公司行政管理方案

/公司行政管理方案引言 我進(jìn)入公司已有一段時(shí)間，依我之所見(jiàn)所聞，以及跟部門(mén)經(jīng)理、人員談話溝通后，歸納公司現(xiàn)時(shí)存在的問(wèn)題有以下幾點(diǎn)：公司現(xiàn)行的指令式的管理體制不能很好適應(yīng)公司今后的發(fā)展需要；辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行落實(shí)未到位；公司員工的辦事效率有待提高；老員工工作積極性不高。 為此，我代表行政部特向公司董事長(zhǎng)提出以下解決方案。一、部門(mén)主管負(fù)責(zé)制（分權(quán)管理） 公司現(xiàn)行的指令式管理，使得部門(mén)缺乏計(jì)劃力、靈活性，員工失去創(chuàng)造力，同時(shí)也使得董事長(zhǎng)工作量沉重，所以我建議公司要有這樣的意識(shí)并開(kāi)始部署并嘗試推行部門(mén)“分權(quán)管理”制。所謂分權(quán)，就是現(xiàn)代企業(yè)組織為發(fā)揮低層組織的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，而把生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理決策權(quán)分給下屬組織，最高領(lǐng)導(dǎo)層只集中少數(shù)關(guān)系全局利益和重大問(wèn)題的決策權(quán)。分權(quán)的對(duì)稱是\o"集權(quán)"集權(quán)。集權(quán)是指\o"決策權(quán)"決策權(quán)在組織系統(tǒng)中較高層次的一定程度的集中。\o"集權(quán)"集權(quán)和分權(quán)主要是一個(gè)相對(duì)的概念。具體如下：1、以各個(gè)部門(mén)為主體，在處理自己部門(mén)工作業(yè)務(wù)上擁有更大的權(quán)力，其它部門(mén)都不能對(duì)該部門(mén)員工的具體工作指手劃腳，公司從大體上制定一個(gè)工作方向、任務(wù)，具體操作就交由部門(mén)團(tuán)隊(duì)自由發(fā)揮了。這樣一來(lái)，在工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)上，部門(mén)團(tuán)隊(duì)會(huì)有很大的靈活性來(lái)采用具體的方法。同時(shí)我也考慮到各部門(mén)的經(jīng)理、主任他們有相當(dāng)?shù)牟块T(mén)業(yè)務(wù)水平及管理經(jīng)驗(yàn)。（抓大放小，放手去做）2、公司部門(mén)經(jīng)理、主任根據(jù)部門(mén)實(shí)際工作業(yè)務(wù)情況，有權(quán)對(duì)部門(mén)內(nèi)部“現(xiàn)有人員”進(jìn)行組合、對(duì)工作的分配作統(tǒng)一調(diào)配（前提是要保持部門(mén)團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性）。3、部門(mén)主管根據(jù)部門(mén)實(shí)際工作情況，不定期召開(kāi)部門(mén)自己的內(nèi)部溝通短會(huì)，每月不低于兩次，讓公司各種政策措施、方案變動(dòng)等信息，及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)到公司基層。（開(kāi)始由行政部監(jiān)督，以后讓他們形成習(xí)慣）優(yōu)缺點(diǎn)分析： 優(yōu)點(diǎn)是這種宜于現(xiàn)代企業(yè)制度適用的“分權(quán)理論”，摒棄了舊的落后的指令性管理法，采用科學(xué)的目標(biāo)管理法，有效提升企業(yè)管理的水平和層次。員工自己的方式總是會(huì)將工作完成的更好更快，并且員工的方式中往往會(huì)包涵有更多創(chuàng)新的東西（調(diào)動(dòng)其多想辦法，解決問(wèn)題的積極性）。 缺點(diǎn)是要求公司必須先行出臺(tái)各部門(mén)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程；不排除會(huì)有濫用職權(quán)或以權(quán)謀私可能性，所以必須由行政、財(cái)務(wù)等部門(mén)監(jiān)管其權(quán)力的使用。 具體操作：財(cái)務(wù)部由于工作流程比較統(tǒng)一規(guī)范，可先行由它打開(kāi)局面，接著是行政部，如此類推。每個(gè)部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，先由他們部門(mén)總結(jié)提交方案、行政部、董事長(zhǎng)三方共同制定，逐一強(qiáng)化，成功一個(gè)鋪開(kāi)一個(gè)。工作開(kāi)頭肯定是煩瑣的，但我們追求的是公司今后的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，我認(rèn)為是值得的，“一勞永逸”?。ㄒ渣c(diǎn)帶面，逐步推廣）二、公司部門(mén)主管定期月度工作例會(huì)制度（分集權(quán)管理） 會(huì)議由行政部經(jīng)理或董事長(zhǎng)主持召開(kāi)，并由專人記錄，整理后，抄送董事長(zhǎng)、各部門(mén)主管備份。1、各部門(mén)匯報(bào)上一月度工作任務(wù)完成進(jìn)度，未能如期完成的需說(shuō)明原因，并在會(huì)上提出最終完成時(shí)間，需要其它部門(mén)或人員協(xié)助解決的會(huì)上提出。（層層抓落實(shí)）2、行政部經(jīng)理或董事長(zhǎng)依據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo)大綱，分解下一月度各部門(mén)的具體工作任務(wù)及安排。3、各部門(mén)同時(shí)也根據(jù)各自部門(mén)的實(shí)際業(yè)務(wù)開(kāi)展情況計(jì)劃好自己的工作安排。（具體依據(jù)公司部門(mén)崗位職責(zé)細(xì)則）4、建立同行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息動(dòng)態(tài)體系，由拓展部、質(zhì)檢部、行政部共同牽頭，對(duì)在工作、生活中看到、聽(tīng)到的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的各種真實(shí)信息（包括公司重要新聞、產(chǎn)品價(jià)格調(diào)整、新產(chǎn)品上市、節(jié)假日促銷活動(dòng)、廣告投放等信息）及時(shí)反映，并最終由拓展部將其整理歸納、系統(tǒng)化，必要時(shí)供公司領(lǐng)導(dǎo)決策層參考。在會(huì)議上各部門(mén)也可以及時(shí)反映自己掌握的信息。5、同時(shí)會(huì)議也將公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，各部門(mén)存在的問(wèn)題、不良現(xiàn)象逐一提出并要求整改。各部門(mén)也可以對(duì)公司經(jīng)營(yíng)反映情況、提出好建議。6、危機(jī)管理 通常把危機(jī)管理稱之為危機(jī)溝通管理，原因在于，加強(qiáng)信息的披露與公眾的溝通，爭(zhēng)取公眾的諒解與支持是危機(jī)管理的基本對(duì)策。除了規(guī)定月度會(huì)議外，各部門(mén)還應(yīng)該根據(jù)信息萬(wàn)變市場(chǎng)、突發(fā)的危機(jī)的需要，不定期地召開(kāi)短會(huì)，商討應(yīng)變對(duì)策。 月度工作例會(huì)制度是各部門(mén)之間溝通的重要橋梁，目的是為了發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。（上情下達(dá)，下情上報(bào)）三、部門(mén)考核制度（改善提升）（一）先以部門(mén)作試點(diǎn)，逐漸將“績(jī)效考核”這一概念意識(shí)植入員工腦中。（現(xiàn)處導(dǎo)入階段，日后嚴(yán)格收緊）（二）行政部除了季度部門(mén)考核外，更多的是在日常監(jiān)管、巡查公司各部門(mén)、員工工作過(guò)程中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題（工作方法、溝通技巧、工作態(tài)度、違法違紀(jì)等），隨時(shí)約談當(dāng)時(shí)人，及時(shí)糾正其方向、不足，并提出改善意見(jiàn)（約談分關(guān)注、批評(píng)、警告信、記過(guò)、降級(jí)降職、解雇）。（目前階段以日常監(jiān)管為主，績(jī)效考核為輔，防患于未然）（三）年終進(jìn)行公司“優(yōu)秀部門(mén)團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)”、“杰出員工獎(jiǎng)”評(píng)比，以此激勵(lì)員工力爭(zhēng)上游、鼓舞士氣！我行政部也開(kāi)展“服務(wù)之星”的評(píng)選，目的是更好樹(shù)立行政部親民形象，發(fā)揮行政部為大家服務(wù)的作用。四、辦公室管理制度（集權(quán)管理）（一）考勤制度（詳見(jiàn)員工手冊(cè)）（二）請(qǐng)休假制度（詳見(jiàn)員工手冊(cè)）（三）辦公用品申領(lǐng)制度革新：新員工入職發(fā)放一套辦公用品；每月28號(hào)前各部門(mén)統(tǒng)計(jì)并提交自己部門(mén)下一月度辦公用品明細(xì)清單，辦公用品將在下一月度7號(hào)之前發(fā)放，所有辦公用品申領(lǐng)必須做好登記，統(tǒng)一管理防止浪費(fèi)。（四）公務(wù)用車制度革新：各部門(mén)、人員用車必須提前一天向行政部提出用車申請(qǐng)，并填好申請(qǐng)表（用車部門(mén)、人員名稱，申請(qǐng)時(shí)間，預(yù)計(jì)用車地點(diǎn)、開(kāi)始時(shí)間、返程時(shí)間，用車事由，部門(mén)主管意見(jiàn)、行政部意見(jiàn)），由行政部統(tǒng)一安排調(diào)配，外出人員（司機(jī)）并在下午下班前將車鑰匙交回行政部。（行政安排用車原則：按申請(qǐng)時(shí)間先后、事情緩急輕重程度）（五）其它建議：1、人性化管理，營(yíng)造公司是我家的良好氛圍，我行政部除了員工生日送上祝福外，員工結(jié)婚（賀卡、結(jié)婚賀金）、生育（奶粉、紙尿布）等也同樣送上公司的祝福問(wèn)候！公司組織一年一、兩次的公司集體活動(dòng)，增強(qiáng)公司員工凝聚力，營(yíng)造公司自己獨(dú)有的企業(yè)文化。2、對(duì)辦公室人員的紀(jì)律要加強(qiáng)監(jiān)管。我經(jīng)?？匆?jiàn)的有：上班時(shí)間大聲說(shuō)笑、閑聊、串崗、接聽(tīng)客戶咨詢電話不夠熱情等……。（樹(shù)立行政部執(zhí)法威信）五、商業(yè)溝通辦事指引（AOI法則） 許多企業(yè)都遇到到這樣的情況，不乏辦事之人，但真正將事情“好、快、省”辦好的卻是鳳毛麟角。所以，在辦事方式方法上，我向公司建議：在員工中，提倡“不做多余的事情”“少走彎路就是成功”的理念，目的提高工作辦事效率。AOI商業(yè)溝通辦事指引：1、A——Audience分析決策人背景 首先清楚認(rèn)識(shí)本件工作、本次要辦事情的目標(biāo)任務(wù)是什么，鎖定誰(shuí)是決策人；調(diào)查決策人背景；了解決策人身邊其它聽(tīng)眾背景。2、0——Objective精確溝通目的 如何跟決策人進(jìn)行有效的溝通（建立關(guān)系、投訴、上訴、匯報(bào)、報(bào)告、銷售、申請(qǐng)、答復(fù)、請(qǐng)求……）3、I——Impression刻造印象 為了完成工作任務(wù)，刻造自己的形象角色，務(wù)求將事情按設(shè)想規(guī)劃中的去實(shí)現(xiàn)（對(duì)上級(jí)或下級(jí)、對(duì)本單位或外單位）。六、部門(mén)溝通協(xié)作機(jī)制 為了工作的執(zhí)行落實(shí)，同時(shí)也基于“分權(quán)管理”中存在的漏洞，所以訂立“部門(mén)溝通協(xié)作機(jī)制”。工作過(guò)程中，各部門(mén)之間會(huì)涉及到人員的互相協(xié)作。例如，A部門(mén)需要B部門(mén)的協(xié)助或者A部門(mén)需要B部門(mén)XX人員的協(xié)助。這時(shí)候，A部門(mén)主管不能直接命令B部門(mén)XX人員去協(xié)助。正確操作方法：A部門(mén)主管征詢B部門(mén)主管的意見(jiàn)，讓B部門(mén)安排適合的人員協(xié)助?？傊块T(mén)之間的人員調(diào)配、重要信息的溝通以及輸出，必須是部門(mén)主管與部門(mén)主管之間的溝通，各部門(mén)、人員不能私自調(diào)動(dòng)人員。倘若有矛盾、碰撞的情況發(fā)生的，行政部或董事長(zhǎng)從中調(diào)解和諧。當(dāng)然，大部分工作任務(wù)已在月度工作例會(huì)上說(shuō)明。（分權(quán)管理、溝通協(xié)調(diào)）七、調(diào)動(dòng)老員工工作積極性1、要在他們面前樹(shù)立一個(gè)說(shuō)到做到的形象 公司制定那么多規(guī)章制度，首先要求公司最高領(lǐng)導(dǎo)者、中層管理者（部門(mén)經(jīng)理、部長(zhǎng)）以身作則、起表率作用，我行政部一定依法辦事、執(zhí)法必嚴(yán)。2、贏得最高領(lǐng)導(dǎo)者的支持，自己一定要自信 老員工們大多都是公司創(chuàng)業(yè)的功臣，在董事長(zhǎng)面前說(shuō)話機(jī)會(huì)必然會(huì)多，所以千萬(wàn)不要被其誤導(dǎo)、催眠，一定要保持一個(gè)清醒的頭腦，要廣納各方之言。3、要樹(shù)立典型，獎(jiǎng)罰分明 在月度例會(huì)上、要第一時(shí)間將做事正確、突出、先進(jìn)的部門(mén)、個(gè)人去鼓勵(lì)和表彰他；帶頭出風(fēng)頭的話，一定要給予批評(píng)嚴(yán)懲；并且開(kāi)展一個(gè)為期一年的，向“優(yōu)秀員工“學(xué)習(xí)的活動(dòng)（一個(gè)季度樹(shù)立一個(gè)老員工榜樣）。將一些成就突出，能力強(qiáng)貢獻(xiàn)大的老員工樹(shù)立為企業(yè)的優(yōu)秀員工榜樣，以供大家學(xué)習(xí)。這樣做一來(lái)，既可以發(fā)揮榜樣作用帶動(dòng)和激發(fā)其他員工的積極性，同時(shí)也對(duì)“榜樣”本人也是一種激勵(lì)。因?yàn)槌煽?jī)得到企業(yè)和眾人的認(rèn)可和尊重，增加了成就感；還因?yàn)槌闪税駱右簿统闪私裹c(diǎn)，別人都看著，豈能馬虎嗎？當(dāng)然，他們?yōu)楣緞?chuàng)業(yè)所付出的貢獻(xiàn)，我們應(yīng)該從內(nèi)心的去尊重他們，而不是表面尊重他們，內(nèi)心卻在抱怨他們。（分化其陣營(yíng)，獲取更多擁戴）4、要加強(qiáng)引導(dǎo)和培訓(xùn)（1）行政部根據(jù)各部門(mén)職能、業(yè)務(wù)技能情況，不定期邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人士回來(lái)培訓(xùn)，讓他們?nèi)ラ_(kāi)闊視野，了解自己理論或業(yè)務(wù)技巧上的存在不足。（2）各部門(mén)根據(jù)自己部門(mén)存在的不足，向行政部提交需要的相關(guān)培訓(xùn)課程。（3）對(duì)老員工參加相關(guān)培訓(xùn)，提升與自身工作崗位相關(guān)業(yè)務(wù)技能的，公司給予學(xué)費(fèi)上的報(bào)銷。（如，公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員考取從業(yè)資格證等）5、適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，恩威并施 公司大部分老員工都是因?yàn)楣ぷ麝P(guān)系，家庭從英德或外市調(diào)入南海，工作都是為了養(yǎng)家糊口，他們所追求的是安穩(wěn)的工作、長(zhǎng)期性的福利待遇，所以由我行政部先行了解其需要，給予他們適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。例如，統(tǒng)一安排其子女入學(xué)、家庭醫(yī)療報(bào)銷等?！暗嗡鳎咳鄨?bào)”，希望可以感化他們。不適合目前崗位的，采取調(diào)崗、換崗，確實(shí)不行就強(qiáng)行解聘（非迫不得已，不殺雞儆猴）。6、打破僵局，引入競(jìng)爭(zhēng) 公司今后崗位人員的招聘要市場(chǎng)化操作，建立一個(gè)“因賢用人”“因事定崗”“因崗定人”的用人機(jī)制，同時(shí)也提拔一些能干的新人，形成公司源源不斷的造血系統(tǒng)，讓他們覺(jué)得不要以為沒(méi)他們就不行，公司就不能運(yùn)作，時(shí)刻讓他們產(chǎn)生危機(jī)感。（生于憂患，死于安樂(lè)） 對(duì)老員工的態(tài)度是公司盡力幫助他們適應(yīng)新形勢(shì)下，公司發(fā)展對(duì)他們自身要求，鼓勵(lì)他們改善提升業(yè)務(wù)技能。同時(shí)，也要讓他們感受到危機(jī)感。只有實(shí)行“鯰魚(yú)效應(yīng)”才真正讓他們體會(huì)到公司會(huì)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中優(yōu)勝劣汰，個(gè)人也必然如是。我行政部也會(huì)不定期，在公司的公告信息欄發(fā)布相關(guān)的真實(shí)的“優(yōu)勝劣汰”案例。我相信，老員工們都是力戰(zhàn)沙場(chǎng)的老將，只要他們都能擺正心態(tài)，其豐富經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌蚴顾麄兒芸旄纳铺嵘约翰蛔悖瑹ㄈ灰恍?，迎接新的挑?zhàn)！八、總結(jié) 公司在發(fā)展過(guò)程中，遇到新的問(wèn)題，新的挑戰(zhàn)，新舊事物之間的碰撞，這是必然的。單靠個(gè)人或行政部