2023年電大?？妻k公室管理形成性考核冊(cè)答案

辦公室管理形成性考核冊(cè)答案(修改版)謝順昌QＱ:整理辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)11．一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)公司（含外企）（1)[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完畢信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容（２）[文書制作］復(fù)印資料。打印文稿及表格(3)［文書解決]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。（４）[檔案管理]檔案管理。（5)[會(huì)議組織]安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。（6)［調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。（7)[信息資料]準(zhǔn)備好公司要公開的資料;收集及整理各種信息（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職工等。接待來(lái)賓和員工的來(lái)訪。(9）[接待工作]接待來(lái)訪來(lái)賓;接待來(lái)賓和員工的來(lái)訪。（１0）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。(１１）[督查工作]督導(dǎo)一般職工或速記員。（12）[日程安排］替上司定約會(huì)并做好記錄；（13）［平常事務(wù)]閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話;(1４）[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品(１5）[其他臨時(shí)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng)](１６)替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。(17)外出辦事,如銀行、郵局等。公用易耗品重要涉及哪些？辦公用易耗品重要有：（1）信封、紙張;（2）軟盤、光盤等；(３）鉛筆;(4）圓珠筆；（5)簽字筆或鋼筆；(6）修正液或修正帶;（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)(涉及訂書針)、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（涉及裝訂線)、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀;（１0）日歷等；(11）其他,如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)環(huán)節(jié)，互相關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)環(huán)節(jié):計(jì)劃、實(shí)行和檢查。(１)計(jì)劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內(nèi)容,并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。(2）實(shí)行的環(huán)節(jié),要注意:同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要對(duì)的地實(shí)行;配合上司預(yù)期的期限。(３)檢查的環(huán)節(jié),要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異,并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。另一方面，說(shuō)明三個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃,付諸實(shí)行，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)行——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開展。三者互相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員一方面要仔細(xì)制定計(jì)劃,然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)行，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果,使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。四、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則,虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書,不要抄襲。五、從下列文員工作方法中,任意選擇一種或兩種,談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ慕Y(jié)識(shí)。１．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法;2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法;3.受意方法;4.傳達(dá)方法;5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法;7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤?即領(lǐng)略上司在會(huì)議發(fā)言、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等,易于文員判斷和領(lǐng)略)和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其別人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和見解等)。受意方法要注意：(1)善于領(lǐng)略上司意圖,不要曲解上司意圖；(２）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn);（3)注意傾聽，專心判斷指示的用意；(４）必要時(shí)可以提問(wèn),直至明了意圖為止,但不要打斷談話;(5)如有不批準(zhǔn)見,可以公開提出,但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度;（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充足結(jié)識(shí)到,在受意時(shí)，充足做好記錄的重要性。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介,內(nèi)容要涉及四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力,而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái),我再次向總經(jīng)理詢問(wèn),并備好了記錄本做好了記錄,根據(jù)總經(jīng)理的授意,才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí),做好記錄的重要性。注意:同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候,可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思緒作答;并且要注意結(jié)合教材,聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。本題失分的因素大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受,同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽電話的異同。(1)都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；(2)都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度;（3）通話結(jié)束,應(yīng)讓對(duì)方感受到自己快樂(lè)的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異：(1）打電話應(yīng)一方面查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。(２）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍;接電話則沒(méi)有這一步。二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途,比較其與一般會(huì)議的不同,談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。(1）基本用途：“電視會(huì)議”重要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文獻(xiàn)、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議,聲音清楚宛如一室。(2）兩者與一般會(huì)議的不同：可以消除時(shí)空上的局限性。(３)各自的優(yōu)劣:“電視會(huì)議”——優(yōu):通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的規(guī)定較高。“交互式電話會(huì)議”——優(yōu)：方便、省時(shí)、高效,消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能;劣：費(fèi)用高,技術(shù)含量高。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1)按照收件人的姓名分揀;（2）按照郵件的重要性分揀；（３)按照收件部門的名稱分揀。四、如何解決上司不在時(shí)的郵件？答：1、假如上司習(xí)慣于天天給辦公室打電話,就應(yīng)當(dāng)把內(nèi)部信件和外來(lái)的信件分開，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大體記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司報(bào)告；2、假如上司沒(méi)有天天給辦公室打電話的習(xí)慣,應(yīng)當(dāng)積極打電話把需要上司親自解決的郵件告訴他,或者傳真一份給他；３、假如上司離開時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)把所有郵件——無(wú)論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都告知給他；4、盡也許多解決一些郵件，在給上司的告知中應(yīng)清楚地說(shuō)出郵件的主題,或者把郵件交給公司其別人解決;5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如３—１、3—2、3—３、3—4),這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否所有收到了。假如上司外出不止一地,在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；6、假如上司正在度假,并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時(shí),可以把需要上司親自解決的郵件先保存下來(lái)，并在對(duì)發(fā)件人回復(fù)的信中告訴對(duì)方何時(shí)可以得到回復(fù)．7、把積壓的郵件分別裝入紙袋,標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某解決的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”（上司也許想讀的各種各樣的廣告出版物)。五、如何妥善解決上司拒絕接見的來(lái)訪者的來(lái)訪？(1)上司正在開會(huì)時(shí);(2）上司繁忙時(shí);（3)上司即將外出時(shí)；(４）遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。7、簡(jiǎn)要闡述會(huì)議記錄內(nèi)容與寫法應(yīng)注意的一些問(wèn)題。答：記錄內(nèi)容:a、會(huì)議名稱;b、會(huì)議記錄人的姓名、蓋章;ｃ、時(shí)間(開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）ｄ、會(huì)議地點(diǎn);e、議題；f、主持人、主席;g、出席者名單；ｈ、會(huì)議的通過(guò)情形及結(jié)論;i、相關(guān)的資料；ｊ、下次會(huì)議預(yù)定的日期;注意事項(xiàng)：ａ、以決定事項(xiàng)為重點(diǎn),逐項(xiàng)列出較易明了;b、簡(jiǎn)潔而有要領(lǐng)地寫出會(huì)議通過(guò),不必寫所有人員的發(fā)言；c、要注意的是,要寫什么議題？以如何的順序提出？這些議題是什么人發(fā)言?有什么答復(fù)？表決結(jié)果有沒(méi)有定案？這些都要簡(jiǎn)要地寫上;ｄ、要寫對(duì)的，寫清楚,要注意會(huì)議內(nèi)容有無(wú)疏漏之處？客觀地記錄內(nèi)容,不可寫記錄的主觀感覺(jué),用主觀意識(shí)去影響記錄內(nèi)容。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)31、日程安排計(jì)劃表的種類大體有幾種？試以其中一種為例,編制一份××預(yù)定表。答:日程按排計(jì)劃表可分為：（1)年預(yù)定表(2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表（３)周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃,此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更具體。年預(yù)定表一月5日（星期一)開工典禮８日（星期四）董事長(zhǎng)視察二月2日（星期二）常務(wù)董事會(huì)9日（星期一）公司紀(jì)念日２５日(星期三）成本會(huì)議三月２日（星期一）常務(wù)董事會(huì)３日（星期二）分行經(jīng)理睬議2５日（星期三）成本會(huì)議二、文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面?提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況,其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分,此外是上司身邊的純粹私事：(1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事,但認(rèn)為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充足的便利。(２）純私人性請(qǐng)求時(shí)——碰到這種情形,就把它當(dāng)作上司運(yùn)用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。財(cái)物管理。涉及:(1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)成一定的金額,或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入,都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得,或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（２）支票往來(lái)的管理——最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。其他。如每年的各種節(jié)日,上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函,并做紀(jì)念保管。３、根據(jù)國(guó)際慣例宴請(qǐng)程序及下表中所列的“項(xiàng)目和任務(wù)”,將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，提出一個(gè)簡(jiǎn)約的工作任務(wù)單國(guó)際慣例的宴請(qǐng)有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會(huì)、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦種類宴會(huì)。準(zhǔn)備宴會(huì)需要精心、細(xì)心和耐心。正式宴請(qǐng)應(yīng)當(dāng)完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對(duì)參與宴會(huì)的每一個(gè)人都應(yīng)彬彬有禮,溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問(wèn)題。文秘人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備一份備忘錄,列出需要解決貫徹的事項(xiàng)。（如下圖所示)項(xiàng)目或任務(wù)完畢任務(wù)情況備注、提醒負(fù)責(zé)人完畢進(jìn)度宴請(qǐng)人數(shù)是否貫徹?男女比例？接待人？重要客人的陪同、接待場(chǎng)地是否貫徹？時(shí)間？場(chǎng)地布置是否貫徹?特殊規(guī)定?餐桌上的裝飾品、姓名標(biāo)簽是否貫徹?提供者？菜單選擇是否貫徹？酒、飲料是否貫徹？特殊飲食規(guī)定?招待員安排是否貫徹?管理?現(xiàn)場(chǎng)音樂(lè)主桌和其他席位安排、席位卡簽到桌和簽到本門口的接待工作上司的特別提醒、規(guī)定（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間專人負(fù)責(zé)?來(lái)賓的司機(jī)安排、車輛停放意外情況(停電、客人酒醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn)備結(jié)束后清場(chǎng)答:文秘人員應(yīng)在宴請(qǐng)開始的前幾天通過(guò)電話了解情況，一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行，可以采用倒計(jì)時(shí)的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更具體的表格,逐項(xiàng)擬定期限，規(guī)定負(fù)責(zé)人完畢進(jìn)度，在宴請(qǐng)的當(dāng)天,文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排,有否臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會(huì)當(dāng)天應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路,宴會(huì)結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客,要提醒客人帶回代辦保管的物品，會(huì)后協(xié)助收拾會(huì)場(chǎng)。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)4一、簡(jiǎn)樸闡述口頭語(yǔ)言的基本特性及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合?？陬^語(yǔ)言的基本特性：(1）語(yǔ)音聽過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了,也許留在記憶中;所以發(fā)聲要清楚，盡也許說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。（2）有重音。口語(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分,都是通過(guò)重音表達(dá)的。(3)有歧義。由于漢字一音多字。(4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。比如,莊重的場(chǎng)合,口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間,口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、快樂(lè)些。敬語(yǔ)使用的一般場(chǎng)合:(1)對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語(yǔ)。(2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合(生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話)也需要使用敬語(yǔ)。（3)敬語(yǔ)一般針對(duì)：年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者;給(給過(guò))自己恩惠者;有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。合適的話題涉及：(1)談話雙方都感愛(ài)好的、有共同利益的話題,如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（３）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等;(4)比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等;(５）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題;(6）風(fēng)趣、風(fēng)趣的小故事,無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。不合適的話題涉及:（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。(2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3)過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5)夸耀自己的話題。（６)庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。三、印章的使用重要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的重要形式為：（1）落款章;(2）更正章;(３)證見章；(4）騎縫章；(5)騎邊章；(6）密封章;（7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍:(１)落款章加蓋于文書作者的落款處,用來(lái)表白作者的法定性和文獻(xiàn)的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。四、簡(jiǎn)要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。收文解決的程序:簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。分送的基本原則:(1）屬于方針政策性的,關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文獻(xiàn)或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文獻(xiàn),均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或解決；(2）屬于機(jī)關(guān)平常事