機關辦公室工作手冊

機關辦公室

工作手冊TOC\o"1-5"\h\z辦公室工作流程圖4一、綜合文稿起草4二、局務會、局長辦公會5三、局外會議辦理6四、電子公文處理7五、普通紙質文件受理8六、印章使用9七、文件資料歸檔10八、實物檔案歸檔11九、“三密”文件處理12十、涉密檔案查閱13十一、《情況通報》編發(fā)14十二、信息簡報編發(fā)15十三、新聞稿審批16十四、新聞采訪審批17十五、省局市局網站信息報送18十六、內外網站信息采編發(fā)布19十七、網站安全事故應急處理20十八、處理人民來信來訪21十九、來信信息處理22二十、機關財務開支24二十一、專項經費開支25二十二、日常值班26二十三、夜間及節(jié)假日值班27辦公室崗位風險防控要點28辦公室權力清單35一、印章管理權35二、機關財務管理權35辦公室崗責手冊37（一）主任崗37（二）機要保密崗37（三）文秘寫作崗38（四）網站管理崗38（五）信訪管理崗38（六）財務管理崗39辦公室工作流程圖一、綜合文稿起草列出提綱（根據(jù)領導要求，參考各方面材料，列出文稿提綱，送領導審閱同意）開展調研（根據(jù)提綱，開展實施調研，召開座談會，聽取意見和建議）撰寫初稿（綜合調研情況，消化各種意見寫出綜合文稿的初稿）（采取各種方式，征求各有關方面的意見和建議）修改完善（根據(jù)征求到的意見和建議，對綜合文稿的初稿進行修改、完善）定稿付?。ń涍^領導審閱或經局辦公會通過，正式定稿）、局務會、局長辦公會確定（①根據(jù)局長指示②匯總（局領導指示，提出建議；③根據(jù)局內各單位報送的會議議題，提起草通知出建議）報批通知會議準備（①會議材料；②會場會議實施④發(fā)言、匯報安排（簽到、會議記錄）會議紀要（3天內完成起草）報批V分1E發(fā)歸檔三、局外會議辦理來文登記（接到上級有關部門通知后，立即登記）擬辦（與主辦單位聯(lián)系協(xié)調，二弄準情況，提出參會建議）報】,批（及時報辦公室、局領導閱批）分辦（根據(jù)局領導批示，將會議通知立即轉有關科室辦理）存檔催辦（協(xié)調參會科室的準備工作，匯總局領導、各科室參加局外會議情況）辦結辦結收文登記（辦公室文書室）四、電子公文處理收文收文擬辦（辦公室領導）收文批辦

（局領導）轉相關處室承辦（辦公室文書室）持督辦?辦理接收文件（辦公室文書室）初審（辦公室文書室）審核（辦公室領導）辦結五、普通紙質文件受理收文登記（收文人）收文擬辦

（辦公室領導）-

呈局領導批示

―（收文人）―送相關部門承辦、辦理

（收文人）六、印章使用填單審批（發(fā)文以外的用印由用印單位在本單位」一用印單位送分管局領導審簽一如局領填寫用印單，報本科室負責人簽字審批導不在，可由辦公室主任代為審簽）審核蓋章（用印人員審核用印程序合格后加蓋公章。時限要求：檢驗符合用

印情況后當時蓋章；辦發(fā)文用印一般在1-2個工作日內蓋章）留底保存（用印單保留存根）七、文件資料歸檔分類（①將需歸檔的年度文件按照主辦承辦科室進行分類；

②正式發(fā)文包括已加隘公章氤頭紙、正式文件）（①按照文件規(guī)格從高到低排序；②以件為單位，按要求包裝；③加蓋本單位

存檔專用章，注明單位、年度、保管期限、件號；④每卷連續(xù)排號，按有關要

求在第一卷前加附歸檔文件目錄，在每卷后加附本卷說明；⑤每卷檔案盒注明

年度、單位、歸檔件數(shù)：保存期限等內容）審核（所有歸檔文件立卷后，歸檔目錄送辦公室領導審核）I歸檔（最遲在每年6月底前，將上年度歸檔案卷交機關檔案室）八、實物檔案歸檔收集整理加蓋歸檔章填寫相關內容計算機編制目錄將檔案裝盒排列上架

九、“三密”文件處理十、涉密檔案查閱十一、《情況通報》編發(fā)收稿（收到各科室轉來的J局領導簽發(fā)的稿件）1F（從文字、提法等方面對稿件進行編輯）送審（通過公文處理系1a統(tǒng)送室領導審批）F封發(fā)、歸檔（①文印室排版后退記書室編號文書室向局領導和（①室領導簽發(fā)后轉封發(fā)電②文書室登記、編號;③文書室將電子文件轉文印室）十二、信息簡報編發(fā)十三、新聞稿審批媒體記者根據(jù)采訪內容、相關材料起草，或根據(jù)局領導要求和對外宣傳的內容起草，

稅收新政、法規(guī)出臺的對外宣傳及時完成新聞稿初步審核，重點是政策導向、文字內容、是否適合對外發(fā)布等及時對新聞稿內容進行審核有關會核序,重點是政策把對關以發(fā)布確認是否適合對外發(fā)布等十四、新聞采訪審批十五、省局市局網站信息報送采集（根據(jù)省局網站以及市局網站信息系導目3統(tǒng)要求采集、編輯信息，并報分管領;核）審核簽發(fā)（報分管領導審核后，報室主任簽發(fā)）備份歸送（經由領導簽更將信息，底通過專網工作,日要求在一個工作日內報送，確保準確無誤）十六、內外網站信息采編發(fā)布十七、網站安全事故應急處理發(fā)現(xiàn)問題（監(jiān)控檢查網站頁面文件完整性和查看系統(tǒng)日志，一旦發(fā)現(xiàn)有網站頁面文件篡改或系統(tǒng)

遭破壞，即時做出響應措施）分析處理（對于網站內容被增刪改、應用系統(tǒng)出現(xiàn)故障等問題，辦公室直接進行處理；其它問題，向

分管領導、室領導報告并通知信息中心，協(xié)助其進行處理。在發(fā)現(xiàn)問題后兩小時內完成）隔離主機（在確認有網站頁面數(shù)據(jù)篡改之頁，面即復將主機進行隔離，，一小時內完成）

在對主機隔離之后，即開始頁面恢復工作。利用技術手段分析排除已有的安全漏

洞，并對網站系統(tǒng)進行安全加固，減少安全隱患）恢復運行（在確認頁面數(shù)據(jù)修復之后，一小時內可恢復系統(tǒng)運行）處理結果（問題處理結束后一周內撰寫《事件處理報告》并報分管領導、室領

導，制定改進措施）十八、處理人民來信來訪信訪崗初步接談，做好接待記錄信訪崗根據(jù)接談情況，寫出談話記錄和擬辦意見，提交局領導審定按局領導意見交相關處室處理（①按照屬地管理原則，開具轉辦單訪崗反饋是否受理信訪件，同市州局；②相關處室7日內向信如不受理，書面告知原因）已受理的信訪件，各處室15日內向信訪辦提供答復意見信訪崗初核（①如有不同意見，溝通協(xié)商；情況復雜的，請示領導，達成一致意見;

②初核無異，報領導審核）

領導審核同意

30日內向信訪人出具答復意見

十九、來信信息處理（①將來信事項轉送有關單位；②辦理方式是發(fā)函轉送、附轉送單轉送）（向區(qū)局有關領導報告、向有關單位主要負責同志通報來信的有關情況）（對于領導交辦的具體來信事項，根據(jù)業(yè)務處室的處理意見對來信人做出書面回復）督查督辦備案（對終結來訪事項的材料備案）二十一、專項經費開支二十三、夜間及節(jié)假日值班辦公室崗位風險防控要點崗位名稱風險表現(xiàn)風險等級主任崗1、在公文、保密、財務等工作中把關不嚴，造成工作失誤等情況。2、在公文處理過程中審核不嚴導致公文格式不規(guī)范、行文不規(guī)范文種混用；3、在印章的使用過程中，對用印審核把關不嚴，沒有在用印范圍內使用印章；印章遺失、被盜。防控措施責任人負責人1、加強管理制度建設，對公文處理、機要保密、宣傳、財務等方面的制度規(guī)定進行進一步充實和完善，使相關工作更加科學和規(guī)范。在此基礎上，采取有效措施，加強跟蹤督查和責任考核，促進機關公文的規(guī)范高效運轉。嚴格做好機關發(fā)文核稿工作，認真審核科室發(fā)文的格式、規(guī)則以及文字的規(guī)范性和正確性，機關辦文差錯率逐步下降，公文運轉進一步協(xié)調順暢。2、在對機關各項財務制度修訂完善的基礎上，堅持按制度、按程序、按預算辦事，狠抓機關接待、資產購置、報銷審核、項目審批等方面的管理，切實規(guī)范機關財務收支行為，推動節(jié)約型機關建設。3、結合本部門的實際情況抓好《全國稅務機關公文處理實施辦法》的落實，加強公文處理能力的基本業(yè)務知識的學習，在工作中精益求精，善于學習和積累，摸索規(guī)律，廣為借鑒，不斷提高；4、嚴格執(zhí)行印章管理使用規(guī)定，印章由專人管理和使用，在保險柜內存放，嚴禁將印章帶出局外使用；5、嚴格按照印章的使用權限、范圍及有關規(guī)定，管理使用印章。

機要保密崗發(fā)生重大失泄、密事件。1、嚴格執(zhí)行各項保密法律法規(guī)，遵守保密工作紀律，嚴格按照有關規(guī)定保管機要文件；2、開展局機關日常保密自查及檢查，并檢查中發(fā)現(xiàn)的保密安全漏洞進行及時整改完善；3、根據(jù)稅收政策的調整，及時調整保密范圍和密級。文秘寫作崗在信息、宣傳工作中，發(fā)表違法言論，未按相關審稿程序，出現(xiàn)失實報道和泄密事件，提供虛假新聞。二1、嚴格遵守寫作紀律，忠于職守，實事求是，廉潔奉公，把握好宣傳口徑，嚴格保守國家機密；2、嚴格執(zhí)行信息、宣傳稿件審核制度，稅收宣傳稿件涉及稅收政策文件、政策解讀、領導重要活動報道、全局性會議、領導講話、重要言論、重大案例、重要統(tǒng)計數(shù)據(jù)對外發(fā)布的，必須經本級辦公室履行審批程序；3、嚴格媒體采訪管理，新聞媒體對國稅機關及其工作人員有關稅務工作的采訪，統(tǒng)一由辦公室受理、協(xié)調、安排，未經安排，各級國稅機關和工作人員不得擅自接受新聞媒體采訪。

網站管理崗1、沒有及時對內外網站欄目、信息進行維護和監(jiān)控，造成網絡安全隱患；2、在政務公開過程中信息審核把關不嚴造成泄密等情況。二1、認真落實省局和市局有關網站管理的各項制度，適時提出網站管理的和建議；2、認真貫徹落實《政策信息公開條例》，全面加強政府信息公開工作。建立健全政務公開工作保密安全責任制，實行信息三審制（初審、復審、終審），確保主動公開和依申公開的政府信息不失密不泄密；3、嚴格依照《中華人民共和國秘密法》及其實施辦法規(guī)定，對擬公開的信息進行保密審查，凡屬國家秘密或者公開可能危及國家安全、公共安全和社會穩(wěn)定的信息，不得公開。信訪管理崗在辦理信訪事項時，未按《信訪條例》和省市局有關文件的要求辦理信訪事項，而造成嚴重后果。1、嚴格遵守國家相關法律法規(guī)，認真執(zhí)行國務院《信訪條例》和省局、市局有關信訪方面的文件規(guī)定，做好信訪工作，認真處理來信、接待來訪，傾聽人民群眾的意見、建議和要求，接受人民群眾的監(jiān)督，努力為人民群眾服務；2、暢通信訪渠道，為信訪人采用本條例規(guī)定的形式反映情況，提出建議、意見或者投訴請求提供便利條件。堅持

屬地管理、分級負責，誰主管、誰負責，依法、及時、就地解決問題與疏導教育相結合的原則；3、健全事前預警防范機制，認真落實領導包案責任制，推行信訪工作政務公開。建立矛盾糾紛排查機制，加強信訪問題和矛盾的源頭治理，關注重點時期和重點群體，做到日常排查與重點排查相結合；4、健全事中信訪處置機制，制定信訪應急預案，對突發(fā)信訪問題和重大群體性事件，要迅速提出處置意見，及時上報分管領導和有關部門，全力做好信訪接待工作，疏導群眾，化解矛盾。財務管理崗1、財務收支把關不嚴，造成國有資產損失；2、財務印章管理不規(guī)范，造成資金流失。1、嚴格執(zhí)行國家各項財經制度、法規(guī)和國稅系統(tǒng)制定的各項財務管理制度、辦法；2、加強對財務原始單據(jù)的稽核，對不真實、不合法的原始單據(jù)或記載不準確、不完整的原始憑證，不予受理；3、嚴格執(zhí)行年度預算，對無預算或超預算項目，不予辦理支付手續(xù)；4、嚴格按照國家資金管理和銀行結

算制度的規(guī)定管好單位的貨幣資金，不簽發(fā)空頭支票，不將單位的銀行帳戶出租或出借給其他單位或個人辦理結算業(yè)務；5、妥善保管有關財務印章，由會計和出納分別保管。辦公室權力清單一、印章管理權1、權力范圍：（1）以該局名義發(fā)出的公文；（2）該局與有關部門的聯(lián)合發(fā)文；（3）經局領導批準開具事務性工作的介紹信；（4）經局領導批準的出國（出境）人員批件、報表、經費撥款單、資格證書、榮譽證書、離退休證書，或經局領導授權辦公室負責人批準的有關事項等。（5）經局領導批準的其他事項。2、權力依據(jù)：比照《XX省國家稅務局印章管理辦法》第一條規(guī)定“XX省國家稅務局（以下簡稱省局）印章（行政印章）由辦公室設專人保管和使用，省局黨組印章由人事處專人管理和使用，局內各單位的印章由本單位專人管理和使用?！倍?、機關財務管理權1、權力范圍：按照《會計法》、國家統(tǒng)一財會制度和局機關財務管理制度，對單位各項收支活動進行有效日常監(jiān)督和專項控管。嚴禁超出規(guī)定范圍、限額使用現(xiàn)金，嚴禁以任何方式套取現(xiàn)金、坐支現(xiàn)金。2、權力依據(jù)：比照《XX省國家稅務局機關財務管理實施辦法（試行）》第四條規(guī)定：“機關財務管理實行統(tǒng)一領導、歸口管理的原則。機關的財務收支活動，歸口局辦公室管理，由辦公室主任負責?！鞭k公室崗責手冊根據(jù)工作實際，辦公室內設主任崗、書記崗、機要保密崗、文秘寫作崗、網站管理崗、信訪管理崗、財務管理崗等崗位。（一）主任崗負責辦公室各項工作組織實施。（1）包括人員政治業(yè)務學習，實施辦公室工作，督促檢查工作落實情況；（2）負責局重要文字材料的撰寫和各種上報材料文字把關；（3）搞好調查研究、信息宣傳工作，抓好區(qū)局宣傳報道工作。（4）全面抓好加強機關管理和運轉工作。（二）機要保密崗（1）負責貫徹執(zhí)行上級部門有關保密工作的方針、政策、指示和決定；（2）負責依照保密法規(guī)，制訂局及系統(tǒng)保密規(guī)章制度，組織劃分、調整國稅工作中的保密范圍和密級，并監(jiān)督實施；（3）負責局機關日常保密工作，并配上級和地方保密工作機構，加強對局機關保密工作的管理和指導；（4）負責開展保密宣傳教育工作，組織保密骨干業(yè)務培訓；（5）負責組織、配合上級保密部門的各項保密檢查，并根據(jù)檢查結果進行整改；（6）負責局機關機要文件的管理工作，包括機要文件的簽收、登記、傳閱、整理、歸檔、移交、銷毀；（7）完成主任、副主任交辦的其他工作。（三）文秘寫作崗（1）編報區(qū)