公文處理規(guī)定

PAGE1受控狀態(tài)： 公文處理規(guī)定批準(zhǔn)： 審核：編制：發(fā)布日期：2017年08月30日生效日期：2017年08月30日編制部門：總經(jīng)辦1目的 進(jìn)一步規(guī)范本單位公文行文標(biāo)準(zhǔn)和下發(fā)流程，提高公文處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2適用范圍本規(guī)定適用于XXXX光電有限公司以公司名義擬制的文件。其他文件可參照?qǐng)?zhí)行。3職責(zé)和權(quán)限總經(jīng)辦負(fù)責(zé)以公司名義擬制的文件的下發(fā)、張貼、公告。4工作程序4.1流程4.2流程說(shuō)明4.2.1擬制文件擬稿人根據(jù)部門業(yè)務(wù)需要擬制文件。4.2.2初步審核擬稿人所在部門的部門經(jīng)理對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行初步審核。4.2.3審核由擬稿部門經(jīng)理呈報(bào)文稿至其分管領(lǐng)導(dǎo)審核。4.2.4成文擬稿部門經(jīng)理將分管領(lǐng)導(dǎo)已審核通過(guò)的文稿報(bào)總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行逐項(xiàng)校對(duì)，對(duì)文稿格式進(jìn)行全面調(diào)整（具體標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)“第六條公文制作標(biāo)準(zhǔn)”），同時(shí)根據(jù)更新后的文稿制作《發(fā)文稿文頭紙》（附表一），打印出紙件一并交總經(jīng)辦主任審閱。4.2.5會(huì)簽由收發(fā)員根據(jù)文件內(nèi)容并與擬稿部門確認(rèn)后，向總經(jīng)辦主任提出是否需要除擬稿部門以外的其他職能部門及其分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。如需，文件會(huì)簽按以下要求進(jìn)行：1）由總經(jīng)辦主任確定需會(huì)簽的分管領(lǐng)導(dǎo)及職能部門名單，經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)辦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由收發(fā)員在《發(fā)文稿文頭紙》“會(huì)簽意見(jiàn)”欄左列處注明會(huì)簽名單，之后交會(huì)簽人員逐步會(huì)簽；2）一般情況下會(huì)簽人員順序遵循“業(yè)務(wù)由近到遠(yuǎn)、級(jí)別由低到高”的原則；3）會(huì)簽時(shí)所有簽名處都必須是手體簽名；4）會(huì)簽完成后，由總經(jīng)辦反饋會(huì)簽意見(jiàn)給擬稿部門，如需修訂，由擬稿部門經(jīng)理酌情處理后，再次將更新后的文稿呈報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。4.2.6審核會(huì)簽完畢，由總經(jīng)辦主任將更新后的文件呈報(bào)總經(jīng)辦分管領(lǐng)導(dǎo)審核，并在《發(fā)文稿文頭紙》中“總經(jīng)辦分管領(lǐng)導(dǎo)簽字”處簽名確認(rèn)。4.2.7審核/簽發(fā)由總經(jīng)辦主任將分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)的文件呈報(bào)總經(jīng)理審批、簽發(fā)，并由總經(jīng)理在《發(fā)文稿文頭紙》中的“批準(zhǔn)人簽字”處手體簽名確認(rèn)。重要的人事任命（一般為主任級(jí)及以上級(jí)別人員的任命）除在《發(fā)文稿文頭紙》中簽名外，還須在文件落款處由批準(zhǔn)人簽署（詳見(jiàn)第六條公文制作標(biāo)準(zhǔn)第二款“5、落款”）的內(nèi)容。4.2.8發(fā)文文件審批完成后，由收發(fā)員向擬稿部門經(jīng)理確認(rèn)發(fā)文范圍。收發(fā)員通過(guò)OA系統(tǒng)以協(xié)同的方式在總經(jīng)理部成員中進(jìn)行文件傳閱，如無(wú)異議，提交《OA系統(tǒng)公告發(fā)布審批表》（見(jiàn)附表二），審閱同意后，以有效方式進(jìn)行發(fā)布，確保公文發(fā)布及時(shí)、到位。文件發(fā)布后文件原件及文頭紙歸存各單位檔案室/檔案管理員處。4.2.9接收來(lái)文由接收單位/部門的專人負(fù)責(zé)來(lái)文的接收，并保證文件傳達(dá)及時(shí)、到位。各單位接收來(lái)文應(yīng)按以下要求進(jìn)行：1）各單位應(yīng)指定專人作為文件收發(fā)員，并明確其職責(zé)；2)文件收發(fā)員接收來(lái)文后應(yīng)做好書(shū)面記錄（見(jiàn)附件三《來(lái)文接收單》），并及時(shí)將來(lái)文交總經(jīng)辦主任處理；3)總經(jīng)辦主任根據(jù)來(lái)文的保密程度和發(fā)送范圍確定對(duì)文件的處理；4)對(duì)于需對(duì)口部門執(zhí)行的文件，總經(jīng)辦主任及文件收發(fā)員有責(zé)任跟進(jìn)和督促待辦事項(xiàng)的進(jìn)展；5)所有來(lái)文、來(lái)文接收單等均由總經(jīng)辦主任安排歸檔。4.2.10公文歸檔公文制作完成并經(jīng)核準(zhǔn)后其原件包括加蓋公章的紙件、批準(zhǔn)人已簽字的文頭紙及可編輯的電子件應(yīng)由收發(fā)員定期交檔案室歸檔，并按《檔案管理制度》做好書(shū)面交接記錄。4.3公文保密規(guī)定公文密級(jí)依公文保密程度一般分為三級(jí)：絕密、機(jī)密和秘密。密級(jí)文件必須采取以下保密措施：制作與收發(fā)1)采用電腦技術(shù)存取、處理密級(jí)文件時(shí)應(yīng)設(shè)定密碼保護(hù)，相關(guān)人員離開(kāi)存儲(chǔ)密級(jí)文件的電腦時(shí)應(yīng)進(jìn)行關(guān)機(jī)操作或啟動(dòng)屏幕保護(hù)程序；2)密級(jí)文件印制過(guò)程中形成的清樣、廢件等應(yīng)及時(shí)銷毀，不得任意放置；3)密級(jí)文件發(fā)出之前，發(fā)文部門要根據(jù)文件的內(nèi)容和工作需要確定保密等級(jí)、發(fā)放范圍、閱讀級(jí)限和傳達(dá)方式等；4)密級(jí)文件的收發(fā)工作應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的發(fā)放范圍和主管領(lǐng)導(dǎo)批示通過(guò)機(jī)要方式遞送，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，不得隨意復(fù)制、摘錄和向外泄密。傳閱。借閱、復(fù)印與攜帶1)確因工作需要借閱和復(fù)印密級(jí)文件的，必須嚴(yán)格按照《XX集團(tuán)檔案管理制度》進(jìn)行登記審批。復(fù)印件要嚴(yán)格控制數(shù)量，并視同原件管理，使用后應(yīng)按規(guī)定及時(shí)清退銷毀或立卷歸檔；2)外出人員原則上不準(zhǔn)攜帶公司密級(jí)文件，因特殊情況非帶不可時(shí)，必須按照相關(guān)規(guī)章制度履行登記審批手續(xù)，并在途中確保文件的安全，做到文件不離身，嚴(yán)禁托他人代管、代傳。4.3.4歸檔、移交與銷毀1)密級(jí)文件應(yīng)定期清查、定期歸檔、按期收退、按期銷毀；2)為盡量減少文件的接觸范圍，密級(jí)文件的歸檔工作應(yīng)由專人單獨(dú)進(jìn)行，秘密等級(jí)以上的文件一般于下發(fā)之日起一年后由文件收發(fā)員交檔案室歸檔，并做好書(shū)面交接記錄；3)密級(jí)文件的銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照《XX集團(tuán)檔案管理制度》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)審批不得擅自銷毀；4)部門撤銷合并或經(jīng)管密級(jí)文件人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)將文件登記造冊(cè)，向接替部門、人員辦理移交和簽收手續(xù)。4.4公文制作標(biāo)準(zhǔn)本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色版心線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色版心線（不含）以下至黑色版心線（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于黑色版心線以下的各要素統(tǒng)稱版記。具體版式見(jiàn)附件五《公文版式》。4.4.1眉首眉首由發(fā)文字號(hào)、“XXX公司文件”字樣及一條紅色版心線等部分組成。1)發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、發(fā)文類別、年份和序號(hào)組成。字體為宋體，字號(hào)為小四，端正、居中置于紅色版心線上一行。其中，發(fā)文單位代字一般為發(fā)文單位的四字簡(jiǎn)稱；發(fā)文類別根據(jù)擬稿部門和公文內(nèi)容以“總字”、“辦字”、“財(cái)字”等字樣標(biāo)注，發(fā)文類別不宜過(guò)多，集團(tuán)總部一般不超過(guò)10種，下屬單位一般不超過(guò)5種；年份和序號(hào)均采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，并用特殊符號(hào)“[]”括入；序號(hào)按發(fā)文類別以依次編排，不加“第”字。2)“XXX公司文件”及紅色版心線為打印公文專用的紅頭文件紙自帶，如無(wú)此專用公文紙，，也可在制作公文時(shí)手工錄入。3)保密文件須標(biāo)注保密等級(jí)。保密等級(jí)也是眉首的組成部分之一，與發(fā)文字號(hào)同處一行，右側(cè)縮進(jìn)2字符，字體黑體，加粗，字號(hào)小三。保密等級(jí)用文本框“”括入，文本框邊框?yàn)楹谏?，線型粗細(xì)為1.5磅。4.4.2主體1)公文標(biāo)題紅色版心線下空1-2行處，字體黑體，加粗，字號(hào)小三，可分一行或多行居中排布，視整體美觀而定。2)主送單位標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格，字體黑體，加粗，字號(hào)與公文正文保持一致。主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。公司內(nèi)部公文的發(fā)布對(duì)象如無(wú)特殊限定，主送單位一般為“公司各部門”。3)公文正文主送單位名稱下1行處，字體宋體，字號(hào)四號(hào)或小四，每自然段首行縮進(jìn)2字符，回行頂格。正文中首次出現(xiàn)的項(xiàng)目編號(hào)應(yīng)采用中文簡(jiǎn)體數(shù)字標(biāo)注。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)遵循第一層為“一、”，第二層為“1、”，第三層為“1）”。公文正文內(nèi)容如超出一頁(yè)，須在頁(yè)腳處采用阿拉伯?dāng)?shù)字以“當(dāng)前頁(yè)數(shù)／總頁(yè)數(shù)”形式標(biāo)注。只有一頁(yè)時(shí)，無(wú)需標(biāo)注頁(yè)碼。頁(yè)碼字體宋體，字號(hào)小五。當(dāng)公文正文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹侣淇詈陀≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)通過(guò)調(diào)整字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等方式加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，一般不采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。4)附件公文如有附件應(yīng)在文尾后另起一頁(yè)，并在正文下1行左側(cè)縮進(jìn)2字符處標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，附件名稱采用書(shū)名號(hào)“《》”括入，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件如有多份，要有序號(hào)，序號(hào)使用中文簡(jiǎn)體數(shù)字（如“附件一：《ⅹⅹⅹⅹⅹ》”）。附件正文部分應(yīng)在頁(yè)眉處左右兩側(cè)分別標(biāo)注“發(fā)文單位”和“發(fā)文字號(hào)+附件”，字體宋體，字號(hào)小五。附件正文其他標(biāo)識(shí)方法同公文正文。附件內(nèi)容如超出一頁(yè)，須在頁(yè)腳處采用阿拉伯?dāng)?shù)字以“當(dāng)前頁(yè)數(shù)／總頁(yè)數(shù)”形式標(biāo)注，頁(yè)碼字體宋體，字號(hào)小五。6)落款正文下空2行處，右側(cè)縮進(jìn)4字符，字體、字號(hào)同正文。公文在落款處署發(fā)文單位全稱及成文時(shí)間，并加蓋公章（見(jiàn)附件四《公文版式》）。成文時(shí)間必須用中文簡(jiǎn)體數(shù)字將年、月、日標(biāo)識(shí)完整，如“二○一八年二月二十日”。重要的人事任命（一般為主任級(jí)及以上級(jí)別人員的任命）須由發(fā)文單位的批準(zhǔn)人在落款處簽署并加蓋公章后方可下發(fā)（見(jiàn)附件四《公文版式》第三頁(yè)）。若發(fā)文為本公司，簽署人為公司總經(jīng)理。落款處用黑色加粗下劃線預(yù)留出簽署人手體簽名處，下1行起發(fā)文單位全稱、簽署人職位、簽署時(shí)間依次豎排，上下要對(duì)稱均勻。4.4.3版記版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)的末端，版記中出現(xiàn)的文字的字體、字號(hào)均與公文正文保持一致。黑色版心線采用黑色下劃單線制作。版記中應(yīng)標(biāo)注公文的“存檔”，居黑色版心線下1行，左側(cè)頂格，后標(biāo)全角冒號(hào)。公文如有抄報(bào)/抄送，應(yīng)在黑色版心線下1行處首先標(biāo)注“抄報(bào)”或“抄送”，另起一行再標(biāo)注“存檔”。當(dāng)有多個(gè)抄報(bào)/抄送對(duì)象時(shí)，各對(duì)象間用頓號(hào)“、”連接。具體樣式可參見(jiàn)附件四《公文版式》第三頁(yè)中的版記。4.4.4其他說(shuō)明1)打印公文應(yīng)使用印有公司全稱的專用文件紙打印公文。當(dāng)公文頁(yè)數(shù)超過(guò)一頁(yè)時(shí)，首頁(yè)采用專用文件紙打印，其余頁(yè)采用普通A4紙張打印。2)加蓋印章加蓋印章時(shí)印章上弧邊緣一般上距公文正文2行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當(dāng)落款處有簽署人手體簽名時(shí)，印章上弧邊緣應(yīng)壓簽名下半部分，不可完全覆蓋簽署人簽名。3)公文裝訂公文在存檔之前應(yīng)使用回形針或文件夾等固定，不可使用膠水粘連或釘書(shū)針裝訂。4)公文文種公文文種包括命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等13個(gè)主要文種。此外，還有總結(jié)、布告、規(guī)劃、簡(jiǎn)報(bào)等諸多非主要文種。集團(tuán)總部及各下屬單位的發(fā)文文種一般不超出以上羅列的主要文種范圍。5)公文制作標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行部門為總經(jīng)辦。5引用文件無(wú)6相關(guān)記錄6.1《發(fā)文稿文頭紙》6.2《OA系統(tǒng)公告發(fā)布審批表》6.3《來(lái)文接收單》6.4《文件傳閱單》7附件7.1附件五：《公文版式》XXXX光電有限公司文件XXXX總字[2017]006號(hào)公文標(biāo)題主送單位：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。一、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；二、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；三、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。附件一：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》附件二：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》XXXX光電有限公司二○一八年四月一日存檔：ⅹⅹⅹXXXX光電有限公司文件機(jī)密XXXX總字[2017]006號(hào)機(jī)密公文標(biāo)題主送單位：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。一、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；二、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；三、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。附件一：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》附件二：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》XXXX光電有限公司二○一八年四月一日存檔：ⅹⅹⅹXXXX光電有限公司文件XXXX總字[2017]006號(hào)公文標(biāo)題主送單位：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。一、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；二、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；三、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。附件一：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》附件二：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》 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