EXCEL2007常用的功能和技巧

WORD和EXCEL2007版

培訓(xùn)教程第一章WORD第1節(jié)第3節(jié)Word2007操作基礎(chǔ)第2節(jié)編排格式創(chuàng)建表格第1節(jié)Word2007操作基礎(chǔ)返回

內(nèi)容提要：

Word2007是Office2007軟件中的文字處理組件，在計算機使用者中占據(jù)著重要地位。利用Word2007不僅可以創(chuàng)建純文本、圖表文本、表格文本等各種類型的文檔，而且還可以使用字體、段落、版式等格式功能進行高級排版。本章主要來了解一下Word2007的工作界面、文本操作，及設(shè)置文本與段落格式。本章學(xué)習(xí)目的返回

Word2007界面介紹文檔的基礎(chǔ)操作編輯文檔設(shè)置文本格式設(shè)置段落格式設(shè)置版式1.1Word2007界面介紹返回Word2007相對于老版本的Word窗口界面，更具有美觀性與實用性。在Word2007中，選項卡與組替代了傳統(tǒng)的菜單欄與工具欄，用戶可通過雙擊鼠標的方法快速展示各組命令1.1.1標題欄返回

標題欄，位于窗口的最上方，由Office按鈕、快速訪問工具欄、當前工作表名稱、窗口控制按鈕組成。通過標題欄，不僅可以調(diào)整窗口大小，查看當前所編輯的文檔名稱。同時還進行新建、打開、保存等文檔操作。1.1.2功能區(qū)返回Word2007中的功能區(qū)位于標題欄的下方，相當于舊版本中的各項菜單。唯一不同的是功能區(qū)是通過選項卡與選項組來展示各級命令，便于用戶查找與使用。用戶可通過雙擊選項卡的方法展開或隱藏選項組，同時用戶也可以使用訪問鍵來操作功能區(qū)。1.1.3編輯區(qū)返回

編輯區(qū)位于Word2007窗口的中間位置，可以進行輸入文本、插入表格、插入圖片等操作，并對文檔內(nèi)容進行刪除、移動、設(shè)置格式等編輯操作。在編輯區(qū)中，主要分為制表符、滾動條、標尺、文檔編輯區(qū)與選擇瀏覽對象5部分。1.1.4狀態(tài)欄返回

狀態(tài)欄位于窗口的最低端，主要用來顯示文檔的頁數(shù)、字數(shù)、編輯狀態(tài)、視圖與顯示比例。1.2文檔的基礎(chǔ)操作返回

對Word2007的工作界面有了一定的了解之后，便可以對文檔進行簡單的操作了。在本小節(jié)中，主要講解如何創(chuàng)建文檔、保存文檔、打開文檔及在文檔中輸入文本、轉(zhuǎn)換文檔視圖等基礎(chǔ)操作。1.2.1創(chuàng)建文檔返回

當用戶啟動Word2007時，系統(tǒng)會默認打開名為“文檔2-MicrsosftWord”的新文檔。除了系統(tǒng)自帶的新文檔之外，用戶還可以利用【Office按鈕】或【快速訪問工具欄】來創(chuàng)建空白文檔或模板文檔。1.2.2輸入文本返回

創(chuàng)建文檔之后，便可以在文檔中輸入中英文、日期、數(shù)字等文本，以便對文檔進行編輯與排版。同時利用Word中的【插入】選項卡，還可以滿足用戶對公式與特殊符號的輸入需求。1.2.3保存文檔返回

在編輯或處理文檔時，為了保護勞動成果應(yīng)該及時保存文檔。保存文檔主要通過【Office按鈕】中的【保存】與【另存為】命令，保存新建文檔、保存已經(jīng)保存過的文檔及保護文檔。1.3編輯文檔返回

在使用Word2007制作文檔時，編輯文檔是最重要、最基礎(chǔ)的操作。在編輯文檔時，首先需要利用鍵盤或鼠標選擇文本，然后對選擇的文本進行刪除、剪切、復(fù)制等操作。另外，用戶還可以在整個文檔中查找并替換部分文本。1.3.1選擇文本返回

在Word2007中，用戶可根據(jù)使用習(xí)慣選擇使用鍵盤或鼠標操作方法，來選擇單個字符、詞、段、整行或者整篇文本。例如：選擇任意文本：首先移動鼠標至文本的開始點，任何拖動鼠標即可選擇任意文本。選擇單詞：雙擊單詞的任意位置，即可選擇單詞。選擇整行：將鼠標移動至行的最左側(cè)，當光標變成

時單擊鼠標即可選擇整行。1.3.2編輯文本返回

選擇文本之后，便可以利用Word2007中【開始】選項卡中的【剪貼板】選項組中的命令，來移動與復(fù)制文本。同時還可以利用【快速訪問工具欄】來撤銷與恢復(fù)文本、利用【編輯】選項組來查找與替換文本。1.3.3查找與替換返回

對于長篇或包含多處相同及共同文本的文檔來講，修改某個單詞或修改具有共同性的文本時，顯得特別麻煩。為了解決用戶的使用問題，Word2007為用戶提供了查找與替換文本的功能。1.4設(shè)置文本格式返回

輸入完文本之后，為了使整體文檔更具有美觀性與整齊性，需要設(shè)置文本的字體格式與段落格式。例如，設(shè)置文本的字體、字號、字形與效果等格式，設(shè)置段落的對齊方式、段間距與行間距、符號與編號等格式。

1.4.1設(shè)置字體格式返回

在所有Word文檔中，都需要根據(jù)文檔性質(zhì)設(shè)置文本的字體格式。用戶可以在【開始】選項卡【字體】選項組中，設(shè)置文本的字體、字形、字號與效果等字體格式。1.4.2設(shè)置段落格式返回

設(shè)置完字體格式之后，還需要設(shè)置段落格式。段落格式是指以段落為單位，設(shè)置段落的對齊方式、段間距、行間距與段落符號及編號。1.5設(shè)置版式與背景返回

版式主要是設(shè)置文本為縱橫混排、合并字符或雙行合一等格式；而背景是圖像或景象的組成部分，是襯托主體事物的景物。在Word207中主要是設(shè)置背景顏色、水印與稿子等格式，使文檔更具有特色與趣味標識性。1.5.1設(shè)置中文版式返回

中文版式主要用來定義中文與混合文字的版式。例如，將文檔中的字符合并為上下兩排，將文檔中2行文本以1行的格式進行顯示燈。選擇【開始】選項卡，在【段落】選項組中選擇【中文版式】

列表中的各項命令即可以設(shè)置中文版式。1.5.2設(shè)置純色背景返回

在Word2007中默認的背景色是“白色”，用戶可啟用【頁面布局】選項卡【頁面背景】選項組中的【頁面顏色】命令中的純色背景顏色，來設(shè)置文檔的背景格式。1.5.3設(shè)置填充背景返回

在文檔中不僅可以設(shè)置純色背景，還可以設(shè)置多樣式的填充效果。例如，漸變填充、圖案填充、紋理填充等效果。啟用【頁面背景】選項組中的【頁面顏色】命令，選擇“填充效果”選項，在【填充效果】對話框中設(shè)置漸變、紋理、圖案與圖片4種效果，從而使文檔更具有美觀性。1.5.4設(shè)置水印背景返回

水印是位于文檔背景中的一種文本或圖片。添加水印之后，用戶可以在頁面視圖、全屏閱讀視圖下或在打印的文檔中看見水印。啟用【頁面布局】選項卡【頁面背景】選項組中的【水印】命令，可以通過系統(tǒng)自帶樣式或自定義樣式的方法來設(shè)置水印效果。1.5.5設(shè)置稿紙返回

稿紙樣式與實際中實用的稿紙樣式一致，可以區(qū)分為帶方格的稿紙、帶行線的稿紙等樣式。選擇【頁面布局】選項卡，啟用【稿紙】選項組中的【稿紙設(shè)置】命令，在對話框中可以設(shè)置網(wǎng)格、頁面、頁眉/頁腳、換行等格式。第2節(jié)編排格式返回內(nèi)容提要：

在Word2007中，版面是文檔的靈魂，一個優(yōu)秀的文檔首先需要具有一個美觀與簡潔的版面。用戶可以通過設(shè)置文檔的分頁、分節(jié)，插入分欄等格式，來提高文檔版式的靈活性；并通過頁眉頁腳等格式來增加文檔的美觀性。另外，用戶還可以利用目錄與索引，來了解文檔的結(jié)構(gòu)與快速查找內(nèi)容信息。本章學(xué)習(xí)目的返回設(shè)置分頁設(shè)置分欄設(shè)置分節(jié)使用目錄與索引設(shè)置頁眉與頁腳使用樣式2.1設(shè)置分欄返回Word2007中的分欄功能可以調(diào)整文檔的布局，從而使文檔更具有靈活性。例如，利用分欄功能可以將文檔設(shè)置為兩欄、三欄、四欄等格式，并根據(jù)文檔布局的要求控制欄間距與欄寬。同時，利用分欄功能還可以將文檔設(shè)置為包含一欄、兩欄與三欄布局的混排效果。2.1.1使用默認選項返回

設(shè)置分欄在一般的情況下可以利用系統(tǒng)固定的設(shè)置，即啟用【頁面布局】選項卡【頁面設(shè)置】選項組中的【分欄】命令，在列表中選擇“一欄、兩欄、三欄、偏左與偏右”5種選項中的一種即可。2.1.2使用對話框設(shè)置分欄返回

僅僅依靠上述5種固定選項來設(shè)置文檔的分欄，在日常工作中無法滿足用戶的需求，也無法控制欄間距與欄寬。啟用【頁面設(shè)置】選項組中的【分欄】命令，在列表中選擇“更多分欄”選。在彈出【分欄】對話框中可以設(shè)置欄數(shù)、欄寬、分割線等。2.2設(shè)置頁眉和頁腳返回

頁眉與頁腳分別位于頁面的頂部與底部，是每個頁面的頂部、底部和兩側(cè)頁邊距中的區(qū)域。在頁眉與頁腳中，主要可以設(shè)置文檔頁碼、日期、公司名稱、作者姓名、公司徽標等內(nèi)容示。2.2.1插入頁眉和頁腳返回

啟用【插入】選項卡【頁眉和頁腳】選項組中的【頁眉】命令，在列表中選擇選項即可為文檔插入頁眉。同樣，啟用【頁腳】下拉按鈕，在列表中選擇選項即可為文檔插入頁腳2.2.2編輯頁眉和頁腳返回

插入完頁眉與頁腳之后，用戶還需要根據(jù)實際情況自定義頁眉與頁腳，即更改頁眉與頁腳的樣式、更改顯示內(nèi)容及刪除頁眉與頁腳等操作。2.2.3插入對象返回

在文檔中將光標放置于需要插入日期和時間的頁眉或頁腳中，啟用【設(shè)計】選項卡【插入】選項組中的【日期和時間】命令，彈出【日期和時間】對話框。在【可用格式】列表框中選擇一種樣式即可。2.2.4插入頁碼返回

在使用文檔時，用戶往往需要在文檔的某位置插入頁碼，便于查看與顯示文檔當前的頁數(shù)。在Word2007中，可以將頁碼插入到頁眉與頁腳、頁邊距與當前位置等文檔不同的位置中。2.3設(shè)置分頁與分節(jié)返回

在文檔中，系統(tǒng)默認為以頁為單位對文檔進行分頁，只有當內(nèi)容填充滿一整頁時Word2007才會自動分頁。當然，用戶也可以利用Word2007中的分頁與分節(jié)功能，在文檔中強制分頁與分節(jié)。2.3.1分頁功能返回

分頁功能屬于人工強制分頁，即在需要分頁的位置插入一個分頁符，將1頁中的內(nèi)容分布在2頁中。如果想在文檔中插入手動分頁符來實現(xiàn)分頁效果，可以使用【頁碼設(shè)置】與【頁】選項組進行設(shè)置。2.3.2分節(jié)功能返回

在文檔中，節(jié)與節(jié)之間的分界線是一條雙虛線，該雙虛線被稱作為“分節(jié)符”。用戶可以利用Word2007中的分節(jié)功能為同一文檔設(shè)置不同的頁面格式。2.4頁面設(shè)置返回

頁面設(shè)置是指在文檔打印之前，所需對文檔進行的頁面版式、頁邊距、文檔網(wǎng)格等格式的設(shè)置。由于頁面設(shè)置直接影響著文檔的打印效果，所以在打印文檔時用戶可以根據(jù)要求在【頁面布局】選項卡中的【頁面設(shè)置】選項組中隨意更改頁面布局。2.4.1設(shè)置頁邊距返回

頁邊距是文檔中頁面邊緣與正文之間的距離，用戶可通過【頁面設(shè)置】選項組中的【頁邊距】命令，來設(shè)置頁邊距。2.4.2設(shè)置紙張大小返回

用戶可通過啟用【頁面設(shè)置】選項組中的【紙張大小】命令，在下拉列表中選擇相應(yīng)的選項即可。另外，用戶也可以在【紙張大小】下拉列表中選擇“其他頁面大小”選項，在彈出的【頁面設(shè)置】對話框中的【紙張】選項卡中全面的設(shè)置紙張大小與紙張來源等選項。第3節(jié)文表混排返回內(nèi)容提要：

表格是用編排文檔中數(shù)據(jù)信息的一種工具，它不僅具有嚴謹?shù)慕Y(jié)構(gòu)，而且還具有簡潔、清晰的邏輯效果。由于表格在文檔處理中占據(jù)著重要的地位，所以Word2007為用戶提供了強大的創(chuàng)建與編輯表格的功能。本章學(xué)習(xí)目的返回創(chuàng)建表格表格的基本操作設(shè)置表格格式處理表格數(shù)據(jù)3.1創(chuàng)建表格返回

表格由表示水平行與垂直列的直線組成的單元格，創(chuàng)建表格即是在文檔中插入與繪制表格。在Word2007中主要包括插入表格、繪制表格、表格模板創(chuàng)建、插入Excel表格等多種創(chuàng)建表格的方法。3.1.1插入表格返回

插入表格即是運用Word2007中的菜單或命令，按照固定的格式在文檔中插入行列不等的表格。在此，主要講解【表格】菜單法與【插入表格】命令法、插入Excel表格、等4種插入表格的方法。3.1.2繪制表格返回

啟用【表格】下拉按鈕中的【繪制表格】命令，當光標變成“

”形狀時，拖動鼠標繪制虛線框后，松開鼠標左鍵即可繪制表格的矩形邊框。3.2表格的基本操作返回

在使用表格制作高級數(shù)據(jù)之前，用戶還需要掌握表格的基礎(chǔ)操作。例如，選擇單元格、插入單元格、調(diào)整單元格的寬度與高度、合并拆分單元格等操作。3.2.1操作表格返回

使用表格的首要步驟便是操作表格，其內(nèi)容主要包括選擇單元格、選擇整行、選擇整列、插入單元格、刪除單元格等。3.2.2調(diào)整表格返回

為了使表格與文檔更加協(xié)調(diào)，也為了使表格更加美觀。用戶還需要調(diào)整表格的大小、列寬、行高。同時，還需要運用插入或繪制表格的方法，來繪制斜線表頭。3.2.2拆分與合并返回

合并與拆分主要包括合并與拆分單元格與表格，即將一個單元格分為兩個或多個單元格與表格，或?qū)⒍鄠€單元格合并在一起。3.3設(shè)置表格格式返回

設(shè)置表格格式，即是運用Word2007中的【表格工具】選項調(diào)整表格對的對齊方式、文字環(huán)繞方式、邊框樣式、表格樣式等美觀效果。從而以增強表格的視覺效果，使表格看起來更加美觀。3.3.1應(yīng)用樣式返回

樣式是包含顏色、文字顏色、格式等一些組合的集合，用戶可根據(jù)實際情況快速應(yīng)用樣式或自定義表格樣式，來設(shè)置表格的外觀樣式。3.3.2設(shè)置表格邊框與底紋返回

在Word2007中用戶可以通過設(shè)置表格邊框的線條類型與顏色，以及設(shè)置表格的底紋顏色的方法，來增加表格的美觀性與可視性。3.4處理表格數(shù)據(jù)返回

在Word2007中不僅可以插入與繪制表格，而且還可以像Excel那樣處理表格中的數(shù)值型數(shù)據(jù)。例如，運用公式、函數(shù)對表格中的數(shù)據(jù)進行運算；同時還可以根據(jù)一定的規(guī)律對表格中的數(shù)據(jù)進行排序，以及進行表格與文本之間的轉(zhuǎn)換。3.4.1數(shù)據(jù)排序返回

選擇需要排序的表格，啟用【布局】選項卡【數(shù)據(jù)】選項組中的【排序】命令。在彈出的【排序】對話框中設(shè)置各項選項即可。3.4.2創(chuàng)建圖表返回

在Word2007中，為了更好的分析數(shù)據(jù)，需要根據(jù)表格中的數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)圖表，以便可以將復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息以圖形的方式進行顯示。3.4.3表格與文本轉(zhuǎn)換返回Word2007為用戶提供了文本與表格的轉(zhuǎn)換功能，不僅可以將文本直接轉(zhuǎn)換成表格的形式，而且還可以通過使用分隔符標識文字分隔位置的方法，來將表格轉(zhuǎn)換成文本。

CompanyLogo第二章EXCEL學(xué)習(xí)目標122.掌握常用函數(shù)的使用方法、認識常用快捷鍵33.掌握簡單的數(shù)據(jù)透視表1.excel界面的認識、圖表的制作、相關(guān)名字術(shù)語55快捷鍵的使用.44.圖表的使用內(nèi)容提要第一章第三章第五章EXCEL基礎(chǔ)及美化第二章常用EXCEL函數(shù)簡單數(shù)據(jù)透視表快捷鍵的使用第四章圖表的使用第一章EXCEL基礎(chǔ)知識工作簿（Workbook）工作簿是計算和存儲數(shù)據(jù)的文件，也就是通常意義上的Excel文件。每一個工作簿可由一個或多個工作表組成，在默認的情況下是由3個工作表組成的工作表

工作表(Worksheet）它是工作簿的一部分，也稱作電子報表。1.1.1Excel工作界面建立基本概念公式欄列號行號當前單元格工作表標簽工作表工作簿1.1.2工作薄工作簿窗口1.標題欄:當前編輯的工作簿名。2.工作簿:一般由3張表格組成一個工作簿，最多255張。3.工作表：工作的主要對象，由行、列組成的表格。

03版EXCEL:列A,B...,IV(256)；行1,2...65536。07版EXCEL:列A,B...,XFD(16384);行1,2...1048576

列:64倍

行:16倍4.單元格：行和列的交叉，表格的最小單位。5.活動單元格：當前正在操作的單元格，被黑線框住。6.工作表標簽：Sheet1~Sheet3，當前活動的白色，其余灰色。7.標簽滾動按鈕：利用標簽按鈕，切換顯示工作表。1.1.3EXCEL03版與07版對比1.1.4常見錯誤信息Excel的錯誤信息

錯誤信息原因#####！1.公式所產(chǎn)生的結(jié)果太長，該單元格容納不下2.日期或時間格式的單元格中出現(xiàn)負值#DIV/0!公式中出現(xiàn)被零除的現(xiàn)象#N/A在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值時#NAME?在公式中出現(xiàn)excel不能識別的文本時#NULL!當試圖為兩個并不交叉的區(qū)域指定交叉點時#NUM!當函數(shù)或公式中某個數(shù)字有問題時#REF!當單元格引用無效時#VALUE!使用錯誤的參數(shù)或運算對象類型1.2Excel2007基礎(chǔ)操作返回

在對Excel文件進行編輯操作之前，需要掌握創(chuàng)建工作簿的各種方法。另外，為了更好的保護工作簿中的數(shù)據(jù)，需要對新創(chuàng)建或新編輯的工作簿進行手動保存或自動保存。下面，便詳細介紹Excel工作簿的創(chuàng)建、保存、打開與關(guān)閉的操作方法與技巧。1.2.1創(chuàng)建工作薄返回

在Excel2007中，用戶可以通過Office按鈕或快速訪問工作欄中的相應(yīng)命令，來創(chuàng)建工作簿。1.2.2保存工作薄返回

當用戶創(chuàng)建并編輯完工作簿之后，為保護工作簿中的數(shù)據(jù)與格式，需要將工作簿保存在本地計算機中。在Excel2007中，保存工作簿的方法，大體可分為手動保存與自動保存2種方法。1.2.3打開/關(guān)閉工作薄返回

當用戶新創(chuàng)建工作簿或編輯已保存過的工作簿時，需要打開該工作簿。另外，當用戶完成工作簿的編輯操作后，需要關(guān)閉該工作簿。1.3.1

編輯工作表返回

在制作Excel電子表格時，為了使工作表更具有完善性、協(xié)調(diào)性與合理性，需要編輯工作簿。即，調(diào)整工作表的行高與列寬、復(fù)制與移動單元格、拆分與合并單元格，以及填充數(shù)據(jù)與凍結(jié)窗格等操作。1.3.2輸入數(shù)據(jù)返回

創(chuàng)建一個空白工作簿之后，便可以在工作表中輸入文本、數(shù)值、日期、時間等數(shù)據(jù)了。另外，用戶還可以利用Excel2007中的數(shù)據(jù)有效性功能限制數(shù)據(jù)的輸入。1.3.3編輯單元格返回

編輯單元格是制作Excel電子表格的基礎(chǔ)，不僅可以運用自動填充功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速輸入，而且還可以運用移動與復(fù)制功能完善工作表中的數(shù)據(jù)。1.3.4編輯工作表返回

編輯工作表即是根據(jù)字符串的長短和字號的大小來調(diào)整工作表的行高與列寬。另外，用戶也可以根據(jù)編輯的需要，設(shè)置數(shù)據(jù)的填充效果及顯示比例。1.3.5管理和選擇工作表返回

在每個工作簿中默認為3個工作表，用戶可以根據(jù)工作習(xí)慣與需求添加或刪除工作表。另外，用戶還可以隱藏已存儲數(shù)據(jù)的工作簿，以防止數(shù)據(jù)被偷窺。本節(jié)主要介紹選擇工作表、插入工作表及顯示、隱藏工作表等操作。

用戶在工作簿中進行某項操作時，首先應(yīng)該選擇相應(yīng)的工作表，使其變?yōu)榛顒庸ぷ鞅?，然后才可以編輯工作表中的?shù)據(jù)。選擇工作表時，用戶不僅可以選擇一個工作表，也可以同時選擇多個工作表。1.3.6更改表數(shù)量返回

在工作簿中，用戶可以通過插入與刪除的方法來更改工作表的數(shù)量。另外，用戶還可以通過【Excel選項】對話框更改默認的工作表數(shù)量。OFFICE按扭-EXCEL選項進行更改1.3.7隱藏于恢復(fù)工作表返回

在使用Excel表格處理數(shù)據(jù)時，為了保護工作表中的數(shù)據(jù)，也為了避免對固定數(shù)據(jù)操作失誤，用戶可以將其進行隱藏與恢復(fù)。

通過視圖—隱藏—取消隱藏1.3.8移動與復(fù)制工作表返回

在Excel2007中，用戶不僅可以通過移動工作表來改變工作表的順序，而且還可以通過復(fù)制工作表的方法建立工作表副本，以便可以保留原有數(shù)據(jù)不被破壞。（通過右擊工作表，選擇-移動或復(fù)制工作表）1.4

美化工作表返回內(nèi)容提要：Excel2007為用戶提供了一系列的格式集，通過該格式集可以設(shè)置數(shù)據(jù)與單元格的格式，從而使工作表的外觀更加美觀、整潔與合理。例如，可以利用條件格式來設(shè)置單元格的樣式，使工作表具有統(tǒng)一的風(fēng)格。1.4.1美化數(shù)據(jù)返回

美化數(shù)據(jù)即是設(shè)置數(shù)據(jù)的格式，也稱作為格式數(shù)據(jù)。Excel2007為用戶提供了文本、數(shù)字、日期等多種數(shù)字顯示格式，默認情況下的數(shù)據(jù)顯示格式為常規(guī)格式。用戶可以運用Excel2007中自帶的數(shù)據(jù)格式，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)類型來美化數(shù)據(jù)。1.4.2美化數(shù)字返回

在使用Excel2007制作電子表格時，最經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)便是日期、時間、百分比、分數(shù)等數(shù)字數(shù)據(jù)。下面，便通過選項組與對話框法來講解美化數(shù)字的操作方法與技巧。1.4.3美化文本返回

美化文本，即是設(shè)置單元格中的文本格式，主要包括設(shè)置字體、字號、效果格式等內(nèi)容。通過美化文本，不僅可以突出工作表中的特殊數(shù)據(jù)，而且還可以使工作表的版面更加美觀。1.4.4設(shè)置對齊格式返回

對齊格式是指單元格中的內(nèi)容相對于單元格上下左右邊框的位置及文字方向等樣式。工作表中默認的文本對齊方式為左對齊，數(shù)字對齊方式為右對齊。為了使工作表更加整齊與美觀，需要設(shè)置單元格的對齊方式。1.4.5設(shè)置文本對齊格式返回

設(shè)置文本對齊格式，一是以單元格為基礎(chǔ)設(shè)置文本的頂端對齊、底端對齊等對齊方式，二是以方向為基礎(chǔ)設(shè)置文本的水平對齊與垂直對齊格式。1.4.6設(shè)置文本方向返回

默認情況下工作表中的文字方向以水平、從左到右進行顯示。用戶可利用選項組與對話框的方法，來改變文字的方向。1.4.7合并單元格返回

在Excel2007中，用戶可以將兩個或者多個相鄰的單元格合并成為一個跨多行或者多列的的大單元格，并使其中的數(shù)據(jù)以居中的格式進行顯示。選擇需要合并的單元格區(qū)域，啟用【開始】選項卡【對齊方式】選項組中的【合并后居中】命令，在下拉列表中選擇相應(yīng)的選項即可。1.4.8美化邊框返回

在Excel2007中默認的表格邊框為網(wǎng)格線，無法顯示在打印頁面中。為了增加表格的視覺效果，也為了使打印出來的表格具有整潔度，需要美化表格邊框。1.4.9設(shè)置邊框樣式返回Excel2007為用戶提供了13種邊框樣式，選擇要添加邊框的單元格或單元格區(qū)域，啟用【開始】選項卡【字體】選項組中的【框線】命令

，在下拉列表中選擇框線選項即可。其中，每種框線的功能。1.3.9格式化邊框返回

格式邊框其實就是利用【設(shè)置單元格格式】對話框中【邊框】選項卡中的選項，來設(shè)置邊框的詳細樣式。選擇單元格或單元格區(qū)域，啟用【字體】選項組中的【對話框啟動器】按鈕，在彈出的【設(shè)置單元格格式】對話框中選擇【邊框】選項卡。1.4.10設(shè)置填充顏色返回

為了區(qū)分工作表中的數(shù)據(jù)類型，也為了美化工作表，需要利用Excel2007中的填充顏色功能設(shè)置，將工作表的背景色設(shè)置為純色與漸變效果。1.4.11設(shè)置純色填充返回

默認情況下工作表的背景色為無填充顏色，即默認的白色。用戶可以根據(jù)工作表中的數(shù)據(jù)類型及工作需要，為單元格添加背景顏色。1.4.12設(shè)置漸變填充返回

漸變填充即是漸變顏色，是一種過渡現(xiàn)象，由一種顏色向一種或多種顏色過渡的一種填充效果。選擇單元格或單元格區(qū)域，在【設(shè)置單元格格式】對話框中的【填充】選項卡中，啟用【填充效果】按鈕，在彈出【填充效果】對話框中設(shè)置各項選項即可第二章EXCEL常用函數(shù)EXCEL函數(shù)簡介

Excel的數(shù)據(jù)處理功能在現(xiàn)有的文字處理軟件中可以說是獨占鰲頭，幾乎沒有什么軟件能夠與它匹敵。函數(shù)作為Excel處理數(shù)據(jù)的一個最重要手段，功能是十分強大的，在生活和工作實踐中可以有多種應(yīng)用，您甚至可以用Excel來設(shè)計復(fù)雜的統(tǒng)計管理表格或者小型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。什么是函數(shù)

Excel函數(shù)其實是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進行計算。用戶可以直接用它們對某個區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進行一系列運算，如分析和處理日期值和時間值、確定單元格中的數(shù)據(jù)類型、計算平均值、排序顯示和運算文本數(shù)據(jù)等等。什么是參數(shù)參數(shù)可以是數(shù)字、文本、形如TRUE或FALSE的邏輯值、數(shù)組、形如#N/A的錯誤值或單元格引用。給定的參數(shù)必須能產(chǎn)生有效的值。參數(shù)也可以是常量、公式或其它函數(shù)。EXCEL公式認識創(chuàng)建公式

=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式特定符號區(qū)域范圍引用單元格地址數(shù)值型常量Excel函數(shù)運算操作符號單元格引用-相對引用、絕對引用和混合引用具體情況舉例說明：

1、相對引用，復(fù)制公式時地址跟著發(fā)生變化，如C1單元格有公式：=A1+B1

當將公式復(fù)制到C2單元格時變?yōu)椋?A2+B2

當將公式復(fù)制到D1單元格時變?yōu)椋?B1+C1

2、絕對引用，復(fù)制公式時地址不會跟著發(fā)生變化，如C1單元格有公式：=$A$1+$B$1

當將公式復(fù)制到C2單元格時仍為：=$A$1+$B$1

當將公式復(fù)制到D1單元格時仍為：=$A$1+$B$1

3、混合引用，復(fù)制公式時地址的部分內(nèi)容跟著發(fā)生變化，如C1單元格有公式：=$A1+B$1

當將公式復(fù)制到C2單元格時變?yōu)椋?$A2+B$1

當將公式復(fù)制到D1單元格時變?yōu)椋?$A1+C$1

輸入函數(shù)返回

函數(shù)是由函數(shù)名稱與參數(shù)組成一種語法，該語法是以函數(shù)的名稱開始，在函數(shù)名之后是左括號，右括號代表著該函數(shù)的結(jié)束，在兩括號之間是使用逗號分隔的函數(shù)參數(shù)。在Excel2007中，用戶可以通過直接輸入、【插入函數(shù)】對話框與【函數(shù)庫】組3種方法輸入函數(shù)。

常用函數(shù)返回

用戶在日常工作中經(jīng)常會使用一些固定函數(shù)進行計算數(shù)據(jù)，從而簡化數(shù)據(jù)的復(fù)雜。例如：求和函數(shù)SUM（）、平均數(shù)函數(shù)AVERAGE（）、求最大值函數(shù)MAX（）、求最小值函數(shù)MIN（）等。

函數(shù)按功能分為以下幾種類型：統(tǒng)計函數(shù)（比如，AVERAGE、COUNTIF）

邏輯函數(shù)（比如，IF）財務(wù)函數(shù)（比如，PMT）日期和時間函數(shù)（比如，TODAY）數(shù)據(jù)庫函數(shù)（比如，DCOUNT）

查找與引用函數(shù)（比如，VLOOKUP）文本函數(shù)（比如，CONCATENAT）信息函數(shù)（比如，ISBLANK）數(shù)學(xué)與三角函數(shù)（比如，SUM、SUMIF）

邏輯函數(shù)邏輯函數(shù)--使用邏輯函數(shù)可以進行真假值判斷，或者進行復(fù)合檢驗（1）AND函數(shù)

所有參數(shù)的邏輯值為真時返回TRUE；只要一個參數(shù)的邏輯值為假即返回FALSE。簡言之，就是當AND的參數(shù)全部滿足某一條件時，返回結(jié)果為TRUE，否則為FALSE（2）OR函數(shù)

OR函數(shù)指在其參數(shù)組中，任何一個參數(shù)邏輯值為TRUE，即返回TRUE。它與AND函數(shù)的區(qū)別在于，AND函數(shù)要求所有函數(shù)邏輯值均為真，結(jié)果方為真。而OR函數(shù)僅需其中任何一個為真即可為真。（3）IF函數(shù)

1.說明：IF函數(shù)用于執(zhí)行真假值判斷后，根據(jù)邏輯測試的真假值返回不同的結(jié)果，因此If函數(shù)也稱之為條件函數(shù)。

它的表達為IF(logicaltest,value_if_true,value_if_false)例子

2.多層嵌套函數(shù)的應(yīng)用

邏輯表達式邏輯判斷為真時的返回值邏輯判斷為假時的返回值文本函數(shù)文本函數(shù)--通過文本函數(shù)，可以在公式中處理文字串。（1）大小寫轉(zhuǎn)換

LOWER--將一個文字串中的所有大寫字母轉(zhuǎn)換為小寫字母。例：LOWER('AACDD')

aacdd

UPPER--將文本轉(zhuǎn)換成大寫形式。與上面相對應(yīng)。

（2）取出字符串中的部分字符用Mid、Left、Right等函數(shù)從長字符串內(nèi)獲取一部分字符。MID(text,start_num,num_chars)，text為字符串表達式，startnum為text中被提取的字符部分的開始位置，numchars為要返回的字符數(shù)。例如M=4100，A1=Mid(M,1,1)A1=4LEFT(string,n)，得到字符串左部指定個數(shù)的字符。

A1淮安區(qū)南門大街店=LEFT（A1，3）顯示：淮安區(qū)Right(string,n)，從字符串右端取指定個數(shù)字符。

（4）字符串的比較

在數(shù)據(jù)表中經(jīng)常會比對不同的字符串，此時您可以使用EXACT函數(shù)來比較兩個字符串是否相同。該函數(shù)測試兩個字符串是否完全相同。如果它們完全相同，則返回TRUE；否則，返回FALSE

（5）其它常用文本函數(shù)

CONCATENATE將若干文字串合并到一個文字串中。

以及SUBSTITUTE、DOLLAR&RMB、FIND（SEARCH）、TEXT.日期函數(shù)（1）取出當前系統(tǒng)時間/日期信息

用于取出當前系統(tǒng)時間/日期信息的函數(shù)主要有NOW、TODAY。（2）取得日期/時間的部分字段值

如果需要單獨的年份、月份、日數(shù)或小時的數(shù)據(jù)時，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函數(shù)直接從日期/時間中取出需要的數(shù)據(jù)（3）計算兩個日期之間的天數(shù)、月數(shù)或年數(shù)之差（DATEDIF）DATEDIF(start_date,end_date,unit)，Start_date代表時間段內(nèi)的第一個日期或起始日期，End_date代表時間段內(nèi)的最后一個日期或結(jié)束日期。Unit為所需信息的返回類型，為”Y”(返回年數(shù))、”M”(返回月數(shù))、”D”(返回天數(shù))。結(jié)束日期必須大于起始日期。

查找應(yīng)用函數(shù)查詢與引用函數(shù)可以用來在數(shù)據(jù)清單或表格中查找特定數(shù)值，或者需要查找某一單元格的引用。常用函數(shù)COLUMN、ROW、VLOOKUP、SUMIF（）統(tǒng)計函數(shù)(1).求數(shù)據(jù)集的滿足不同要求的數(shù)值的函數(shù)最大值MAX與最小值MIN求數(shù)據(jù)集中出現(xiàn)頻率最多的數(shù)MODE

(2).求參數(shù)的算術(shù)平均值函數(shù)AVERAGE

(3).用于求單元格個數(shù)的統(tǒng)計函數(shù)COUNT

第三章簡單數(shù)據(jù)透視表概述：了解數(shù)據(jù)的意義您的工作表含有大量數(shù)據(jù)，但是您知道這些數(shù)字的含義嗎？這些數(shù)據(jù)能夠解答您的問題嗎？數(shù)據(jù)透視表提供了一種快速且強大的方式來分析數(shù)值數(shù)據(jù)、以不同的方式查看相同的數(shù)據(jù)以及回答有關(guān)這些數(shù)據(jù)的問題。在這一簡明課程中，您將了解數(shù)據(jù)透視表如何工作以及如何在Excel2007中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)處理處理數(shù)據(jù)假設(shè)存在一個包含銷售數(shù)字的Excel工作表。它展示了數(shù)千行有關(guān)兩個國家/地區(qū)的銷售人員及其每天銷售量的數(shù)據(jù)。有大量數(shù)據(jù)需要處理—這些數(shù)據(jù)逐行列出并分成多列。您如何從工作表中獲取信息并了解所有數(shù)據(jù)的意義？您可以使用數(shù)據(jù)透視表。它們能夠?qū)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為短小簡潔的報表，并準確地告訴您需要了解的內(nèi)容。查看源數(shù)據(jù)在開始使用透視數(shù)據(jù)表之前，請觀察一下您的Excel工作表，以確保它為報表做好了準備。當您創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時，源數(shù)據(jù)的每列都將成為一個字段并且可在報表中使用。字段概括了源數(shù)據(jù)中的多行信息。查看源數(shù)據(jù)報表字段的的名稱來自源數(shù)據(jù)中的列標題。因此，請確保您具有源數(shù)據(jù)中工作表第一行各列的名稱。標題下的其余各行應(yīng)該包含同一列中的類似項。例如，文本應(yīng)該位于一列，數(shù)字在另一列，而日期又在另一列。換句話說，包含數(shù)字的列不應(yīng)該包含文本，等等。查看源數(shù)據(jù)最后，要用于數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)應(yīng)該不包含空列。最好不要包含空行。例如，應(yīng)該刪除用于將數(shù)據(jù)塊相互隔開的空白行。開始此處介紹如何開始使用數(shù)據(jù)透視表。您可以使用此處顯示的“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框。準備好數(shù)據(jù)后，請單擊數(shù)據(jù)中的任意位置。在“插入”選項卡上的“表”組中，單擊“數(shù)據(jù)透視表”，然后再次單擊“數(shù)據(jù)透視表”。將打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框。開始此處介紹如何開始使用數(shù)據(jù)透視表。您可以使用此處顯示的“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框。已為您選中“選擇一個表或區(qū)域”選項?！氨?區(qū)域”框顯示所選數(shù)據(jù)的范圍，該范圍可根據(jù)需要進行修改。單擊“確定”。數(shù)據(jù)透視表基礎(chǔ)知識這是在關(guān)閉“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框后，在新工作表中看到的內(nèi)容。其中一側(cè)是為數(shù)據(jù)透視表準備的布局區(qū)域。另一側(cè)是“數(shù)據(jù)透視表字段列表”。該列表顯示來自源數(shù)據(jù)的列標題。如前所述，每個標題都是一個字段：“國家/地區(qū)”、“銷售人員”等。數(shù)據(jù)透視表基礎(chǔ)知識通過將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中顯示的任何字段移動到布局區(qū)域，可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。為此，請選中字段名稱旁邊的復(fù)選框，或者右鍵單擊字段名稱，然后選擇要將該字段移動到的位置。構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表

現(xiàn)在您已做好構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表的準備。您為報表選擇的字段取決于您要了解的內(nèi)容。第一個問題：每人的銷售量是多少？要得到此答案，您需要有關(guān)銷售人員及其銷售量的數(shù)據(jù)。因此，請在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中，選中“銷售人員”和“訂單金額”字段旁邊的復(fù)選框。然后，Excel會將每個字段放置到默認的布局區(qū)域。動畫：右鍵單擊鼠標，然后單擊“播放”。構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表現(xiàn)在您已做好構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表的準備。您為報表選擇的字段取決于您要了解的內(nèi)容。第一個問題：每人的銷售量是多少？要得到答案，您需要有關(guān)銷售人員及其銷售量的數(shù)據(jù)。因此，請在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中，選中“銷售人員”和“訂單金額”字段旁邊的復(fù)選框。然后，Excel會將各個字段放置到默認布局區(qū)域。構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表圖表最左側(cè)的灰色表提供了有關(guān)報表如何根據(jù)所選字段自動顯示的的概念視圖?！颁N售人員”字段中的數(shù)據(jù)（銷售人員的姓名，不包含數(shù)字）在報表的左側(cè)顯示為行。“訂單金額”字段中的數(shù)據(jù)（包含數(shù)字）正確顯示在右側(cè)的區(qū)域中。以下為詳細信息。構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表在“訂單金額”字段之前還是之后選中“銷售人員”字段旁邊的復(fù)選框沒有關(guān)系。Excel每次都會自動將其放到右側(cè)位置。不含數(shù)字的字段將位于左側(cè)，含有數(shù)字的字段將位于右側(cè)，而不管您選擇字段的順序如何。構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表就是這樣簡單。只需單擊兩次鼠標，您就可以對每位銷售人員的銷售量一目了然。剛開始的時候，只回答一兩個問題就停下來也是很不錯的；報表未必非要很復(fù)雜才有用。數(shù)據(jù)透視表可以提供一種快捷的方式來獲取簡單的答案。接下來，請不必擔心在構(gòu)建報表時出現(xiàn)錯誤。使用Excel，您可以輕松地進行嘗試并查看數(shù)據(jù)在不同報表區(qū)域的外觀。此處提供關(guān)于該主題的最后幾點提示。按國家/地區(qū)查看銷售量現(xiàn)在，您了解了每位銷售人員的銷售量。但源數(shù)據(jù)展示了銷售人員在加拿大和美國這兩個國家的相關(guān)數(shù)據(jù)。因此，您可能要問的另一個問題是：每位銷售人員在每個國家的銷售量是多少？要得到答案，您可以將“國家/地區(qū)”字段作為“報表篩選”添加到數(shù)據(jù)透視表中。您可以使用報表篩選來重點關(guān)注報表數(shù)據(jù)的子集，通常是產(chǎn)品線、時間跨度或地理區(qū)域。按國家/地區(qū)查看銷售量

通過將“國家/地區(qū)”字段用作報表篩選，可以查看加拿大或美國各自的報表，也可以查看這兩個國家的總銷售量。該動畫說明如何將“國家/地區(qū)”字段添加為報表篩選。右鍵單擊“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的“國家/地區(qū)”字段，然后單擊“添加到報表篩選”，并且從該處進行添加。動畫：右鍵單擊鼠標，然后單擊“播放”。按國家/地區(qū)查看銷售量通過將“國家/地區(qū)”

字段用作報表篩選，可以查看加拿大或美國各自的報表，也可以查看這兩個國家的總銷售量。

為此，請右鍵單擊“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的“國家/地區(qū)”字段，然后單擊“添加到報表篩選”，并且從該處進行添加。按日期查看銷售量由于原始的源數(shù)據(jù)具有“訂單日期”列信息，因此在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中有一個“訂單日期”字段。這意味著您可以按日期查找每位銷售人員的銷售量。請觀看動畫以了解如何將“訂單日期”字段添加到報表中，然后將日期數(shù)據(jù)分組以創(chuàng)建更加便于管理的視圖。動畫：右鍵單擊鼠標，然后單擊“播放”。按日期查看銷售量由于原始的源數(shù)據(jù)具有“訂單日期”列信息，因此在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中有一個“訂單日期”字段。這意味著您可以按日期查找每位銷售人員的銷售量。為了找到相關(guān)信息，您需要將“訂單日期”字段添加到報表中，然后使用“分組”對話框?qū)⑷掌跀?shù)據(jù)分組并創(chuàng)建更加便于管理的視圖。對報表進行透視雖然數(shù)據(jù)透視表已經(jīng)回答了您的問題，但是需要執(zhí)行一些操作以便閱讀整個報表—您必須向下滾動頁面才能查看所有數(shù)據(jù)。因此，您可以對報表進行透視以獲取其他更易于閱讀的視圖。對報表進行透視時，您可以轉(zhuǎn)置字段的垂直或水平視圖、將行移動到列區(qū)域或?qū)⒘幸苿拥叫袇^(qū)域。這些任務(wù)都很容易完成。動畫：右鍵單擊鼠標，然后單擊“播放”。透視報表雖然數(shù)據(jù)透視表已經(jīng)回答了您的問題，但是需要一些操作以便閱讀整個報表—您必須向下滾動頁面才能查看所有數(shù)據(jù)。因此，您可以對報表進行透視以獲取其他更易于閱讀的視圖。對報表進行透視時，您可以轉(zhuǎn)置字段的垂直或水平視圖、將行移動到列區(qū)域或?qū)⒘幸苿拥叫袇^(qū)域。這些任務(wù)都很容易完成。數(shù)據(jù)透視表入門數(shù)據(jù)透視表入門是否可以使用拖放功能？如果您更愿意使用拖放方法構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表，就像在以前版本的Excel中一樣，那么仍然有辦法完成此操作。在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”底部存在四個框，這四個框分別是“報表篩選”、“行標簽”、“列標簽”以及“數(shù)值”。如同動畫所顯示的那樣，您可以將字段拖動到這些框以創(chuàng)建報表。動畫：右鍵單擊鼠標，然后單擊“播放”。是否可以使用拖放功能？如果您更愿意使用拖放方法構(gòu)建數(shù)據(jù)透視表，就像在以前版本的Excel中一樣，那么仍然有辦法完成此操作。在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”底部存在四個框，這四個框分別是“報表篩選”、“行標簽”、“列標簽”以及“數(shù)值”。您可以將字段拖動到這些框中以指定在報表中使用這些字段的方式。該圖片說明如何將“訂購量”字段從“列標簽”拖動到“數(shù)值”框，以便將該字段添加到報表的“值”區(qū)域。第4章圖表的使用返回內(nèi)容提要：

在Excel2007中，用戶可以輕松地創(chuàng)建具有專業(yè)外觀的圖表。通過圖表分析表格中的數(shù)據(jù)，可以將表格數(shù)據(jù)以某種特殊的圖形顯示出來，從而使表格數(shù)據(jù)更具有層次性與條理性，并能及時反應(yīng)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系異與變化趨勢。在本章中，首先講解圖表的基礎(chǔ)知識與創(chuàng)建方法，然后講解圖表的美化與編輯，并通過簡單的圖表練習(xí)，使用戶完全掌握使用圖表分析數(shù)據(jù)的方法與技巧。本章學(xué)習(xí)目的返回認識圖表創(chuàng)建圖表編輯圖表設(shè)置圖表格式使用趨勢線與誤差線4.1認識圖表返回

圖表主要由圖表區(qū)域及區(qū)域中的圖表對象組成，其對象主要包括標題、圖例、垂直（值）軸、水平（分類）軸、數(shù)據(jù)系列等對象。在圖表中，每個數(shù)據(jù)點都與工作表中的單元格數(shù)據(jù)相對應(yīng)，而圖例則顯示了圖表數(shù)據(jù)的種類與對應(yīng)的顏色。其圖表的各個組成元素。4.1.1創(chuàng)建圖表返回

創(chuàng)建圖表是將單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)以圖表的形式進行顯示，從而可以更直觀的分析表格數(shù)據(jù)。由于Excel2007為用戶提供多種圖表類型，所以在應(yīng)用圖表之前需要先了解一下圖表的種類及元素，以便幫助用戶根據(jù)不同的數(shù)據(jù)類型應(yīng)用不同的圖表類型。4.1.2創(chuàng)建圖表返回

創(chuàng)建圖表是將單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)以圖表的形式進行顯示，從而可以更直觀的分析表格數(shù)據(jù)。由于Excel2007為用戶提供多種圖表類型，所以在應(yīng)用圖表之前需要先了解一下圖表的種類及元素，以便幫助用戶根據(jù)不同的數(shù)據(jù)類型應(yīng)用不同的圖表類型。4.1.3建立圖標返回

在Excel2007中，用戶可以通過【圖表】選項組與【插入圖表】對話框2種方法，根據(jù)表格數(shù)據(jù)類型建立相應(yīng)類型的圖表。4.2編輯圖表返回

創(chuàng)建完圖表之后，為了使用圖表具有美觀的效果，需要對圖表進行編輯操作。例如，調(diào)整圖表大小、添加圖表數(shù)據(jù)、為圖表添加數(shù)據(jù)標簽元素等