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會(huì)計(jì)憑證整理與裝訂財(cái)務(wù)管理部寧淮憑證規(guī)范化的必要性一、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理需要;二、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作重要內(nèi)容;三、工作態(tài)度的體現(xiàn)。一、原始憑證折疊和粘貼
二、會(huì)計(jì)憑證的裝訂
三、憑證封面的填制
四、建議與思路一、原始憑證折疊和粘貼
1、胡亂折疊不規(guī)范的單據(jù)粘貼2、雜亂無(wú)章不規(guī)范的單據(jù)粘貼4、長(zhǎng)短不一3、臃腫雜亂5、上線不齊不規(guī)范的單據(jù)粘貼6、左線不齊一、原始憑證與記賬憑證面積一樣或略小粘貼要求:1、對(duì)于單據(jù)長(zhǎng)度大于12cm,寬度大于7cm,不要攤開(kāi)粘貼;2、要求以左邊和上邊為基準(zhǔn),對(duì)齊累壓粘貼;3、剪掉多余空白部分;4、不要用粘貼單。記賬憑證尺寸:長(zhǎng)24cm×寬14cm二、原始憑證比記賬憑證面積大(A4)憑證封面:長(zhǎng)25cm×寬14.3cm記賬憑證尺寸:長(zhǎng)24cm×寬14cmA4紙尺寸:長(zhǎng)29.7cm×寬21cm二、原始憑證比記賬憑證面積大(A4)粘貼要求:1、以A4紙為例,一律橫向折疊;2、以記賬憑證的左邊上邊線為基準(zhǔn);3、將A4紙先自下7cm處向上折疊;4、自左邊折疊處裁開(kāi)4.5cm后,并自左向右折疊;5、單數(shù)張時(shí),自右5.7cm處向左折疊;二、原始憑證比記賬憑證面積大(A4)粘貼要求:4、雙數(shù)張時(shí),自右11.4cm處向左折疊;
5、A4紙張數(shù)較多時(shí),要間隔以記賬憑證的左邊下邊線為基準(zhǔn);6、將A4紙先自上7cm處向下折疊;二、原始憑證比記賬憑證面積大(A4)1、A4紙量大時(shí),應(yīng)在裝訂位置粘貼“襯紙”加厚;2、襯紙的大小和厚薄可根據(jù)裝訂位置的長(zhǎng)短和憑證的厚度確定;3、襯紙要與整本憑證吻合協(xié)調(diào),與裝訂位置齊線齊邊,不能形成“鋸齒”。三、原始憑證比記賬憑證面積小很多1、對(duì)于單據(jù)長(zhǎng)度小于12cm,寬度小于7cm,要均勻攤開(kāi)粘貼;2、對(duì)于小張的原始憑證,不能隨意貼在中間;3、單據(jù)不能粘貼太多太厚;1、使用的粘貼單要和記賬憑證尺寸一致;2、將同類同金額的單據(jù)進(jìn)行分類,同類的粘貼在一起,同張粘貼單上憑證盡量保持大小一致;三、原始憑證比記賬憑證面積小很多3、憑證數(shù)量多時(shí),就要均勻排列,不能貼成“大肚子”??孔筮呉涣锌梢岳蹓赫迟N。4、要將褶皺的憑證攤開(kāi)、壓平;5、按照“從左向右,從上向下”粘貼。首先從粘貼紙的左上角開(kāi)始,齊線齊邊,只需粘牢原始憑證的左側(cè)部分;6、每張粘貼單所粘貼的憑證不得過(guò)多,最多以不超過(guò)30張為限;7、有獎(jiǎng)發(fā)票應(yīng)去掉對(duì)獎(jiǎng)聯(lián)。8、選用優(yōu)質(zhì)膠水,不要使用過(guò)期或變質(zhì)的膠水,否則粘貼不牢,造成憑證脫落。膠水也不能使用太多。三、原始憑證比記賬憑證面積小很多
6、項(xiàng)目公司有些數(shù)量很大的單據(jù),如燃?xì)怃N售發(fā)票、領(lǐng)料單等,可以單獨(dú)裝訂保管;
7、封面上注明原始憑證的張數(shù)、金額,所屬記賬憑證的日期、編號(hào)、種類。8、封面應(yīng)一式兩份,一份作為原始憑證的封面,封面上注明“附件”字樣;另一份附在記賬憑證的后面;9、在記賬憑證上注明“附件另訂”,以備查考;10、記賬憑證編號(hào)必須連續(xù),不要跳號(hào)。四、數(shù)量特別多的原始憑證二、會(huì)計(jì)憑證的裝訂
1、會(huì)計(jì)憑證裝訂要及時(shí),一般情況下本月要將上上個(gè)月的憑證裝訂完畢;2、每?jī)?cè)會(huì)計(jì)憑證的厚薄應(yīng)基本保持一致,厚度通常在2.0cm至2.5cm之間;3、不能把應(yīng)屬一份記帳憑證附件的原始憑證拆開(kāi)裝訂在兩冊(cè)之中;
4、每張記賬憑證所附原始憑證不宜過(guò)厚,一般不超過(guò)5mm;5、票據(jù)上的重要信息不要被遮蓋,如支票存根,應(yīng)靠右粘貼;6、經(jīng)濟(jì)合同、押金、保證金收據(jù)、涉外文件等重要原始憑證,應(yīng)單獨(dú)登記保管,并在記賬憑證和原始憑證上相互注明;7、經(jīng)常被查閱、要復(fù)印的原始憑證,在未裝訂前進(jìn)行掃描復(fù)印存檔,以便備用;8、對(duì)于整理好的記賬憑證,及時(shí)用重物壓平,用長(zhǎng)尾票夾夾固存放,以防褶皺、膨松,確保憑證整體平整。“兩孔包角”式裝訂兩孔邊沿距離為3.5cm,1.5cm.“兩孔包角”式裝訂1、憑證裝訂前必需要經(jīng)過(guò)夾壓一段時(shí)間,保證整本紙張平整結(jié)實(shí),以免折疊及粘貼的原始憑證有松散現(xiàn)象。2、將憑證封面一分兩半,分別放在封面與封底,再另取一張憑證封面一分四半,將其中的一個(gè)1/4放在要裝訂的憑證首頁(yè),與左上角對(duì)齊。3、打孔的位置要統(tǒng)一,用尺量出兩個(gè)點(diǎn),兩孔邊沿距離為3.5cm,1.5cm.4、裝訂線要雙線繃緊拉實(shí),要繞經(jīng)憑證的上邊和左邊的外部。5、裝訂線不得摭蓋原始憑證重要信息內(nèi)容,不得出現(xiàn)原始憑證脫落現(xiàn)象?!皟煽装恰笔窖b訂
5、憑證上邊、左邊完全整齊,無(wú)斜面,無(wú)紙張突凹;6、包角大小位置統(tǒng)一并恰到好處;7、包角紙質(zhì)顏色與封面保持一致;8、包角密封吻合嚴(yán)實(shí)美觀;9、加壓固形。三、憑證封面的填制1、封面上應(yīng)注明單位名稱;2、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號(hào)碼;3、封面填寫(xiě)內(nèi)容要完整;4、簽字蓋章齊全、端正、清晰;5、封面字體要求大小適當(dāng)?shù)皿w,封面潔凈、美觀。四、建議與思路四、建議與思路1、添置先進(jìn)的裝訂機(jī);2、統(tǒng)一印制各種憑證單據(jù);3、加強(qiáng)對(duì)報(bào)銷人培訓(xùn)和要求;a\主管會(huì)計(jì)對(duì)報(bào)銷人分部門按人建立憑證粘貼的質(zhì)量檔案;b\每次報(bào)銷時(shí)評(píng)判質(zhì)量并登記存檔,分為優(yōu)秀、優(yōu)良、及格、不及格;c\定期將成績(jī)予以通報(bào)并通知部門領(lǐng)導(dǎo);d\對(duì)成績(jī)優(yōu)秀的,予以表?yè)P(yáng),可以優(yōu)先報(bào)銷;e\對(duì)成績(jī)不及格的,當(dāng)
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