擬寫常用事務(wù)文書

擬寫傳真1、概念：傳真是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)體通過有線電、無線電或國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳送的一種文書。2、特點(diǎn)：1）真實(shí)，既傳送的是文書原件的真跡；2）便捷，即操作便當(dāng)，傳遞迅速；3）可靠，既所傳遞是圖象信息，不會(huì)出現(xiàn)文字的改動(dòng)和錯(cuò)漏。天地公司傳真收件人：鐘宜單位：寰宇運(yùn)輸公司抄送：傳真號(hào)：（021）123456發(fā)件人：初萌日期：2006/6/15傳真號(hào)：（010）654321電話：（010）654322頁數(shù)：共1頁主題：聯(lián)系倉儲(chǔ)運(yùn)輸

□緊急□請(qǐng)審閱□請(qǐng)批注□請(qǐng)答復(fù)□請(qǐng)傳閱寰宇運(yùn)輸公司：我公司現(xiàn)有100噸硝酸銨化肥急需運(yùn)往寧夏災(zāi)區(qū)，請(qǐng)貴公司速與我聯(lián)系有關(guān)倉儲(chǔ)運(yùn)輸事宜。天地公司（公章）

2006年6月15日√

這是一份傳真首頁，標(biāo)題通常是“公司名稱+文種”。正文的首部寫明收件人姓名、單位、抄送人姓名、傳真號(hào)及發(fā)件人的姓名、發(fā)件日期、總頁數(shù)、傳真號(hào)、電話、主題及回復(fù)要求選項(xiàng)等。傳真的語言要簡潔，格式規(guī)范。通常公司的傳真紙是統(tǒng)一印刷的，在傳真信紙上方或下方印有公司名稱，地址及公司的標(biāo)志圖標(biāo)。擬寫備忘錄2023/2/66一、什么是備忘錄二、為什么要推行備忘錄三、如何正確書寫備忘錄四、案例分析2023/2/67序:我們所有的高級(jí)管理人員都從內(nèi)部提拔，但如果你想要升遷，最好先學(xué)會(huì)寫備忘錄。---寶潔CEO雷富禮

備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的等級(jí)是比較低的，主要用來提醒、督促對(duì)方，或就某個(gè)問題提出自己的意見或看法。在業(yè)務(wù)上，它一般用來補(bǔ)充正式文件的不足。它的內(nèi)容可以分為以下幾項(xiàng)：一、什么是備忘錄?書端(Heading);收文人的姓名、頭銜、地址

(Addressee’sName,Title,Address)；稱呼(Salutation)；事因(Subject)；正文(Body)；結(jié)束語(ComplimentaryClose)；署名(Signature)注意事項(xiàng)：書端部分包括發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、地址、發(fā)文日期，有的還包括電報(bào)掛號(hào)、電傳號(hào)、電話號(hào)碼等。許多機(jī)關(guān)有自己特制的信箋，在寫書端時(shí)，其格式和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用與一般信件的相同。收文人(或收文單位)的姓名、頭銜、地址一項(xiàng)寫在左上角編號(hào)處的下面，其格式與書信的寫法相同。2023/2/611（XXX部門）備忘錄致：抄送：發(fā)件人：日期：題目開篇段落(概要)

背景資料(背景)

主體細(xì)節(jié)/討論計(jì)劃行動(dòng)(關(guān)鍵步驟)審批“寶潔備忘錄”結(jié)構(gòu)2023/2/612二、為什么要推行備忘錄

將復(fù)雜事情簡單化實(shí)行高效能管理，最終提高工作效率作為一種訓(xùn)練工具，鼓勵(lì)員工學(xué)會(huì)認(rèn)真細(xì)致的分析方法、提升管理者的邏輯及系統(tǒng)思維能力2023/2/613公文現(xiàn)狀結(jié)果報(bào)告冗長、分散風(fēng)格不一缺乏清晰的結(jié)構(gòu)和鮮明的觀點(diǎn)廢話過多、缺少支持性論點(diǎn)及數(shù)據(jù)化分析同一內(nèi)容，不同讀者有不同理解溝通障礙不便閱讀和理解耽誤領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)間降低工作效率追求的目標(biāo)一張紙（一目了然、簡練清楚）統(tǒng)一模板、統(tǒng)一格式合乎邏輯、觀點(diǎn)明確、切中要害側(cè)重于支持性數(shù)據(jù)及事實(shí)依據(jù)的分析不同的人都能獲得相同信息有效溝通報(bào)告含金量高、說服性強(qiáng)節(jié)省閱讀者時(shí)間、加快審批速度提高工作效率→發(fā)展自己和組織，提升公司效率2023/2/614三、如何正確書寫備忘錄

重點(diǎn)內(nèi)容不突出容易走極端（表述太過簡單或太過復(fù)雜）邏輯條理不清楚、張冠李戴短斤少兩，遺漏要點(diǎn)缺少數(shù)據(jù)及理性分析，說服力不夠強(qiáng)1、寫備忘錄最容易犯的錯(cuò)誤-------只顧自己感受，沒有從讀者角度來考慮2023/2/615判斷信息類型（是建議型，還是分析型）明確目標(biāo)讀者和寫作主題確定要點(diǎn)順序2、書寫要領(lǐng)A、做好計(jì)劃2023/2/616Ｂ、信息組織的6步曲建議型分析型致：抄送：發(fā)件人：部門：日期：致：抄送：發(fā)件人：部門：日期：概要----讓讀者做什么概要----讓讀者知道什么背景----為建議段落作鋪墊背景---描述收集數(shù)據(jù)資料的方法第2步：概要（簡潔語句概括該備忘錄的主要內(nèi)容）第1步：題目及相關(guān)信息（發(fā)自誰、發(fā)給誰、抄送誰、日期）第3步：背景（提事實(shí)，用圖表數(shù)據(jù)更能直觀了解。通常采用過去時(shí)）題目題目2023/2/617Ｂ、信息組織的6步曲建議型分析型建議----強(qiáng)調(diào)需審批的事件----若建議在概要中已有完整陳述，此段可省略結(jié)論----表明自己的意見、判斷或?qū)κ挛锏目捶ńㄗh依據(jù)----通常使用不多于三個(gè)理由來支持建議，按重要程度由大到小排列結(jié)論依據(jù)-----按重要性由大到小列出結(jié)論所依據(jù)的事實(shí)第4步：主體（列出主要論據(jù)、突出關(guān)鍵論點(diǎn)和做法）2023/2/618Ｂ、信息組織的6步曲建議型分析型細(xì)節(jié)/討論------可用可不用細(xì)節(jié)/討論-----可用可不用關(guān)鍵步驟---描述若建議得到同意后，將采取什么行動(dòng)及時(shí)間安排關(guān)鍵步驟---描述作為所得出的結(jié)論，計(jì)劃采取什么行動(dòng)審批第6步：關(guān)鍵步驟（下一步行動(dòng)計(jì)劃）

第5步：細(xì)節(jié)/討論（用于討論尚未涉及的問題，如限制因素、風(fēng)險(xiǎn)等，并加入其他部門意見）審批2023/2/619略讀---題目是什么，思考讀者感不感興趣瀏覽---了解文章所有的重要緊急和關(guān)聯(lián)信息閱讀---邏輯表達(dá)是否簡潔、連貫、完整使用簡明易懂的語句。Ｃ、

運(yùn)用“略讀---瀏覽---閱讀”來檢查和修正文稿練習(xí)1你是學(xué)生報(bào)的一名成員，學(xué)生報(bào)現(xiàn)在針對(duì)本校學(xué)生招聘暑期記者，有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先，被聘者將每周寫兩篇關(guān)于這個(gè)城市和校園的報(bào)道，工作是從五月底到八月底，工資待議，，感興趣者可把你的簡歷寄到學(xué)校報(bào)社。

請(qǐng)按照上述格式擬寫備忘錄。

日期：2005年10月10日致：全體學(xué)生自：A.巴特爾事由：夏季學(xué)期記者招聘學(xué)生報(bào)正在招聘夏季學(xué)期的記者。條件是應(yīng)聘人應(yīng)是本校的在校生，最好至少有兩年的寫作經(jīng)驗(yàn)。被聘者將每周寫兩篇關(guān)于這個(gè)城市和校園的報(bào)道。工作是從五月底開始，一直持續(xù)到八月底。工資待議，且會(huì)以其經(jīng)歷為依據(jù)。感興趣者，請(qǐng)把你的簡歷寄到學(xué)校報(bào)社。練習(xí)2你是企業(yè)的人力資源經(jīng)理，調(diào)查顯示，公司的許多人不會(huì)使用電腦導(dǎo)致了工作效率的低下。因此，公司決定為所有的全職員工開辦一個(gè)為期兩個(gè)月的計(jì)算機(jī)課程，于每周一晚上7點(diǎn)到9點(diǎn)之間在公司的會(huì)議室A和B舉行。每個(gè)員工都可以根據(jù)自己目前的計(jì)算機(jī)水平選擇初級(jí)或高級(jí)課程，員工需于5月15日之前到公司接待處報(bào)名。請(qǐng)以人力資源經(jīng)理的名義給全體員工寫一份備忘錄。收文人：所有全職員工發(fā)文人：人力資源經(jīng)理，李明日期：2007年5月9日主題：計(jì)算機(jī)課程人力資源部上個(gè)月進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，公司的許多人不會(huì)使用電腦導(dǎo)致了工作效率的低下。因此，我們決定為所有的全職員工開辦一個(gè)為期兩個(gè)月的計(jì)算機(jī)課程，于每周一晚上7點(diǎn)到9點(diǎn)之間在公司的會(huì)議室A和B舉行。每個(gè)員工都可以根據(jù)自己目前的計(jì)算機(jī)水平選擇初級(jí)或高級(jí)課程。請(qǐng)于5月15日之前到公司接待處報(bào)名。歡迎提出更好的意見和建議，使我們的這個(gè)項(xiàng)目更加富有成果。2023/2/624結(jié)束語：備忘錄看似簡單，但作為溝通工具，實(shí)則對(duì)大家都是一個(gè)嚴(yán)酷的挑戰(zhàn)。

寫好備忘錄沒有任何捷徑可走，需要不斷地演練和修正：擬寫邀請(qǐng)函邀請(qǐng)信定義

邀請(qǐng)信是由機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、公司、學(xué)校等單位或個(gè)人舉辦某些活動(dòng)時(shí)，邀請(qǐng)目標(biāo)單位成員前來參加慶典、會(huì)議及各種活動(dòng)的信件。邀請(qǐng)信黃麗娜總經(jīng)理：感謝您一直以來對(duì)本公司的關(guān)心和支持，使公司業(yè)務(wù)得以蓬勃發(fā)展?，F(xiàn)公司已遷至杭州下沙開發(fā)區(qū)，邀請(qǐng)您在2011年12月18日15時(shí)撥冗前往下沙經(jīng)貿(mào)大廈（解放路路108號(hào))參觀公司新址，并赴本公司的慶典晚宴。敬請(qǐng)光臨杭州俊豪貿(mào)易公司二0一一年十二月十日邀請(qǐng)信黃麗娜總經(jīng)理：感謝您一直以來對(duì)本公司的關(guān)心和支持，使公司業(yè)務(wù)得以蓬勃發(fā)展?，F(xiàn)公司已遷至杭州下沙開發(fā)區(qū)，邀請(qǐng)您在2011年12月18日15時(shí)撥冗前往下沙經(jīng)貿(mào)大廈（解放路路108號(hào))參觀公司新址，并赴本公司的慶典晚宴。敬請(qǐng)光臨杭州俊豪貿(mào)易公司二0一一年十二月十日邀請(qǐng)信范例標(biāo)題稱謂敬語具名日期活動(dòng)時(shí)間地點(diǎn)不得有誤?。?！正文標(biāo)題一般只寫文種“邀請(qǐng)信”即可，字號(hào)比通常標(biāo)題要略大一些。也可以加“事由”，如“關(guān)于參加研討會(huì)的邀請(qǐng)信”。還可包括個(gè)性化的活動(dòng)主題標(biāo)語，如“溝通無限中部六省城市信息化高級(jí)論壇邀請(qǐng)信”。稱謂：是對(duì)邀請(qǐng)對(duì)象的稱呼。要頂格寫受邀單位名稱或個(gè)人姓名，后加冒號(hào)。要寫明對(duì)方姓名、職務(wù)、職稱、學(xué)銜。也可以用“同志”、“經(jīng)理”、“教授”、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。通常還要加上“尊敬的”之類定語。正文：邀請(qǐng)信的主體。開頭可向被邀請(qǐng)人簡單問候，位置在稱謂下一行，空兩格。接著寫明舉辦禮儀活動(dòng)的緣由、目的、事項(xiàng)及要求，寫明禮儀活動(dòng)的日程安排、時(shí)間、地點(diǎn)，邀請(qǐng)對(duì)象以及邀請(qǐng)對(duì)象所做的工作等，并對(duì)被邀請(qǐng)方發(fā)出得體、誠摯的邀請(qǐng)。有較為詳細(xì)出席說明的，通常要另紙說明，避免邀請(qǐng)函寫得過長。敬語末尾一般要寫常用的邀請(qǐng)慣用語。如“敬請(qǐng)光臨”、“敬請(qǐng)參加”、“請(qǐng)屆時(shí)出席”之類的敬語。有些邀請(qǐng)函可以用“此致敬禮”、“順致節(jié)日問候”、“順祝恭安”等敬語。落款署上邀請(qǐng)單位名稱或發(fā)函者個(gè)人名稱，署上發(fā)函日期。（日期要全，數(shù)字用中文）形式上的要求：邀請(qǐng)函的形式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應(yīng)用紅紙或特制的請(qǐng)柬填寫。

邀請(qǐng)函尊敬的_____先生：您好!_______單位將于____年____月____日_________時(shí)在_________地，舉辦_____________活動(dòng)，特邀您參加，謝謝。署名

_______年__月__日

通用格式注意事項(xiàng)“邀請(qǐng)函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關(guān)于邀請(qǐng)出席×X活動(dòng)的信”。被邀請(qǐng)者的姓名應(yīng)寫全，不應(yīng)寫綽號(hào)或別名。在兩個(gè)姓名之間應(yīng)該寫上“暨”或“和”，不用頓號(hào)或逗號(hào)。網(wǎng)上或報(bào)刊上公開發(fā)布的邀請(qǐng)信，由于對(duì)象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。嚴(yán)格遵守寫作格式，稱謂、邀請(qǐng)事由、具體內(nèi)容、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、相關(guān)事宜、聯(lián)系方式、落款等是必不可少的部分，不能丟漏信息。邀請(qǐng)事項(xiàng)務(wù)必周詳，使邀請(qǐng)對(duì)象可以有準(zhǔn)備而來，也會(huì)使活動(dòng)舉辦的個(gè)人或單位減少一些意想不到的麻煩。邀請(qǐng)信須提前發(fā)送，使受邀方有足夠的時(shí)問對(duì)各種事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌安排。大家來找茬?。?！尊敬的文俊豪女士：您好！首先感謝您在過去的時(shí)光里對(duì)我們的關(guān)注和支持，感謝您對(duì)我們所有工作的理解和肯定！在此，為您送上我們最真誠的問候和最衷心的祝福！我公司將舉行杭州分公司成立大會(huì)，我們誠摯邀請(qǐng)您親臨指導(dǎo)，讓我們?cè)诖舜砉救w同事，對(duì)您長期以來對(duì)我們的關(guān)心和支持表示感謝！杭州商貿(mào)有限公司

于2012年10月11號(hào)（星期六）上午8點(diǎn)在銀座街116號(hào)敬請(qǐng)光臨。2012年9月25號(hào)邀請(qǐng)信COMEON擬寫請(qǐng)柬請(qǐng)柬的定義請(qǐng)柬的作用請(qǐng)柬的樣式請(qǐng)柬與邀請(qǐng)函的區(qū)別請(qǐng)柬寫作的注意事項(xiàng)請(qǐng)柬也稱請(qǐng)?zhí)菃挝换騻€(gè)人邀請(qǐng)某人參加典禮、會(huì)議或某種活動(dòng)使用的文書。請(qǐng)柬在公共事務(wù)和私人事務(wù)當(dāng)中都是最為莊重、禮貌而又簡便的交往方式。請(qǐng)柬的定義1.使用請(qǐng)柬，既可以表示對(duì)被邀請(qǐng)者的尊重，又可以表示邀請(qǐng)者對(duì)此事的鄭重態(tài)度。2.凡召開各種會(huì)議，舉行各種典禮、儀式和活動(dòng)，均可以使用請(qǐng)柬。所以請(qǐng)柬在款式和裝幀設(shè)計(jì)上應(yīng)美觀、大方、精致，使被邀請(qǐng)者體味到主人的熱情與誠意，感到喜悅和親切。

請(qǐng)柬的作用

請(qǐng)柬一般有兩種樣式：一種是單面的，其結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、稱呼、正文、具名和日期構(gòu)成；一種是雙面的，即折疊式，封面寫“請(qǐng)柬”二字，內(nèi)瓤由稱呼、正文、具名和日期構(gòu)成。（一）標(biāo)題在封面上寫“請(qǐng)柬”或“請(qǐng)?zhí)倍郑话阋鲆恍┧囆g(shù)加工，用美術(shù)體的字，文字的色彩可以燙金，可以有圖案裝飾等。不過，請(qǐng)柬通常是已經(jīng)按照書信格式制好的，使用者只需填寫正文內(nèi)容。（二）稱呼要頂格寫出被邀請(qǐng)者的姓名以及稱謂，稱呼后加上冒號(hào)。（三）正文寫明活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、方式。最后寫上禮節(jié)性的恭候語。（四）具名和日期寫明邀請(qǐng)者的單位名稱或者各人姓名和發(fā)諫日期。以單位名義發(fā)諫的要蓋公章。請(qǐng)柬樣式請(qǐng)柬與邀請(qǐng)信的異同（一）相同處（1）確指性：發(fā)送對(duì)象是特定的單位或個(gè)人。（2）禮儀性：都具表達(dá)尊重、聯(lián)絡(luò)情感的意味，具有禮儀性。（二）不同處（1）邀請(qǐng)信內(nèi)容更具體，更詳細(xì)、樸實(shí)，用語比請(qǐng)柬隨意。（2）請(qǐng)柬比邀請(qǐng)信更具莊重性。（3）邀請(qǐng)信對(duì)象較寬泛；請(qǐng)柬一般給平級(jí)或上級(jí)。請(qǐng)柬寫作的注意事項(xiàng)1.文字要美觀，用詞要謙恭，要充分表現(xiàn)出邀請(qǐng)者的熱情與誠意。2.語言要精煉、準(zhǔn)確，凡涉及到時(shí)間、地點(diǎn)、人名等一些關(guān)鍵性詞語，一定要核準(zhǔn)、查實(shí)。3.語言要得體、莊重。4.在紙質(zhì)、款式和裝幀設(shè)計(jì)上，要注意藝術(shù)性，做到美觀、大方。練一練吧1.2012年10月1日上午九點(diǎn)恒雅廣告公司建立十周年，準(zhǔn)備在杭州德勝路238號(hào)舉行慶典，請(qǐng)給合作公關(guān)公司的總經(jīng)理朱麗葉發(fā)一封請(qǐng)柬。2.張先生與顏女士將于2012年11月18（周日）下午六點(diǎn)在德勝路海外海大酒店舉行結(jié)婚典禮，請(qǐng)給牛哥發(fā)一封請(qǐng)柬。公布答案啦?。?！1.朱麗葉總經(jīng)理：茲于2012年10月1日九時(shí)在杭州德勝路238號(hào)舉行我公司成立10周年慶典。屆時(shí)敬請(qǐng)光臨。恒雅廣告有限公司（公章）二O一二年九月二十五日2.送呈牛哥，前世注定情愿，在這浪漫又喜悅的日子里，我倆覺決定于2012年11月18日（下午六點(diǎn)整）定于德勝路海外海大酒店舉行結(jié)婚典禮，屆時(shí)準(zhǔn)備酒宴，歡迎您來分享這份喜悅，您的光臨將使我們的婚禮倍增萬分的光彩！新郎：張磊敬請(qǐng)新娘：顏美玲

招聘啟事

招聘啟事是各類機(jī)關(guān)單位、企業(yè)集團(tuán)或個(gè)體經(jīng)營者招聘人員加盟工作時(shí)使用的一種應(yīng)用文體。社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和國家各種改革措施的出臺(tái)，使各行業(yè)的用人制度有了巨大的改變，招聘制成為一種基本的用工制度，招聘啟事人們隨處可見。一、招聘啟事的定義