采購部驗收管理制度及退貨管理制度

驗收管理制度

第1條質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)

量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗收，并出具驗收證明。

第2條驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向采購部或有關(guān)

部門報告，采購部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。

第3條貨物的驗收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)，會同倉儲部門、使用部門和采購

部共同驗收，對收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗。

第4條收貨準(zhǔn)備。

1.貨物驗收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“訂購單”時，按供應(yīng)商、貨物交

貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。

2.對于需要按重量、長度、體積等方面計量的物資，應(yīng)借助稱重儀器、檢測

工具、容器等進(jìn)行試測驗收，不得虛估。

第5條待驗貨物處理。

已經(jīng)到貨、等待驗收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注

明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗收的貨物分開儲存，并規(guī)

劃出“待驗區(qū)”以示區(qū)分。

第6條實施驗收。

1.貨物到貨后，貨物驗收人員應(yīng)會同使用部門根據(jù)“裝箱單”、“訂購單”、

“合同”等采購文件核對貨物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅、測量重量，并將到

貨日期及實收數(shù)量填入“訂購單”。同時，驗收人員填寫驗收報告單并在上面簽

字。

2.質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號的驗收報告，對那些沒有對應(yīng)采購申請

的商品或勞務(wù)，一律不得簽收。

3.質(zhì)量管理部門驗收完畢后，對驗收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、

預(yù)先編號的驗收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量

以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報告

采購部門和財務(wù)部門。

4.驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內(nèi)容不

符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。

5.驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程

度時，驗收人員應(yīng)及時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理,

并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。

6.公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負(fù)責(zé)人核

實后，送財務(wù)部門及采購部門辦理。

第7條超交處理。

1.交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供貨商。

2.屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或

重量，經(jīng)請購部門主管同意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。

第8條短交處理。

交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，以要求補(bǔ)足為原則，由驗收人員通知采購部門聯(lián)

絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。

第9條急用品驗收。

緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。驗收人員應(yīng)先與采購部核對，確認(rèn)

無誤后，按收貨作業(yè)辦理。

第10條貨物驗收規(guī)范。

質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有

關(guān)部門，按照所需貨物制定“貨物驗收規(guī)范”作為采購及驗收的依據(jù)。

第11條貨物檢驗結(jié)果處理。

根據(jù)不同檢驗結(jié)果可做以下兩個方面處理。

1.檢驗合格的貨物，檢驗人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉庫人員再將合格

品入庫定位。

2.驗收不合標(biāo)準(zhǔn)的貨物，檢驗人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于“材料檢驗報告

單”上注明不合格原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人核實后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。

第12條退換貨作業(yè)。

1.檢驗不合格的貨物退貨時，采購員應(yīng)開立“貨物交運(yùn)單”并附有關(guān)“貨物

檢驗報告單”呈采購經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。

2.貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承

付期內(nèi)通知財務(wù)部門。

3.對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠,

索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說明等全部上繳財務(wù)部門。

退貨管理制度

第1條目的。

明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項。

第2條退貨條件。

驗收人員應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)的驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，不符合企業(yè)驗收標(biāo)準(zhǔn)的貨

物視為不合格貨物。不合格貨物應(yīng)辦理退貨。

1.對于數(shù)量上的短缺，采購員應(yīng)該與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足，或

價款上予以扣減。

2.對于質(zhì)量上的問題，采購員應(yīng)該首先通知使用部門不能使用該批貨物，然

后與使用部門、質(zhì)量管理部門、相關(guān)管理部門聯(lián)系，決定是退貨還是要求供應(yīng)商

給予適當(dāng)?shù)恼劭邸?/p>

3.經(jīng)采購部經(jīng)理審閱、財務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。

第3條退貨手續(xù)。

檢驗人員應(yīng)在檢驗不合格的貨物上貼“不合格”標(biāo)簽，并在“貨物檢收報告”

上注明不合格的原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)給采購部門處理，同時通知請購單位。

第4條貨物出庫。

當(dāng)決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權(quán)運(yùn)輸部門將貨物退回，同時，

將退貨通知單副本寄給供應(yīng)商。運(yùn)輸部門應(yīng)于貨物退回后，通知采購部和財務(wù)部。

第5條退貨款項回收。

1.采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、

供應(yīng)商名稱以及貸款金額等。

2.采購部經(jīng)理審批借項憑單后，交財務(wù)部相關(guān)人員審核，由財務(wù)總監(jiān)或總裁

按權(quán)限審批。

3.財務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。

第6條折