公路工程建設項目檔案管理規(guī)范

PAGEPAGE111總則1.1為了進一步貫徹《公路法》、《檔案法》及《檔案法實施辦法》，規(guī)范公路建設單位公路工程項目檔案管理，確保公路工程項目檔案的完整、準確、安全和有效利用，為公路的建設、使用、養(yǎng)護、改建、擴建服務，根據(jù)上級有關規(guī)定、辦法，結合我局公路建設實際情況制定本辦法。1.2公路建設項目竣工檔案是指新建和改建公路工程自項目的立項開始直至竣工驗收全過程中形成的具有保存、查考利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。1.3公路建設項目檔案是公路建設的真實記錄，是公路建設和管理的重要依據(jù)，各有關單位要按照統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理檔案的原則，切實做好公路建設項目檔案工作。本辦法規(guī)定了公路建設單位公路工程項目技術檔案管理條例、職責及控制措施，及文件材料的形成、積累、整理和歸檔，檔案的匯總整理、驗收和移交的一般原則。規(guī)范性應用文件交通部2004年3號令——《公路工程竣(交)工驗收辦法》交通部交辦發(fā)[2004]446號關于印發(fā)《公路工程項目竣（交）工驗收辦法的通知》交通部交辦發(fā)[2001]390號關于印發(fā)《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》GB/T11822—2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》國家檔案局、國家計委1988年國檔[1988]4號文《基本建設項目項目檔案資料管理暫行規(guī)定》DA/T28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范自治區(qū)計委、自治區(qū)經(jīng)委2002年印發(fā)的新檔發(fā)[2002]21號文《新疆維吾爾自治區(qū)建設項目(工程)竣工檔案驗收辦法》新疆交通廳公路工程質(zhì)監(jiān)站2005年出版的《公路工程施工技術資料匯編》1996年高管局印制的烏魯木齊—烏奎高速公路公路《竣工文件編制辦法》GB/T50328—2001《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》自治區(qū)建設工程質(zhì)量安全監(jiān)督總站編制的《建設工程施工驗收及技術資料編制指南（上、下冊）》檔案管理職責3.1根據(jù)統(tǒng)一領導、分級管理的原則、檔案行政管理部門和上級主管部門依法對公路建設單位竣工檔案工作進行監(jiān)督和指導；公路建設單位檔案部門對各有關業(yè)務部門、施工、監(jiān)理部門的工程竣工文件材料的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、指導、檢查。3.2公路建設單位負責統(tǒng)一管理公路工程項目檔案工作，業(yè)務上接受上級檔案管理部門的指導與監(jiān)督。3.3公路建設單位檔案部門負責對竣工資料的指導、檢查、驗收工作。3.4各項目執(zhí)行辦公室按照本“編制辦法”負責對施工、監(jiān)理和其他有關單位竣工資料的管理工作進行監(jiān)督檢查、組織整理和編制交、竣工資料。3.5各項目監(jiān)理單位應將竣工文件編制和檔案整理質(zhì)量作為工程質(zhì)量監(jiān)理工作的內(nèi)容之一，對施工單位進行監(jiān)督管理。3.6各設計、施工、監(jiān)理單位均應指派專人負責檔案工作，根據(jù)建設單位的要求在各自職責范圍內(nèi)做好與建設項目有關的文件形成、積累、整理和歸檔工作。3.7公路建設單位和各公路項目執(zhí)行辦要建立檔案管理網(wǎng)絡體系，層層建立檔案管理崗位責任制。從立項到竣工，每個工作程序要明確檔案管理責任單位和責任人。3.8公路建設項目檔案工作是公路建設的重要組成部分，公路建設單位應切實負起具體管理檔案工作的責任，將其納入公路建設工作的全過程，明確檔案工作分管領導，建立與工程檔案工作相適應的管理機構，配備檔案管理人員，制定檔案管理制度，并負責組織、協(xié)調(diào)和指導項目設計、施工、監(jiān)理單位的項目竣工文件編制和項目檔案管理。4檔案管理控制措施4.1公路建設檔案工作應于公路建設同步，即所有公路建設項目，從立項就應開始進行文件材料的收集、積累和整理工作；簽訂勘測、設計、施工、監(jiān)理等協(xié)議（合同）時，應加補充協(xié)議，要對工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求；按照合同管理的原則檢查工程進度與施工質(zhì)量時，對工程進行考核和評比時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況；進行單位、分部、分項工程質(zhì)量等級評定和單項工程驗收時，要同時驗收歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗收后，及時整理歸檔。4.2公路建設單位施工單位須將基建工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計劃管理工作，納入施工管理和考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經(jīng)濟責任制。建設局專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質(zhì)量評定工作、參加各單項驗收和工程項目總驗收。4.3公路建設項目檔案工作質(zhì)量是公路建設質(zhì)量的一個方面，從立項、審批、勘察設計、施工、監(jiān)理、交竣工驗收各個環(huán)節(jié)都要有相應的項目檔案。對于未能按要求完整、成套、系統(tǒng)地完成項目檔案整理和編制工作的，按合同上有關規(guī)定辦理。5文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交5.1公路建設項目文件材料要字跡清楚，圖面整潔，簽署完備，文件材質(zhì)優(yōu)良，不得用易褪色的書寫材料（如圓珠筆、純籃墨水、紅墨水、復寫紙等）書寫、繪制。歸檔文件材料應為原件。5.2施工單位要做好施工記錄、檢驗記錄、交工驗收記錄和簽證等，按規(guī)定在工程交工驗收前編制好竣工圖，“竣工圖紙”由施工單位負責編制，施工單位負責人復查，監(jiān)理單位審核，設計代表對于變更部分審查、屬實、簽認，其內(nèi)容包括竣工說明、圖紙部分以及竣工數(shù)量表?？⒐D紙在繪制完畢，加蓋竣工圖章、竣工圖章內(nèi)各方簽字完畢以及竣工圖框欄各方簽認完畢后再復印兩套，方可合格及制作電子檔案；各單位“各項竣工表格”、“施工總結”由各施工單位負責編制，“監(jiān)理總結”由監(jiān)理單位負責編制，全線審核由各級監(jiān)理單位負責，及其匯總統(tǒng)計工作由各項目執(zhí)行辦負責。5.3公路建設單位各承辦處、室，設計、施工（包括主承包、分包）、監(jiān)理單位應在各自職責范圍內(nèi)做好于公路建設項目有關的文件材料的收集、積累工作，按本《編制辦法》中第二部分“歸檔范圍、歸檔號及保管期限”的要求，將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。5.4公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須由文件形成單位（建設、設計、施工及監(jiān)理單位等）進行系統(tǒng)整理。其分類組卷應做到科學合理、充分，保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系，歸檔案卷要符合本《編制辦法》中第三部分《檔案案卷質(zhì)量標準》的規(guī)定，‘歸檔號、歸檔范圍及保管期限’應依照第二部分“歸檔范圍、歸檔號及保管期限”的要求執(zhí)行。5.5施工、監(jiān)理單位在竣工文件編制和整理、立卷后，應依次由施工單位、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門、監(jiān)理部門、檔案部門對檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查，并簽字確認后按要求制作光盤檔案三套，并將兩套光盤檔案、紙質(zhì)檔案隨總歸檔目錄一并提交公路建設單位檔案室，辦理最終交接手續(xù)。5.6各設計、施工、監(jiān)理單位應在公路建設項目交工驗收前，工程完畢三個月內(nèi)，將項目立卷歸檔的文件材料向公路建設單位檔案室送審移交;機關各職能處、室應在項目交工驗收完三個月后收集、整理項目前期資料，符合本“辦法”要求后，竣工驗收前三個月內(nèi)移交公路建設單位檔案室，并辦理手續(xù)。公路建設項目檔案由公路建設單位負責進行組織、匯總，待項目竣工驗收結束后，統(tǒng)一向公路管養(yǎng)單位移交，移交工作應在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成。5.7公路建設單位負責組織對全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據(jù)本《編制辦法》指導案卷的編制工作。5.8在交工驗收時，由建設單位負責給公路養(yǎng)護單位移交一套竣工圖紙，數(shù)字化檔案制作完畢后，由建設單位負責給公路養(yǎng)護單位移交一套原始檔案。公路建設單位向公路養(yǎng)護單位移交檔案時，應辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙份數(shù)等，并完備的清點、簽字等交接手續(xù)。5.9公路建設項目的前期文件材料、竣工驗收文件及管理性文件依照本《編制辦法》中第二部分“歸檔范圍、歸檔號及保管期限”由各承辦部門、處室來整理，成卷。辦完的文件材料在竣工驗收前、審計完畢后三個月內(nèi)完整、系統(tǒng)、成套的向檔案室移交。未辦完的或正在執(zhí)行中的文件材料在項目交工后三個月內(nèi)按照規(guī)定的程序向檔案室移交。征地拆遷文件、招投標文件及評標文件、合同及合同談判和工程交、竣工驗收階段形成的竣工驗收文件，工程決算及審計報告等有關文件材料應分別由交通主管部門和建設單位根據(jù)文件材料形成的階段、性質(zhì)、內(nèi)容分類整理組卷。公路工程設計文件材料包括初步設計、方案設計、技術設計、總體規(guī)劃設計、工程概預算、施工圖設計等應由建設單位有關承辦處、室，按項目、階段、單位和分部工程、專業(yè)分別整理、組卷。分階段先暫時存入檔案室，待竣工驗收時匯總完善，辦理最終移交手續(xù)。5.10公路建設單位各承辦處、室，有專人負責業(yè)主的竣工文件檔案工作。形成從保管、利用、整理、移交的各個環(huán)節(jié)的專人負責。5.11工程項目檔案歸檔單位應根據(jù)公路建設單位提供的項目檔案分類編號規(guī)則以及項目實際情況、設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系；依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案整理情況說明。5.12竣工驗收以后，在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設項目，公路建設單位應在6個月內(nèi)向城市建設檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設及其管理有關的項目檔案。5.13各施工、監(jiān)理單位在工程質(zhì)量評審完，竣工資料編制符合“編制辦法”要求后，領取“數(shù)字化檔案制作通知單”，并由項目執(zhí)行機構及檔案管理部門簽認后，在公路建設單位指定點制作數(shù)字檔案；數(shù)字化檔案制作完畢后一并紙質(zhì)檔案提交公路建設單位檔案室，填寫“科學技術檔案移交簽證單”和“科學技術檔案案卷歸檔目錄”一式四份，簽證單，先由項目執(zhí)行機構，再由檔案管理部門及公路建設單位主管領導簽字，方可有效。6檔案驗收6.1公路建設項目在進行竣工驗收前，必須進行檔案專項驗收。檔案專項驗收由檔案、交通行政管理部門和建設機構組織進行。6.2在組織公路建設項目竣工驗收時,驗收委員會應有檔案行政管理部門派員參加。在竣工驗收報告中，應有檔案工作章節(jié)，在竣工驗收鑒定書中要有檔案情況的評價。6.3檔案專項驗收前，公路建設單位應組織機關各職能處、室，施工、監(jiān)理等有關單位的負責人，工程管理、工程技術負責人，進行檔案的自檢工作，并做檔案專項驗收工作。6.4專項驗收時驗收組著重抽查項目檔案的歸檔情況。抽查檔案案卷總數(shù)量的10%。評價檔案完整、準確、系統(tǒng)性情況后，寫出專項驗收意見，對存在的問題提出改進要求，限期整改。建設、設計、施工、監(jiān)理單位按驗收組提出的改進意見在竣工驗收前加以改進。6.5公路建設項目進行質(zhì)量審定時，檔案部門