有效的時間管理分解

1培訓(xùn)目標(biāo)在完成本課程后，參加者將能：了解時間管理失控的問題知道時間失控的原因掌握時間管理的基本技巧第1頁/共53頁第一頁，共54頁。2培訓(xùn)內(nèi)容概要時間的特點(diǎn)時間管理的含義時間管理的本質(zhì)有效時間管理的好處個人時間管理方式評估時間管理的障礙時間管理不善的征兆和原因（錄像）掌握時間管理的要訣（錄像）時間管理的步驟時間管理一些值得注意的要點(diǎn)時間管理理論的發(fā)展時間管理金科玉律第2頁/共53頁第二頁，共54頁。3時間有什么特點(diǎn)？寶貴—一寸光陰一寸金，時間就是生命均等—沒有人擁有比你更多/更少的時間不可再生—失不再來第3頁/共53頁第三頁，共54頁。4時間管理的含義時間管理是自我管理時間管理對成功的啟示時間的機(jī)會成本第4頁/共53頁第四頁，共54頁。5時間管理是自我管理管理自己改變個人工作習(xí)慣做時間的主人，要么被時間管理第5頁/共53頁第五頁，共54頁。6成功的啟示生活現(xiàn)狀生活越來越忙碌工作壓力日甚一日成功的要求做得更多更好使用資源更少更簡加快腳步永往直前走在他人的前面第6頁/共53頁第六頁，共54頁。7時間的機(jī)會成本時間=金錢一小時看電視=一小時不閱讀報紙一小時與人閑談=少了一小時的工作機(jī)會成本與個人成就機(jī)會成本與機(jī)構(gòu)成效您的時間值多少錢？第7頁/共53頁第七頁，共54頁。8時間管理的本質(zhì)是選擇管理80%的效益來自于20%的工作—掌握關(guān)鍵“我沒有時間”，其實只是一個藉口時間管理的本質(zhì)第8頁/共53頁第八頁，共54頁。9有效時間管理的好處提高效率更高的工作滿意度人際關(guān)系的改善減少緊張與焦慮第9頁/共53頁第九頁，共54頁。10時間管理的障礙電話干擾,不能集中工作別人打擾,要放下重要的工作工作優(yōu)先次序不明,重要工作未能按時完成多項重要工作須同時處理,時間出現(xiàn)沖突工作設(shè)施不足,引起不便,拖慢工作進(jìn)度人手不足,工作不能妥善分配不妥善處理文件,造成資料遺失無力拒絕要求,不能兼顧個人工作拖延工作,把重要工作押后,影響工作進(jìn)度第10頁/共53頁第十頁，共54頁。11時間管理的障礙(續(xù)）不能有效授權(quán)時間估計不切實際,未能有足夠時間完成工作信息不足/不正確/延誤溝通失誤/不足猶豫不決職權(quán)不清缺乏自律急于求成第11頁/共53頁第十一頁，共54頁。12時間管理的障礙分類

我能夠影響的因素我能夠控制的因素我不能控制的因素第12頁/共53頁第十二頁，共54頁。13王延亮問題征兆與”美兒”電話聊天—30分鐘與朋友電話聊天—工作信件未完成同事突然到訪閑談—未能恰當(dāng)婉拒會議未做準(zhǔn)備—開會時失控—超時工作辦公桌文件十分凌亂,雖有秘書協(xié)助,忙碌時間還親自接聽電話遲到赴會第13頁/共53頁第十三頁，共54頁。14梁美兒問題征兆電話聊天遇到同事有需要,便毫不考慮個人的工作時間個人工作未能按時完成—超時工作沒有組織有關(guān)部門和下屬協(xié)助進(jìn)行工作遲到赴會其它征兆感到較大的工作壓力因工作進(jìn)展問題，心情煩亂第14頁/共53頁第十四頁，共54頁。15時間失控的原因缺乏計劃缺乏組織缺乏分配缺乏控制第15頁/共53頁第十五頁，共54頁。16掌握時間管理要訣找出問題的根源改善管理習(xí)慣開發(fā)時間領(lǐng)域第16頁/共53頁第十六頁，共54頁。17掌握時間管理要訣

—找出問題的根源找出時間失控的征兆客觀分析問題的原因檢討你的工作目標(biāo)及內(nèi)容第17頁/共53頁第十七頁，共54頁。18陳經(jīng)理工作分類工作項目分類處理次數(shù)所費(fèi)時間(分鐘)瀏覽文件323處理郵件(拆閱及答復(fù))440寫會議記錄449聊天（包括電話及同事）428接聽電話523提點(diǎn)職員祖兒228個人事項及休息210第18頁/共53頁第十八頁，共54頁。19時間失控的根源做了根本不需要做的事做了能夠由別人做/應(yīng)該由別人做的事因考慮不周而耗時過多不能慣徹，致使重復(fù)工作缺乏計劃/組織/授權(quán)/控制沒有人愿意承認(rèn)浪費(fèi)了別人的時間第19頁/共53頁第十九頁，共54頁。20掌握時間管理要訣—

改善管理習(xí)慣計劃組織與授權(quán)控制進(jìn)度自我約束第20頁/共53頁第二十頁，共54頁。21改善管理習(xí)慣—計劃定立目標(biāo)確定優(yōu)先處理順序第21頁/共53頁第二十一頁，共54頁。22定立目標(biāo)的意義更有效地實現(xiàn)目標(biāo)改進(jìn)績效提高你實現(xiàn)目標(biāo)的動機(jī)提高你對成就的自豪和滿足提高自信心消除止步不前和不高興的想法更有效地利用時間第22頁/共53頁第二十二頁，共54頁。23您是先撿那些有興趣的事做嗎？是否您是先做容易的事再做困難的事嗎？是否您是先做緊急的事再做重要的事嗎？是否您是按事情發(fā)生的先后順序處理它們嗎？是否您是到接近最后期限才真正投入項目嗎？是否下面哪些做法是對您的描述：確定優(yōu)先處理順序第23頁/共53頁第二十三頁，共54頁。24處理優(yōu)先次序重要急不急不重要分析工作的輕重緩急１２４３第24頁/共53頁第二十四頁，共54頁。25處理優(yōu)先次序(續(xù)）１２４３重要急不急不重要分析工作的輕重緩急首先處理盡量少做盡可能委派給下屬用大多數(shù)時間最好別做或有時間再做第25頁/共53頁第二十五頁，共54頁。26確定處理優(yōu)先次序上司和你在工作的優(yōu)先順序上可能會有所不同---澄清您的工作目標(biāo)和您的老板保持一致工作的優(yōu)先順序會變化，所以需要在每天開始時重新進(jìn)行評估。越是接近自己目標(biāo)的工作，集中、重點(diǎn)地處理就越重要第26頁/共53頁第二十六頁，共54頁。271、把每天要做的事情列一份清單2、確定優(yōu)先次序，從最重要的事情開始做起3、每天都這么做三步藥方通過計劃幫您有效利用時間認(rèn)清主要工作目標(biāo)，圍繞主要工作目標(biāo)安排輕重緩急第27頁/共53頁第二十七頁，共54頁。28練習(xí)—日工作計劃第28頁/共53頁第二十八頁，共54頁。29改善管理習(xí)慣-組織及授權(quán)充分準(zhǔn)備促進(jìn)合作責(zé)權(quán)清晰適當(dāng)人選第29頁/共53頁第二十九頁，共54頁。30

改善管理習(xí)慣—控制進(jìn)度定出完成時間安排跟進(jìn)帕金森定律表明，工作往往會越拖越長，最終耗盡所有可用時間。第30頁/共53頁第三十頁，共54頁。31改善管理習(xí)慣—自我約束處理電話干擾應(yīng)付不速之客改善拖延的習(xí)慣整理文件有效地進(jìn)行會議第31頁/共53頁第三十一頁，共54頁。32有效地打電話像準(zhǔn)備會議一樣準(zhǔn)備你的電話集中打電話。如果一個號碼占線，試完其他號碼再重?fù)馨凑找欢ǖ膬?yōu)先順序打電話掌握并主導(dǎo)交談簡短，節(jié)省自己和他人的時間第32頁/共53頁第三十二頁，共54頁。33有效地接聽電話讓秘書先處理，減少不重要的電話詢問需要多長時間轉(zhuǎn)給可以處理的人集中精力，有效聆聽控制接聽時間留言電話第33頁/共53頁第三十三頁，共54頁。34結(jié)束電話在我走之前，還有什么需要討論的嗎？我有一個電話要接，以后再回電給你行嗎？進(jìn)一步的問題可以下次再談我得去開會了，老板在等我呢我得走了，同事正招呼我呢第34頁/共53頁第三十四頁，共54頁。35如何應(yīng)付不速之客?秘書安排選擇到對方辦公室不要坐下事先說明婉拒“正在開會，謝絕打擾”第35頁/共53頁第三十五頁，共54頁。36如何改善拖延的習(xí)慣?工作計劃貫徹完成定期檢討化整為零第36頁/共53頁第三十六頁，共54頁。37備忘錄和宣傳品放在電腦上重要聯(lián)系人名單貼在電腦上電話機(jī)被紙張淹沒了廢紙溢出未清理廢紙撒落在地上閱讀文件塞入文檔中被遺忘了文件數(shù)量在膨脹，卻未隨時更新文件柜中充斥著無關(guān)的資料整理文件--從清理辦公桌開始第37頁/共53頁第三十七頁，共54頁。38只打開正在使用的文件發(fā)函文件經(jīng)常清理只保留當(dāng)前的來函文件文件都是最新的最頻繁使用的文檔極易拿到電話伸手可及常用文檔靠近辦公桌無用的東西及時清除清理辦公桌第38頁/共53頁第三十八頁，共54頁。39處理文件緊急：立即處理不緊急：待處理只擺放目前手頭需要處理的文件每天都清理，扔掉／存檔已處理文件第39頁/共53頁第三十九頁，共54頁。40如何有效進(jìn)行會議?沒必要不開會電話會議明確目的必要的人參加、準(zhǔn)時用日程安排，緊扣主題控制討論及進(jìn)程結(jié)論簡單明了，措施可行書面記錄、跟進(jìn)行動第40頁/共53頁第四十頁，共54頁。41掌握時間管理要訣--

開發(fā)時間領(lǐng)域創(chuàng)造更多的時間第41頁/共53頁第四十一頁，共54頁。42開發(fā)時間領(lǐng)域提高閱讀能力加強(qiáng)決策能力使用工具訓(xùn)練下屬提高工作效率，授權(quán)定時運(yùn)動，適時正確地攝取營養(yǎng)，保持健康增廣見聞，拓寬視野早起晚睡根據(jù)個人的節(jié)律安排時間第42頁/共53頁第四十二頁，共54頁。43根據(jù)個人節(jié)律安排時間記錄你的體力和腦力狀況的高峰時間，了解它們持續(xù)的時間長度將要求最高的重要任務(wù)，安排在每天體力和腦力的高峰期將休息時間安排在精力不濟(jì)之時，以重新振作將不重要的工作放在精力低谷期第43頁/共53頁第四十三頁，共54頁。44要做什么？-可以不做？/可以授權(quán)？按先后排序－輕重緩急？分配時間按計劃行動－自我約束評估工作及時間效益時間管理的步驟第44頁/共53頁第四十四頁，共54頁。45時間管理一些值得

注意的要點(diǎn)遵循20/80法則記住帕金森定律（Parkinson'sLaw）把不太重要的事集中起來辦避免將整塊時間拆散4D原則第45頁/共53頁第四十五頁，共54頁。464D原則Doitnow（親自做）：不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權(quán)的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。Delegateit（授權(quán)）：學(xué)會授權(quán)，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時間干最重要的工作。Doitlater（稍后再辦）：把一些偏離目標(biāo)的精神情緒活動，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時掛在一邊，待有空時再去處理。Don’tdoit（丟掉不管）：把一些與目標(biāo)無關(guān)的事，無效益的事，應(yīng)差的事丟掉不管第46頁/共53頁第四十六頁，共54頁。47時間管理理論的發(fā)展第一代：利用便條和備忘錄第二代：強(qiáng)調(diào)日歷與日程表第三代：講求優(yōu)先順序第四代：以原則為重心，著眼個人計劃，兼顧重要性和緊急性，強(qiáng)調(diào)效果和效率齊頭并進(jìn)第47頁/共53頁第四十七頁，共54頁。48

注重結(jié)果，而不是注重忙忙碌碌。（Concentrateonresults,notonbeingbusy）第48頁/共53頁第四十八頁，共54頁。49行動計劃找出你的時間障礙，并確定改善方法及行動第49頁/共53頁第四十九頁，共54頁。50設(shè)立有挑戰(zhàn)但可實現(xiàn)的目標(biāo)設(shè)定所有工作的完成期限建立固定的日常工作模式在精力最充沛時做最用腦力的工作不要推遲你不喜歡但重要的事情不重要的事遲一點(diǎn)做分析你在時間管理方面的障礙確立你不希望被打擾的時間一次只做一件事如果你開始做一件事，盡可能做完它時間管理金科玉律第50頁/共53頁第五十頁，共54頁。51做好電話溝通的計劃在工作效率低時做幾次小休的安排用固定的時間/會議與下屬討論日常事宜有選擇，要學(xué)會拒絕在同一地方收集你所有的想法定時檢討時間的運(yùn)用，永遠(yuǎn)尋找更大發(fā)揮時間價值的方法如不能確定你會做什么就避免帶作業(yè)回家弄清問題才去做把事情做得足夠好，避免過份的完美主義養(yǎng)成記筆記組織思路的習(xí)慣時間管理金科玉律（續(xù)）第51頁/共53頁第五十一頁，共54頁。52馬上行動！學(xué)以致用第52頁/