淺談外資項目管理的工作重點

職稱晉級論文淺談外資項目管理的工作重點彭中良四化建公司第五工程處2005年11月淺談外資項目管理的工作重點中國化學(xué)工程第四建設(shè)公司第五工程處彭中良摘要：以蘇州阿克蘇樹脂項目和大連西卡建筑材料項目為例，與國內(nèi)項目的管理比較，提出外資項目管理的工作重點及其工作方法。關(guān)鍵詞：外資，項目，管理，重點施工項目管理是以施工項目為管理對象，以項目經(jīng)理責(zé)任制為中心，以合同為依據(jù)，按施工項目的內(nèi)在規(guī)律，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置和對各生產(chǎn)要素進行有效的計劃、組織、指導(dǎo)、控制，取得最佳的經(jīng)濟效益的過程，是從戰(zhàn)略面到計劃面到執(zhí)行面的全面性活動。施工項目管理的主要內(nèi)容，就是“三控制、二管理、一協(xié)調(diào)”，即進度控制、質(zhì)量控制、費用控制，合同管理、信息管理和組織協(xié)調(diào)。面對如此多而龐雜的工作內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)項目的特點，業(yè)主的要求突出重點，采取應(yīng)對措施。外資項目的施工管理尤為如此。根據(jù)蘇州阿克蘇15000噸/年樹脂項目和大連西卡建筑材料項目的實施情況，筆者認為，外資項目施工管理的重點工作應(yīng)在項目經(jīng)理的正確選擇、安全管理、工程索賠、采購成本控制四個方面。項目經(jīng)理的正確選擇項目經(jīng)理是施工項目的管理中心，是第一責(zé)任者。正確選擇項目經(jīng)理是搞好施工項目管理的關(guān)鍵。以國內(nèi)企業(yè)而言，項目經(jīng)理有的是技術(shù)背景，有的是管理背景，具備的能力和條件參差不齊。在正確選擇外資項目的項目經(jīng)理時應(yīng)充分考慮其能力和應(yīng)具備的條件。外資項目的項目經(jīng)理除了必須具備國內(nèi)工程項目經(jīng)理應(yīng)具有的公正無私的品質(zhì)，良好的職業(yè)道德，基本的管理技能與知識，很好的溝通與表達能力，很強的分析問題，解決問題的能力，全面而不一定很專的技術(shù)水平外，同時還應(yīng)：1）具有一定的外語水平。目前，在管理外資項目時，大多承包商都派有專職的外語翻譯，但翻譯的間接作用無法達到直接溝通的效果，特別是在小范圍討論問題的時候。這一點在阿克蘇樹脂項目和大連西卡項目上深有體會。大連西卡項目儀表設(shè)備采購技術(shù)討論時，由于項目經(jīng)理及專業(yè)技術(shù)人員英語水平的缺陷及翻譯的偏差導(dǎo)致等待外方專家的第二次答疑而延誤了設(shè)備采購的時間。2）具有較強的合同解讀能力和費用索賠的能力。國內(nèi)工程的項目經(jīng)理一般都會了解合同的幾個主要的條件，比如價格、工期、范圍、質(zhì)量等級等，其他合同問題交給經(jīng)營人員。而外資項目的業(yè)主比國內(nèi)項目的業(yè)主更重視合同，以合同為主線對項目進行管理，隨時都會需要承包商的項目經(jīng)理對項目實施情況對照合同進行解釋或澄清，這就要求項目經(jīng)理要站在全局的角度分析研究合同，并與現(xiàn)場實際情況對接，抓住關(guān)鍵，隨時糾偏，而不能僅依賴于不熟悉項目實施全局的經(jīng)營人員去應(yīng)對。關(guān)于索賠，國內(nèi)工程建設(shè)各方的索賠意識不強，或難以接受。而索賠是國外項目和外資項目的習(xí)慣做法。所以，要求項目經(jīng)理必須改變觀念，增強索賠的意識，積累索賠的經(jīng)驗。大連西卡項目依據(jù)業(yè)主提供的工藝流程圖進行報價，合同為固定總價合同。項目開始后，外方人員以技術(shù)討論的方式對工藝流程圖進行了局部修改，項目經(jīng)理了解到這一情況，立即對業(yè)主發(fā)出索賠申請，經(jīng)過多次談判，合同額追加79.862萬元，為原合同額的10.24%。這一事例充分體現(xiàn)了項目經(jīng)理具備合同解讀能力與索賠意識的重要性。3）了解和掌握外方人員所在國度的歷史和文化，尊重并理解外方人員的生活方式。項目經(jīng)理是承包商在項目上的第一責(zé)任人，決策者，解決問題的排頭兵，必然地要與業(yè)主人員最多時間的、全方位的進行接觸和溝通，甚至深入到業(yè)主人員的生活中去。如不了解外方人員所在國度的歷史和文化，不熟悉他們的宗教信仰，交往中會出現(xiàn)尷尬，造成誤會，傷害感情，甚至涉及到政治問題。交往中不能觸及外商國家的不光彩事件，不能違背他們的宗教信仰。尊重并理解他們的生活方式，可以拉近距離，增進了解，加深雙方的感情，更有利于工作溝通與交流，甚至可以擴大項目效益。在蘇州阿克蘇項目談判之初，業(yè)主荷蘭總部派來了樹脂工程顧問Mr.DICK，既是顧問，同時也是總部派來的談判專家和監(jiān)督員，我們了解到他的個人飲食習(xí)慣，不吃味精和醬油，所以，在合同簽訂后的首次宴會上，我們特別關(guān)照這一點，令他非常驚訝也非常高興。2005年8月，Mr.DICK作為工程交工結(jié)算的代表再次來到中國，在審核進度、質(zhì)量獎勵和審核工程索賠款時，給予我方非常友好的談判。我們同時應(yīng)該注意到，外方人員來到中國，大多單身一人背井離鄉(xiāng)。工作之余他們的生活較為寂寞和單調(diào)。這是我們項目人員，特別是項目經(jīng)理應(yīng)該考慮的問題，也是與業(yè)主搞好關(guān)系，交流工作，獲取有關(guān)信息的突破口。在阿克蘇樹脂項目實施之初，公司蘇州項目部購買了許多風(fēng)景區(qū)的介紹光盤給外方人員，讓他們打發(fā)空余時間，了解中國，也誘發(fā)他們到中國各地去旅游的欲望，以獲取公關(guān)的機會。這種做法在大連西卡項目上同樣也取得了較好的效果。項目的安全管理項目安全管理也是外資項目管理的重點工作之一。盡管國內(nèi)項目的承包合同中也引用了許多安全管理的法律和條例，規(guī)定了許多安全條款，但實施中落不到實處，沒有引起足夠的重視。外資項目的業(yè)主更重視以人為本，項目安全管理是整個項目建設(shè)工作中的重中之重。如果發(fā)生重大安全事故不僅造成人員傷亡，而且增加工程成本，延誤建設(shè)工期。2.1與國內(nèi)項目相比，外資項目安全管理有它不同的特點。1）業(yè)主比承包商更重視施工安全。如果發(fā)生重大安全事故，外資公司會在公司發(fā)展里程上記錄不光彩的一筆，影響企業(yè)的信譽，這是外商非常重視安全管理的重要原因之一。2）安全設(shè)施等費用投入較大，且能得到充分保證。外資項目安全設(shè)施不僅要求安全適用，同時要求美觀，符合人文管理的要求。費用投入一般占建筑安裝工程費的2~3%。阿克蘇樹脂項目實施期間，業(yè)主方曾從荷蘭總部專門派出安全檢查團來工地進行安全指導(dǎo)和檢查。如此重視安全的力度和不惜成本維護安全的理念值得國內(nèi)工程建設(shè)參入者的學(xué)習(xí)、借鑒。3）安全管理人員到位，并賦予安全工程師充分的權(quán)力。外資項目一般要求有專職的HSE經(jīng)理和專職的安全工程師及安全保衛(wèi)人員。國內(nèi)項目的安全管理多為兼職，且兩個民工養(yǎng)上一條狗就是保衛(wèi)機構(gòu)。4）業(yè)主對安全工作監(jiān)督更細致、更及時、更全面，監(jiān)督力度也更大。5）使用的安全規(guī)范標準，有時與國內(nèi)的不同。2.2導(dǎo)致項目安全事故的原因分析。導(dǎo)致項目安全事故的原因主要有以下幾點：1）建設(shè)工程的特點導(dǎo)致施工中容易發(fā)生安全事故。建設(shè)工程規(guī)模大、周期長、勞動強度高，交叉作業(yè)多、安全設(shè)施是否齊全配套等都會給安全生產(chǎn)帶來隱患。2）參建各方缺乏以人為本的安全意識和管理機制。3）工程承包企業(yè)的成本因素導(dǎo)致減少安全防護措施。①低價投標。②分包轉(zhuǎn)包。③業(yè)主拖欠工程款項。由于以上三種情況的出現(xiàn)，導(dǎo)致承包商不得不拼命壓縮成本，也必然會減少安全生產(chǎn)設(shè)施的投入。4）合理的建設(shè)工期得不到保障。5）建筑工人素質(zhì)不高。2.3外資項目安全管理應(yīng)采取的措施針對上述外資項目安全管理工作的特點以及導(dǎo)致安全事故發(fā)生的原因外資項目的安全管理工作應(yīng)從如下幾個方面入手：1)加強教育，增強安全意識，培養(yǎng)安全管理和安全作業(yè)的自覺性。其實，這是一個老生常談的問題。但幾十年來，建設(shè)行業(yè)安全事故總是居高不下。安全意識沒有得到根本改變。在外資項目上，我們必須適應(yīng)外方人員對安全的管理，學(xué)習(xí)他們的經(jīng)驗，提高安全自覺性，將安全工作落到實處。避免安全管理停留于安全計劃，停留于施工方案，停留于安全會議。阿克蘇樹脂項目進場人員第一天必須接受安全教育，每周一次安全例會，人手一本安全手冊隨身攜帶入場，這一措施收到了很好的效果。整個項目進場130人次，高峰期100人，施工、保運延續(xù)10個月，僅發(fā)生一人次輕微傷。安全效果令業(yè)主非常滿意。2）切實保證安全費用的投入和安全設(shè)施、安全管理人員的到位。阿克蘇樹脂項目在投標報價時，外方安全工程師指出我方安全費用報價不足，安全設(shè)施費用、一名安全工程師、四名保衛(wèi)人員，急救藥品及器械等必須要20萬元的費用。所以在合同價中列入了20萬元的安全費用，同時另給予15萬元的安全獎勵。可以看出外資項目的業(yè)主不會吝惜安全方面的費用投入，所以，我們在投標報價時可以考慮較為充足的安全投入。3）給予安全工程師足夠的權(quán)力。國內(nèi)項目安全工程師形同虛設(shè)，其職責(zé)和權(quán)力流于形式，因而發(fā)揮的作用有限。蘇州樹脂項目的安全工程師在必要時有權(quán)下達停工令或復(fù)工令，增加召開緊急安全會議，有權(quán)勸退違犯安全操作規(guī)程和現(xiàn)場安全管理規(guī)定且不聽勸阻的作業(yè)人員，有權(quán)為項目安全支配既定的安全費用，作出以上決定時只需通報項目經(jīng)理。4）安全、保衛(wèi)獎懲制度健全，有效實施，獎罰對現(xiàn)。制度的建立健全，大多項目管理都能做到，但不能有效實施。一定要避免讓制度、規(guī)章停留在墻上，不能形成實效，一定要讓安全制度、規(guī)章成為安全工作的作業(yè)指導(dǎo)書，不僅僅是為了應(yīng)付檢查。獎罰分明、對現(xiàn)。阿克蘇項目因電纜被盜而處罰了項目經(jīng)理、施工經(jīng)理、安全工程師、保衛(wèi)值班人員，也因違規(guī)操作導(dǎo)致輕微傷處罰了受傷者，同時，也對在現(xiàn)場受到業(yè)主人員表揚的遵守高空安全作業(yè)規(guī)范的人員給予表揚和獎勵。這些措施始終貫穿于項目的整個實施期間。5）營地安全和交通安全同等重要。這兩個方面的安全工作常被忽視。營地、上下班路途發(fā)生安全事故同樣會造成人員傷亡，增加成本，延誤工期；有時同樣會被業(yè)主處以重罰或作為未滿足合同條件的因素。阿克蘇業(yè)主安全員曾對我方租住地和交通路線進行考察，提出了整改意見和注意事項，無形中給我方上了一堂深刻的安全教育課。6）研究FIDIC合同文本，借鑒合同中關(guān)于安全管理的規(guī)定，制定適合外資項目要求和國際貫例的項目安全管理制度和規(guī)定。7）購買一切工程險或第三方責(zé)任險和意外傷害險，以化解安全事故風(fēng)險。外資項目業(yè)主一般都要求承包商購買工傷保險，否則不授予合同或不予開工。這一意識和做法在國內(nèi)項目建設(shè)中很少得到體現(xiàn)。其實，購買安全保險也是安全費用投入的一個方面。一般意外傷害保額為合同總額的2~3‰，最高賠付額達13萬元/人。綜上所述，可以得出盡管外資項目安全管理有它不同的特點，但安全管理的方法，內(nèi)容，目的是一樣的。不同的是要求更高，管理更細，標準更嚴，投入更大。加強安全意識，改變安全觀念是搞好安全工作的首要條件。工程索賠3.1概念工程索賠是指在工程承包中，合同當事人一方因?qū)`約、其他過錯或者雖無過錯，但由無法防止的外因致使本方受到損失時，要求對方給予賠償或補償?shù)臋?quán)力。我國目前的建筑市場走向招標承包競爭機制的時間還不長，無論是甲方、監(jiān)理還是乙方，對合同執(zhí)行過程中的索賠沒有引起足夠的重視，某種程度上還簡單地把其視為無理糾纏和爭利，對承包商的合理索賠要求不予理采。3.2工程索賠的作用和意義1）索賠是雙方保證合同順利實施的正當權(quán)力，是落實和調(diào)整施工合同當事人權(quán)力義務(wù)關(guān)系的有效手段，同時由此而在客觀上產(chǎn)生的重要意義還在于，索賠和反索賠的對立統(tǒng)一，促進了甲、乙雙方的業(yè)務(wù)管理水平和按經(jīng)濟規(guī)律法制化軌道實施工程建設(shè)。2）有利于管理和信息研究。索賠證據(jù)的成立，必須具備真實性、全面性、及時性和符合特定條件，這就有賴于完整的基礎(chǔ)資料，如招投標文件、施工現(xiàn)場有關(guān)文件、工程檢查驗收報告和各種技術(shù)鑒定報告、材料進場憑據(jù)等等，都必須認真系統(tǒng)地積累，任何一方由于信息管理不善，都會錯失有效的索賠。3）有利于按基本建設(shè)程序和工程建設(shè)管理規(guī)律施工。4）有利于強化施工現(xiàn)場管理者把合同管理始終貫穿于工程建設(shè)全過程的意識，增強危機感和責(zé)任感，克服合同簽訂階段字斟句酌，合同實施階段把合同打入冷宮的傾向。5）是維護自身利益，降低風(fēng)險的一種手段，也是承包商以低價中標，通過索賠獲得額外利潤的投標策略。這不僅是合理的也是合法的。從索賠的作用和意義可以看出，索賠工作在外資項目管理中的重要地位。因此，承包商應(yīng)克服息事寧人的心態(tài)，積極而及時地搞好索賠工作，從投標開始一直貫穿項目的整個實施過程。投標報價、合同簽訂階段應(yīng)為索賠打好基礎(chǔ)，施工過程中應(yīng)仔細研究合同，充分地收集資料、證據(jù)，及時提出索賠。本文前面提到的大連西卡項目追加10.24%合同額就是抓住了合同中“按業(yè)主提供的工藝流程圖報價”的條款而實施索賠成功的范例。阿克蘇樹脂項目從業(yè)主設(shè)備延遲供貨、管道材質(zhì)變更、工程量的變化、非標設(shè)備缺陷、材料市場價格猛漲等方面進行了成功索賠，在698萬元人民幣合同總額基礎(chǔ)上追加結(jié)算金額210.6萬元，為合同額的30.2%，創(chuàng)造了較大的項目利潤。該項目利潤的產(chǎn)生充分說明了索賠工作的成功及其在外資項目管理中的重要性。3.3進行工程索賠時應(yīng)特別關(guān)注的幾個問題：大多工程管理人員都了解并掌握了工程索賠的概念、方法，也進行過許多的工程索賠。但要真正做足做好工程索賠，還應(yīng)特別關(guān)注以下幾點：1）及時提出索賠。大多國內(nèi)業(yè)主和承包商的工程管理人員特別是工程造價人員，長期以來養(yǎng)成了最后算總帳的習(xí)慣，不及時處理索賠事件，在外資項目上，會造成索賠積累或索賠失效。2）認真研究合同，找出合同默示條款，完成合同默示索賠。合同默示索賠，即承包人的該項索賠要求雖然在合同條款中沒有專門的文字敘述，但可以根據(jù)該合同某些條款的含義推論出承包人有權(quán)索賠。3）易被忽視的索賠費用。不在現(xiàn)場直接花費費用的索賠事件易被忽視。如非承包商原因而工程延期時保函手續(xù)費、貸款利息、保險費的索賠。4）弄虛作假的索賠證據(jù)可能適得其反。弄虛作假制造結(jié)算依據(jù)是承包商造價人員慣用的手段。在外商項目上，此種做法不但不能實現(xiàn)有效索賠，反而會造成不良后果。索賠證據(jù)的真實性、完整性是索賠成功的必要條件。采購成本的控制采購成本指設(shè)備、材料采購、運輸、保管、領(lǐng)用所發(fā)生的一切費用。采購成本控制的好壞直接影響到項目成本和項目利潤。采購成本在建筑安裝工程造價中占很大比重。要控制好項目成本，必須抓住“采購成本”這個重要環(huán)節(jié)?？刂撇少彸杀静粌H是外資項目管理的一個重點，也是一個難點。它既要求費用支出最少、保證質(zhì)量、滿足施工，又要最大限度地減少現(xiàn)場庫存積壓，以免造成現(xiàn)場倉庫、堆場和保管費用的增加，同是還要規(guī)避市場價格的高峰期。建筑安裝工程設(shè)備材料具有品種多樣、規(guī)格不一、型號繁雜等特點，增加了施工項目采購成本控制的難度。為此，應(yīng)著重把握六個要點：1）綜合分析，正確制定設(shè)備供應(yīng)方案。對于非標設(shè)備，應(yīng)比較工廠預(yù)制與現(xiàn)場拼裝成本，定型設(shè)備在保證質(zhì)量的前提下，價比三家。2）推行單線圖施工估料法，運用材料ABC分類法進行估料審核。施工估料是工程項目材料成本管理的首要環(huán)節(jié)。以管道專業(yè)為例，就要在單線圖上標出根據(jù)平、剖面施工圖的直管線長度、材質(zhì)、規(guī)格、管配件型號、數(shù)量等。由于單線圖直觀、易懂，能準確的計算出所需的材料、配件等。不單是主要材料，所有輔助材料的估料也必須有計算依據(jù)、計算過程書。采取這種方法所作的施工估料才能把好現(xiàn)場材料成本管理的第一關(guān)。材料A、B、C分類法是企業(yè)材料分類管理的一種方法。運用到建筑安裝施工企業(yè)，作為對工程項目施工估料的審核，就是對施工所用的各種材料，按其需用量大小，占用資金多少，結(jié)合重要程度分成A、B、C三類，進行審核估料。根據(jù)安裝工程材料的特點。對需用量大、占用資金多、專用材料或備料難度大的A類材料，必須嚴格按照設(shè)計施工圖，逐步進行認真仔細的審核，做到規(guī)格、型號、數(shù)量完全準確。對資金占用少、需用量小、比較次要的C類材料，可采用較為簡便的系數(shù)調(diào)整辦法加以控制。對處于中間狀態(tài)的通用主材、資金占用屬于中等的輔材等B類材料，估料審核時一般按常規(guī)的計算公式和預(yù)算定額測算確定。蘇州阿克蘇項目第一次備料應(yīng)業(yè)主要求按招標圖材料量立即備料100萬元；等到單線圖完成后，經(jīng)統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)工藝材料數(shù)量和規(guī)格與招標圖計劃量出入很大，造成第一次備料中部份管道和管件材料不符合工程需要，致使材料積壓并根據(jù)合同規(guī)定，積壓材料應(yīng)為業(yè)主財產(chǎn)。因此承包商損失利潤近6萬元。而大連西卡項目采購前對設(shè)備逐臺分析，逐類談判，分批采購；單線圖全部完成后對管線材料逐根統(tǒng)計再行采購；做到了現(xiàn)場設(shè)備無錯誤，材料無浪費。在低價中標的情況下，設(shè)備材料創(chuàng)造的利潤仍超過10%。3）做好材料用量交底，降低材料用量消耗。就安裝工程而言，其主要專業(yè)有設(shè)備、電儀、管道、通風(fēng)、金屬結(jié)構(gòu)制作安裝等。同時，由于工程建設(shè)的性質(zhì)、用途不同，對于施工項目的技術(shù)質(zhì)量要求、材料的使用也有所區(qū)別。因此，施工技術(shù)管理人員必須將自己的施工估料意圖灌輸給項目現(xiàn)場施工部門，以單線圖的形式做好用料交底，防止班組下料時長料短用、整料零用、優(yōu)料“劣”用，做到物盡其用，杜絕浪費，減少邊角料