第二節(jié)辦公環(huán)境管理

第二節(jié)辦公環(huán)境管理正確選擇辦公的模式辦公模式的種類辦公模式的類型及管理方法導(dǎo)致辦公模式變化的原因不同辦公模式的特點(diǎn)合理進(jìn)行辦公室布局（知識(shí)）辦公室布局種類合理進(jìn)行辦公室布局的作用不同辦公室布局的設(shè)計(jì)要求合理進(jìn)行辦公室布局（工作流程）分析不用部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求設(shè)計(jì)平面圖選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾采光、溫度和通風(fēng)看一看：小案例:

請(qǐng)問：聽了這個(gè)小故事，你有什么體會(huì)？

某天，有個(gè)顧問到一家公司去拜訪，看到公司非常凌亂，顯然沒有清掃打理過。于是，他就問這家公司的老板為什么會(huì)這樣的，老板告訴他說：“公司的日常清潔工作是請(qǐng)專職清潔公司清潔的，平時(shí)清潔公司會(huì)在早晨9點(diǎn)鐘派清潔工來打掃衛(wèi)生，可今天有事不能前來?！甭犃诉@話后，顧問就覺得詫異了：“那你的秘書呢？她不在嗎？”老板說：“在啊?！薄澳撬秊槭裁床慌e手之老啊？”顧問更無法理解了。想不到老板一臉苦笑說：“她說她是秘書，不是清潔工。”“秘書固然不是清潔工，但創(chuàng)造一個(gè)整潔舒適的環(huán)境卻是秘書應(yīng)盡的義務(wù)?！鳖檰栆馕渡铋L地說道。請(qǐng)問：那么什么樣的辦公室才是讓人舒適的呢？一、辦公環(huán)境的含義:

是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。

辦公環(huán)境管理的意義辦公室環(huán)境的營造，與企業(yè)的管理思想息息相關(guān)。1、它反映著單位的理念、形象、功能分隔、關(guān)系建立等信息2、它反映著在這個(gè)環(huán)境中工作的人的精神風(fēng)貌、審美情趣以及工作作風(fēng)等3、它對(duì)工作效率和工作效果產(chǎn)生影響二、

辦公環(huán)境管理的原則

方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。1、辦公環(huán)境的構(gòu)成要素（1）、硬環(huán)境A、綠化環(huán)境B、空氣環(huán)境C、光線環(huán)境D、聲音環(huán)境（2）、軟環(huán)境個(gè)人素質(zhì)：提高工作人員的個(gè)人素質(zhì)（寬容開朗）人際關(guān)系：改善工作場(chǎng)所的人際環(huán)境（和諧寬松，彼此尊重，以禮相待，心情舒暢）工作作風(fēng)：辦公室文化（文明健康、積極向上、團(tuán)結(jié)合作）(3）軟環(huán)境比硬環(huán)境更為重要營造良好的辦公室氛圍，需要每一個(gè)人的共同努力辦公室布置的原則與要求辦公室環(huán)境管理的根本目的在于提高工作效率。具體原則是：

布置原則具體要求1.利于溝通整體布局要求：盡可能采用一大間辦公室，通風(fēng)、采光良好，整齊清潔，采取直線對(duì)稱的布置，避免不對(duì)稱、彎曲與成對(duì)角的排列。部門位置：根據(jù)工作需要和工作職能布局，相關(guān)部門應(yīng)置于相鄰地點(diǎn)，工作流程應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動(dòng)，接待室的位置常置于入口處主管位置：位置位于員工的后方，其辦公區(qū)域保留適當(dāng)?shù)脑L客空間，和秘書保持最緊密的工作聯(lián)系辦公桌椅：大小適中、相同，最好選擇旋轉(zhuǎn)椅，盡可能一個(gè)方向擺放，每個(gè)位置之間有充足的通道和充分的工作空間，自然光來自桌子的左上方和斜后上方辦公柜：盡可能靠墻，也可背對(duì)背放置當(dāng)隔斷使用。辦公柜、檔案柜高度、顏色相同，盡可能靠近使用者。辦公設(shè)備等：充分的電源插座，并安裝在隱蔽安全的角落，公告板置于不致引起職工分散精力及造成擁擠之處2.協(xié)調(diào)舒適3.便于監(jiān)督1、采光通風(fēng)良好2、員工面對(duì)同一方向，光線來自桌子的斜后方，不直接面對(duì)窗戶3、公共空間和私人空間相對(duì)獨(dú)立4、直線對(duì)稱布置5、桌椅統(tǒng)一大小6、家具顏色和諧7、使用辦公室隔斷，盡可能讓個(gè)人空間不受干擾。1、接待室置于門口，不干擾其他員工工作。2、光滑、不透明的玻璃屏風(fēng)當(dāng)墻，易于架設(shè)，且可提供良好的光線和通風(fēng)3、主管位于員工后方，易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。和秘書距離較近，便于工作上的交流。4、采取直線對(duì)稱的布置，避免不對(duì)稱、彎曲與成對(duì)角的排列。5、檔案柜當(dāng)做隔斷使用。主管的位置相對(duì)獨(dú)立，其辦公區(qū)域需保留適當(dāng)?shù)脑L客空間1、常用的設(shè)備和檔案柜與使用者相隔太遠(yuǎn)2、檔案柜也可背對(duì)背放置，當(dāng)做隔斷使用。根據(jù)員工數(shù)量的多少，選擇大間辦公室要比采用同樣大小的若干個(gè)辦公室好得多，更利用采光、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通等。工作任務(wù)請(qǐng)根據(jù)下列所給條件布置一間既高效、又舒適安全的辦公室布置方案，并說明設(shè)計(jì)的思路。（見教材）1.面積、設(shè)備及工作人員要求辦公室面積：14平方米。辦公人員：經(jīng)理1人，秘書1人，下屬3人。辦公設(shè)備：文件柜2個(gè)，公用復(fù)印機(jī)一臺(tái)，5張辦公桌，隔離屏風(fēng)等2.個(gè)人辦公需求經(jīng)理：多項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)，給秘書安排任務(wù)，接待訪客）秘書：兩項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)，接受上司安排的任務(wù)）下屬：?jiǎn)雾?xiàng)（個(gè)人任務(wù)）3.個(gè)人空間需求經(jīng)理：辦公桌應(yīng)該離秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會(huì)給下屬造成干擾。秘書：和經(jīng)理辦公桌最近，和經(jīng)理頻繁溝通不會(huì)影響其他同事下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間

德國：開放式辦公室(三）兩種辦公室布局方法的比較布置類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)開放式辦公室靈活應(yīng)變，工作位置隨需要而調(diào)整節(jié)省面積和門、墻等，節(jié)省費(fèi)用，能容納更多的員工易于溝通，便于交流易受監(jiān)督，員工的行動(dòng)易得到上司的督察容易集中化服務(wù)和共享辦公設(shè)備難保機(jī)密難集中注意力，員工易受電話、人員走動(dòng)等干擾房間易有噪音，如說話聲、打電話和操作設(shè)備聲印象他人員工難于找到屬于自己的私人空間封閉式辦公室易于集中注意力，便于從事細(xì)致活專業(yè)工作易于保證工作的機(jī)密性比較安全、可以鎖門易于保證隱私，明確辦公空間與自己使用的空間費(fèi)用高，門、窗等占用空間難于監(jiān)督工作人員的活動(dòng)難于交流、員工被分隔開，易感覺孤獨(dú)（一）辦公環(huán)境優(yōu)化措施一個(gè)清潔、有序的辦公環(huán)境對(duì)組織的形象和績(jī)效會(huì)產(chǎn)生一定的影響。有助于辦公室日常工作的完成，有利于提高工作效率

1、辦公桌上必備物品的放置

(1)電話（放在左手方便拿到的位置）(2）電腦（3）常用參考書、文件夾（靠邊放置整齊）（4）常用文具用品(桌面井然有序、辦公桌抽屜（零散類文具、物品等有序放在抽屜里）

2、整理辦公環(huán)境的方法（1）將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方（文件柜）；（2）該扔則扔，不要移師暗處，清理過期的文件和舊的閱讀材料（銷毀或賣掉）；（3）辦公桌椅，還是抽屜，不要放置與辦公無關(guān)的東西。（4）將物品放在固定地方。常用公共物品用后放置原位。（5）下班最后一件事---收拾辦公桌辦公室環(huán)境布置要求：1、空氣環(huán)境：①空氣清新，無異味，有流動(dòng)；②溫度：22℃-26℃；③濕度：40%-60%。。1、空氣環(huán)境：①空氣清新，無異味，有流動(dòng)；②溫度：22℃-26℃；③濕度：40%-60%。2、聽覺環(huán)境：安靜，無噪音①避免戶外聲音干擾；②避免辦公室內(nèi)聲音干擾；③避免辦公設(shè)備聲音干擾。3、空間環(huán)境：無障礙①桌椅擺放合理，便于行走：②沒有私拉亂扯電線或電話線；③常用檔案柜及其設(shè)備應(yīng)就近擺放；④公共走道或安全出口不能擺放其他物品；⑤秘書座位與上司座位臨近，便于溝通。辦公桌面整潔有序。①桌椅配套舒適。辦公桌多以平面轉(zhuǎn)交電腦辦公桌為好，辦公椅以有輪子有靠背能升降為佳。②電腦電話放在左手邊，便于使用和接聽，也便于讀寫。③辦公必需品齊備。④私人用品及個(gè)性化的物品不要放置桌面?！暨m當(dāng)美化：辦公室美化應(yīng)與單位性質(zhì)和企業(yè)文化適應(yīng)?？捎门杈?、掛畫等，但應(yīng)該高檔而有品位。4、視覺環(huán)境：辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和照明。辦公室內(nèi)覆蓋物:

(1)有效地使用顏色。

(2)地面覆蓋物的顏色和類型應(yīng)與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個(gè)統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。．照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。

光亮宜遵循以下原則設(shè)計(jì)：減少光源的強(qiáng)度，避免用一個(gè)發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源強(qiáng)度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。5、辦公室的保健與安全環(huán)境管理

識(shí)別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。

辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?，?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。

工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。營造安全、健康的辦公環(huán)境

序號(hào)辦公環(huán)境中存在的安全隱患安全、健康辦公環(huán)境的基本要求1辦公建筑隱患。如地板滑、窗、天花板、門、窗中的隱患；建筑物堅(jiān)固安全2辦公室環(huán)境隱患。如光線、溫度、通風(fēng)、噪音、濕度不合適等；窗口被檔案柜占據(jù)影響采光等。光線充足、溫度適宜、通風(fēng)良好，噪音低3辦公家具隱患。如擺放不當(dāng)妨礙通道，辦公桌沒有隔板不隔音，辦公椅沒有輪子，挪動(dòng)不便；沒有靠背易疲勞，常用的設(shè)備和檔案柜與使用者相隔太遠(yuǎn)不方辦公空間適當(dāng)，符合安全要求，物品擺放有序，方便工作流程4辦公設(shè)備及操作隱患。如電線裸露，違規(guī)操作，機(jī)器老化有噪音，電話安裝不當(dāng)，拖拽的電話線或電線易使人絆倒。安裝、操作符合要求，計(jì)算機(jī)屏幕避免陽光直射5人為隱患。失密，忘鎖門窗；在帶輪的椅子上舉放物品。提供飲用水，綠色植物，規(guī)章制度6消防隱患。如亂扔煙頭、滅火設(shè)備過期等。設(shè)置消防設(shè)施練習(xí)1：方圓公司新搬到一座辦公樓，秘書小韓要選擇、布置總經(jīng)理辦公室和秘書辦公室，她要從以下幾方面進(jìn)行布置。1、選擇總經(jīng)理辦公室和秘書辦公室的位置、朝向。2、總經(jīng)理辦公室室內(nèi)環(huán)境：需要哪些辦公設(shè)備、會(huì)客用品？如何擺放，窗簾的顏色、材質(zhì)選擇；光線、空氣如何優(yōu)化？。3、秘書辦公室室內(nèi)布局：（面積、辦公設(shè)備、視覺環(huán)境要求）請(qǐng)為秘書小韓做出設(shè)計(jì)（二）辦公室布置的具體程序1．對(duì)各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工之間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。2．按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。一般而言，每人的辦公空間，大者可3—10平方米，普通者1.5—8平方米。3．選配相應(yīng)得家具、桌椅。4．繪制辦公室座位布置圖，依圖布置。5．對(duì)辦公設(shè)備安放提出合理化建議（優(yōu)化設(shè)備，光源（百葉窗）、辦公桌椅、隔音玻璃（隔音板）、檔案柜、屏風(fēng)、空調(diào)、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)）參考案例：秘書與領(lǐng)導(dǎo)辦公室布局

馮市長的辦公室就在黃一平（秘書）斜對(duì)門，中間只隔一道寬大的走廊。如此設(shè)置的好處顯而易見，一方面，坐在黃一平的位置上，凡是從電梯上來進(jìn)市長辦公室者，必先經(jīng)過秘書室，方便秘書為客人引路，或向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告、預(yù)約，也可直接為領(lǐng)導(dǎo)擋駕；另一方面，兩邊門都開著的時(shí)候，黃一平稍一探頭，就可以縱覽對(duì)面市長辦公室，領(lǐng)導(dǎo)有事招呼秘書，只要輕呼一聲或一點(diǎn)頭、一招手即可。

試一試

辦公室面積：20平方米辦公人員：主管1人，秘書1人，下屬3人辦公設(shè)備：公用文件柜一個(gè)，一套電腦桌及一臺(tái)公用電腦，5套辦公桌椅，一套沙發(fā)、茶幾，綠色植物等個(gè)人辦公需求：主管：多項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)，給秘書安排任務(wù)，接待訪客）秘書：兩項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)，接受主管安排的任務(wù)）下屬：?jiǎn)雾?xiàng)

個(gè)人空間需求：主管：辦公桌應(yīng)該與秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會(huì)給下屬造成干擾秘書：和主管辦公桌最近，和主管頻繁溝通不會(huì)影響其他同事。下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間。根據(jù)上述要求，結(jié)合你所了解的辦公室的性質(zhì)和內(nèi)容，利用Word繪制出你認(rèn)為最合理的辦公室布置圖

秘書對(duì)日常環(huán)境的管理，主要包括哪些方面的內(nèi)容?秘書個(gè)人區(qū)域上司的辦公區(qū)域公共區(qū)域辦公環(huán)境安全管理方法1、要營造一個(gè)安全、健康的環(huán)境，就必須以下方面加強(qiáng)管理：（1)防盜。(2)防火。（3）防止意外傷亡。2、辦公環(huán)境安全檢察的程序（1）確定檢查周期（2）發(fā)現(xiàn)隱患后報(bào)告并解決（3）做好記錄3、辦公設(shè)備使用基本規(guī)范

(1）熟練使用，正確操作。(2)定期保養(yǎng)、維修，及時(shí)修理。

(3)保持清潔，防塵、防曬。(4)每天下班前關(guān)閉設(shè)備，切斷電源。情景分析：

顧客王某在某公司看到如下情景：秘書鐘苗正站在有輪子的辦公椅上取文件柜上面的東西；一辦公人員正在搬動(dòng)辦公室一角放置的一堆東西，顯然在尋找什么，王某瞅見滅火器被壓在下面；窗外的陽光直射到窗邊的電腦上。顧客王某看此情景皺起了眉頭。請(qǐng)問：王某為什么皺眉頭？3.如何對(duì)日常環(huán)境進(jìn)行維護(hù)?(1)個(gè)人工作環(huán)境的要求A、保持臺(tái)面、地面、電腦、辦公設(shè)備、家具、窗簾以及門窗墻壁等處的清潔B、經(jīng)常保持辦公桌面的清潔、整齊、美觀，不亂放零散物品，不放置個(gè)人的生活用品C、電話按鍵和聽筒，電腦鍵盤要經(jīng)常用酒精棉消毒D、來訪者用過的茶具應(yīng)及時(shí)清潔干凈，并重新擺好，用過的一次性杯子應(yīng)及時(shí)清理E、保持電腦、電話等辦公自動(dòng)化設(shè)備的線路整齊，經(jīng)常檢查線路是否有破損情況，檢查電源插頭是否有松動(dòng)等不安全的情況F、報(bào)紙、雜志、資料、文件等要及時(shí)進(jìn)行清理，擺放到文件柜等固定地點(diǎn)存放G、每天下班前，要認(rèn)真檢查一下電腦、電燈、空調(diào)等是否關(guān)閉、抽屜、柜門等是否上好鎖。(2)保持你的上司的工作環(huán)境的整潔

經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設(shè)要保持清潔每天定時(shí)開窗通風(fēng)，保持空氣的自然清新，并定