新編辦公自動(dòng)化與高級(jí)文秘培訓(xùn)教程-第7章-其他常用辦公軟件

第7章

其他常用辦公軟件（時(shí)間：2次課，4學(xué)時(shí)）第7章

其他常用辦公軟件【教學(xué)目標(biāo)】： 本章介紹一些常用的工具軟件。通過(guò)學(xué)習(xí)本章內(nèi)容，讀者應(yīng)當(dāng)駕馭運(yùn)用WinRAR壓縮/解壓文件、管理壓縮文件的方法，駕馭IE閱讀器的功能和基本運(yùn)用方法，駕馭申請(qǐng)電子郵箱、登錄WebMail、撰寫(xiě)和發(fā)送郵件、接收和回復(fù)郵件的方法，駕馭MSN軟件安裝、賬號(hào)申請(qǐng)和基本運(yùn)用方法，駕馭FlashGet的基本運(yùn)用方法，駕馭搜尋引擎的基本運(yùn)用方法，了解門(mén)戶(hù)導(dǎo)航網(wǎng)站。第7章

其他常用辦公軟件【本章要點(diǎn)】：運(yùn)用WinRAR壓縮/解壓文件、管理壓縮文件運(yùn)用IE閱讀器保存、保藏網(wǎng)頁(yè)設(shè)置閱讀器主頁(yè)、清除歷史記錄和臨時(shí)文件申請(qǐng)與運(yùn)用電子郵箱運(yùn)用MSN、FlashGet和搜尋引擎了解門(mén)戶(hù)導(dǎo)航網(wǎng)站7.1文件壓縮和歸檔軟件7.2閱讀器軟件7.3電子郵件軟件7.4即時(shí)通信軟件7.5資源下載軟件7.6搜尋引擎和門(mén)戶(hù)導(dǎo)航7.7上機(jī)實(shí)訓(xùn)——運(yùn)用WindowsLiveMessenger進(jìn)行語(yǔ)音通話第7章

其他常用辦公軟件7.1文件壓縮和歸檔軟件7.1.1WinRAR簡(jiǎn)介7.1.2利用WinRAR壓縮/歸檔和解壓文件7.1.1WinRAR簡(jiǎn)介WinRAR是目前最流行、最通用的壓縮軟件，支持多種格式、多種壓縮方式的壓縮文件，可以選擇不同的壓縮比例。目前最新的版本是3.71官方簡(jiǎn)體中文版,從很多網(wǎng)站都可以下載WinRAR的安裝文件.

7.1.2利用WinRAR壓縮/歸檔和解壓文件1.運(yùn)用右鍵快捷菜單壓縮文件 選擇要壓縮/歸檔的文件(可以選擇多個(gè)文件)，右擊，彈出右鍵快捷菜單，如圖7-1所示。選擇【添加到“XXX.rar”】叮囑，即可完成壓縮/歸檔操作，壓縮文件名就是“XXX.rar”，其中“XXX”是所選擇文件的名字(假如選擇多個(gè)文件，則是這些文件所在文件夾的名字)。假如不想運(yùn)用默認(rèn)的文件名，可以選擇【添加到壓縮文件】叮囑，彈出【壓縮文件名和參數(shù)】對(duì)話框，如圖7-2所示，指定壓縮文件的名字，假如指定了一個(gè)已存在的壓縮文件，則會(huì)把當(dāng)前選擇的文件添加到壓縮文件中，假如指定新名字則創(chuàng)建一個(gè)新的壓縮文件。

7.1.2利用WinRAR壓縮/歸檔和解壓文件

圖7-1右鍵快捷菜單1圖7-2【壓縮文件名和參數(shù)】對(duì)話框7.1.2利用WinRAR壓縮/歸檔和解壓文件2.運(yùn)用右鍵菜單解壓縮文件 右擊壓縮文件，彈出右鍵快捷菜單，如圖7-3所示。選擇【解壓到XXX\】叮囑，可以把該壓縮文件全部解壓到指定的XXX文件夾中，其中XXX就是壓縮文件的名字；選擇【解壓到當(dāng)前文件夾】叮囑，則會(huì)把整個(gè)壓縮文件解壓到當(dāng)前文件夾中；選擇【解壓文件】叮囑，彈出如圖7-4所示的【解壓路徑和選項(xiàng)】對(duì)話框，在該對(duì)話框中指定一個(gè)位置可以將壓縮文件解壓到這個(gè)位置。

7.1.2利用WinRAR壓縮/歸檔和解壓文件

圖7-3右鍵快捷菜單2圖7-4【解壓路徑和選項(xiàng)】對(duì)話框7.1.2利用WinRAR壓縮/歸檔和解壓文件3.管理壓縮文件

雙擊一個(gè)壓縮文件，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)【W(wǎng)inRAR】窗口，如圖7-5所示?？梢栽谠摯翱谥胁榭磯嚎s文件中的文件，并且可以進(jìn)行以下管理壓縮文件的操作。單擊【添加】按鈕，彈出如圖7-6所示的【請(qǐng)選擇要添加的文件】對(duì)話框，可以為壓縮文件添加文件。選擇一個(gè)或幾個(gè)文件后，單擊【解壓到】按鈕，會(huì)彈出如圖7-4所示的【解壓路徑和選項(xiàng)】對(duì)話框，單獨(dú)解壓選擇的文件。選擇一個(gè)或幾個(gè)文件后，單擊【刪除】按鈕，可以從壓縮文件中刪除選擇的文件。

7.1.2利用WinRAR壓縮/歸檔和解壓文件

圖7-5【W(wǎng)inRAR】窗口圖7-6【請(qǐng)選擇要添加的文件】對(duì)話框7.2閱讀器軟件7.2.1IE閱讀器7.2.2其他閱讀器7.2.1IE閱讀器1.相識(shí)IE閱讀器 雙擊IE閱讀器的桌面快捷方式圖標(biāo)，彈出IE閱讀器窗口，如圖7-7所示。這是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的Windows窗口程序，包括標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄和滾動(dòng)條等讀者已經(jīng)特殊熟悉的元素.

圖7-7IE閱讀器窗口7.2.1IE閱讀器2.駕馭幾個(gè)好用功能(1)保存網(wǎng)頁(yè)(2)保存圖片(3)保藏網(wǎng)頁(yè)(4)設(shè)置閱讀器主頁(yè)(5)刪除歷史記錄和臨時(shí)文件

7.2.2其他閱讀器 除了IE閱讀器以外，還有很多閱讀器可用。例如，Opera、Firefox等獨(dú)立內(nèi)核閱讀器，以及基于IE內(nèi)核的遨游、FastBrowser、GreenBrower、騰訊TT等數(shù)量繁多的增加版閱讀器。其中FireFox閱讀器以獨(dú)立、平安、開(kāi)放的形象大受網(wǎng)民歡迎，網(wǎng)絡(luò)流量占有率近幾年漸漸走高。FireFox當(dāng)前最新版本為3(有3.0版本，不過(guò)現(xiàn)在還是測(cè)試版)，有愛(ài)好的讀者可以到://mozillaonline或://mozilla網(wǎng)站中下載運(yùn)用，其基本運(yùn)用方法與IE閱讀器幾乎完全相同，讀者不難駕馭。

7.3電子郵件軟件7.3.1申請(qǐng)電子郵箱7.3.2登錄郵箱與退出郵箱7.3.3撰寫(xiě)和發(fā)送郵件7.3.4接收和回復(fù)郵件7.3.5其他功能7.3.1申請(qǐng)電子郵箱 要運(yùn)用電子郵件功能，就必需有一個(gè)電子郵箱。一個(gè)完整的電子郵箱地址形如“herecoming@gmail”。在“@”符號(hào)之前的部分是用戶(hù)郵箱的名字，它是用戶(hù)在申請(qǐng)郵箱時(shí)自己取的名字，這樣可以與其他人的郵箱相區(qū)分；“@”符號(hào)之后的部分是服務(wù)供應(yīng)商的郵件服務(wù)器地址，這一部分由服務(wù)供應(yīng)商確定。 很多網(wǎng)絡(luò)服務(wù)供應(yīng)商都供應(yīng)免費(fèi)的電子郵件服務(wù)。例如，://126、://gmail等。申請(qǐng)電子郵箱的過(guò)程基本上就是依據(jù)向?qū)У奶崾据斎胍恍┬畔⒌倪^(guò)程。例如，個(gè)人基本信息、要申請(qǐng)的郵箱名字、登錄的密碼等，提交成功之后就可以獲得一個(gè)免費(fèi)的電子郵箱。

7.3.2登錄郵箱與退出郵箱 在如圖7-14所示的Gmail首頁(yè)中輸入用戶(hù)名和密碼，單擊【登錄】按鈕，即可登錄Gmail郵箱，登錄后的界面如圖7-17所示，這就是Gmail的WebMail界面。 收發(fā)完郵件之后，單擊右上角的【退出】按鈕，即可返回到如圖7-14所示的Gmail首頁(yè)。須要留意的是，出于平安上的緣由，確定要單擊【退出】按鈕，而不要干脆關(guān)閉WebMail頁(yè)面。

7.3.3撰寫(xiě)和發(fā)送郵件 只要知道一個(gè)人的電子信箱，就可以給他/她發(fā)送郵件，以Gmail為例，介紹具體操作步驟如下:

(1)登錄到Gmail，單擊左側(cè)列表上方的【撰寫(xiě)新郵件】按鈕，彈出如圖7-18所示的郵件撰寫(xiě)界面。(2)在【收件人】文本框中輸入收件人的電子郵件地址，假如要給多個(gè)人同時(shí)發(fā)信，可以用分號(hào)把多個(gè)地址隔開(kāi)；在【主題】文本框中輸入郵件的主題，使收件人可以通過(guò)主題就能明白郵件的大致內(nèi)容；在下面的文本框中輸入郵件正文。(3)在郵件中插入附件。所謂附件就是在發(fā)送電子郵件時(shí)附帶發(fā)送的文件。例如，在本示例中須要把一周往來(lái)文件的匯總發(fā)給對(duì)方。(留意：附件不是必需的，一封電子郵件可以沒(méi)有附件。)單擊【添加附件】按鈕，系統(tǒng)彈出一個(gè)添加附件的對(duì)話框，其中包括一個(gè)文本框和一個(gè)【Browse(閱讀)】按鈕，如圖7-19所示。

7.3.3撰寫(xiě)和發(fā)送郵件

圖7-18郵件撰寫(xiě)界面7.3.3撰寫(xiě)和發(fā)送郵件(4)單擊【Browse(閱讀)】按鈕，彈出【FileUpload(文件上傳)】對(duì)話框，如圖7-20所示。在對(duì)話框中選擇要發(fā)送的文件，單擊【打開(kāi)】按鈕，即可為郵件添加一個(gè)附件，如圖7-21所示。附件須要上傳到服務(wù)器才能發(fā)送，上傳所需時(shí)間依附件大小而定。完成附件上傳后的界面如圖7-22所示。假如還有其他附件，可以單擊【再添加一個(gè)附件】按鈕，接著依據(jù)上述方法添加附件。(5)確認(rèn)郵件的各項(xiàng)信息無(wú)誤后，單擊【發(fā)送】按鈕即可發(fā)送郵件，發(fā)送成功的郵件會(huì)被轉(zhuǎn)移到【已發(fā)郵件】文件夾中。一般來(lái)說(shuō)，郵件發(fā)送成功后很短時(shí)間對(duì)方即可收到，所以可以近似認(rèn)為郵件發(fā)送是實(shí)時(shí)的。

圖7-19添加附件7.3.3撰寫(xiě)和發(fā)送郵件

圖7-20【文件上傳】對(duì)話框圖7-21添加一個(gè)附件圖7-22完成附件上傳后的界面7.3.4接收和回復(fù)郵件

圖7-23收件箱郵件列表7.3.4接收和回復(fù)郵件

圖7-24打開(kāi)郵件7.3.4接收和回復(fù)郵件

圖7-25【文件下載】對(duì)話框圖7-26回復(fù)郵件界面7.3.5其他功能 除了基本的收發(fā)郵件功能外，大部分WebMail程序還會(huì)供應(yīng)一些比較常用的其他功能。例如，郵件分類(lèi)、草稿、通訊簿等，它們的運(yùn)用方法都比較簡(jiǎn)潔，在駕馭了收發(fā)郵件的方法之后這些功能都不難駕馭，請(qǐng)讀者自行體驗(yàn)，這里不再詳述。

7.4即時(shí)通信軟件7.4.1軟件安裝與賬號(hào)申請(qǐng)7.4.2WindowsLiveMessenger的運(yùn)用7.4.1軟件安裝與賬號(hào)申請(qǐng) WindowsLiveMessenger的運(yùn)用是免費(fèi)的，可以在微軟官方網(wǎng)站也可以在各大專(zhuān)業(yè)下載網(wǎng)站下載安裝程序。WindowsLiveMessenger的安裝特殊簡(jiǎn)潔，不須要用戶(hù)做任何設(shè)置。 要運(yùn)用WindowsLiveMessenger，必需先要注冊(cè)一個(gè)WindowsLiveID，在微軟的網(wǎng)站(://home.live)中可以注冊(cè)WindowsLiveID，只需單擊頁(yè)面左上角的【注冊(cè)】按鈕，就可以進(jìn)入注冊(cè)頁(yè)面，注冊(cè)過(guò)程與上節(jié)所述的申請(qǐng)電子郵箱的過(guò)程類(lèi)似(假如有MSN或Hotmail的賬戶(hù)也可以)。

7.4.2WindowsLiveMessenger的運(yùn)用 安裝了WindowsLiveMessenger軟件和注冊(cè)了WindowsLiveID之后就可以起先運(yùn)用WindowsLiveMessenger了，從【起先】菜單打開(kāi)WindowsLiveMessenger，登錄界面如圖7-27所示。 在【電子郵件地址】下拉列表框中選擇或輸入注冊(cè)的WindowsLiveID，在【密碼】文本框中輸入密碼，單擊【登錄】按鈕登錄服務(wù)器，登錄成功的界面如圖7-28所示。

7.4.2WindowsLiveMessenger的運(yùn)用

圖7-27登錄界面圖7-28登錄后界面7.4.2WindowsLiveMessenger的運(yùn)用 要通過(guò)WindowsLiveMessenger與他人通信，須要把對(duì)方的信息添加到聯(lián)系人列表中。如圖7-28所示的界面中沒(méi)有聯(lián)系人，要添加聯(lián)系人，可以單擊【添加聯(lián)系人】按鈕，彈出【添加聯(lián)系人】對(duì)話框，如圖7-29所示。在【即時(shí)消息地址】文本框中輸入對(duì)方的WindowsLiveID或Hotmail郵件地址，在【昵稱(chēng)】文本框中輸入對(duì)方的昵稱(chēng)，在【組】下拉列表框中選擇分組選項(xiàng)，包括【家人】、【摯友】和【同事】等選項(xiàng)。然后單擊【添加聯(lián)系人】按鈕即可把對(duì)方添加到用戶(hù)的聯(lián)系人列表中，添加一個(gè)聯(lián)系人后的界面如圖7-30所示。

7.4.2WindowsLiveMessenger的運(yùn)用

圖7-29【添加聯(lián)系人】對(duì)話框圖7-30添加一個(gè)聯(lián)系人后的界面7.4.2WindowsLiveMessenger的運(yùn)用 在把對(duì)方添加為聯(lián)系人之后，就可以與對(duì)方進(jìn)行溝通，雙擊聯(lián)系人對(duì)應(yīng)的圖標(biāo)，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)如圖7-32所示的與聯(lián)系人對(duì)話的對(duì)話框。該對(duì)話框頂部顯示了對(duì)方的昵稱(chēng)。對(duì)話框主要有兩個(gè)區(qū)域組成，雙方的對(duì)話記錄顯示在上部，下部則用于輸入對(duì)話內(nèi)容，與聯(lián)系人的對(duì)話過(guò)程如圖7-33所示。 可以在對(duì)話的過(guò)程中傳送文件，單擊【共享文件】按鈕，在彈出的【共享文件】菜單中選擇【發(fā)送一個(gè)文件或照片】叮囑，彈出【發(fā)送文件給×××】對(duì)話框(×××表示接收文件者)，如圖7-34所示。在該對(duì)話框中指定要傳送的文件，單擊【打開(kāi)】按鈕，此時(shí)對(duì)方的對(duì)話框中會(huì)出現(xiàn)接收文件的界面，如圖7-35所示。單擊【另存為】鏈接，彈出如圖7-36所示的【接收到的文件另存為】對(duì)話框，在該對(duì)話框中指定保存位置后，單擊【保存】按鈕即可。

7.4.2WindowsLiveMessenger的運(yùn)用

圖7-32與聯(lián)系人對(duì)話的對(duì)話框7.4.2WindowsLiveMessenger的運(yùn)用

圖7-34【發(fā)送文件給×××】對(duì)話框7.4.2WindowsLiveMessenger的運(yùn)用

圖7-35接收文件的界面7.4.2WindowsLiveMessenger的運(yùn)用

圖7-36【接收到的文件另存為】對(duì)話框7.5資源下載軟件7.5.1FlashGet軟件簡(jiǎn)介7.5.2FlashGet軟件的運(yùn)用7.5.1FlashGet軟件簡(jiǎn)介 FlashGet是一款特殊優(yōu)秀的下載軟件，它以下載HTTP資源和FTP資源起家，現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展到可以下載HTTP資源、FTP資源、流媒體資源以及P2P資源等，是一款全能高效的下載軟件。FlashGet軟件的最新正式版本是1.9.6版(有2.0版，但還在測(cè)試中)，可以從其官方網(wǎng)站(://kuaiche)中下載，安裝過(guò)程也很簡(jiǎn)潔，這里不再詳述。FlashGet軟件啟動(dòng)后的工作界面如圖7-37所示。

圖7-37FlashGet工作界面7.5.2FlashGet軟件的運(yùn)用 要運(yùn)用FlashGet軟件下載資源，必需知道下載鏈接，也就是資源所在的位置。依據(jù)不同的協(xié)議，下載鏈接的形式也不同。例如，最常見(jiàn)的HTTP資源會(huì)以“://”格式開(kāi)頭。不同資源的鏈接形式可能差別很大，但運(yùn)用FlashGet軟件下載這些鏈接的方法是相同的。在IE閱讀器中，只要單擊一個(gè)下載鏈接，F(xiàn)lashGet會(huì)自動(dòng)彈出【添加新的下載任務(wù)】對(duì)話框，如圖7-38所示。FlashGet會(huì)自動(dòng)在該對(duì)話框中設(shè)置好相應(yīng)的信息， 單擊【閱讀】按鈕，并在彈出的【閱讀文件夾】對(duì)話框中指定文件的保存位置后，單擊【確定】按鈕，返回到【添加新的下載任務(wù)】對(duì)話框，單擊【確定】按鈕，下載任務(wù)被添加到任務(wù)列表并起先下載，下載中的FlashGet界面如圖7-39所示。 FlashGet界面的上部是任務(wù)列表，每一行是一個(gè)下載任務(wù)，其中顯示了該任務(wù)的很多關(guān)鍵數(shù)據(jù)。例如，下載文件名、文件大小、下載進(jìn)度、下載速度和預(yù)料剩余時(shí)間等。窗口下部是一個(gè)下載過(guò)程視圖，其中運(yùn)用很多小方塊代表軟件的數(shù)據(jù)塊(默認(rèn)一個(gè)小方塊代表4K字節(jié))，已經(jīng)下載的部分用天藍(lán)色表示，未下載的部分用淺藍(lán)色表示，正在下載的部分用綠色表示。通過(guò)這個(gè)視圖可以直觀地看到下載過(guò)程。

7.5.2FlashGet軟件的運(yùn)用

圖7-38【添加新的下載任務(wù)】對(duì)話框圖7-39下載中的FlashGet界面7.6搜尋引擎和門(mén)戶(hù)導(dǎo)航7.6.1搜尋引擎的運(yùn)用7.6.2門(mén)戶(hù)導(dǎo)航網(wǎng)站7.6.1搜尋引擎的運(yùn)用 在閱讀器窗口的地址欄中輸入“://baidu”并按<Enter>鍵，彈出百度主頁(yè)，如圖7-40所示。 在【搜尋】文本框中輸入要查找的內(nèi)容，例如，輸入“菜譜”，然后按<Enter>鍵，或者單擊【搜尋】文本框右側(cè)的【百度一下】按鈕，就可以得到須要的網(wǎng)頁(yè)鏈接搜尋結(jié)果，如圖7-41所示，可以單擊每個(gè)鏈接，并在彈出的相應(yīng)網(wǎng)頁(yè)中查看具體內(nèi)容。 輸入多個(gè)詞語(yǔ)進(jìn)行搜尋可以獲得更精確的搜尋結(jié)果(詞語(yǔ)之間要用空格隔開(kāi))。例如，要了解上海人民公園的狀況，運(yùn)用“上海人民公園”作為搜尋關(guān)鍵詞會(huì)比運(yùn)用“人民公園”搜尋到的結(jié)果更好。

7.6.1搜尋引擎的運(yùn)用

圖7-40百度首頁(yè)圖7-41網(wǎng)頁(yè)鏈接搜尋結(jié)果7.6.2門(mén)戶(hù)導(dǎo)航網(wǎng)站 “網(wǎng)址之家”(hao123)是國(guó)內(nèi)最著名的門(mén)戶(hù)導(dǎo)航網(wǎng)站之一。在閱讀器地址欄中輸入網(wǎng)址之家的地址“://hao123”，按<Enter>鍵后即可彈出其網(wǎng)站首頁(yè)，如圖7-44所示(該網(wǎng)站運(yùn)用1024×768視圖，800×600視圖將無(wú)法顯示整個(gè)頁(yè)面)。讀者可以看出，該網(wǎng)站對(duì)網(wǎng)址的收集和整理特殊專(zhuān)業(yè)，分類(lèi)特殊細(xì)致，是名副其實(shí)的一網(wǎng)打盡。

圖7-44