旅游標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)編寫模板的使用

標(biāo)準(zhǔn)編寫模板TCS2009

的使用大理市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局梁開(kāi)錫二0一一年三月

在GB/T1.1修訂的同時(shí)，為了便于標(biāo)準(zhǔn)編寫人員編寫符合GB/T1.1規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，編寫人員同時(shí)啟動(dòng)了“標(biāo)準(zhǔn)編寫模板TCS2009”（以下簡(jiǎn)稱TCS2009）的研發(fā)工作。TCS2009符合GB/T1.1《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)的編寫》的新規(guī)定，并適應(yīng)相關(guān)辦公軟件升級(jí)的需求。一TCS2009的特點(diǎn)目前，標(biāo)準(zhǔn)編寫人員普遍使用TDS2.0編寫各類標(biāo)準(zhǔn)。TCS2009與TDS2.0相比，具有以下新有特點(diǎn)：1適合多個(gè)板本的辦公自動(dòng)化軟件。2符合GB∕T1.1—2009對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的編寫新規(guī)定。3良好的用戶操作界面。4新增多項(xiàng)功能4.1排板打印；4.2表格；4.3公式；4.4索引等。5改進(jìn)了某些功能5.1封面編輯界面更加友好，封面凡是需要填寫內(nèi)容的位置大多有相應(yīng)的提示，用戶只需在灰色區(qū)域即可進(jìn)行相應(yīng)內(nèi)容的填寫。5.2目次編輯功能的兩點(diǎn)改進(jìn)。一是自動(dòng)向上鉤選的功能，省去了用戶多次點(diǎn)擊選擇的繁瑣。二是實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)過(guò)濾“無(wú)標(biāo)題條”，使得更新和添加目次時(shí)“無(wú)標(biāo)題條”不會(huì)在目次中出現(xiàn)。5.3提供了更加簡(jiǎn)化的附錄添加功能。用戶只需選擇附錄性質(zhì)并輸入附錄標(biāo)題后，就可以根據(jù)光標(biāo)的位置自動(dòng)判斷需要插入的附錄位置，并自動(dòng)添加附錄編號(hào)。5.4“樣式”能夠自動(dòng)識(shí)別正文和附錄。二、安裝與運(yùn)行環(huán)境1運(yùn)行環(huán)境1.1硬件環(huán)境主機(jī)的PC機(jī)，最低配置Pentium100;1024×768及以上分辨率，16位色以上顯示卡；內(nèi)存16M以上，建議32M最好64M以上；硬盤剩余空間100M以上。1.2軟件環(huán)境中文版Windows98以上操作系統(tǒng)；文字編輯軟件Word2007,Word2003,WordXP或Word2000之一。1.3安裝TCS2009插入TCS2009光盤，即可自動(dòng)運(yùn)行安裝程序，按安裝向?qū)У奶崾就瓿砂惭b過(guò)程。三系統(tǒng)功能簡(jiǎn)介TCS2009主要分為以下三大功能模塊1要素及排板該模塊主要用于自動(dòng)添加標(biāo)準(zhǔn)文本中以下相對(duì)獨(dú)立的要素：封面、目次、前言、引言、附錄、參考文獻(xiàn)、索引（包括標(biāo)記索引項(xiàng)、刪除索引項(xiàng)）。同時(shí)該模塊還提供以下功能：雙面排板、打印預(yù)覽、打印、保護(hù)TCS文件、取消TCS文件保護(hù)。2層次標(biāo)題樣式該模塊主要用于實(shí)現(xiàn)以下各層次標(biāo)題樣式的設(shè)定：章標(biāo)題、條標(biāo)題（共五級(jí)）、無(wú)標(biāo)題（共五級(jí)）、段、列項(xiàng)（不帶編號(hào)列項(xiàng)和帶編號(hào)列項(xiàng)各三級(jí)）。3要素內(nèi)容樣式該模塊主要用于完成以下各類要素內(nèi)容樣式的設(shè)定：示例、示例×、首示例×、示例內(nèi)容、條文注、條文注×、首條文注×、圖表注、圖表注×、首圖表注×、條文腳注、圖表腳注、首圖腳注、圖標(biāo)題、表標(biāo)題、插入表格、插入公式、公式編號(hào)、更新公式編號(hào)。四TCS2009的使用方法1啟動(dòng)和退出1.1啟動(dòng)點(diǎn)擊桌面上的TCS2009的快捷方式，另外在“開(kāi)始”菜單中也有TCS2009的啟動(dòng)路徑，TCS2009啟動(dòng)后，桌面上將出現(xiàn)“中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)編寫模板”主界面。1.2退出點(diǎn)擊TCS2009主界面“退出”按鈕即可。2新建或打開(kāi)TCS文件2.1新建TCS文件新建TCS文件時(shí)，必須通過(guò)TCS主界面，點(diǎn)擊TCS主界面上的“新建”按鈕，屏幕上會(huì)彈出“新建TCS文件”窗口，在該窗口的“文件名”中輸入所要建的文件名稱后，按“保存”按鈕，屏幕上就會(huì)出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)首頁(yè)的主要內(nèi)容，TCS文件就建成了。2.2打開(kāi)TCS文件可以通過(guò)TCS主界面打開(kāi)，也可以通過(guò)文件所以位置直接打開(kāi)。3TCS2009菜單的使用方法打開(kāi)TCS文件后，在菜單欄中會(huì)看TCS的菜單操作欄（最上面一行左上角“要素及排板”、“層次標(biāo)題樣式”和“要素內(nèi)容樣式”三個(gè)菜單），在快捷區(qū)域會(huì)看到TCS的“快捷工具欄”（由上向下二至四行）。3.1“要素及排板”菜單在標(biāo)準(zhǔn)編寫過(guò)程中，依靠TCS2009提供的“要素及排板”菜單欄中提供的各項(xiàng)下拉菜單完成相應(yīng)要素的編寫工作。3.1.1封面：封面為必被要素，它應(yīng)給出標(biāo)示標(biāo)準(zhǔn)的信息，包括：標(biāo)準(zhǔn)的名稱、英文名稱、層次、標(biāo)志、編號(hào)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)分類號(hào)（ICS號(hào)）、中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)分類號(hào)、備案號(hào)（不適用于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）、發(fā)布日期、實(shí)施日期、發(fā)布部門等。如果標(biāo)準(zhǔn)代替了某個(gè)或幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，封面就要給出被代替標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)；如果標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際文件的一致性程度為等同、修改或非等效，還應(yīng)按照GB∕T2000.2的規(guī)定在封面上給出一致性程度標(biāo)識(shí)。標(biāo)準(zhǔn)征求意見(jiàn)稿和送審稿的封面顯著位置應(yīng)按附錄C中C.1的規(guī)定，給出征集標(biāo)準(zhǔn)是否涉及專利的信息。封面的添加：選擇“封面”菜單條，按提示進(jìn)行操作，選擇所在添加的標(biāo)準(zhǔn)封面是“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”還是“行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”、“地方標(biāo)準(zhǔn)”或“企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”。按“確定”按鈕，則會(huì)根據(jù)你的選擇在所編定的標(biāo)準(zhǔn)文件最前面添加所要的標(biāo)準(zhǔn)封面。封面添加完畢后，TCS2009會(huì)自動(dòng)添加終結(jié)線并在每頁(yè)添加標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)為內(nèi)容的書眉。在相應(yīng)的封面中，你可以選擇頁(yè)面灰色底紋的部分，并輸入相應(yīng)的內(nèi)容。封面中具有灰色底紋的部分共分四個(gè)部分：（a）顯示×××的灰色匡點(diǎn)擊后×××將會(huì)消失，輸入“標(biāo)準(zhǔn)號(hào)”或標(biāo)準(zhǔn)的“發(fā)布日期”、或“實(shí)施日期”。（b）顯示“點(diǎn)擊此處添加……”當(dāng)點(diǎn)擊這類灰色匡時(shí)，“點(diǎn)擊此處添加……”等字消失，則可在此處輸入相應(yīng)的內(nèi)容。（c）顯示“文稿版次選擇”的下拉框當(dāng)點(diǎn)擊封面中問(wèn)部位顯示“文稿版次選擇”下拉框時(shí)，你可以根據(jù)下拉條目中選擇“（工作組討論稿）”、“（送審討論稿）”、“（送審討論稿）”、“（送審稿）”或“（報(bào)批稿）”。（d）沒(méi)有顯示任何內(nèi)容的灰色匡“文稿版次選擇”下方的灰色匡為填寫相應(yīng)日期的位置?！皹?biāo)準(zhǔn)編號(hào)”下方的灰色匡為被代替的標(biāo)準(zhǔn)號(hào)。對(duì)于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在封面上面還會(huì)看其他一些沒(méi)有顯示任何內(nèi)容的灰色匡：封面左上角的灰色匡，點(diǎn)擊后會(huì)顯示“備案號(hào)：”可以輸入相應(yīng)的備案號(hào)；在右上角相應(yīng)的輸入匡中輸入相應(yīng)的“標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)”或“企業(yè)代號(hào)”；在下面的灰色匡中根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的具體情況，輸入“行業(yè)類別”、“地方名稱”或“企業(yè)名稱”等；在封面最下方的灰色框中輸入“標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布部門”或“標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布單位”。請(qǐng)注意：上述（a）中的灰色框，如果不輸入任何內(nèi)容，其中的“×××”將在打印時(shí)被打印出來(lái)。上述（b）～（d）中的灰色框，如果沒(méi)有輸入任何內(nèi)容，在使用TSC2009提供的“打印”或“打印預(yù)覽”功能時(shí)，將不顯示或打印任何內(nèi)容。封面中的“標(biāo)準(zhǔn)名稱”、“標(biāo)準(zhǔn)英文名稱”和“與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的一致性程度標(biāo)識(shí)”如果需要在特定位置回行，以便多行顯示，則應(yīng)需要回行的位置使用軟回車操作(Shift+Enter)。3.1.2目次：目次為可選要素。為了顯示標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)，方便查閱。選擇“目次”菜單后，在彈出窗口上不作任何操作，直接點(diǎn)擊“確定”按鈕，TCS2009會(huì)自動(dòng)按照“默認(rèn)的目次內(nèi)容”添加目次，并自動(dòng)冠以目次標(biāo)題。如果還需要添加其他目次，可以在彈出窗口上進(jìn)行選擇，選擇后按“確定”按鈕，則TCS2009會(huì)自動(dòng)按照“默認(rèn)的目次內(nèi)容”和““選擇的目次內(nèi)容”添加或更新目次。3.1.3前言、引言選擇“前言”、“引言”菜單條后，TCS2009會(huì)自動(dòng)在標(biāo)準(zhǔn)前言或引言的相應(yīng)位添加標(biāo)題“前言”、“引言”。前言：前言為必備要素，不應(yīng)包含要求的推薦，也不應(yīng)包含公式、圖的表。前言應(yīng)視情況給出下列內(nèi)容：（1）標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)說(shuō)明。（2）標(biāo)準(zhǔn)編制所依據(jù)的起草規(guī)則，提及GB∕T1.1。（3）標(biāo)準(zhǔn)代替的全部或部分其他文件的說(shuō)明。給出代替標(biāo)準(zhǔn)（含修改單）或其他文件的編號(hào)和名稱，列出與前一版本相比的主要技術(shù)變化。（4）與國(guó)際文件、國(guó)外文件相關(guān)的說(shuō)明。（5）有關(guān)專利說(shuō)明。凡涉及專利的標(biāo)準(zhǔn)如果尚未識(shí)別出涉及專利，則應(yīng)按照C.2的規(guī)定，說(shuō)明相關(guān)內(nèi)容。（6）標(biāo)準(zhǔn)的提出信息（可省略）或規(guī)口信息。使用下述適用表達(dá)方式：“本標(biāo)準(zhǔn)由××××提出?！薄氨緲?biāo)準(zhǔn)由××××規(guī)口?！保?）標(biāo)準(zhǔn)的起草單位和主要起草人，使用以下表述形式：“本標(biāo)準(zhǔn)起草單位…………?！薄氨緲?biāo)準(zhǔn)主要起草人…………?！保?）標(biāo)準(zhǔn)所代替標(biāo)準(zhǔn)的歷次版本發(fā)布情況。引言：引言為可選要素。如果需要，則給出標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)內(nèi)容的特殊信息或說(shuō)明，以及編制該標(biāo)準(zhǔn)的原因。引言不應(yīng)包含要求。3.1.4附錄選擇附錄菜單條后，根據(jù)附錄的性質(zhì)，在附錄選擇框中進(jìn)行選擇附錄性質(zhì)，并在“請(qǐng)輸入附錄標(biāo)題：”處輸入相應(yīng)的附錄標(biāo)題，完成后點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕，TCS2009將在相應(yīng)的位置添加附錄。附錄的添加位置取決于光標(biāo)所在的位置。3.1.5參考文獻(xiàn)選擇“參考文獻(xiàn)”菜單條后，TCS2009會(huì)在相應(yīng)的位置以“參考文獻(xiàn)”為標(biāo)題生成參考文獻(xiàn)。3.1.6索引選擇“索引”菜單條后，TCS2009會(huì)在相應(yīng)的位置以“索引”為標(biāo)題生成索引。3.1.7雙面排板3.1.8打印預(yù)覽3.1.9文件保護(hù)3.2“層次標(biāo)題樣式”菜單依靠TCS2009提供的“層次標(biāo)題樣式”菜單欄提供的各項(xiàng)下拉菜單，可以自動(dòng)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)中的各層次標(biāo)題式樣，包括章、條、段、列等。3.2.1章標(biāo)題當(dāng)需要將文本的某些內(nèi)容設(shè)成章標(biāo)題時(shí)，請(qǐng)選擇“章標(biāo)題”菜單條，TCS2009將自動(dòng)生成相應(yīng)的章標(biāo)題格式，章的編號(hào)無(wú)需手工錄入。3.2.2條標(biāo)題條標(biāo)題式樣共分5級(jí)。通過(guò)選擇級(jí)別“條題目”菜單條即可自動(dòng)生成相應(yīng)的條標(biāo)題格式，條的編號(hào)無(wú)需手工錄入。3.2.3無(wú)標(biāo)題條無(wú)標(biāo)題條是指沒(méi)有標(biāo)題但有條編號(hào)的條文。無(wú)標(biāo)題條共分5級(jí)。通過(guò)選擇相應(yīng)級(jí)別的“無(wú)標(biāo)題條”菜單條即可自動(dòng)生成相應(yīng)的無(wú)標(biāo)題條格式，條的編號(hào)無(wú)需手工錄入。3.2.4段選擇“段”菜單條即可生成段的格式。3.2.5列共有3級(jí)。五、標(biāo)準(zhǔn)編制過(guò)程中“規(guī)范性一般要素”1標(biāo)準(zhǔn)名稱標(biāo)準(zhǔn)名稱的必備要素，應(yīng)置于范圍之前。標(biāo)準(zhǔn)名稱應(yīng)簡(jiǎn)練并明確表示出標(biāo)準(zhǔn)的主題，使之其他標(biāo)準(zhǔn)相區(qū)分。標(biāo)準(zhǔn)名稱不應(yīng)涉及不必要的細(xì)節(jié)。必要的補(bǔ)充說(shuō)明應(yīng)在范圍中給出。2范圍范圍為必備要素，應(yīng)置于標(biāo)準(zhǔn)正文的起始位置。范圍應(yīng)明確界定標(biāo)準(zhǔn)化和對(duì)象所涉及的各個(gè)方面，由此指出標(biāo)準(zhǔn)或其特定部分的適用界限。必要時(shí)可指出標(biāo)準(zhǔn)不適用的界限。如果標(biāo)準(zhǔn)分成若干個(gè)部分，則每個(gè)部分的范圍只應(yīng)界定該部分的標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象和所涉及的相關(guān)方面。范圍的陳述應(yīng)簡(jiǎn)潔，以便能作為內(nèi)容提要使用。范圍不應(yīng)包含要求。3規(guī)范性引用文件規(guī)范性引用文件為可選要素，它應(yīng)列出標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)范性引用其它文件的文件清單，這些文件經(jīng)過(guò)標(biāo)準(zhǔn)條文的引用后，成為本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用時(shí)必不可少的文件。4規(guī)范性技術(shù)要素4.1技術(shù)要素的選擇目的性原則、性能原則、可證實(shí)性原則。4.2術(shù)語(yǔ)和定義術(shù)語(yǔ)和定義為可選要素，它僅給出為理解標(biāo)準(zhǔn)中某些術(shù)語(yǔ)所必需的定義。4.3符號(hào)、代號(hào)和縮略語(yǔ)符號(hào)、代號(hào)和縮略語(yǔ)為可選要素，它給出為理解標(biāo)準(zhǔn)所必需的符號(hào)、代號(hào)和縮略語(yǔ)清單。4.4要求要求為可選要素。六、TCS2009使用中的注意事項(xiàng)1使用其他文件中已經(jīng)輸入的內(nèi)容在用戶已經(jīng)使用Word或TCS軟件建立了標(biāo)準(zhǔn)文本的情況下，如果需要使用TCS2009的功能，則要新建一個(gè)TCS文件，然后將已經(jīng)建立的其他文件中的相應(yīng)內(nèi)容通過(guò)拷貝粘貼的方式轉(zhuǎn)移到新的TCS文件中。在這種過(guò)程中需要注意的事項(xiàng)如下：1.1粘貼過(guò)程中盡量不要將原文件的文本內(nèi)容連同格式（即段落后面的回車符）一起拷貝粘貼，如粘貼過(guò)程中遇到格式混亂請(qǐng)只拷貝沒(méi)有格式的文本內(nèi)容。1.2標(biāo)準(zhǔn)的目次、索引、前言、引言、參考文獻(xiàn)、每一個(gè)附錄等都需要在新建的TCS文件中分別添加了相應(yīng)的要素后，再將已有文件中的相應(yīng)要素的內(nèi)容粘貼過(guò)來(lái)。1.3相應(yīng)內(nèi)容粘貼到TCS文件后，需要用TCS2009的“層次標(biāo)題樣式”和“要素內(nèi)容樣式”菜單中提供的功能，對(duì)文件中的相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行格式設(shè)置，這樣才能使用文本格式符合GB/T1.1—2009的規(guī)定，也才能順利應(yīng)用TCS2009提供的“目次”和“索引”功能。2在使用Word2007的某些版本的情況下，如果同時(shí)打開(kāi)兩個(gè)及兩以上的文件，可能只有最后打開(kāi)的TCS文件的“加載項(xiàng)”功能區(qū)中會(huì)同時(shí)顯示“操作菜單欄”和“快捷工具欄”，其他文件中只顯示“操作工具欄”。對(duì)于沒(méi)有顯示“快捷工具欄”的這些文件，只能通過(guò)“操作菜單欄”中的下拉菜單使用TCS2009的功能,而不能使用“操作菜單欄”中的”快捷工具按鈕”。3樣式的使用在編寫標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，請(qǐng)盡量使用TCS2009提供的各種樣式，并且不準(zhǔn)許對(duì)“層次標(biāo)題樣式”和“要素內(nèi)容樣式”中的各種樣式體系任何形式的修改，也不就設(shè)置與其同名的樣式。4在Word2007中，新建或打開(kāi)TCS文件后，要點(diǎn)擊“加載項(xiàng)”功能區(qū)，才能