雙語(yǔ)版英語(yǔ)商務(wù)信函

英文商務(wù)信函BusinessLettersInEnglishLetterBodyClose商務(wù)信函包括三部分HeadAddresser'sAddressReferencenumberDateInsideAddressSalutationSubjectHeadingTip1(1)

The

heading

信頭Actuallycompanywillhavespecialprintingwithletterhead.(2)The

reference

number

編號(hào)Itisaimedatunderstandingwhichletteritisreferringto.Thereareusuallytwokindsof

reference

numberwrittenforms：the

onesimple:“Re:XXX”:Re:Invoice12345

OR

Re:YourletterdatedJanuary20,2006.Anotherone“Yourref:XXX（你方編號(hào)）,Ourref:XXX”（我方編號(hào)）Tip1the

date

日期

Dateshouldbeprintedonthebottomrightoftheletterhead.Attn.YEAR

shouldnotbeabbreviatede.g.2006√06×[E]day/month/yeare.g.1May1998[M]month/day/yeare.g.May，1，1998

(3)The

inside

address信內(nèi)地址

Themailingaddressmustrespecteachotherhabits，justfollowtheletterheading.Don’tforgetthecountrynamewhenyouwriteanairmail.(4)The

salutation稱謂

useCOURTESYandPOLITEtitle(5)Subject主題ExpressthepurposeofwritingTip2The

body

of

the

letter

The

closing

sentencesLetterBodyThe

body

of

the

letter正文

The

body

of

the

letteris

thekeypart.onecontentanddecentletternotonlygetthegoalbutalso

promotethefriendshipbetweenthetwosides.Thebusinessoftenuse5Ctoevaluateoneletter:

Conciseness(簡(jiǎn)潔)、Clarity(明了)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Courtesy(禮貌)。The

closing

sentences結(jié)尾句

Theclosingsentencesareusedtosummarizethetextaboutitems,suggestingthattherecipientoftherequest,itwillbeaddedwithsomepolitewords.The

complimentary

close

The

signatureCloseThecomplimentary

close

結(jié)束語(yǔ)

Almostallthebusinessletterswillusepoliteexpressiontomakeanend.Payattention:addacomma!

The

signature

簽名Thesignatureshouldbeoneshapeallthetimeandalsobetypedonthepaper.如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.

或Enc.。EnclosureCarboncopy/PostscriptCarboncopy抄送

如果本信函需要抄送他人閱覽，則須注明抄送人的名稱，例如：cc.Mr.DavidSchiller,ExecutingManagerPostscript（P.S.

附言）

用來(lái)說(shuō)明沒(méi)有包括在信中的想法和內(nèi)容。有時(shí)一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時(shí)可用附言填補(bǔ)遺漏內(nèi)容。在促銷和私人信件中，附言也可以用來(lái)強(qiáng)調(diào)寫信人請(qǐng)求收信人采取的行動(dòng)和做出的考慮。附言應(yīng)盡量做到簡(jiǎn)明扼要。附言通常在簽名下方，從左側(cè)頂格書寫，例如：P.S.Eachindividual’sE-mailaddressremainsunchanged2023/2/6Sample2023/2/6SampleTHANKYOU2023/2/6信內(nèi)地址2023/2/6致某公司：Messrs.LakeKane＆Co.，Ltd.66MartinsLaneLondonEC3V7BH致公司中某職位：TheManagerEaglePressInc.66MartinsLaneLondonEC3V7BH致公司某人：Mrs.JuttaBrownEaglePressInc.66MartinsLaneLondonEC3V7BH稱謂2023/2/6如果信是寫給公司的，并沒(méi)有直接的聯(lián)系人，稱呼應(yīng)為：“DearSirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用ToWhomItMayConcern或DearSirorMadam。在寫信給特定的組織時(shí)，更愿意使用DearMember,DearCustomer,和DearHumanResourcesManager這樣的稱呼。如果知道收件人的姓名，就應(yīng)該直接把姓名用入稱呼里。商務(wù)信函一般用DearMissBrown，DearMr.Smith。Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。主題2023/2/6書寫Subject能便于收件人迅速了解信的主要內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)如果信內(nèi)有ReferenceNumber，就不一定再寫Subject。

Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書寫形式：直接書寫、Subject:和Re:。

為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等，例如：INVOICE12345Re:Invoice12345Subject:Invoice12345正文2023/2/6DearMr.Smith,

Aswementionedinourpreviousquotation,thepriceislikelytorise.Sincematerialpriceisaverycrucialelementforourcostaccounting,wearecompelledtoshiftthisrisetoourcustomers.Thepricefor33Eurohasincreasedto33.5Euro,packingchargeandfreightremainingunchanged.Wethankyouforyourunderstandingandlookforwardtohavingagoodcooperationwithyou.

Yourssincerely，MingLi正文2023/2/6DearMr.Smith,

Aswementionedinourpreviousquotation,thepriceislikelytorise.Sincematerialpriceisaverycrucialelementforourcostaccounting,wearecompelledtoshiftthisrisetoourcustomers.Thepricefor33Eurohasincreasedto33.5Euro,packingchargeandfreightremainingunchanged.Wethankyouforyourunderstandingandlookforwardtohavingagoodcooperationwithyou.

Yourssincerely，MingLi結(jié)束語(yǔ)2023/2/6幾乎所有的商務(wù)信函都會(huì)用到結(jié)尾敬辭。它寫在正文下面，第一個(gè)字母要大寫，最后一個(gè)詞的后面有逗號(hào)。至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來(lái)說(shuō)結(jié)尾敬辭和開(kāi)頭的稱呼有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：1.如果不知到收件人的姓名，開(kāi)頭的稱呼是DearSirs，（英式）或Gentelmen:（美式），則結(jié)尾敬辭采用Yoursfaithfully，（英式）或Yourstruly，（美式）；2.如果知到收件人的姓名，開(kāi)頭的稱呼是DearMr.Brown，則結(jié)尾敬辭采用Yourssincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。簽名2023/2/6簽名代表了寫信人，所以其形體和寫法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn)，一般商務(wù)書信，還應(yīng)在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。簽名格式和規(guī)則有以下一些約定：

1.簽名者代表公司、某單位名義時(shí)，應(yīng)在結(jié)束詞下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽名。

2.女性簽名時(shí)，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時(shí)，要加上by,for,perpro