)算限制縮短會議時間變更年度會議的舉辦頻率為會員創(chuàng)造