公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定

〔公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定〕1目的為強(qiáng)化公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)各功能有效運(yùn)行，信息及時(shí)處理和反饋。對(duì)電子*準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、及時(shí)地進(jìn)行處理，提高工作效率。2適用范圍本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理。3術(shù)語和定義電子*:電子*是指在企業(yè)管理過程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式，能被計(jì)算機(jī)處理、拷貝、存儲(chǔ)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書如：(決定、決議、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、公函等）。4職責(zé)公司辦公室是公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門，對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。公司電算室是保證公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的系統(tǒng)維護(hù)部門，對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否正常運(yùn)行負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)對(duì)永久保留的信息備份工作。人力資開發(fā)室負(fù)責(zé)人員流動(dòng)、用戶變更信息的及時(shí)提供。網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門，對(duì)解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放經(jīng)銷商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門，對(duì)解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。5管理要求5.1電子*管理規(guī)定。5.1.1電子*與紙質(zhì)*關(guān)系。各部門須指定專人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理，按紙質(zhì)*辦理程序處理電子*。電子*行文關(guān)系，與紙質(zhì)*的行文關(guān)系相同。除特殊注明外，電子*與紙質(zhì)*具有同等的行政效力。電子*不加印鑒。電子*的*要素與紙質(zhì)*基本一致，包括：*版頭、秘密等級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、*標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、附件等。電子*的辦理分為收文和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質(zhì)*工作流程基本相同。上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊的人員不得上機(jī)操作或?yàn)g覽。對(duì)機(jī)密級(jí)以上（含機(jī)密級(jí)）的文件和篇幅較長的轉(zhuǎn)發(fā)附件，仍以紙質(zhì)方式發(fā)送，但要形成簡要說明，進(jìn)入業(yè)務(wù)流程，批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。使用人員要在每個(gè)工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看待辦事宜，并簽署意見。國家秘密級(jí)以上（含秘密級(jí)）和集團(tuán)公司機(jī)密級(jí)秘密*不得以電子*形式在網(wǎng)上傳遞。各部門在收到電子*后，有必要復(fù)制成一份（經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)可復(fù)制成多份）紙質(zhì)*，應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)*右上角加蓋復(fù)制專用章（電子*復(fù)制專用章圖樣附后）注明復(fù)制單位、日期、份數(shù)，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)*應(yīng)作為備份存檔。電子*處理和存儲(chǔ)，必須采用專用的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備，由收到電子*的人員負(fù)責(zé)管理，確保有關(guān)設(shè)備的安全。電子*介質(zhì)［硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等］應(yīng)按下列要求管理：電子*介質(zhì)的使用和保存，等同紙質(zhì)*的使用和保存。電子*介質(zhì)的維護(hù)和維修，由公司電算室負(fù)責(zé)。電子*介質(zhì)的銷毀，等同紙質(zhì)*的銷毀，須進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷，確保不漏銷、不丟失。用戶認(rèn)證管理。用戶密碼方式：用戶首次登陸時(shí)系統(tǒng)強(qiáng)制更改密碼，日常要求每隔1個(gè)月修改用戶密碼。建議系統(tǒng)采用電子身份認(rèn)證卡確保系統(tǒng)的安全。用戶管理。5?1?10.1用戶重新審核：將現(xiàn)有的OA用戶按部門列表由用戶所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。5.1.10.2新用戶申請(qǐng)程序：新增用戶由本人填寫新增（變更）用戶表（附后），本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，到人力資開發(fā)室蓋章確認(rèn)，由電算室創(chuàng)建用戶。.1.10.3用戶權(quán)限變更：當(dāng)對(duì)用戶權(quán)限有特殊需要時(shí)，請(qǐng)?zhí)顚懹脩魴?quán)限變更表（附后）。5.1.10.4用戶變更：人員流動(dòng)時(shí)，由人力資開發(fā)室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對(duì)這些用戶變更所屬部門。用戶注銷：人員調(diào)離，退休、退養(yǎng)、離職時(shí)，由人力資開發(fā)室填寫用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。用戶組管理。用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后由各主管部門重新審核。新用戶組申請(qǐng)程序：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協(xié)商創(chuàng)建。用戶組的日常管理：用戶組由電算室進(jìn)行日常維護(hù)用戶組信息的發(fā)布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個(gè)月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對(duì)模塊中的文檔進(jìn)行維護(hù)。系統(tǒng)操作要求。5.1.13.1要求每天早8：00打開OA辦公系統(tǒng)，下班時(shí)觸發(fā)按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。上班期間每隔一個(gè)小時(shí)查看一次最新信息。各模塊的主管理單位負(fù)責(zé)及時(shí)更新信息。5.1.14信息管理要求。電子郵件系統(tǒng)：要求經(jīng)常清理，保證郵件占用空間小于100M。5.1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個(gè)月時(shí)間，超期后由電算室對(duì)文檔進(jìn)行刪除。5.1.14.3*管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對(duì)文檔進(jìn)行維護(hù)。政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制：由企管辦對(duì)文檔進(jìn)行定期維護(hù)。信息發(fā)布、信息收集：由指定部門的專人負(fù)責(zé)維護(hù)。對(duì)于永久保留的信息由電算室負(fù)責(zé)備份。重要信息主管理部門要自已備份經(jīng)銷商電子*管理規(guī)定。每家經(jīng)銷商一個(gè)用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調(diào)動(dòng)，其他人不能登錄。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位，新的操作人員應(yīng)及時(shí)更改用戶設(shè)置。上機(jī)操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。上機(jī)操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動(dòng)，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。5?2?5不許將IE瀏覽器設(shè)置成“表單自動(dòng)提示密碼”上機(jī)人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，作為劣跡記入經(jīng)銷商綜合考評(píng)。使用人員要每日登錄系統(tǒng)，至少保證早、晚各一次，并及時(shí)將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。5.3服務(wù)商電子*管理規(guī)定。外來*進(jìn)行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網(wǎng)上*、服務(wù)通報(bào)、月報(bào)審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。服務(wù)站內(nèi)部制定的*，需按流程辦理且歸檔，在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。信息采編用來從各種媒體采集各種相關(guān)信息，經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進(jìn)行發(fā)布。例如：質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問題匯報(bào)、用戶信息、索賠申請(qǐng)、市場信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理鑒定員、資料員負(fù)責(zé)。公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù)，資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢、使用。服務(wù)系統(tǒng)通訊錄，供服務(wù)站使用，主要由貿(mào)易公司電算室負(fù)責(zé)。服務(wù)信息通報(bào)、月報(bào)審核信息每月由服務(wù)管理部進(jìn)行編寫，以供服務(wù)站查看。資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產(chǎn)品改進(jìn)信息、零部件信息、故障編碼、保用標(biāo)準(zhǔn)等。主要由服務(wù)管理部負(fù)責(zé)。電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等，各服務(wù)站均可發(fā)布。直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。關(guān)于磁盤上機(jī)使用的規(guī)定。5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤，必須由有關(guān)服務(wù)站站長同意并經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理人員作病毒檢查后，