制藥行業(yè)實施方案－化學制藥1-用友解決方案

XXX分公司咨詢實施部復印份數___3__文檔控制更改記錄日期作者版本號備注200V1.02007-08-V1.1審閱審閱人職務日期分發(fā)份數姓名部門及職務目錄1.項目概要 61.1啟用賬套 61.2啟用功能模塊 61.3實施地點 62.系統(tǒng)初始化 62.1賬套信息 62.1.1啟用賬套 62.1.2數據精度 72.2靜態(tài)數據 82.2.1部門檔案 8此部分由人力資源部門通知電腦室進行維護 82.2.2職員檔案 8此部分由人力資源部門通知電腦部來進行維護 82.2.3客戶分類及客戶檔案 82.2.4供應商分類及供應商檔案 92.2.5存貨分類及物料檔案 102.2.6計量單位 102.2.7倉庫檔案 112.2.8收發(fā)類別 112.2.9銷售類型 122.2.11財務資料 122.2.12批次規(guī)則 122.2.11需求時柵、預測版本、計劃代號、工作日歷 122.3期初錄入 132.3.1庫存管理 132.3.2存貨核算 132.3.3成本管理 153.軟件應用解決方案 163.1總體流程 163.2物料清單 163.3.1物料清單建立的原則 163.3.2ERP系統(tǒng)BOM操作流程圖 173.3.3XXX本廠維護BOM的注意事項和流程 173.3.4藥包廠維護BOM的特殊需求 183.5XXX本廠需求規(guī)劃 203.5.1當前業(yè)務狀況 203.5.2系統(tǒng)參數設置 213.5.3業(yè)務流程圖 243.5.4流程描述 243.5.5特殊需求及解決方案 253.6藥包生產和采購計劃的生成 263.6.1管理現狀描述 263.6.2參數設定 263.6.3業(yè)務流程圖 273.7生產訂單 283.7.1參數設置 283.6.1生產領料 293.6.2生產完工入庫 293.6.3XXX本廠特殊需求及解決方案 293.6.4藥包生產訂單特殊業(yè)務流程 343.7采購管理 363.7.1當前業(yè)務狀況 363.7.2系統(tǒng)參數設置 363.7.3業(yè)務流程 373.7.4流程描述 373.7.5XXX本廠特殊需求及解決方案 393.7.6藥包廠特殊需求及解決方案 403.10質量管理 403.10.1當前業(yè)務狀況 403.10.2系統(tǒng)參數設置 413.10.3采購質檢業(yè)務流程 423.10.4在庫檢驗業(yè)務流程 443.10.5銷售退貨檢驗業(yè)務流程 443.10.6其它檢驗業(yè)務流程 463.10.7產品入庫檢驗業(yè)務流程 463.10.5XXX特殊需求及解決方案 473.10.6藥包特殊需求及解決方案 483.9庫存管理 483.9.1當前業(yè)務狀況 483.9.2系統(tǒng)參數設置 483.9.3業(yè)務流程 503.9.4流程描述 503.9.5XXX本廠特殊需求及解決方案 573.9.6藥包廠特殊需求及解決方案 573.10成本管理解決方案概述 573.10.1系統(tǒng)應用部署 573.10.2應用總體流程 583.10.3成本管理系統(tǒng)參數設置 593.10.4成本管理系統(tǒng)詳細流程及優(yōu)化 623.10.5錄入建帳期初余額 673.10.6成本資料錄入 673.10.7成本計算 693.10.8憑證處理 733.10.9成本預測 743.10.10成本分析 741.項目概要1.1啟用賬套廣州XXX制藥有限公司（工業(yè)）單一帳套，不包括供應商、客戶、代理商、直營店等其它子母公司的帳套實施。1.2啟用功能模塊此次應用啟用用友ERP-U870SP1物料清單、需求規(guī)劃、生產訂單、銷售管理、采購管理、庫存管理、質量管理、委外管理、存貨核算、固定資產、應收應付管理、總賬、UFO報表、人事管理。1.3實施地點廣州XXX制藥股份有限公司2.系統(tǒng)初始化2.1賬套信息2.1.1啟用賬套序號表項目內容1賬套號0012單位名稱廣州XXX制藥股份有限公司3賬套存放路徑D：\UFIDA\admin4啟用日期2005單位地址6記賬本位幣人民幣7企業(yè)類型工業(yè)8行業(yè)性質新會計制度9賬套主管Demo10存貨是否分類是11供應商是否分類是12客戶是否分類是13是否有外幣核算是編碼方案序號表項目內容1科目編碼級次42客戶分類級次1-3供應商分類編碼級次1-4存貨分類編碼級次1-2-35部門編碼級次16地區(qū)分類編碼級次2-2-27結算方式編碼級次1-28貨位編碼級次系統(tǒng)默認9收發(fā)類別編碼級次1-210設備檔案系統(tǒng)默認11責任中心分類檔案系統(tǒng)默認12項目要素分類檔案系統(tǒng)默認13客戶權限組分類級次系統(tǒng)默認14存貨權限組級次系統(tǒng)默認15供應商權限組分類級次系統(tǒng)默認2.1.2數據精度序號表項目內容1存貨數量小數位52存貨單價小數位63發(fā)票單價小數位84件數小數位25換算率小數位36稅率小數位22.2靜態(tài)數據2.2.1部門檔案部門檔案：部門可以分多級，以公司組織架構進行設置。如此部分由人力資源部門通知電腦室進行維護每一個委外加工商都要虛擬成一個XXX或者藥包的內部制造車間部門。因為不需要分攤制造費用、人工費用等間接費用，只有其它費用（委外），所以只需要分藥包、XXX設立各一個委外部門即可。2.2.2職員檔案所有人員檔案中均選擇“業(yè)務員”選項和“操作員”選項。人員編碼＝工資單編號此部分由人力資源部門通知電腦部來進行維護2.2.3客戶分類及客戶檔案編碼規(guī)則：客戶分類編碼的目的是方便分類統(tǒng)計查詢；客戶檔案：主要記錄客戶發(fā)生的銷售收入、回款及欠款情況，以便分析收入、費用及欠款情況。編碼長度沒有限制，最長20位?？蛻艟幋a：采取按客戶分類+流水號的編碼方式。這部分檔案由銷售部門負責錄入。2.2.4供應商分類及供應商檔案分類編碼規(guī)則：供應商分類建議依所供材料性質或者所屬地區(qū)進行分類，供應商分類編碼的目的是方便分類統(tǒng)計查詢。供應商編碼采取按流水號的編碼方式：供應商分類（**）+流水碼（***），編碼長度沒有限制，最長20位。需要維護供應商屬性（是否貨物或者服務）、專管部門和業(yè)務員、其它供應商聯系信息2.2.5存貨分類及物料檔案存貨分類：可按存貨屬性進行分類，如成品、原料、半成品、輔料等。存貨編碼說明：根據討論的編碼規(guī)則重新編制。原料的編碼是：存貨分類碼＋3位流水號半成品的編碼是：存貨分類號＋對應成品的分類號＋3位流水號產成品編碼規(guī)則沿用一期項目的編碼規(guī)則。在編制一個新的存貨檔案過程中，需要幾個部門共同提供信息，比如技術部門提供存貨編碼、存貨名稱、計量單位、規(guī)格型號等基本信息；采購部提供原料采購周期、供應倍數等原料相關信息；生產部提供產品生產周期；物控部確定存貨供應政策；品管部確認是否質檢以及抽檢比例和抽檢方案等，存貨檔案中需要維護的內容和職責分工按照“新增存貨信息確認表”中的規(guī)定分部門提供信息，由電腦部負責錄入。2.2.6計量單位根據現使用的計量單位進行設置；內部各個部門盡量進行統(tǒng)一，盡量不使用浮動換算。計量單位由技術部門負責維護2.2.7倉庫檔案需要設立客戶倉庫紀錄已經發(fā)貨但是沒有開票的客戶處的寄存量。需要設立XXX成品呆滯倉庫，用來紀錄雖然沒有過期，但是基本上銷售不出去的存貨，該倉庫不考慮MRP。需要設立XXX原料倉庫的。需要設立XXX車間中轉倉庫用來存放車間半成品。XXX原材料倉庫需要設立貨位檔案，用來區(qū)分不同的實際地理位置，明年新的年度帳套中取消貨位管理，設立真正的倉庫。要設立藥包的車間現場倉。對于自提的情況，不設立倉庫，用來為出庫但是開票的銷售訂單列表或者訂單執(zhí)行統(tǒng)計表來紀錄。2.2.8收發(fā)類別收發(fā)類別是倉庫日常出入庫業(yè)務中所有的出、入庫方式，如2.2.9銷售類型2.2.10采購類型2.2.11財務資料會計科目、憑證類別、外幣設置、項目目錄、結算方式、本單位開戶銀行、收付款協(xié)議檔案此部分由財務部門負責維護2.2.12批次規(guī)則設立原材料和半成品的批次規(guī)則具體批次規(guī)則見采購業(yè)務流程說明。2.2.11需求時柵、預測版本、計劃代號、工作日歷由生產部門負責維護2.3期初錄入2.3.1庫存管理于【庫存管理】【初始設置】【期初庫存】錄入期初余額。錄入時，先選取倉庫，點擊菜單欄“修改”，選擇存貨編碼進行錄入數量。庫存期初可以只錄數量。庫存期初錄入完畢后，必須對庫存期初進行審核（建議使用批審功能），庫存數據方可生效，請注意審核的日期是2007－06－01以前。注意：對于有批次管理、保質期管理的存貨，對于有貨位管理的倉庫要錄入批號、有效期、貨位等信息。2.3.2存貨核算如庫存管理系統(tǒng)已錄入期初，則存貨核算系統(tǒng)期初可直接從庫存管理系統(tǒng)“取數”。如庫存管理系統(tǒng)期初未錄入單價，需于存貨核算系統(tǒng)期初補錄單價，成品、半成品的單價指相應成品、半成品的成本價。同時需錄入相應的存貨科目編碼，以便和總賬對賬。如取數之前，已定義好存貨科目，則取數時系統(tǒng)會自動將存貨科目取出，無需手工錄入。存貨核算系統(tǒng)期初錄入完畢后，必須與庫存管理系統(tǒng)進行“對賬”作業(yè)，直至對賬成功為止。同時，必須對存貨核算系統(tǒng)期初進行“匯總”作業(yè)，如下圖，檢查各存貨科目余額與總賬期初余額對應科目余額相平。匯總結果如下：要設置存貨科目和對方科目2.3.3成本管理盡量做到沒有期初余額，8月底的未完工生產訂單全部盡量完工后者拖延幾天到9月初開工，已經開工又不能及時在8月底完工的。對于實在不能完工的，建議在9月份上線之前將所有未完工生產訂單統(tǒng)計出來，一個產品編碼就做一張生產訂單（區(qū)分生產批號），全部的半產品和在制品的費用全部都計在這里，錄入在成本管理模塊的建賬期初數據中，9月如果這些訂單不需要再領料，則可以直接入庫，分攤工時。如果還需要領料，則可以修改生產訂單子件，領料后再入庫，材料費用自動歸集到該產品的該訂單上，分攤工時。2.3.4應付管理應付管理錄入各客戶期初應收余額。如下圖各客戶期初應付余額錄入方式：應付單、采購發(fā)票、應付票據，注意方向、款項類型和對應科目和單據日期。如各客戶期初應付余額需明細到不同商品，則需錄入發(fā)票(下圖中單據名稱選取?？顚Ｓ冒l(fā)票或普通發(fā)票)；如各客戶期初付余額無需明細到不同商品，只錄入余額即可，則錄入應付單(下圖中單據名稱選取應付單)。各客戶期初應付余額有正、負向之分，如有需要可以錄入客戶應收余額負向。設置基本科目、帳期、結算方式科目應付期初錄入完畢要和總賬對賬。3.軟件應用解決方案3.1總體流程3.2物料清單3.3.1物料清單建立的原則原則一：經過雙方項目組成員及項目負責人進行深入的研究、分析及綜合評估，總結出比較符合管理需求的半成品編碼基本原則。至于細的編碼規(guī)則由技術部根據原則再進行進一步的整理及完善。原則二：物料清單涉及的所有料品應為庫存品；原則二：有可能直接用于銷售或采購的半成品列入BOM；原則三：需要管控生產排程或核算成本者需要列入BOM；原則四：低值易耗的物料，如果不需要通過BOM指導生產領用，則可以不在BOM中設立。3.3.2ERP系統(tǒng)BOM操作流程圖3.3.3XXX本廠維護BOM的注意事項和流程存貨編碼和BOM維護的流程存貨檔案的維護由技術部門提供電腦室名稱規(guī)格等信息，然后電腦部在系統(tǒng)中根據編碼規(guī)則錄入存貨編碼、存貨屬性和計量單位等基本信息。然后電腦部提供“新增存貨編碼信息表”，讓各個部門填寫固定提前期，出庫超額上限等相應的內容，然后再由電腦部門在系統(tǒng)中將存貨檔案的信息維護完整。在電腦部提供“新增存貨編碼信息表”的同時（對于自制品最好已經維護了生產部門和默認倉庫），電腦部提請技術部門在系統(tǒng)中錄入BOM，技術部門維護BOM信息完畢后審核BOM。當制造部門需要修改配方時，填寫相應配方和工藝變更表格，提交技術部門修改BOM。中間半成品的編碼規(guī)則需要對一般中間品維護編碼，編碼的規(guī)則是XXX藥包區(qū)分標志（1位）＋存貨類別（1位）＋細類（1位）＋劑型（2位）＋工序類別（1位）＋對應存貨編碼（5位）3.3.4藥包廠維護BOM的特殊需求存貨編碼和BOM維護的流程存貨檔案的維護由銷售部門和采購部門向技術部門提交申請，然后技術部門在系統(tǒng)中按照編碼規(guī)則錄入存貨編碼等基本信息。然后技術部提供“新增存貨編碼信息表”，讓各個部門填寫固定提前期，出庫超額上限等相應的內容，然后再由技術部門在系統(tǒng)中將存貨檔案的信息維護完整。在技術部門提供“新增存貨編碼信息表”的同時，在系統(tǒng)中錄入BOM，維護BOM信息完畢后審核BOM。當制造部門需要修改配方時，填寫相應配方和工藝變更表格，提交技術部門修改BOM。因為考慮到月底成本核算時可能會涉及到未完工部分的在制品的核算，不能將相應的子件設計成“入庫倒沖”屬性，所有的存貨全部是領料屬性。藥包空白膠囊因為可能會涉及到改單去印字的問題，所以將空白膠囊和印字膠囊分別設立編碼。需要用空白膠囊生產印字膠囊時，設立相應BOM。藥包存在明膠液槽底等問題，每次不論生產批次多大，都需要固定消耗量的明膠液做槽底，則需要設立相應的工序資料，并在BOM中選擇工序行號，隨生產批量變化的用量是一個工序行號，是不固定的用量，槽底用量是固定的，不隨批量大小而改變。注意方面：BOM資料中包含了產品的組成結構和生產中會發(fā)生的一般損耗率和補足量，需要制造部門按規(guī)定及時提供給技術部，保證BOM資料的完整及時；BOM母件和子件的生產部門和默認倉庫，領用類型。工藝路線可以進行公用或者復制。3.5XXX本廠需求規(guī)劃3.5.1當前業(yè)務狀況銷售部門月初制定當月的調整計劃和下月計劃，生產部門和銷售部門開排產會出排產表，然后各部門開調產會議，生成生產計劃，根據生產計劃和配方算出采購計劃，其中生產計劃考慮銷售預測、庫存產品的保質期、年度生產任務量、代管產品（已經削減庫存臺賬，但是還沒有離廠的產品）、生產完工量、半成品、生產周期、采購周期等。例如，10月底或者11月初，生產部獲得銷售部門提供的11月銷售計劃調整以及12月銷售計劃，11月5號左右開排產會議決定12月生產計劃量，同時考慮銷售部門11月初提供的11月的追加訂單量來調整11月本月的生產計劃。10號左右詳細生產計劃以及采購計劃，采購計劃要考慮生產計劃、配方、包裝形式、資金情況、采購周期等報總經理審批然后生效。等到原料采購到期后，計劃下發(fā)車間生產指令，車間按照生產指令和產能情況綜合安排班組排產，并進行領料。輔料按照計劃采購后不一定能夠完全滿足生產需要，還要考慮最低庫存量，低于最低庫存量會再采購。生產排產時具體產品的批次量是根據關鍵設備的單批產量來計算的。批次之間的平均間隔天數可以給出。3.5.2系統(tǒng)參數設置生產部門通知電腦部負責按照實際生產排班情況維護工作日歷。銷售需求時柵主要限定從服務器日期開始起算的日期范圍內的需求來源，是否考慮訂單和預測，以及訂單和預測之間的消抵關系。對于XXX來說，計劃考慮的需求來源只有銷售計劃預測，客戶有實際訂單的時候直接從倉庫發(fā)貨，不存在重新進行MRP運算的問題，只是在本月生產加單，以前安排的生產計劃不能滿足的情況下才做SRP計劃運算，但是SRP也不存在預測和訂單的消抵關系，是預測和客戶訂單直接相加的關系。某產品的生產周期需要在存貨檔案中維護，同時要在MRP/MPS頁簽中維護“計劃時柵天數”，用于表示生產凍結期，即原料足夠的情況下，生產產品需用的最少天數。根據實際情況在需求規(guī)劃MRP展開之前需要設置相應的參數，具體如下： 注意點：1、截至日期要求大于或等于MRP件最長提前天數。銷售訂單的完工日期或者預測的需求日期在截至日期后的，系統(tǒng)將不再考慮。只設立一個計劃代號，屬性是MRP。因為都是標準配方，所以不需要考慮替代料，如果需要用其它物料替代標準配方中的原輔料，臨時在系統(tǒng)中修改生產訂單子件就可以了。對于輔料等設置最低庫存量，并設置最低庫存預警參數。在存貨檔案中對自制品設置最低供應量和重疊天數，最高供應量代表瓶頸設備決定的某產品的生產批次量，重疊天數表示不同批次間的平均間隔天數。間隔天數從要求的預完工日期開始推算，所以填寫負數。3.5.3業(yè)務流程圖3.5.4流程描述每月對下月的銷售進行預測，預測的開始日期＝結束日期，且是每個月的月底的一天，換句話說只要按照計劃在月底前完工就可以了。如果月初有銷售加單要求追加生產計劃的情況，也是通過錄入預測訂單來完成的。平時銷售訂單直接開票、出庫，如果有零星調整，則對應調整生產訂單或追加生產訂單，不用再次運算MRP，銷售預測訂單的維護權限歸銷售部門。調度和計劃根據銷售預測進行MRP運算，運算成功后在“MRP計劃維護”節(jié)點進行計劃調整，先調整產成品計劃，需要確認的信息包括生產什么、什么時候生產、生產多少等基本信息，進行調整的項目系統(tǒng)自動進行鎖定，將產成品的計劃鎖定后重新進行MRP運算，同時確認半成品的計劃，鎖定計劃，再次運算MRP，形成最終的采購計劃；確認好的MRP計劃要進行生效，然后可以根據計劃自動生成生產訂單和采購請購單，確定好相關信息后打印生產計劃并下達給相關部門。如果需要銷售加單調整生產，需要運行SRP。注意：MRP計劃只有在生效后，才能生成采購訂單和生產訂單。每運算一次MRP就會使得MRP計劃失效一次，需要重新生效計劃。3.5.5特殊需求及解決方案采購計劃要考慮生產計劃、配方、包裝形式、資金情況、采購周期生成以后要經過總經理審批，然后再下采購訂單。解決方法：先根據采購計劃生成采購申請單，采購申請單做調整后，報總經理審批，系統(tǒng)中進行采購申請單的審核。每個產品都有規(guī)定的最低庫存量（安全庫存量）。同時有的產品雖然有庫存和中間產品，但是可能已經超過半年的時間，雖然還沒有超過有效期，但是一般沒有客戶再要這些產品，所以應當從MRP凈算量中減去這部分的庫存量。解決方法：存貨檔案設置產品的安全庫存量。對于產品設置保質期預警，到了預警時間，系統(tǒng)會發(fā)出提示，然后倉庫人員工將這部分產品調撥到待處理倉庫，這個倉庫不考慮MRP量。3.6藥包生產和采購計劃的生成3.6.1管理現狀描述目前的生產需求來源有兩個方面，大客戶的銷售征訂預測和實際銷售訂單。但是實際生產都是等到實際訂單下達后再開工。大客戶預測的作用在于能夠提前準備物料采購。物料采購計劃是根據該物料的歷史耗用情況，最低庫存和大客戶預測、資金狀況等共同影響決定的。3.6.2參數設定總體思路是不采用MRP計算方式，采用ROP再定貨點的方式生成采購計劃，然后再調整計劃量。3.6.3業(yè)務流程圖3.6.4業(yè)務流程描述在庫存管理模塊重算采購件的日均耗量。日均耗量＝計算期內消耗總量/計算期再訂貨點=日均耗量*固定提前期+安全庫存歷史耗量：歷史天數內的銷售出庫單、材料出庫單、其他出庫單（不包括調撥單）的出庫數量，包括未審核單據。如歷史天數大于當前業(yè)務日期與當前年度《庫存管理》的啟用日期區(qū)間，則用戶需先維護日均耗量（存貨檔案計劃頁），系統(tǒng)將會把該字段的值作為沒有啟動出入庫業(yè)務時的日均耗量值參與運算。進行ROP計算。如果該采購件的可用量低于存貨檔案中設置的再訂貨點，則系統(tǒng)生成采購計劃，計劃量＝日均耗量×保證供應天數根據生成的ROP計劃，計劃部門再參考大客戶訂單的數量調整采購計劃的量。最后審核ROP采購計劃。在采購訂單根據ROP計劃生成采購訂單。3.7生產訂單3.7.1參數設置新建生產訂單的默認狀態(tài)為鎖定。生產訂單全部完工入庫后，自動關閉。進行訂單的預警管理生產訂單需要設置類別，并將生產訂單該欄目設置成必填項。3.6.1生產領料 具體方案見倉庫管理：領料作業(yè)。3.6.2生產完工入庫 具體方案見倉庫管理生產完工入庫業(yè)務流程。3.6.3XXX本廠特殊需求及解決方案生產指令：計劃部下達，按物料的到倉合格后再下達指令，由計劃科來查詢配套物料是否到達；庫存一齊就發(fā)生產指令表。車間然后再制定車間計劃，按產能等因素來制定。另外要做“生產通知單”領導后補簽字，備外部檢查。解決方法：存貨檔案設置ATP規(guī)則，在生產訂單模塊，計劃部門可以參考報表》訂單缺料表來檢查該訂單是否還有沒有到齊的物料。同時可以打印這個報表，提醒采購和倉庫跟催物料到貨情況。料品到齊后，計劃審核生產訂單。將生產訂單通知單——生產訂單打印出來傳給生產部門進行車間計劃。計劃部門開生產指令，一式五聯，交給車間后，車間將一聯放在批生產紀錄中，以后退料時拿出填寫給返還倉庫（GMP要求），另外四聯，一聯給財務，一聯給倉庫留底，一聯放在批生產紀錄中，一聯車間進行統(tǒng)計用。車間調度根據生產指令具體排車間計劃，調度匯總領料數，一次領多批的料，車間通知倉庫發(fā)料，由于GMP要求，物料必須在車間附近環(huán)境才能夠開包裝領料，領料后再封裝返回倉庫。//基本按照生產指令（工序領料單）領料。大部分的主料純度都不能保證穩(wěn)定，需要考慮水分含量和干品純度。生產領用時，倉庫要根據采購入庫時檢驗部門給的檢驗結果，水分含量和干品純度等返算應該領用的實際數量（倉庫采購入庫紀錄臺賬是按照實際數量，而不是理論純品量）。主料折算的計算公式為：領用量＝｛配方理論用量×生產量×補足用量｝/｛（1－水分含量）×干品純度｝｝領用發(fā)料時，每次都要查檢驗單上的水分含量、干品純度。對于浸膏等物料，水分含量在5%以下都算作是檢驗合格，符合規(guī)定，所以不需要折算領用量。只有水分含量超過5％，經過生產申請，質量批準時，質檢部門規(guī)定補足領用量，生產領用公式改成領用量＝｛配方理論用量×生產量×補足用量｝/｛（1－水分含量＋5％）×干品純度｝｝有些物料，如生產ATP成品的主要原料純度基本穩(wěn)定，要先計算標準配方用料量，然后折算需要領用某幾批次的實際數量后，再乘以（1＋15％）進行領用，相應采購計劃是按照經驗在純量基礎上增加采購量采購的（大于15％）。有些物料的領用和檢驗還涉及到效價的問題，即有些物料涉及微生物等指標，一般對該物料規(guī)定一克含量是100萬（舉例，每個都不同），如果本次測試結果是一克80萬，則該物料領料時就要除以80％來領料。以上重算公式只是針對主料，輔料無須考慮。由于主料不足或者要把某批次的主料剩余量全部投料，則需要根據主料的折純量和BOM比例關系重新計算生產訂單量和相應的輔料領用量。解決方法：因為具體領料過程涉及用量重算的問題，需要開發(fā)軟件功能界面配合解決。在基礎檔案中定義重算公式。具體描述：如果產品本身規(guī)定了單位標準重量，則在BOM上要設置單位重量規(guī)格。檢驗單上設置表頭自定義項紀錄水分含量、干品純度、效價比率等百分比檢驗結果。計劃部門等到生產訂單所需物料到齊后（對于中間工序還需要等到中轉站通知計劃科前工序實際完工數量），計劃科找到對應的產品入庫單確認前工序完工數量。然后在后工序相應生產訂單上（鎖定狀態(tài)）點擊修改按鈕，修改生產數量，點擊具體產品，點擊“原料重算單”按鈕，彈出原料重算單界面，操作員針對每個子件選擇批號，系統(tǒng)將該批次的水分含量、干品純度、檢驗單編號等帶出，選完批號后，系統(tǒng)自動帶出實際領用量，允許操作人員修改實際領用量，系統(tǒng)將實際領用量折算出的純量也帶出到單據上，并與系統(tǒng)理論應領數量進行比較，如果實際領用量的折純量不等于（大于或者小于）理論用量，則點擊“重算”按鈕的時候系統(tǒng)會進行重算檢查，提示是否重算還是補充原料批次，如果操作員選擇重算，系統(tǒng)根據是否存在主料，以及哪個主料可用量少（基于多個主料）來判斷哪個主料是重算基準，系統(tǒng)自動根據選擇出來的主料的標準用量重算生產訂單數量并重算其它主料、輔料的用量（不包含滑石粉）。如果BOM中定義了單位重量規(guī)格，需要在重算主輔料后再計算滑石粉等調節(jié)用料的用量。批生產指令上要根據批號（顯示名稱為材料編號）自動帶出原料產地和供應商批號（到貨單表體自定義項）。最后相關人員檢查所有重算后的實際領用數量是否合乎要求，如果是，則可以保存，系統(tǒng)自動回寫生產訂單的子件用量。重算完畢確認好實際領用量以后，計劃科打印一式3聯批生產指令（車間2、倉庫1），審核生產訂單，將生產指令交給車間，車間根據實際情況到倉庫領料，倉庫根據生產訂單和實際領料情況，生成材料出庫單，出庫單保存后審核并打印。出庫單打印后附在批生產指令后面。生產退料的時候，倉庫根據生產訂單生成紅字的材料出庫單。由于生產過程中有損耗問題，有時某工序完工數量多于生產指令的數量，有時少于生產指令數量。有些工序和工序之間有中轉站，中轉站有專人管理，而且有收發(fā)存臺賬。如果前工序完工的數量比指令少，則中間站報（傳真）計劃部門，計劃人員按照前工序實際完工數量更改后工序生產指令的數量，除非庫存不夠，當月不會為了滿足銷售計劃數量而追加生產指令，而是完成多少就更改后工序的生產指令量。如果前工序完工數量比生產指令多，則后工序也同樣追加指令數量。車間按照每工序的生產指令進行領料。解決方法：標準流程應當是設立不同的中轉庫，并在BOM中設置中轉站中的半產品的編碼作為半成品，然后由車間在系統(tǒng)中進行出入庫管理，做成品入庫單，收發(fā)類別填“中間品完工入庫”，通知計劃后，計劃在系統(tǒng)中查詢該批次入庫到這個中轉站的成品入庫量，并根據前工序完工入庫量來修改后工序的生產訂單量，等到該工序到齊物料后，指定原料批次，對后工序的生產訂單的領用量進行重計，確定實際領料量后，審核該工序生產訂單。然后打印出來生產指令報表，交給車間去安排生產和領料，倉庫實際出庫時在系統(tǒng)中做材料出庫單，累計出庫量要控制在生產訂單指令的限額內，QA通過查詢相應報表和出庫單據，審核實際領料量是否和生產指令相符。由于采購物料的質量、凈含量、結晶狀態(tài)等物理、化學狀態(tài)不同，以及生產環(huán)境的原因，可能按照標準配方不能生產出成品，需要更換一些輔料，這時需要尋找替代料。有時存在超定額領料的情況。解決方法：如果涉及到替代料的問題，則需要經過技術部門審批后，由計劃部門修改生產訂單的子件信息。技術部門的審批過程在系統(tǒng)外完成。超定額領料也是提請計劃部門修改子件信息。成品有暫存入倉（預入倉），此時微生物檢驗等還沒有檢驗完畢，檢驗合格后，批生產紀錄審核完畢后，質量部門（QA）給交庫憑證才正式入倉。解決方法：產品接近完工時，有車間在系統(tǒng)中進行生產訂單報檢，生成產品報檢單，系統(tǒng)自動審核，通知質量部門來抽檢。因為這時還不知道包裝后的具體數量，所以檢驗單先按照生產訂單的數量進行抽檢，檢驗單中選擇的質量檢驗方案不包含耗時較長的指標，檢驗完畢后，保存但不審核檢驗單。等到全部包裝完畢后，再修改檢驗單的表頭錄入實際完工報檢數量。此欄目只對顯示打印起作用，對于抽檢量沒有影響。檢驗單審核完畢后，質量部門通知車間做成品入庫單，入庫類別選擇“成品完工入庫”，入庫單先不能進行審核，但是要提交審批流。花費時間較長的檢驗項目，質量部門根據成品報檢單生成“留樣單”，填寫檢驗次數（一般是1次），然后根據“留樣單”生成“其它報檢單”，系統(tǒng)自動審核報檢單，質檢填寫“其它檢驗單”，系統(tǒng)回寫留樣單檢驗結果，質檢部門可以對留樣單有檢驗結果的行進行審核。留樣單檢驗結果出來后，QC在系統(tǒng)中的成品入庫單審批流中填寫檢驗結果意見，然后QA填寫成品放行意見，最后倉庫據實審核成品入庫單，完成入庫。注：留樣單的數量并不和檢驗單合格入庫數量關聯。成品檢驗單可以實時填寫，但是不要審核，在包裝完畢后由檢驗部門修改成品檢驗單，填寫表頭完工數量（表頭自定義項），然后審核成品檢驗單，最后根據實際入庫暫存數量生成成品入庫單。各個工序都有粉尾，磨成粉末后重新投入到下一批中，有時會因為投了粉尾而更改下一批產品的生產數量。粉尾不單獨計算成本，月底和在制品一同計算成本，全部算到在制品成本中。各工序的粉尾要進行入庫管理，入庫后要領用出去進行加工，然后再入庫。加工前后的粉尾都有批次管理，該加工過程沒有生產指令。客戶只需要反應加工后的粉尾入庫和批號就可以了。粉尾的產量比率不固定，無法加入到配方檔案中，現在由車間自行處理，技術部門不過問，而且有時沒有包裝的產品也會重新磨成粉尾。解決方法：粉尾在系統(tǒng)中不反應。其成本完全攤到在制品中。對于浸膏等存在委外加工的情況。XXX有負責委外廠的倉管員、QA、調度等人員，XXX計劃部門下達采購計劃和采購訂單后，原料采購直接到達委外加工廠的倉庫，倉庫一般第二天將入倉單交給XXX本廠，XXX等原料到齊后給委外廠下生產指令，領料生產，浸膏加工完畢后給XXX入庫。委外商將從原料到浸膏的所有加工費用計算匯總后開發(fā)票給XXX。加工費用發(fā)票交給采購部門，采購部門交給財務掛賬。另外有貼牌生產的情況，加工商根據XXX商務部門給的生產銷售計劃安排采購和生產，銷售后，XXX根據銷售數量補成品入庫單并開票，加工費開加工費發(fā)票，然后再按照配方倒推原料用量和采購量，采購發(fā)票全部直接開給XXX。解決方法：不啟用委托加工模塊，需要設立委外加工商的倉庫，以便和加工商核對材料余額，同時將委外件及其子件在BOM中反應。委外加工和原料采購的計劃和本廠的計劃同時生成，下達采購訂單和生產訂單（選擇生產訂單單據類型為委外加工單）后，原料采購入庫到委外商倉庫，等到生產訂單齊料后，審核生產訂單，產品完工入庫到本廠倉庫。原料從委外庫領用后記入委托加工材料費科目，委外入庫做產成品入庫單，入庫類別填寫“委外加工入庫”，委外加工費用在成本管理的“其它費用”中錄入，可以根據按照生產訂單明細填寫加工費。利用成本管理模塊核算委外件的入庫金額。材料出庫單借：委托加工材料費貸：原材料月底運算成本模塊產成品入庫單借：原料——浸膏貸：委托加工費材料費委托加工費（暫估）來加工費發(fā)票做應付單，借：委托加工費稅金貸：應付賬款當來票單價和暫估加工費不相等時，需要在存貨核算模塊做“入庫調整單”，借：原料——浸膏貸：委托加工費材料費委托加工費（上述金額是暫估和結算的差異金額）委托加工費科目的余額就是暫估的委托加工費。因為XXX和委外商簽訂加工費價格是按照加工的原料數量簽訂的，所以不能和系統(tǒng)中的浸膏完工數量匹配，但是系統(tǒng)填寫其它費用時，也沒有單價，所以只要總數對就可以了。采購計劃生成后，對某個品種的原物料下采購訂單，是按照31天一個跨度的生產用料需求進行匯總下采購訂單的。解決方法：在存貨檔案中設置供應期間為31天。該物料在31天之內的所有采購計劃合并成一張采購計劃單。產品批次的生產周期（從準備物料投產到產成品入庫的天數）也是比較穩(wěn)定的，而且可以提供。各種采購件的平均采購周期（從采購訂單下達至入庫的天數）比較穩(wěn)定，而且可以提供。解決方法：在存貨檔案中設置固定提前期，表示該產品一個生產批次量的周期。如果該產品有時自制（委外），有時采購，則填寫自制（委外）的周期。這是因為系統(tǒng)生成計劃的時候自動默認此存貨為自制件，生成生產計劃。現在的產品，同一小包裝，例如20片/瓶，在進行裝箱的時候會有不同的裝箱規(guī)格。例如200瓶/箱，300瓶/箱。不論是哪一種箱子，都是一個產品編碼。在做成本核算的時候，箱子的成本是按照專用物料攤銷到成品中的，這個編碼的成本進行加權平均。解決方法：對于有多個裝箱規(guī)格的產品設置不同的BOM版本，對于包裝生產訂單，可以根據實際情況更改鎖定狀態(tài)生產訂單的BOM版本。有的產品的主料，例如頭孢類原料，一旦拆包后，就必須將整包全部投料，這就需要根據這種原料的用料折算生產產量，然后再按照折算后的產量領料。解決方法：這種折算是統(tǒng)一在修改生產訂單子件重算子件領用量的時候，注意選擇頭孢類為重算主料就可以了，然后根據折算后的生產量修改生產訂單，再進行審核領料。3.6.4藥包生產訂單特殊業(yè)務流程生產根據銷售訂單，在制版商制好版后，技術部門做好BOM就下生產訂單。等到物料到齊后審核訂單開工。有委外加工的半成品，主要是包裝或者切割工藝。幾個工序后，給加工商進行加工，然后返回廠進行再加工。委外加工單由計劃員下達給加工廠家，發(fā)料和加工完的產品進倉都由倉庫管理，下一次加工單就發(fā)一次料，發(fā)票是交給采購部門后轉給財務。以前委外加工嚴格按照出入庫管理?，F在只是車間有單據紀錄，沒有出入庫管理，加工費直接進入制造費用。不再做半成品編號。解決方法：不啟用委托加工模塊，委外商虛擬成部門，同時將委外件及其子件在BOM中反應。需要委外品的時候，給加工商下達生產訂單（選擇生產訂單類型為委外加工單）后，原料采購入庫后齊料后，審核生產訂單，根據生產訂單領料，發(fā)料給委外商，實際委外加工入庫后，在系統(tǒng)中做產品完工入庫到本廠倉庫（入委外半成品倉）。自制半成品從委外半成品庫領用后記入委托加工材料費科目，委外入庫做產成品入庫單，入庫類別填寫“委外加工入庫”，委外加工費用在成本管理的“其它費用”中錄入，可以根據按照生產訂單明細填寫加工費。利用成本管理模塊核算委外件的入庫金額。材料出庫單借：委托加工材料費貸：半成品月底運算成本模塊產成品入庫單借：產成品（半成品）貸：委托加工費材料費委托加工費（暫估）來加工費發(fā)票做應付單，借：委托加工費稅金貸：應付賬款當來票單價和暫估加工費不相等時，需要在存貨核算模塊做“入庫調整單”，借：產成品（半成品）貸：委托加工費材料費委托加工費（上述金額是暫估和結算的差異金額）存在委托廠家加工回來的產品虛擬成原料采購入庫，進行包裝后成品入庫，再銷售出去的現象。這種成品和自己加工的成品的編碼和BOM不一樣。解決方法：這種情況就按照正常的采購、委外生產流程進行。油墨等主料整包裝給車間，不退料（包括包裝材料），留在車間，每天合并不同的產品規(guī)格的用料。不進行限額控制，只是進行考核。目前對于車間庫存是一月進行一次盤點。解決方法：設置車間現場倉，當原料整包裝從原料倉庫領出的時候，倉庫做調撥單并審核，從原料倉發(fā)料調撥到現場倉，然后審核調撥單生成的其它出入庫單。車間再從現場倉按照生產訂單定額進行領料，做材料出庫單。每固定月數后進行盤點，將現場倉的盤虧數量做材料出庫單做為公用材料出庫，成本管理模塊選擇參數“按照BOM用料關系分攤”。對于明膠等物料，因為生產工藝的要求，一開始的工序肯定會消耗一些用于槽底等的用途，如果不更換品種的話，可以不更換槽底。解決方法：在系統(tǒng)中設立這類產品的工藝路線，一個產品就要設置一個工藝路線，在維護BOM的時候，產品的同一種子件錄入不同的行，每行分別對應不同的工序行號，一行是變動用量屬性，一行是固定用量屬性。由于產品的這種虛擬工序都很類似，所以可以設置公用工藝路線或者復制工藝路線。在根據生產訂單領料的時候，將這些原料從原料倉調撥到現場倉，直接從現場倉按單領出，如果本次可以直接利用上次的槽底，則修改生產訂單子件信息，將固定用量子件行刪除。膠囊的成品的切邊可能有回收利用的價值，下次利用的時候可以少投料。這部分邊角料不計算成本。解決方法：因為這部分邊角料不計算成本，現在BOM中已經考慮切邊的投料了，明膠的單耗已經變小。對于替代料的情況，一般都是臨時決定的，所以不便在配方中設定替代料，可以在生產訂單子件信息中修改。解決方法：車間報技術部門修改生產訂單子件信息。存在改良配方版本和多個版本的配方的情況。多版本的情況一般是因為采用的粘合劑不同造成的。解決方法：在做BOM時設立不同的BOM版本，在做生產訂單的時候，可以選擇BOM版本。生產的完工數量往往和銷售訂單不一致，客戶也會接受解決方法：需要設立成品的入庫超額上限和出庫超額上限。先超生產訂單完工入庫，再超銷售訂單發(fā)貨出庫。注：藥包廠生產訂單的生成、審核、數量修改全部由計劃人員在系統(tǒng)完成。子件的修改由技術部門進行。10.有空心膠囊在終選前改印字膠囊的情況，大概占到30％左右。解決方法：不需要再設立空心膠囊的中轉倉庫，空心膠囊直接入總倉，如果終選前決定改為印字膠囊，則需要將空心膠囊入總倉，然后做印字膠囊領用空心膠囊、油墨等材料的BOM，做印字膠囊的生產訂單，從總倉領出空白膠囊，再入倉到總倉。3.7采購管理3.7.1當前業(yè)務狀況目前根據生產計劃生成采購計劃，計劃部門生成采購計劃（原材料、包裝品采購），根據包裝形式、資金預算報總經理審批后生效。采購入庫過程嚴格遵守GMP要求。3.7.2系統(tǒng)參數設置A、普通采購必有訂單；允許超計劃訂貨，在存貨檔案中設置訂貨超額上限；訂單上的價格自動根據上次存貨價格帶出，不需要區(qū)別供應商，然后根據合同手工修改價格。退貨不需要訂單。3.7.3業(yè)務流程注意：到貨單上要有供應商批次號。3.7.4流程描述1、供應商分類及供應商檔案。由采購部門在系統(tǒng)中采購》供應商管理》供應商資格審批，在系統(tǒng)中由質量部門填寫供應商基本信息，再在系統(tǒng)外走審批流程后，由質量部門修改供應商資格審批表，填寫審批意見，然后審核轉入供應商檔案。2、訂單生成在計劃部執(zhí)行需求規(guī)劃/ROP產生采購計劃后，采購部門在采購管理－訂貨—采購訂單中，點擊增加按鈕，點擊生單按鈕，選擇拷貝MRP/MPS/ROP計劃生成，選擇具體幾個物料的采購計劃生成采購訂單保存，(報總經理審批后)，采購部門審核系統(tǒng)訂單；注意：采購計劃的生成受到存貨檔案中采購件的供需政策、供應期間、供應倍數、最小供應量、采購周期等的影響，同時要考慮資金等情況修改采購量。//用采購訂單表體自定義項來表示物料的緊急程度ABC類。藥包廠的采購計劃由計劃人員和采購主管共同審批，采購訂單需要經過采購經理審核。4、采購到貨單生成/報檢供應商將原料送達后，倉庫在到貨單中點擊增加，點擊生單按鈕，選擇拷貝采購訂單生成，生成后根據實際到貨數量更改到貨單上的數量，根據批號規(guī)則自動取得“批號”，到貨單上還要填寫供應商的批號。計劃部門需要將生產急需的物料分發(fā)給采購和倉庫，倉庫根據這些信息填寫“是否急料”，對于需要質檢的原料可以在采購到貨單中點擊“報檢”按鈕自動生成“來料報檢單”，系統(tǒng)自動發(fā)出待檢預警，質量管理部門根據報檢通知審核報檢單，根據報檢單生成檢驗單，檢驗單打印出來后由質檢部門交給倉庫，最后倉庫部門根據質量檢驗結果做“采購入庫單”；注意：XXX質檢部門要在檢驗單的表頭填寫含水量、干品含量等信息。5、采購拒收如果經過檢驗發(fā)現全部或者部分判斷成不合格，質檢部門填寫檢驗單的整單檢驗結果為不接受或者接受但有不良品數量，然后在不良品處理單中填寫處理意見為“拒收”，則系統(tǒng)自動根據拒收單反寫到貨單上的拒收數量，采購部門根據這些“到貨單”生成“采購拒收單”。6、采購退貨已經檢驗入庫的物料，在存儲過程中，或者生產過程中發(fā)現的供應商的質量問題，經質檢部檢驗不合格確認需要退貨部分，在采購管理－采購到貨－到貨退回單中，點擊增加按鈕，在表體點擊右鍵選擇拷貝采購到貨單生成；注意：采購退貨和采購拒收的區(qū)別在于，采購拒收是放在檢驗區(qū)，但是并沒有根據檢驗合格紀錄入過正式倉庫，直接退給供應商。采購退貨是指已經入庫的采購件又出庫退回給供應商。采購退貨單要參照到貨單生成。7、采購發(fā)票生成/采購結算供應商送達采購發(fā)票后，在采購管理－采購發(fā)票－專用采購發(fā)票中，點擊增加按鈕，點擊生單按鈕，選擇拷貝“采購入庫單”生成，送交財務審核發(fā)票后，財務在采購發(fā)票點擊“結算”按鈕自動結算；對于費用發(fā)票，在采購管理－采購發(fā)票－費用發(fā)票中手工錄入，需要選擇不同的勞務型存貨來紀錄不同種類的費用。費用發(fā)票和采購入庫單的勾兌要在采購—采購結算——手工結算（采購發(fā)票和運費發(fā)票同時到達）或者采購—采購結算——費用折扣結算（費用發(fā)票晚于采購發(fā)票到達）中進行處理，手工選擇運費發(fā)票和采購入庫單的勾兌關系，可以按照入庫單上不同物料的數量或者金額比率分攤費用。注意：采購結算就是入庫單和發(fā)票勾兌的意思，系統(tǒng)依據此紀錄采購入庫單是否已經到票。此操作由財務人員在采購人員提請發(fā)票入賬后進行。3.7.5XXX本廠特殊需求及解決方案要求提前三天預警到貨情況。解決方法：啟用采購訂單的提前預警和逾期報警功能，提前天數設置成三天。物料編碼（即內部批號）是日期＋順序號，如果日期和入庫順序不同，按照GMP要求，就算是供應商同一批生成的，也要算作不同的料號。同時要反應供應商生產的批號。批號生成規(guī)則：日期+3位流水號。解決方法：采購到貨單設置表體自定義項，用來紀錄供應商批號。現在退貨的時候，如果發(fā)票已經入賬，沒有開來紅票之前，財務不允許在賬面上反應紅字入庫。采購訂單關閉和變更的處理。（請再詳細說明）采購憑采購入庫單進行請款，填寫付款單付款：預付款。月結：發(fā)票未回。不是月結：采購發(fā)票和采購入庫單一起填寫報帳單，付款通知單。3.7.6藥包廠特殊需求及解決方案采購到貨檢驗后確認為拒收的物料，可能在供應商提貨之前暫存在倉庫，沒有入倉庫臺賬。但是如果車間急用，會利用這些物料。解決方法：來料的不良品處理單，要等到采購供應商來提貨時候確認了處理方式后再做。如果在供應商提貨之前，需要生產領用，則做不良品處理的降級處理。供應商提貨的時候由倉庫通知質檢部門作不良品處理單。由于包裝形式等原因，采購訂量往往比計劃量要多。訂單可能會比實際到貨量少或者多。如果訂單沒有執(zhí)行完畢，后續(xù)不再供貨，則有權限的人關閉訂單。解決方法：要設置采購件的超計劃訂貨的上限，采購訂單關閉權限分配給具體人。如果訂單不足，則需要追加訂單。采購批號：目前是年月＋流水號，預留不同的流水號給不同的存貨類別。解決方法：以后存貨分類編號＋年月＋3位順序號。到貨后倉庫分配批號，同時填寫供應商的批號。拒收單和退貨單上要帶出供應商批號。解決方法：退貨單必須參照到貨單生成，在采購退貨單上設立表體自定義項，從到貨單上取供應商批號。3.10質量管理3.10.1當前業(yè)務狀況嚴格執(zhí)行GMP要求進行檢驗。3.10.2系統(tǒng)參數設置質檢基礎檔案設置：根據實際使用情況設置，各名稱含義看幫助介紹；采購報檢單由質量部門負責審核，同時查驗數量。A、檢驗標準設置B、檢驗項目設置C、檢驗指標設置D、檢驗方案設置E、檢驗地址等其它內容注意：設立質量檢驗方案和“存貨質檢方案對照表”，不要在存貨檔案中設置質檢方案。3.10.3采購質檢業(yè)務流程業(yè)務流程描述：1、來料檢驗單處理供應商送貨后，倉庫辦理采購到貨單（采購模塊），倉庫可以調度反饋的生產用料信息，提前判斷是否有需要緊急檢驗的物料，在到貨單上需要填寫是否急料，同時決定是否需要按照生產要求分明細種類報檢，然后在系統(tǒng)到貨單中進行報檢，系統(tǒng)自動生成來料報檢單，倉庫部門根據實際需求，修改報檢單的數量以便分次報檢。由于到貨的時候可能會有同一個供應商的不同批號，會分成幾行填寫，填寫幾個內部批號，并按照每個不同的批次報檢。系統(tǒng)提供批號生成規(guī)則，規(guī)則中沒有涉及的內容，可以手工修改批號。系統(tǒng)通知質量檢驗部門檢驗時，質檢人員到現場清點報檢數量，審核報檢單，然后進行檢驗，增加檢驗單，選擇檢驗方案，將檢驗結果錄入來料檢驗單中，查看表頭檢驗結果，然后審核；對于檢驗合格的物料，質量部門將檢驗單打印出來2聯，交給倉庫后，倉庫簽字確認留下1聯，驗單辦理入庫。入庫流程詳見倉庫流程。XXX特殊需求要等到供應商的檢驗報告書來到后，在報檢單上填寫供應商檢驗報告書號（表頭自定義項）。注意：通過訂單執(zhí)行統(tǒng)計表可以查詢供應商的拒收數量，同時也可以查詢實際到貨日期和計劃到貨日期的差異。XXX廠在檢驗單上要顯示批次信息，同時要填寫檢驗出的水分含量和干品含量值。2、來料不良品處理在來料檢驗單中確認為不良品的，需要在來料不良品處理單中，確認處理辦法；不良品原因需要先到基礎檔案－其他－原因碼檔案中設置；具體的不良品處理方式包括：拒收：在不良品處理單審核時，系統(tǒng)會將確定的退貨的不良品數量返給到貨單，質檢部門打印“不良品處理單”一式兩聯，交給倉庫，倉庫部門在采購模塊，參照到貨單，生成拒收單，在拒收單上填寫拒收原因。倉庫交給采購，采購部門在采購模塊打印拒收單一式兩份，一聯留底，一聯隨貨給供方或者傳真給供方。降級：表示當前的存貨雖然不合格，但可以降價可以降低等級使用。則可以選擇不良品處理流程為降級。在來料檢驗時，通過降級可以實現對供應商提供的貨物降價、扣款的處理。降級處理時，系統(tǒng)要求錄入降級后的存貨名稱和數量，但是對每一種物料設立降級后的編碼不現實，所以降級后編碼還是填寫原先的編碼，倉庫入庫的時候需要選擇降級倉庫。此流程XXX制藥本廠不采用，一般都整批拒收。這種情況質檢部門打印“不良品處理單”一式四聯，交給倉庫兩聯，自留一聯，財務一聯。如果涉及到降級的降價處理，倉庫部門根據不良品處理單生成采購入庫單，入庫倉庫是降級倉庫，倉庫打印出入庫單后，連同不良品處理單，交給采購和財務，采購知會供應商，同時提請上級領導處理，最后將處理結果以書面形式通知采購和財務，采購錄入系統(tǒng)發(fā)票，財務審核發(fā)票。分揀：出現在抽檢時，已經判定部分抽檢量不合格，但是由于某種原因，需要使用本批存貨，則需要對當前待檢查的存貨一個一個進行檢驗，挑出合格的使用，則可以選擇不良品處理流程為分揀，系統(tǒng)會再次生成一張報檢單，此時報檢的檢驗方式為全檢，進行再次的檢驗。XXX特殊需求XXX本廠目前對于原料沒有二次檢驗，只有一次檢驗，不會在檢驗后進行重新抽檢，就算有也只在系統(tǒng)中錄入最終檢驗結果。供應商提供檢驗報告書后才在系統(tǒng)中審核報檢單。檢驗單上要設置四個表頭自定義項，分別代表水分含量、干品純度、效價比率和最終折算比率。藥包特殊需求原材料檢驗結果為拒收的物料，如果供應商沒有提走，先暫存在倉庫，不入倉庫臺賬。但是如果生產急用的話，可以領用這部分原料。解決方法：所以原料的不良品處理單到供應商提貨或者生產領用的時候再做拒收或者降級處理。如果需要生產領用，則需要降級處理入庫后再領用出去。3.10.4在庫檢驗業(yè)務流程流程描述對于需要周期性檢驗的存貨，或者想要隨時對某些存貨進行檢驗，需要在存貨檔案中設置該存貨的質檢方案，周期檢驗需要設置質檢周期。倉庫隨時查詢在庫待檢表，選擇類型為周期檢驗，只要當天需要進行周期檢驗的存貨都會列示出來，可以選擇存貨進行報檢。對于非周期的抽檢，由質量部門（藥包是倉庫人員）在在庫待檢表中進行過濾，選擇在庫檢驗類型為“其它”。系統(tǒng)對報檢部分進行凍結。報檢單自動審核，質檢部門根據系統(tǒng)提示參照報檢單生成檢驗單進行檢驗，并填寫檢驗結果。若檢驗合格，則系統(tǒng)自動減少庫存凍結數量。若發(fā)現不良，可以進行報廢、分揀和降級處理。質檢將不良品處理單打印出來兩聯，交倉庫進行處理；報廢處理將生成其它出庫單；降級處理會生成其它出庫和其它入庫單。分揀將重新生成報檢單。XXX的特殊需求：質檢周期基本上就是一年。3.10.5銷售退貨檢驗業(yè)務流程退貨流程可以詳見銷售管理模塊的退貨流程。質管人員可以用其它檢驗單來紀錄檢驗結果。需要在退貨單上設立表頭自定義項，分別代表退貨性質、退貨分類和處理意見。退貨單上要填寫批號。設置表體自定義項折算萬片數和平均價值，在存貨檔案中的計劃價/售價中填寫上年平均售價，并設置產品單位片數欄目以便單據表體折算萬片數。3.10.6其它檢驗業(yè)務流程流程描述其它檢驗不會對業(yè)務流程造成影響，不會產生凍結量。其它不良品處理單只能進行分揀和不處理兩種處理方式。3.10.7產品入庫檢驗業(yè)務流程XXX流程產品接近完工時，有車間在系統(tǒng)中進行生產訂單報檢，生成產品報檢單，系統(tǒng)自動審核，通知質量部門來抽檢。因為這時還不知道包裝后的具體數量，所以檢驗單先按照生產訂單的數量進行抽檢，檢驗單中選擇的質量檢驗方案不包含耗時較長的指標，檢驗完畢后，保存但不審核檢驗單。等到全部包裝完畢后，再修改檢驗單的表頭錄入實際完工報檢數量。此欄目只對顯示打印起作用，對于抽檢量沒有影響。檢驗單審核完畢后，質量部門通知車間做成品入庫單，入庫類別選擇“成品完工入庫”，入庫單先不能進行審核，但是要提交審批流?；ㄙM時間較長的檢驗項目，質量部門根據成品報檢單生成“留樣單”，填寫檢驗次數（一般是1次），然后根據“留樣單”生成“其它報檢單”，系統(tǒng)自動審核報檢單，質檢填寫“其它檢驗單”，系統(tǒng)回寫留樣單檢驗結果，質檢部門可以對留樣單有檢驗結果的行進行審核。留樣單檢驗結果出來后，QC在系統(tǒng)中的成品入庫單審批流中填寫檢驗結果意見，然后QA填寫成品放行意見，最后倉庫據實審核成品入庫單，完成入庫。藥包流程產品接近完工時，由車間在系統(tǒng)中進行生產訂單報檢，生成產品報檢單，系統(tǒng)自動審核，通知質量部門來抽檢。質檢根據實際檢驗結果填寫。檢驗單審核完畢后，質量部門通知車間做成品入庫單，入庫類別選擇“成品完工入庫”，入庫單先不能進行審核，但是要提交審批流。對于需要檢驗時間較長的檢驗，客戶急著要貨，檢驗單可以后補，那么可以先檢驗合格，在表頭注明后補檢驗單，然后入庫發(fā)貨。3.10.5XXX特殊需求及解決方案1、需要進行原料、半產品和產品的留樣。留樣的數量根據廠內規(guī)定的要求有固定數量。留樣主要是為了提前發(fā)現問題改進產品，或者和客戶的投訴進行核對，防止假冒。留樣分成三種情況，批留樣、季度留樣和重點留樣。批留樣是每批都要留的，只有客戶投訴的時候才拿出檢查。季度留樣是每個品種本季度第一批在批留樣基礎上加多的留樣。重點留樣是根據生產具體批次的要求進行重點檢驗。后兩種是需要進行周期檢驗并送化驗室檢驗，一般是季度留樣6個月，重點留樣3個月，需要系統(tǒng)提醒這兩種情況進行送檢。留樣要存放在具體的貨位，系統(tǒng)中要方便查詢貨位取樣。重點留樣要注明留樣原因。重點檢驗在留樣時規(guī)定檢驗項目和指標，每批都可能不一樣。季度檢驗是固定的檢驗項目。留樣檢驗的結果的處理方式有兩種，委托銷售部門回收市場該批次產品。另外一種是繼續(xù)跟蹤。回收的時候QA要清楚是否完全已經回收?；厥盏漠a品放在產品倉的一個區(qū)域。存貨檔案要表明產品的貯存條件。留樣在失效后一年銷毀。要求系統(tǒng)提醒銷毀。留樣要存放在留樣的樣品的檢驗結果要可以進行統(tǒng)計分析。文件管理。解決方法：對于留樣，作留樣單，填寫好計劃檢驗時間、周期以及檢驗數量，并填寫表頭自定義項“檢驗類型”（重點、季度還是批次），對于重點留樣還要填寫“重點留樣原因”表頭自定義項，要寫明存放貨位。留樣單永遠不用審核。根據留樣單按照批次先后順序選擇報檢，生成其它報檢單和其它檢驗單，在填寫檢驗單的時候要選擇檢驗方案，該檢驗方案可能是在留樣的時候才確定維護在質量模塊中的，名稱要包含檢驗項目。存貨檔案中要錄入儲存條件。在不良品處理方式中設置回收產品欄目。開發(fā)相應的報表，分別取產品報檢單批次號、留樣單數據、檢驗單數據、質檢方案數據、不良品處理單數據、存貨檔案數據等形成產品留樣臺賬，留樣后一年提醒銷毀是通過查詢留樣單列表信息實現的，在留樣單表頭可以錄入實際銷毀的日期。統(tǒng)計分析通過導出EXCEL進行。文件管理希望實現的按照部門或者文件編號進行匯總統(tǒng)計的功能系統(tǒng)暫時不能實現，建議用二維EXCEL表格實現。給予QA查詢批次臺賬的權限以便查詢處理意見為回收的產品的退貨情況。3.10.6藥包特殊需求及解決方案成品入庫的時候有時會來不及檢驗?？蛻粼试S后補寄送檢驗單。解決方法：成品先檢驗合格入庫，在檢驗單的單據頭設立自定義項用來表示是否是后補檢驗合格。成品檢驗單不打印，手工按照固定格式做檢驗單發(fā)送給客戶。對于產品有產品等級的問題。主要是通過外觀檢驗辨別，不涉及微生物檢驗。解決方法：在填寫成品檢驗單的時候，填寫表頭自定義項紀錄成品等級。3.9庫存管理3.9.1當前業(yè)務狀況按照GMP要求分批次分開對方，有單獨的待查、不良品和退貨等區(qū)域。3.9.2系統(tǒng)參數設置A、啟用批次管理、保質期管理；所有單據都是在審核后修改現存量注意：批次管理和保質期管理可以針對具體的存貨設定，某存貨啟用批次管理和保質期管理后將不能再取消，幾乎所有的存貨都由批次和保質期管理。如果中轉站半成品也涉及到折算領用量的問題，也必須設置批次管理并進行報檢檢驗。注意：為了保證倉庫賬面和財務賬面的一致性，所有出入庫單據全部設置成審核后才能改變現存量。也就是說所有單據都要經過審核才生效。當月的單據要在月底前全部審核掉。要在子件的存貨檔案上設置出庫超額上限，倉庫模塊參數設置成允許超生產訂單領料，倉庫做安全庫存量。平常如果超標準用量領料，需要生產部門向倉庫申請領料，倉庫補做材料出庫單（選擇執(zhí)行完未關閉的顯示）。如果超生產訂單入庫，則需要設置產品的入庫超額上限。3.9.3業(yè)務流程3.9.4流程描述1、倉庫檔案需要在實際倉庫的基礎上另外設置委外倉庫、滯銷成品倉庫、退貨倉庫、客戶倉庫、自提未提倉庫、中轉倉庫等倉庫。2、收發(fā)類別對倉庫所有入庫和出庫業(yè)務進行劃分，方便以后統(tǒng)計以及財務分類進行財務處理（要按照編碼規(guī)則）；3、采購到貨單生成/報檢供應商將原料送達后，倉庫在到貨單中點擊增加，點擊生單按鈕，選擇拷貝采購訂單生成到貨單，經過初步清點和外觀檢驗后，根據簽收數量更改到貨單上的數量，根據批號規(guī)則自動取得“批號”，到貨單上還要填寫供應商的批號。計劃部門需要將生產急需的物料分發(fā)給采購和倉庫，倉庫根據這些信息填寫“是否急料”，對于需要質檢的原料可以在采購到貨單中點擊“報檢”按鈕自動生成“來料報檢單”（按明細報檢），系統(tǒng)自動生成來料報檢單，倉庫部門根據實際需求決定是否需要按照生產要求分次報檢，修改報檢單的數量，進行多次報檢。系統(tǒng)自動發(fā)出待檢預警，質量管理部門根據報檢通知審核報檢單，根據報檢單生成檢驗單，檢驗單打印出來后由質檢部門交給倉庫，最后倉庫部門根據質量檢驗結果做“采購入庫單”；注意：XXX質檢部門要在檢驗單的表頭自定義項填寫含水量、干品含量、效價比率等信息。4、采購入庫A對于不需要質檢的物料，直接在庫存管理－入庫業(yè)務－采購入庫單中，點擊“生單”按鈕，選擇采購到貨單，選中對應到貨單，選中本次入庫的存貨，錄入入庫倉庫，進行生單；此時報檢按鈕不能點擊。B對于需要報檢的物料，通知質量檢驗部門檢驗時，質檢人員清點報檢數量后審核報檢單，然后進行檢驗，增加檢驗單，將檢驗結果錄入來料檢驗單中，查看表頭檢驗結果，然后審核；C、需要質