第3章工作分析

人力資源管理

HumanResourceManagement德州學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系講授內(nèi)容人力資源管理概論人力資源管理理論基礎(chǔ)工作分析人力資源規(guī)劃招聘與選拔培訓(xùn)與開發(fā)績效管理薪酬管理

第三章工作分析案例：工作職責(zé)分歧一個機(jī)床操作工把大量的液體灑在他機(jī)床周圍的地板上，車間主任叫操作工把灑在地板上的液體打掃干凈，操作工拒絕執(zhí)行，理由是任職說明書里并沒有包括清掃的條文。車間主任顧不上去查任職說明書上的原文，就找來一名服務(wù)工來做清掃工作。但服務(wù)工同樣拒絕，他的理由是任職說明書里同樣也沒有包括這一類工作，這個工作應(yīng)由勤雜工來完成，因?yàn)榍陔s工的職責(zé)之一是作好清掃工作。車間主任威脅服務(wù)工說要解雇他，因?yàn)檫@種服務(wù)工是分配到車間來做雜務(wù)的臨時工。服務(wù)工勉強(qiáng)同意，但是干完以后就立即向公司投訴。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看了投訴以后，審閱了這三類人員的任職說明書：機(jī)床操作工、服務(wù)工和勤雜工。機(jī)床操作工的任職說明書規(guī)定：操作工有責(zé)任保持機(jī)床的清潔，使之處于可操作的狀態(tài)，但并未提及清掃地板；服務(wù)工的任職說明書規(guī)定：服務(wù)工有責(zé)任以各種方式協(xié)助操作工，如領(lǐng)取原料和工具，隨叫隨到，即時服務(wù)，但也沒有包括清掃工作；勤雜工的任職說明書里確實(shí)包括了各種形式的清掃工作，但他的工作時間是從正常工人下班以后開始。如果你是該領(lǐng)導(dǎo)，你會如何處理這件事情？引出問題機(jī)床周圍地板的清潔工作誰來做？機(jī)床操作工服務(wù)工勤雜工崗位說明書中沒有清掃地板的條文有清掃條文，但工作時間是從正常下班開始崗位說明書中沒有清掃的條文得出結(jié)論必須有崗位分析案例的啟示第一節(jié)工作分析概述一、工作分析中的基本術(shù)語工作要素：工作中不能再分解的最小動作單位，比如秘書接聽電話前拿起電話，司機(jī)開車之前插入鑰匙都是一個工作要素。工作任務(wù)：指工作活動中為達(dá)到某一目的而由相關(guān)行動直接組成的集合，它可以由一個或者多個工作要素組成，例如復(fù)印文件，打字等都是一個工作任務(wù)。工作職責(zé)：員工在工作崗位上需要承擔(dān)的一項或者多項任務(wù)的集合。工作職位：工作崗位，由一個人完成的一項或者多項工作職責(zé)組成的集合。例如人力資源部經(jīng)理這一職位，他所承擔(dān)的職責(zé)包括以下幾方面，員工的招聘錄用、培訓(xùn)開發(fā)、薪酬管理、績效管理、員工關(guān)系等。需要注意的是：職位與個人是一一對應(yīng)的，有多少個職位就有多少個人。工作職務(wù)：一組重要責(zé)任相似或相同的職位。例如生產(chǎn)計劃員、生產(chǎn)統(tǒng)計員等職位可由一人或者多人來承擔(dān)，所以這一個或者多個職位組成了職務(wù)。工作分析中的基本術(shù)語職位分類：將所有的工作崗位，按照其業(yè)務(wù)性質(zhì)分為若干職組、職系（從橫向上分）；然后按責(zé)任的大小、工作難易，所需教育程度及技術(shù)高低分為若干職級、職等（從縱向上分），對每一職位給予準(zhǔn)確的定義和描述，制成職務(wù)說明書，以此作為對聘用人員管理的依據(jù)。職系：指一些工作性質(zhì)相同而責(zé)任輕重和困難程度不同，所以職級、職等也不同的職位系列。職組：工作性質(zhì)相近的若干職系的總合，也叫職群。職級：將工作內(nèi)容、難易程度、責(zé)任呢大小、所需資格皆相似的職位化為同一職級，實(shí)行同樣的管理、使用與報酬。職等：工作性質(zhì)不同或主要職務(wù)不同，但其困難程度、職責(zé)大小、工作所需資格等條件充分相同的職級的歸納為職等。職權(quán)：依法賦予職位的某種權(quán)力，以保障履行職責(zé)，完成工作任務(wù)。工作分析中的基本術(shù)語職業(yè)：在不同組織、不同時間，從事相似工作活動的一系列工作的總稱。例如教師、工人、工程師等就是不同的職業(yè)。工作族：又稱工作類型，是指兩個或兩個以上的工作任務(wù)相似或要求人員特征相似的一組工作。職業(yè)生涯：指一個人在其工作生活中，所經(jīng)歷的一列的職位、工作或職業(yè)。例如，某人剛參加工作時是老師，后來做了公務(wù)員，在后來到了公司擔(dān)任經(jīng)理，那么老師、公務(wù)員、經(jīng)理就構(gòu)成了這個人的職業(yè)生涯。二、工作分析的概念工作分析又稱職務(wù)分析，是全面了解一項職務(wù)的管理活動，也是對該項職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范的描述和研究過程，即制定職務(wù)說明和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過程。具體來說，工作分析就是要為管理活動提供與工作相關(guān)的各種信息，這些信息可以用6W1H來加以概括：who，誰來完成這項工作；what，這一職位具體的工作內(nèi)容是什么；when，工作的時間安排是什么；where，這些工作在哪里進(jìn)行；why，從事這項工作的目的是什么；forwhom，為誰做，即這項工作的服務(wù)對象是誰；how，如何來進(jìn)行這項工作。三、工作分析要解決的基本問題

兩個基本問題第一個問題第二個問題工作是什么？誰適合這份工作？崗位的名稱、級別崗位設(shè)置的目的崗位的工作內(nèi)容、任務(wù)和職責(zé)崗位的主要工作權(quán)利崗位需要的工作條件崗位與其他崗位的關(guān)系崗位在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中的位置基本學(xué)歷和專業(yè)要求在某一領(lǐng)域的工作經(jīng)驗(yàn)必須具備的基本能力必須接受的培訓(xùn)項目培訓(xùn)時間年齡和性別要求性格和性向要求三、工作分析要解決的基本問題第三個問題誰最適合這個工作？第四個問題誰來做崗位分析？第五個問題何時做崗位分析？新組織投入運(yùn)行時；戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務(wù)發(fā)展時；工作內(nèi)容與性質(zhì)發(fā)生變化時；兼并、擴(kuò)充、增加生產(chǎn)線時；改變編制，重新定崗定員時；引進(jìn)新設(shè)備、工藝、技術(shù)時；建立相關(guān)制度時；人力資源管理專家負(fù)責(zé)總體策劃和審定；主管人員結(jié)合企業(yè)實(shí)踐，參與或組織人員編寫；在崗員工結(jié)合個人實(shí)踐提供經(jīng)驗(yàn)資料；人力資源部門做出規(guī)范、完整、系統(tǒng)的崗位分析；哪些經(jīng)歷可以優(yōu)先；哪些專業(yè)可以優(yōu)先；怎樣的資格可以優(yōu)先；有過哪些培訓(xùn)可以優(yōu)先；其他三個問題四、工作分析的意義1.使整個企業(yè)有明確的職責(zé)和工作范圍。2.為人員的招聘選拔提供了明確的標(biāo)準(zhǔn)。3.為人員的培訓(xùn)開發(fā)提供了明確的依據(jù)。4.為制定公平合理的薪酬政策奠定了基礎(chǔ)。5.為科學(xué)的績效管理提供了幫助。6.為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供了信息來源。第二節(jié)工作分析的程序準(zhǔn)備階段實(shí)施階段結(jié)果形成階段應(yīng)用反饋階段確定工作分析目標(biāo)和重點(diǎn)成立工作分析小組，并對工作分析人員進(jìn)行培訓(xùn)制定總體實(shí)施方案收集和分析有關(guān)的背景資料確定收集的信息和選擇收集方法與有關(guān)人員溝通制定實(shí)際操作計劃實(shí)際收集和分析信息與有關(guān)人員審查和確認(rèn)信息形成職務(wù)說明書職務(wù)說明書的培訓(xùn)與使用職務(wù)說明書使用的反饋與調(diào)整一、準(zhǔn)備階段（一）確定工作分析的目標(biāo)和側(cè)重點(diǎn)要進(jìn)行工作分析，首先要明確其目標(biāo)，也就是進(jìn)行工作分析主要想解決什么問題，獲取工作分析信息的用途是什么。工作分析的目標(biāo)直接決定了進(jìn)行工作分析的側(cè)重點(diǎn)，決定了在進(jìn)行工作分析過程中需要獲取哪些信息，以及用什么方法獲得這些信息。如：在一個新成立的組織或一個剛剛進(jìn)行了重組的組織中進(jìn)行工作分析，其側(cè)重點(diǎn)就在于各個職位的工作職責(zé)、權(quán)限和關(guān)聯(lián)關(guān)系等方面；如果工作分析的目的是為空缺職位招聘雇員，其側(cè)重點(diǎn)一方面是該職位的工作職責(zé)，另一方面是對任職者的資格要求。（二）成立工作分析小組，并對工作分析人員進(jìn)行培訓(xùn)一般又三類人員組成：一是企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)；二是工作分析人員，主要由人力資源管理專業(yè)人員和熟悉本部門情況的人員組成；三是外部的專家和顧問。（三）制定總體實(shí)施方案總體實(shí)施方案通常包括以下內(nèi)容：工作分析的目的和意義；工作分析所需收集的信息內(nèi)容；工作分析項目的組織形式和實(shí)施者；工作分析實(shí)施的過程或步驟；工作分析實(shí)施的時間和活動安排；工作分析方法的選擇；界定待分析的工作樣本；所需的背景資料和配合工作；工作分析所提供的結(jié)果等。（四）收集和分析有關(guān)的背景資料對工作分析有參考價值的背景資料主要包括：國家職業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)或國際職業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)；有關(guān)整個組織的信息(組織結(jié)構(gòu)圖、工作流程圖、部門職能說明等)；現(xiàn)有的職位說明或有關(guān)職位描述的信息。（五）確定所要收集的信息和選擇收集信息的方法根據(jù)工作分析的目標(biāo)和側(cè)重點(diǎn)，確定所要收集的信息；根據(jù)對現(xiàn)有資料的研究，找出一些需要重點(diǎn)調(diào)研的信息或者需要進(jìn)一步澄清的信息；按照6W1H的內(nèi)容考慮收集的信息。收集信息的方法有調(diào)查問卷法、訪談法、觀察法等。二、實(shí)施階段（一）與有關(guān)人員溝通溝通的目的：贏得員工理解和支持第一，讓參與工作分析的有關(guān)人員了解工作分析的目的和意義，消除內(nèi)心的顧慮和壓力，爭取他們在實(shí)際收集信息時的支持與合作；第二，讓參與工作分析的人了解工作分析大致需要進(jìn)行多長時間，大概的時間進(jìn)度怎樣，有利于更好地配合工作分析工作；第三，讓參與工作分析的有關(guān)人員初步了解工作分析中可能會使用到方法，以及在各種方法中他們需要如何進(jìn)行配合，如何提供信息。（二）制定具體的實(shí)施操作計劃在制定實(shí)施操作計劃時，應(yīng)該列出具體的精確的時間表，具體到每一個時間段，每個人的具體職責(zé)和任務(wù)是什么。對于接受訪談或調(diào)研的人，也應(yīng)該事先制定好時間表，以便其安排手頭的工作或事務(wù)。計劃制定好，在執(zhí)行過程中還可能會有所調(diào)整。 （三）實(shí)際收集和分析工作信息1.職位名稱分析分析時要注意使職位名稱標(biāo)準(zhǔn)化，并符合人們一般的理解，使人們通過職位名稱就可以理解職位的性質(zhì)和內(nèi)容。2.工作內(nèi)容分析工作任務(wù)：明確規(guī)定某職位所完成的工作活動或任務(wù)，完成工作的程序與方法，所使用的設(shè)備核材料。工作責(zé)任與權(quán)限：盡量以定量的方式確定工作的責(zé)任和權(quán)限。工作關(guān)系：了解和明確工作中的關(guān)聯(lián)和協(xié)作關(guān)系。該職位與那些工作發(fā)生關(guān)聯(lián)關(guān)系，會對哪些工作產(chǎn)生影響，受到哪些工作的制約，與誰發(fā)生協(xié)作關(guān)系，可以在哪些職位范圍內(nèi)進(jìn)行晉升和崗位輪換。工作量：確定工作的標(biāo)準(zhǔn)活動量。規(guī)定勞動定額、績效標(biāo)準(zhǔn)、工作循環(huán)周期等。3.工作環(huán)境分析工作的自然環(huán)境：包括環(huán)境的溫度、濕度、照明度、噪音、粉塵等，以及任職者與這些環(huán)境因素接觸的時間。工作安全環(huán)境：工作的危險性，可能發(fā)生的事故、事故的發(fā)生率和發(fā)生原因，對身體的哪些部分易造成危害及危害程度，易患的職業(yè)病、患病率及危害程度等。社會環(huán)境：主要包括工作地點(diǎn)的生活方便程度、環(huán)境的變化程度、與他人交往的程度等。4．工作任職者的必備條件分析必備的知識，具體包括最低學(xué)歷要求，有關(guān)理論知識和技術(shù)的最低要求，對有關(guān)政策、法令規(guī)定或文件的了解和掌握程度等。必備的經(jīng)驗(yàn)：包括過去從事同類工作的時間和成績，應(yīng)接受的專門訓(xùn)練的程度，完成有關(guān)工作的實(shí)際能力等。必備的身體素質(zhì)：工作任職者應(yīng)具備的行走、跑步、站立、平衡、推拉、握力、耐力、手眼協(xié)調(diào)性、感覺辨別能力等。必備的操作能力：從事該職位工作所需的注意力、判斷力、記憶力、組織能力、創(chuàng)造能力、決策能力等。必備的個性特征：工作任職者應(yīng)具備的耐心、細(xì)心、沉著、誠實(shí)、主動性責(zé)任感等特點(diǎn)。三、結(jié)果形成階段（一）與有關(guān)人員審查和確認(rèn)信息收集來的信息要同工作任職者和任職者的上級主管進(jìn)行審查、核對和確認(rèn)，這樣一方面可以修正初步收集來的信息中的不準(zhǔn)確之處，使工作信息更為準(zhǔn)確和完善，另一方面任職者及其主管是工作分析結(jié)果的主要使用者，請他們來審查和確認(rèn)這些信息將有助于他們對工作分析結(jié)果的理解和認(rèn)可，為今后的使用奠定基礎(chǔ)。（二）形成職務(wù)說明書草擬職務(wù)說明書——反饋給相關(guān)人員核實(shí)，不一致時討論或者重新調(diào)整分析、修正——最終形成職務(wù)說明書——在實(shí)際工作中收集反饋信息并不斷完善職務(wù)說明書。四、應(yīng)用反饋階段（一）職務(wù)說明書的培訓(xùn)與使用在進(jìn)行職務(wù)說明書的使用培訓(xùn)時，一方面要讓使用者了解職務(wù)說明書的意義和內(nèi)容，了解職務(wù)說明書中各個部分的含義；另一方面要讓使用者了解如何在工作中運(yùn)用職務(wù)說明書。（二）職務(wù)說明書使用的反饋與調(diào)整隨著組織與環(huán)境的發(fā)展變化，一些原有的工作任務(wù)會消亡，一些新的工作任務(wù)會產(chǎn)生，現(xiàn)有的很多職位的內(nèi)涵性質(zhì)和外延都會發(fā)生變化。因此，應(yīng)經(jīng)常對職務(wù)說明書內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和修訂。第三節(jié)工作分析的方法工作實(shí)踐法工作日志法觀察法訪談法關(guān)鍵事件法問卷調(diào)查法

工作實(shí)踐法工作日志法觀察法訪談法關(guān)鍵事件法問卷調(diào)查法直接了解崗位的實(shí)際工作情況以及崗位的各方面要求不適用于需要進(jìn)行大量訓(xùn)練或危害性的工作崗位信息可靠性高，所需費(fèi)用少，容易掌握有關(guān)崗位的信息可為崗位分析、績效評估提供第一手信息；了解員工需求及滿意度；發(fā)現(xiàn)管理隱性問題；較好溝通獲得職務(wù)的靜態(tài)信息和動態(tài)特點(diǎn)；行為被觀察和衡量；確定行為的利益和作用；獲得資料使用范圍??；整理信息工作量大；可能會產(chǎn)生信息失真分析者對工人造成壓力；不易觀察到一些突發(fā)事件；不適用于工作周期長的崗位耗費(fèi)大量時間；難以對工作完整把握可能導(dǎo)致調(diào)查結(jié)果的偏差；不能準(zhǔn)確地描述他們的工作任務(wù)短時間內(nèi)獲取信息；內(nèi)容有針對性；員工容易作答；事后對結(jié)果的處理和分析；意見和建議渠道員工在面談中可能夸大其工作任務(wù)和重要性；比較費(fèi)時有助于了解崗位比較客觀的信息；能澄清某些疑問；能直觀得到崗位要求的個人資格方法優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)第四節(jié)工作說明書的編寫一、什么是職務(wù)說明書的編制職務(wù)說明書的編制又稱工作說明書的編制，是對工作分析的結(jié)果（諸如工作描述、任職資格等）加以整合以形成具有企業(yè)法規(guī)效果的正式文本的過程。二、職務(wù)說明書的編制內(nèi)容工作說明書（職務(wù)說明書）工作描述（職務(wù)說明）工作規(guī)范（任職者說明）工作基本資料工作詳細(xì)說明組織提供的聘用條件資歷要求心理要求生理要求工作描述工作描述又稱工作說明或崗位說明、職位（務(wù)）描述等，是指用書面形式對組織中各類崗位的工作性質(zhì)、工作任務(wù)、工作職責(zé)與工作環(huán)境等所做的統(tǒng)一要求，其主要功能為讓員工了解工作概要；建立工作程序和工作標(biāo)準(zhǔn)；闡明工作任務(wù)、責(zé)任與職權(quán)；為員工聘用、考核、培訓(xùn)等提供依據(jù)。工作描述的基本內(nèi)容基本內(nèi)容工作識別工作編號工作概要工作關(guān)系工作職責(zé)工作條件與工作環(huán)境工作身份工作名稱工作活動內(nèi)容工作權(quán)限工作結(jié)果所屬工作部門直接上級職位工作等級工資水平所轄人數(shù)定員人數(shù)工作地點(diǎn)工作時間工作產(chǎn)所工作環(huán)境危職業(yè)病工作時間工作均衡性工作環(huán)境舒適程度實(shí)例一、銷售部經(jīng)理職務(wù)描述職務(wù)名稱：銷售部經(jīng)理所屬部門：銷售部職務(wù)代碼：XL-××-×××直接上級職務(wù)：營銷副總經(jīng)理工作目的：領(lǐng)導(dǎo)銷售部銷售公司自有和代理產(chǎn)品工作要求：認(rèn)真負(fù)責(zé)、工作主動、善于團(tuán)結(jié)下屬工作責(zé)任：1、對外溝通、展示、講演2、配合技術(shù)人員進(jìn)行售前技術(shù)咨詢3、作實(shí)施計劃建議書4、進(jìn)行商務(wù)談判5、監(jiān)督售后技術(shù)支持服務(wù)6、對銷售部進(jìn)行管理衡量標(biāo)準(zhǔn)：1、本人的銷售業(yè)績2、本部門的銷售業(yè)績工作難點(diǎn)：提高銷售業(yè)績工作禁忌：對客戶不細(xì)心周到，無法清楚地了解客戶的需求實(shí)例二、招聘專員的職務(wù)描述職務(wù)名稱：招聘專員所屬部門：人力資源部職務(wù)代碼：XL-HR-021工資等級：9~13直接上級職務(wù)：人力資源部經(jīng)理工作目的：為企業(yè)招聘優(yōu)秀、適合的人才工作要點(diǎn)：1、制訂和執(zhí)行企業(yè)的招聘計劃2、制訂、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度3、安排應(yīng)聘人員的面試工作工作要求：認(rèn)真負(fù)責(zé)、有計劃性、熱情周到工作責(zé)任：1、根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況、提出人員招聘計劃2、執(zhí)行企業(yè)招聘計劃3、制訂、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度4、制訂招聘工作流程5、安排應(yīng)聘人員的面試工作6、應(yīng)聘人員的材料管理7、應(yīng)聘人員材料、證件的鑒別8、負(fù)責(zé)建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫9、完成直屬上司交辦的所有工作任務(wù)衡量標(biāo)準(zhǔn)1、上交的報表和報告的時效性和建設(shè)性2、工作檔案的完整性3、應(yīng)聘人員材料的完整性工作難點(diǎn)：提供詳盡的工作報告工作禁忌：工作粗心，不能有效地向應(yīng)聘者介紹企業(yè)的情況工作規(guī)范工作規(guī)范又稱崗位規(guī)范或任職資格，是指任職者要勝任該項工作必須具備的資格，其主要內(nèi)容包括：