如何加強(qiáng)工作計(jì)劃性管理

如何加強(qiáng)工作計(jì)劃性管理第1頁/共52頁如何加強(qiáng)工作計(jì)劃性管理第2頁/共52頁

第一部分：計(jì)劃的概念及意義第3頁/共52頁1、管理的“主動(dòng)”與“被動(dòng)”的過程一種現(xiàn)象許多人認(rèn)為：優(yōu)秀管理者的真正本領(lǐng)在于其解決問題的能力。管理者應(yīng)將其時(shí)間和創(chuàng)造力用于解決當(dāng)前最緊迫的問題上。

？

第4頁/共52頁管理的“主動(dòng)”與“被動(dòng)”的過程但是對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行管理實(shí)際上只是對(duì)事物做出反應(yīng)，而不是主動(dòng)采取行動(dòng)。是在讓外部事件決定何時(shí)采取何種決策。計(jì)劃導(dǎo)向型管理，是一個(gè)主動(dòng)的過程。反應(yīng)式管理還是主動(dòng)式管理累！源自反應(yīng)式行為方式案例：九州獸藥的管理模式變革——追求計(jì)劃內(nèi)的成功

第5頁/共52頁案例：曲突徒薪的故事：國(guó)人喜歡救火英雄案例：司馬懿是如何打敗諸葛亮的？案例：蒙哥馬利如何打敗隆美爾？結(jié)論：良好的計(jì)劃和準(zhǔn)備遠(yuǎn)大于聰明和計(jì)謀第6頁/共52頁個(gè)人對(duì)管理認(rèn)識(shí)的變遷：好奇謀——艾克卡好戰(zhàn)略——松下好人才——曹操好準(zhǔn)備——葉志平（基本功）案例：像葉志平那樣去管理中國(guó)礦難VS智利救援第7頁/共52頁管理者職責(zé)討論基業(yè)長(zhǎng)青

不讓問題發(fā)生，把事情控制在預(yù)料之內(nèi)消除激動(dòng)人心的事情把一切控制在計(jì)劃中修路，變例外為常規(guī)

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8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會(huì)兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。

10：00準(zhǔn)備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。

10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進(jìn)來請(qǐng)示工作，任經(jīng)理的思路和時(shí)間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。

11：00對(duì)秘書報(bào)上來的文件等進(jìn)行批示、處理；閱讀文件、各類的報(bào)告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。

12：00匆匆吃過飯，看了一會(huì)兒報(bào)紙、與同事聊了一會(huì)兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室。

讓我們來看看反應(yīng)式管理者的一天：第9頁/共52頁

14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營(yíng)銷人員的事宜，由于對(duì)招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項(xiàng)工作又占去時(shí)間2個(gè)小時(shí)。

16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來請(qǐng)示和審批，同時(shí)聊了一會(huì)兒個(gè)人的私事和公司最近的傳聞。

16：30召集下屬開會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬?gòu)?qiáng)調(diào)一下。但會(huì)議不僅沒有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到17：00。

17：00下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時(shí)間，已經(jīng)沒有時(shí)間來完成報(bào)告，只好挾著自己未寫完的報(bào)告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。第10頁/共52頁案例：銷售人員的時(shí)間浪費(fèi)在哪里了？我做某獸藥企業(yè)的咨詢顧問時(shí)，總是感覺這家企業(yè)的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)營(yíng)銷效率不夠高，又不知問題出在哪里，于是決定對(duì)其中部分業(yè)務(wù)進(jìn)行跟訪，以下是某業(yè)務(wù)員的日工作行程記錄：早上7：30起床，8：10分出門吃早餐，8：40坐車拜訪第一家客戶，9：25分至客戶處，不巧客戶未在，又直奔第二家客戶處，離第一家客戶處大約20多公里，11：30分左右至第二家客戶處時(shí)為避免請(qǐng)客戶吃飯遂決定下午1：30分再訪，1：30分終于見到客戶，交談中發(fā)現(xiàn)此客戶不具備合作能力，根本不是目標(biāo)客戶，約3：00從第二家客戶處出來，又想到有一老客戶需要回訪，于是返程30公里直奔老客戶處，但老客戶本人不在，與其下屬交談1小時(shí)但收獲不大，這時(shí)天色已晚，才想起有一個(gè)訂貨電話還沒有打，趕緊給公司打電話要貨，可惜公司已經(jīng)下班，悻悻然吃了晚飯回到住處，約人打撲克，無聊等待第二天的拜訪第11頁/共52頁案例中這個(gè)銷售人員的問題有哪些？對(duì)路線沒有一個(gè)合理規(guī)劃和統(tǒng)籌安排對(duì)時(shí)間和事件沒有一個(gè)恰當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào)未能做到預(yù)先設(shè)計(jì)、預(yù)先準(zhǔn)備，造成時(shí)間浪費(fèi)做事之前的溝通沒有做好，約見、拜訪、成交缺乏計(jì)劃沒有充分利用好時(shí)間原因：缺乏計(jì)劃性，隨意性太強(qiáng)，過強(qiáng)的隨意性造成時(shí)間和精力的大量浪費(fèi)第12頁/共52頁營(yíng)銷人員行動(dòng)日志行動(dòng)計(jì)劃計(jì)劃完成承諾獎(jiǎng)罰實(shí)際完成問題分析時(shí)間行動(dòng)項(xiàng)目

今日總結(jié)

今日感悟

明日改進(jìn)

專注自檢今天我的計(jì)劃完成狀況今天我習(xí)練技能狀況今天的結(jié)果滿意度今天我專注于目標(biāo)了嗎？第13頁/共52頁一日之計(jì)在于昨夜優(yōu)秀的業(yè)務(wù)高手都是擅做計(jì)劃的計(jì)劃和總結(jié)是提升效率的最有效方法數(shù)據(jù)：良好的計(jì)劃可以提升效率2倍以上第14頁/共52頁凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢?？茖W(xué)而周密的計(jì)劃是成功的一半。

用于計(jì)劃的每一分鐘,都可以在執(zhí)行階段帶來三到四倍的回報(bào)第15頁/共52頁2、沒有計(jì)劃的悲哀浪費(fèi)時(shí)間、沒有效率大量重疊性和浪費(fèi)性活動(dòng)執(zhí)行中變數(shù)太大，無法控制（計(jì)劃是執(zhí)行的路線圖）思考：你的效率為什么總是不夠高？第16頁/共52頁計(jì)劃：是為實(shí)現(xiàn)決策所確定的目標(biāo)，預(yù)先進(jìn)行的行動(dòng)安排。計(jì)劃是指用指標(biāo)等形式所表述的組織及組織不同部門和不同成員在未來一定時(shí)期內(nèi)行動(dòng)方向、內(nèi)容和方式安排的管理文件3、計(jì)劃的概念第17頁/共52頁在一個(gè)組織中，計(jì)劃工作是管理的首要職能，其他工作都只有在確定了目標(biāo)、制訂了計(jì)劃以后才能開展，并圍繞著計(jì)劃的變化而變化。計(jì)劃是指揮的依據(jù)計(jì)劃是控制的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃是減少浪費(fèi)的有效方法（合理配置資源，提高效率計(jì)劃可把不確定因素的影響降到最小第18頁/共52頁4、關(guān)于計(jì)劃的誤解有人說:不準(zhǔn)確的計(jì)劃是在浪費(fèi)管理者的時(shí)間

羅賓斯說:最終結(jié)果僅僅是計(jì)劃的目的之一，過程本身就很有價(jià)值，即使最終結(jié)果沒有完全達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。計(jì)劃迫使管理者認(rèn)真思考要干什么和怎么干，搞清這兩個(gè)問題本身就具有價(jià)值。凡是認(rèn)真進(jìn)行計(jì)劃的管理者將會(huì)有明確的方向和目的，將會(huì)使偏離方向的損失減至最小，這就是計(jì)劃過程本身的價(jià)值。市場(chǎng)營(yíng)銷部/8月5日校長(zhǎng)管理研討會(huì)議資料第19頁/共52頁有人說:計(jì)劃可以消除變化

羅賓斯說:計(jì)劃不能夠消除變化，無論管理者如何計(jì)劃，變化總會(huì)發(fā)生。管理者制定計(jì)劃的目的是預(yù)測(cè)變化和制定最有效的應(yīng)變措施。第20頁/共52頁有人說:計(jì)劃降低了靈活性

羅賓斯說:計(jì)劃意味著承諾。有時(shí)計(jì)劃成為一種約束是因?yàn)楣芾碚咴谥贫ǔ鲇?jì)劃后就不再作任何修正了。計(jì)劃應(yīng)當(dāng)是一種持續(xù)進(jìn)行的活動(dòng)。事實(shí)上，由于正式計(jì)劃是被推敲過的并清楚的銜接在一起的，因此它比只存在于高級(jí)管理者腦子里的一套模糊的假設(shè)更容易修改。不僅如此，有些計(jì)劃是可以作得更靈活的。第21頁/共52頁5、為什么要做計(jì)劃？資源稀缺：必須把有限資源配置到能產(chǎn)生最大效益的地方，只有有效地運(yùn)籌和規(guī)劃可以做到這一點(diǎn)變化和不確定性使事情變得復(fù)雜無序的行動(dòng)低效第22頁/共52頁功能明確方向明確目標(biāo)明確路徑明確方法明確責(zé)任明確衡量方法作用集中資源：四渡赤水行動(dòng)指南：論持久戰(zhàn)減少不確定性提高效率提高積極性體會(huì)成就和人生價(jià)值為什么要做計(jì)劃第23頁/共52頁計(jì)劃做好，出奇制勝戰(zhàn)國(guó)時(shí)期,齊國(guó)有位貴族叫田忌,他常與齊威王賽馬,每次比賽跑三場(chǎng)。以往的比賽田忌總是輸給齊威王，所以他不敢下大賭注。后來，當(dāng)時(shí)的大軍事家孫臏看了比賽后，讓田忌下次比賽只管多下注，每場(chǎng)下注一千兩金子，三場(chǎng)三千兩。到了比賽那天，齊王的車夫駕著頭等馬出來，孫臏叫田忌的車夫駕著三等馬出去比賽，田忌輸了一千兩金子。等到了第二場(chǎng)，田忌用自己的頭等馬與大王的二等馬比賽，第三場(chǎng)用二等馬與大王的三等馬比賽。最后，田忌還贏了一千兩金子。問題：從田忌賽馬的故事中，分析實(shí)現(xiàn)取勝的決策與計(jì)劃的關(guān)系。第24頁/共52頁6、計(jì)劃工作的原理限定因素原理許諾原理靈活性原理改變航道原理第25頁/共52頁限定因素原理所謂限定因素，是指妨礙組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的因素，也就是說，在其他因素不變的情況下，僅僅改變這些因素，就可以影響組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度。限定因素原理有時(shí)又被形象地稱做“木桶原理”主管人員越是能夠了解對(duì)達(dá)到目標(biāo)起主要限制作用的因素，就越能夠有針對(duì)性地、有效地?cái)M定各種行動(dòng)方案。第26頁/共52頁許諾原理：男人的許諾這一原理涉及計(jì)劃期限的問題。任何一項(xiàng)計(jì)劃都是對(duì)完成各項(xiàng)工作所做出的許諾，因而許諾越大，實(shí)現(xiàn)許諾的時(shí)間就越長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)許諾的可能性就越小。第27頁/共52頁靈活性原理：馬其諾防線計(jì)劃必須具有靈活性，即當(dāng)出現(xiàn)意外情況時(shí)，有能力改變方向而不必花太大的代價(jià)。靈活性原理是指制定計(jì)劃時(shí)要留有余地，至于執(zhí)行計(jì)劃，一般不應(yīng)有靈活性。計(jì)劃中體現(xiàn)的靈活性越大，由于未來意外事件引起損失的危險(xiǎn)性就越小。第28頁/共52頁改變航道原理計(jì)劃制定出來后，就要促使計(jì)劃的實(shí)施，但不能被計(jì)劃所“管理”或者框住。必要時(shí)可以根據(jù)當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況作必要的檢查和修訂。計(jì)劃的總目標(biāo)不變，但實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的進(jìn)程（即航道）可以因情況的變化隨時(shí)改變。第29頁/共52頁

第二部分：如何才能做好計(jì)劃？第30頁/共52頁1、如何才能做好計(jì)劃？對(duì)資源、能力有清醒的認(rèn)知對(duì)未來有個(gè)準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)或規(guī)劃目標(biāo)清晰而具體策略、方案切實(shí)可行第31頁/共52頁2、工作計(jì)劃的兩要素目標(biāo)行動(dòng)計(jì)劃第32頁/共52頁德魯克認(rèn)為并不是有了工作才有目標(biāo)，而是相反，有了目標(biāo)才能確定每個(gè)人的工作。如果一個(gè)領(lǐng)域沒有目標(biāo)，這個(gè)領(lǐng)域的工作必然被忽視。管理者應(yīng)該通過目標(biāo)對(duì)下級(jí)進(jìn)行管理，當(dāng)組織最高層管理者確定了組織目標(biāo)后，必須對(duì)其進(jìn)行有效分解，轉(zhuǎn)變成各個(gè)部門以及各個(gè)人的分目標(biāo)，管理者根據(jù)分目標(biāo)的完成情況對(duì)下級(jí)進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲。先有目標(biāo)，才有工作第33頁/共52頁目標(biāo)的4特性個(gè)人(體)的實(shí)際的明確的可衡量的第34頁/共52頁行動(dòng)計(jì)劃

為實(shí)現(xiàn)分目標(biāo)而制訂的具體的工作部署與安排：包括明確的工作任務(wù)、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間及所需資源等第35頁/共52頁3、計(jì)劃工作的任務(wù)做什么（Whattodoit）？為什么做（Whytodoit）？何時(shí)做（Whentodoit）？何地做（Wheretodoit）？誰去做（Whotodoit）？怎么做（Howtodoit）？第36頁/共52頁What“做什么”：要明確計(jì)劃工作的具體任務(wù)和要求，明確每一個(gè)時(shí)期的中心任務(wù)和工作重點(diǎn)。例如，企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃的任務(wù)主要是確定生產(chǎn)哪些產(chǎn)品生產(chǎn)多少，合理安排產(chǎn)品投入和產(chǎn)出的數(shù)量和進(jìn)度，在保證按期、按質(zhì)和量完成訂貨合同的前提下，使得生產(chǎn)能力得到盡可能充分的利用。Why“為什么做”：要明確計(jì)劃工作的宗旨、目標(biāo)和戰(zhàn)略，并論證可行性。實(shí)踐表明，計(jì)劃工作人員對(duì)組織和企業(yè)的宗旨、目標(biāo)和戰(zhàn)略了解得越清楚認(rèn)識(shí)得越深刻，就越有助于他們?cè)谟?jì)劃工作中發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性。正如常所說的“要我做”和“我要做”的結(jié)果是大不一樣的，其道理就在于此。第37頁/共52頁When“何時(shí)做”：規(guī)定計(jì)劃中各項(xiàng)工作的開始和完成的進(jìn)度，以便進(jìn)行控制和對(duì)能力及資源進(jìn)行平衡。Where“何地做”：規(guī)定計(jì)劃的實(shí)施地點(diǎn)或場(chǎng)所，了解計(jì)劃實(shí)施的環(huán)境條件限制，以便合理安排計(jì)劃實(shí)施的空間組織和布局。Who“誰去做”：計(jì)劃不僅要明確規(guī)定目標(biāo)、任務(wù)、地點(diǎn)和進(jìn)度，還應(yīng)規(guī)由哪個(gè)主管部門負(fù)責(zé)。例如，開發(fā)一種新產(chǎn)品，要經(jīng)過產(chǎn)品設(shè)計(jì)、樣機(jī)試制小批試制和正式投產(chǎn)幾個(gè)階段。在計(jì)劃中要明確規(guī)定每個(gè)階段由哪個(gè)部門主要責(zé)任，哪些部門協(xié)助，各階段交接時(shí)，由哪些部門租哪些人員參加鑒和審核等。

第38頁/共52頁How“怎么做”：制定實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的措施，以及相應(yīng)的政策和規(guī)則，對(duì)資源行合理分配和集中使用，對(duì)人力、生產(chǎn)能力進(jìn)行平衡，對(duì)各種派生計(jì)劃進(jìn)綜合平衡等。實(shí)際上，一個(gè)完整的計(jì)劃還應(yīng)包括控制標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)的制定，也就告訴實(shí)施計(jì)劃的部門或人員，做成什么樣，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)才算是完成了計(jì)劃。第39頁/共52頁

4、計(jì)劃的內(nèi)容（5w1H準(zhǔn)則)要素

所要回答的問題

內(nèi)容前提

計(jì)劃在何種情況下有效

預(yù)測(cè)、假設(shè)、實(shí)施條件目標(biāo)

做什么(what)

最終結(jié)果、工作要求目的

為什么要做(why)

理由、意義、重要性戰(zhàn)略

如何做(How)

基本方法、主要戰(zhàn)術(shù)責(zé)任

誰做(who)、做得好壞的結(jié)果

人選、獎(jiǎng)罰措施時(shí)間表

何時(shí)做(When)

起止時(shí)間、進(jìn)度安排范圍

涉及哪些部門或何地

組織層次或地理范圍

(where)預(yù)算

需投入多少資源

費(fèi)用、代價(jià)應(yīng)變措施

萬一。。。怎么辦

最壞情況計(jì)劃

第40頁/共52頁5、哪些事要做計(jì)劃針對(duì)上級(jí)所交給的事項(xiàng)做計(jì)劃——理解方針，把握職責(zé)，培養(yǎng)提出計(jì)劃的習(xí)慣；針對(duì)自己所發(fā)現(xiàn)的事項(xiàng)做計(jì)劃；針對(duì)開發(fā)自己能力的事項(xiàng)做計(jì)劃；針對(duì)自己的人生目標(biāo)作計(jì)劃。第41頁/共52頁

第三部分：計(jì)劃的編制方法第42頁/共52頁如何做計(jì)劃目標(biāo)如何確定；步驟如何明確：計(jì)劃期限如何確定；如何分配資源；責(zé)任如何明確；如何增強(qiáng)計(jì)劃的靈活性；第43頁/共52頁⑷預(yù)測(cè)并有效地確定計(jì)劃重要前提條件過去研究過去現(xiàn)在

⑵認(rèn)清現(xiàn)在未來⑴確定目標(biāo)研究過去，從過去找出一些規(guī)律⑸擬訂和選擇可行性行動(dòng)方案⑹制定主要計(jì)劃⑺制定派生計(jì)劃⑻制定主要計(jì)劃計(jì)劃編制過程第44頁/共52頁

確定目標(biāo)

?

我們要向哪里發(fā)展

?

打算實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)

?

什么時(shí)候?qū)崿F(xiàn)步驟1步驟2研究過去

?過去決策可能帶來的影響并發(fā)現(xiàn)其規(guī)律,歸納和演繹步驟3認(rèn)清現(xiàn)在

?環(huán)境研究（外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境）第45頁/共52頁預(yù)測(cè)并確定前提條件?對(duì)重要前提條件預(yù)測(cè)的方法德爾菲法擬定和選擇方案?擬訂盡可能多的方案?頭腦風(fēng)暴法評(píng)估各種備選方案?成本最低?收益最大實(shí)現(xiàn)目標(biāo)步驟4步驟5第46頁/共52頁制定主要計(jì)劃?將所選計(jì)劃用文字表述出來,確定5W1H的內(nèi)容擬定派生計(jì)劃?投資計(jì)劃?培訓(xùn)計(jì)劃?生產(chǎn)計(jì)劃?銷售計(jì)劃?采購(gòu)計(jì)劃?成本計(jì)劃等等編制預(yù)算?項(xiàng)目預(yù)算?工資預(yù)算?采購(gòu)預(yù)算?銷售預(yù)算等等步驟7步驟6步驟8第47頁/共52頁姓名：

月計(jì)劃時(shí)間：2007年1月1日-31日

本月重點(diǎn)工作時(shí)間任務(wù)名稱本周關(guān)鍵行動(dòng)本月預(yù)期結(jié)果未完成責(zé)任檢查人實(shí)際結(jié)果改進(jìn)措施本月行動(dòng)安排一二三四五1月8日至12日山東貝萊特空調(diào)成交３月份課程回傳，回款

1月15日至19