合同檔案管理制度

精可編（頁封）【新

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可由合同檔案理制度第一章目

的第一條為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的職責(zé)和工作流程清檔案流轉(zhuǎn)過程中的工作手續(xù)定檔案管理中的人員權(quán)限和調(diào)檔權(quán)限；同時規(guī)范公司員工在工作檔案的制作、成形、保存、轉(zhuǎn)檔、調(diào)用等方面的工作行共8頁

1為協(xié)調(diào)檔案管理中的問題和矛盾進(jìn)一步培養(yǎng)公司員工的工作記錄和建檔管檔意識，特訂立本管理制度。第二章適范圍第二條適用公司所有檔案管理與員工。第三章檔管理基規(guī)定第三條檔案分類和內(nèi)容：技術(shù)檔案：包括銷售部檔案：包括（三）行政人事檔案包括：包括（四）財務(wù)檔案包括：包括（五）公司電子檔案：包括（六）機(jī)密檔案:包括（七）其它檔案:包括注：類

別日期

以以以以以以以識別碼

為代碼。為代碼。為代碼。為代碼。為代碼。為代碼為代碼密級第四條檔案的編制和要求檔案編制方式：檔案要素包括檔案的類別、年限、屬性、密級和正（如無法確認(rèn)屬性要素的由管理人員列入其他類檔案區(qū)別管理入時管理員有權(quán)要求成檔人員確認(rèn)檔案現(xiàn)狀檔案入庫管理員應(yīng)進(jìn)行識別并列入目錄。如編制機(jī)密檔案，應(yīng)識別密級和機(jī)要部分的屬性，以確定妥善的保管方式機(jī)密檔案在取得的同時應(yīng)注明相關(guān)作者和涉密人員的姓名以及有權(quán)使用人員的名單、崗位和權(quán)限。檔案目錄是檔案查找的索引和工具，目錄由標(biāo)題、編碼、頁碼、密級和保存年限組成，置于檔案首頁，以便查找。如需調(diào)閱相關(guān)檔案，必須事先聯(lián)系并取得授權(quán)。第五條檔案的密級：（一）公司機(jī)密檔案分成三級：秘密、機(jī)密和絕密，編碼分別由12、3代表，不加密為0，解密后在原密級后加0。經(jīng)授權(quán)的員工可使用秘密級檔案；經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)后的員工可調(diào)用機(jī)密級檔案密級檔案由總經(jīng)理親自使用或與授權(quán)人員一起使用，總經(jīng)理不在場時須報總經(jīng)理同意并進(jìn)行實時監(jiān)控。共8頁

2（二）經(jīng)公司解密后的檔案，納入一般檔案管理。第六條檔案存放管理交接原則檔案按照年度建立，每年度為一卷，統(tǒng)一的年度編碼在卷首標(biāo)明，并在檔案封面上注明。凡交接檔案，要求：先交驗檔案目錄；再抽樣驗收檔案總量的50%，各類比例相當(dāng)，查驗有否短缺、偽造、標(biāo)注不明等；再抽30%的檔案作為流動樣本，驗收是否符合工作流程（查流轉(zhuǎn)記錄或模擬流轉(zhuǎn)檔案接轉(zhuǎn)時，雙方應(yīng)約定最后簽字交接的時間一般為五個工作（供接收方查對和交接方介紹的時間第七條檔案的存、撤、銷、并、分規(guī)定和流程檔案封存由管理員接收時確定封存檔案的價值和屬性進(jìn)而編碼、編目，納入檔案庫；檔案撤銷，由管理員向相關(guān)部門聯(lián)系并取得撤檔批示，在目錄上標(biāo)注撤檔時間，記入撤檔子目，封存六個月后自動銷毀；檔案銷毀，由管理員備案后，按時銷毀，銷毀時有兩人以上在場實時監(jiān)控；檔案合并，由管理員根據(jù)檔案的相關(guān)性和同類性進(jìn)行合并，合并后在原目錄和檔案庫里注明合并后的檔案編碼、類別、子目及案卷；檔案分立，根據(jù)檔案的不同屬性和互異性分立，分立后在原目錄和檔案庫里注明分立后的檔案編碼、類別、子目及案卷。檔案被其他人員借用或調(diào)閱后管理員應(yīng)及時索取并按原途徑歸檔，除按規(guī)定記錄使用情況外應(yīng)對檔案的完整性實性作檢查按事實記錄。如檔案不符合封存要求或借用前后有異，管理員應(yīng)陳述理由并查明原因，及時提出要求或采取工作措施，以確保檔案完整、安全。檔案調(diào)閱，由要求調(diào)閱人將相關(guān)人員授權(quán)證明或本崗位工作需要的證明交給管理員由管理員要根據(jù)所需調(diào)閱的檔案的密級程度配合調(diào)閱調(diào)閱不同于借用如需借用借用人需按規(guī)定填寫檔案資料借用單同時對所借用的資料的安全性和完整性負(fù)責(zé)調(diào)閱必須于當(dāng)天交還借用可約定日期超過約定日期需重新檢驗檔案的真實完整性。檔案使用后回收，是檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)。管理員要及時驗證檔案的使用后狀態(tài)并對此作好記錄如發(fā)現(xiàn)異常情況向使用人詢問并作好相關(guān)的措施，以保護(hù)檔案的安全。共8頁

3（十如加密的檔案使用后未及時交還使用人要給出書面的說明如有共同使用人，應(yīng)給出證明。如有泄露，權(quán)限審批人負(fù)同等責(zé)任。檔案限密原則：由檔案制作部門和人員根據(jù)檔案的屬性來進(jìn)行限密可由公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案進(jìn)臨時限密理員也可根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行限密，所有已限密的檔案都必須有相關(guān)密級的標(biāo)識，同時采取相應(yīng)的保密措施。檔案保存失去其價值，由管理員根據(jù)銷毀檔案的程序，報批后銷毀銷毀時要有兩人以上在場互相做出證明并在檔案卡上簽名未解密的檔案一般不銷毀，如有必要，則由相關(guān)權(quán)限的人員自行銷毀。第四章公司機(jī)密檔管理的要和流程第一條機(jī)密檔案的定義和內(nèi)容按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行管理要求特別嚴(yán)格有明確的涉密規(guī)定、權(quán)限和手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)密檔案管理規(guī)定。第二條檔案編制要求定期存盤定期檢驗定期匯總并移交封存交接時要求有兩人以上監(jiān)交有限密規(guī)定和技術(shù)含量的必須有一人以上具有相關(guān)技術(shù)能力的員工或?qū)＜疫M(jìn)行技術(shù)鑒定。第三條檔案管理中定期進(jìn)行匯總和會審會審時嚴(yán)格執(zhí)行限密規(guī)定無權(quán)限人員不能全部閱讀資料部閱讀人員要求在解職后履行兩年以上的保密和不競爭義務(wù)。第四條機(jī)密檔案和卷宗在封存保管理期間由管理員負(fù)責(zé)保密和管理他無關(guān)或無相關(guān)權(quán)限的人員不能對其實行任何意義上的閱借檔案要求。第五條檔案解密和銷毀時必須有兩人以上在場，并互相給出證明。第六條流程密檔案成形封存→檔案加密并規(guī)定相關(guān)權(quán)限和限密規(guī)定→定期檢查封存檔案的安全→如需使用看相關(guān)手續(xù)和人員的權(quán)限規(guī)定→機(jī)密檔案限制使用并確保兩人以上在場公司內(nèi)使用必須在檔案管理員的要求地點使用同時在規(guī)定時間內(nèi)歸還，最遲不超過下班時間→借用并外出使用，具備相關(guān)權(quán)限方可行使借用權(quán)，同時有主管領(lǐng)導(dǎo)的書面授權(quán)→外借必須按時歸還，超時使用按違規(guī)、泄密處理→對不尊重管理人員行使職權(quán)和不遵守公司有關(guān)規(guī)定的，可予以制度處分→平時檔案定期檢驗和匯總會要審時，相關(guān)人員必須具備涉密權(quán)限→檔案解密或銷毀時必須有兩人以上在場→作好相關(guān)記錄→記入檔案臺帳共8頁

4本為作封，載后以除頁【新

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可由為規(guī)范試用期員工的管理和輔導(dǎo)工作，創(chuàng)造良好的試用期工共8頁

5作環(huán)境，加速試用員的成長和進(jìn)步，特制定目標(biāo)責(zé)任制制度。一、員工試用期規(guī)定自員工報到之日起至力資源部確認(rèn)轉(zhuǎn)正之日起。員工試用期限為3個，公司根據(jù)試用期員工體表現(xiàn)提前或推遲轉(zhuǎn)正。（一利待遇試用期員工工資據(jù)的崗位確定，核算間到崗工日起計算，日工資為：月工資÷（本月天數(shù)-休假天數(shù)）過節(jié)費按正式員工的1/2發(fā)。按正式員工標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放動保護(hù)用品。（二假試用期內(nèi)累計事假不超過天，如果特殊情超過3天需報董事長批準(zhǔn)?？沙窒嚓P(guān)證明請病假請病假程序和天數(shù)與正式員工要樣?？烧垎始?，請假程序天數(shù)與正式員工要樣。不享受探親假、婚假共8頁

6二、員工入職準(zhǔn)備身份證復(fù)印件一份，件待查。學(xué)歷證明復(fù)印件一份原件待查。縣級以上人民醫(yī)院的檢報告。4張寸照片部分職位（如出納、銀員、司機(jī)、倉管）試用期員工還須須準(zhǔn)備房產(chǎn)證明口本直系親屬身份證復(fù)印件等。三手試用人員手續(xù)辦理完后，由行政部向試用期人員發(fā)放辦公相關(guān)用品。發(fā)放工作牌，辦理考卡。試用期人員需要食宿、由行政部安排住宿和就餐。4、試用期人員帶入用人部門。四、用人部門指引試用員工的直接上級“職指引人”。帶領(lǐng)試用期員工熟悉部門及其他部門，向其介紹今后工作中要緊密配合的門及員工，同時介紹公司內(nèi)公共場所的位置，包括會議室停車場、洗手間等。共8頁

7與試用期員