范圍管理和責(zé)任分配矩陣

（優(yōu)選）范圍管理和責(zé)任分配矩陣當(dāng)前1頁，總共29頁。4.1項(xiàng)目范圍管理概述4.2收集需求4.3定義范圍4.4項(xiàng)目工作分解4.5核實(shí)范圍和控制范圍P-2當(dāng)前2頁，總共29頁。4.1項(xiàng)目范圍管理概述項(xiàng)目范圍

項(xiàng)目范圍是指項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為確保項(xiàng)目目標(biāo)的完成而必須生成的項(xiàng)目的“產(chǎn)品范圍”和為生成項(xiàng)目產(chǎn)品而必須開展的項(xiàng)目的“工作范圍”。在項(xiàng)目范圍管理領(lǐng)域，項(xiàng)目范圍包括兩個(gè)方面的含義：

項(xiàng)目產(chǎn)品范圍，即項(xiàng)目所要生成的產(chǎn)品或服務(wù)的特征和功能。項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍有可能包括單一的產(chǎn)品，也可能包括多種項(xiàng)目產(chǎn)品。

項(xiàng)目工作范圍，即項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為提交項(xiàng)目最終產(chǎn)品所進(jìn)行的必需且僅需完成的各項(xiàng)工作。

必需的工作——指實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所進(jìn)行的全部工作，任何必需的工作都不能遺漏，否則會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的萎縮。

僅需的工作——指實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所規(guī)定的“必要的,最少的”的工作,不進(jìn)行此項(xiàng)工作就無法完成項(xiàng)目,不做額外工作,否則會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的蔓延.

工作范圍以產(chǎn)品范圍為基礎(chǔ)，工作范圍的確定是一個(gè)由一般到具體、層層深入的過程。

項(xiàng)目產(chǎn)品范圍的完成情況是參照業(yè)主的要求來衡量的，而項(xiàng)目工作范圍的完成情況是參照計(jì)劃來衡量的。

P-3當(dāng)前3頁，總共29頁。4.1項(xiàng)目范圍管理概述項(xiàng)目范圍管理

項(xiàng)目范圍管理是明確界定項(xiàng)目范圍包括什么與不包括什么，并確保項(xiàng)目范圍所規(guī)定的工作得以順利完成所需要的所有以分析、決策、組織、計(jì)劃、控制為特征的管理活動(dòng)。這些活動(dòng)用于確保項(xiàng)目干系人對作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個(gè)共同的理解。

作用：可提高項(xiàng)目費(fèi)用、時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確性。提供了項(xiàng)目進(jìn)度衡量和控制的基準(zhǔn)。有助于清楚地分派責(zé)任。項(xiàng)目評估的依據(jù)之一。

P-4當(dāng)前4頁，總共29頁。4.1項(xiàng)目范圍管理概述項(xiàng)目范圍管理的內(nèi)容收集需求——為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而定義并記錄干系人的需求的過程。定義范圍——制定項(xiàng)目和產(chǎn)品詳細(xì)描述的過程。包括制定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說明書。創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)——將項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解為較小的、更易于管理的組成部分的過程。核實(shí)范圍——項(xiàng)目干系人（發(fā)起人、客戶和顧客等）正式驗(yàn)收項(xiàng)目已完成的可交付成果的過程?？刂品秶O(jiān)督項(xiàng)目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)、管理范圍基準(zhǔn)變更的過程。在進(jìn)行以上5個(gè)過程之前，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)先進(jìn)行規(guī)劃工作，產(chǎn)生一份范圍管理計(jì)劃，范圍管理計(jì)劃可以是正式的或非正式的、非常詳細(xì)或高度概括的。P-5當(dāng)前5頁，總共29頁。4.2收集需求

需求是指發(fā)起人、客戶和其他干系人的已量化且記錄下來的需要與期望。

許多組織把需求分為項(xiàng)目需求和產(chǎn)品需求。項(xiàng)目需求包括商業(yè)需求、項(xiàng)目管理需求、交付需求等。產(chǎn)品需求則包括技術(shù)需求、安全需求、性能需求等。

輸入工具與技術(shù)輸出項(xiàng)目章程訪談需求文件干系人登記冊焦點(diǎn)小組會(huì)議需求管理計(jì)劃引導(dǎo)式研討會(huì)需求跟蹤矩陣群體創(chuàng)新技術(shù)群體決策技術(shù)問卷調(diào)查觀察原型法當(dāng)前6頁，總共29頁。4.2收集需求1.訪談訪談是一種通過與干系人直接交談，來獲得信息的正式與非正式方法參與者：有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目參與者、干系人和主題專家方式：通常采取“一對一”的形式2.焦點(diǎn)小組會(huì)議焦點(diǎn)小組會(huì)議把預(yù)先選定的干系人和主題專家集中在一起，了解他們對所提議產(chǎn)品、服務(wù)或成果的期望和態(tài)度參與者：預(yù)先選定的干系人和主題專家方式：互動(dòng)式討論，往往比“一對一”的訪談更激烈3.引導(dǎo)式研討會(huì)引導(dǎo)式研討會(huì)通過邀請主要的跨職能干系人一起參加會(huì)議，對產(chǎn)品需求進(jìn)行集中討論與定義參與者：主要的跨職能干系人特點(diǎn)：建立信任、促進(jìn)關(guān)系、改善溝通，有利于參加者達(dá)成一致意見比單項(xiàng)會(huì)議更快地發(fā)現(xiàn)和解決問題當(dāng)前7頁，總共29頁。4.2收集需求4.問卷調(diào)查問卷調(diào)查通過設(shè)計(jì)書面問題，向眾多的受訪者快速收集信息適用情況：受眾眾多，需要快速完成調(diào)查，并想要使用統(tǒng)計(jì)分析法5.觀察（也稱工作跟蹤）觀察：直接觀察個(gè)人在各自的環(huán)境中如何開展工作和實(shí)施流程適用情況：產(chǎn)品使用者難以或不愿說明他們的需求根據(jù)觀察者是否執(zhí)行工作，觀察分為兩種方式方式1：觀察者從外部來觀察使用者的工作方式2：由參與觀察者實(shí)際執(zhí)行一個(gè)流程或程序6.原型法在實(shí)際制造產(chǎn)品之前，先造出該產(chǎn)品的實(shí)用模型，并據(jù)此征求對需求的反饋意見。當(dāng)前8頁，總共29頁。4.2收集需求7.群體創(chuàng)新技術(shù)頭腦風(fēng)暴法：通過專家們的相互交流，在頭腦中進(jìn)行智力碰撞，產(chǎn)生新的智力火花，使專家的討論不斷集中和精化。規(guī)則一：異想天開！——說出能想到的任何主意規(guī)則二：不許評價(jià)！——要到評估階段才能進(jìn)行評價(jià)規(guī)則三：見解無專利！——鼓勵(lì)綜合數(shù)種見解或在他人見解上進(jìn)行發(fā)揮，并提供優(yōu)先發(fā)言的權(quán)利。規(guī)則四：越多越好！——重?cái)?shù)量而非質(zhì)量名義小組技術(shù)：通過投票來排列最有用的創(chuàng)意，以便進(jìn)行進(jìn)一步的頭腦風(fēng)暴或優(yōu)先排列，是頭腦風(fēng)暴的深化應(yīng)用。德爾菲技術(shù)概念或思維導(dǎo)圖：把從頭腦風(fēng)暴中獲得的構(gòu)思，用一張簡單的圖聯(lián)系起來，以反映這些創(chuàng)意之間的共性和差異，從而引導(dǎo)出新的構(gòu)思。8、群體決策技術(shù)群體決策技術(shù)是為達(dá)成某種期望結(jié)果而對多個(gè)未來行動(dòng)方案進(jìn)行評估一致同意/大多數(shù)原則/相對多數(shù)原則/獨(dú)裁當(dāng)前9頁，總共29頁。4.2收集需求需求文件

——一開始可能只有概括性的需求，然后隨著信息的增加而逐步細(xì)化。只有明確的（可測量和可測試的）、可跟蹤的、相互協(xié)調(diào)的、且主要干系人愿意認(rèn)可的需求，才能作為基準(zhǔn)。需求管理計(jì)劃——描述在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)如何分析、記錄和管理需求需求跟蹤矩陣——是一張連接需求與需求源的表格，以便在整個(gè)項(xiàng)目生命中對需求進(jìn)行跟蹤。需求跟蹤矩陣把每一個(gè)需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)或項(xiàng)目目標(biāo)聯(lián)系起來，有助于確保每一個(gè)需求都具有商業(yè)價(jià)值，有助于確保需求文件所批準(zhǔn)的每一項(xiàng)需求在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)都得到實(shí)現(xiàn)。當(dāng)前10頁，總共29頁。當(dāng)前11頁，總共29頁。4.3定義范圍定義范圍過程

定義范圍是指“制定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說明書作為未來項(xiàng)目決策的基準(zhǔn)的過程”。主要包括三個(gè)部分的內(nèi)容：第一，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該明確在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)和為確保項(xiàng)目最終成功的過程中，他們應(yīng)交付給項(xiàng)目干系人什么。例如，如果項(xiàng)目的最終可交付成果是一個(gè)新的電腦程序，那么在項(xiàng)目實(shí)施過程中的可交付成果應(yīng)該包括一份項(xiàng)目內(nèi)容設(shè)計(jì)的提綱和模型。第二，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該確定為了生產(chǎn)可交付成果所應(yīng)實(shí)施的活動(dòng)。第三，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)明確能夠限制和影響項(xiàng)目工作的因素——例如某些假設(shè)和約束。輸入工具與技術(shù)輸出項(xiàng)目章程專家判斷項(xiàng)目范圍說明書需求文件產(chǎn)品分析項(xiàng)目文件（更新）組織過程資產(chǎn)備選方案識別引導(dǎo)式研討會(huì)當(dāng)前12頁，總共29頁。4.3定義范圍項(xiàng)目范圍說明書——詳細(xì)描述項(xiàng)目的可交付成果，以及為提交這些可交付成果而必須開展的工作。項(xiàng)目范圍說明書也表明項(xiàng)目干系人之間就項(xiàng)目范圍所達(dá)成的共識。它還為評價(jià)變更請求或額外工作是否超出項(xiàng)目邊界提供基準(zhǔn)。

P-13產(chǎn)品范圍描述初步細(xì)化項(xiàng)目章程中所描述的項(xiàng)目產(chǎn)品、服務(wù)或成果，詳細(xì)說明項(xiàng)目產(chǎn)品、服務(wù)或成果應(yīng)具備的功能特性。產(chǎn)品驗(yàn)收準(zhǔn)則說明項(xiàng)目產(chǎn)品、服務(wù)或成果的主要驗(yàn)收過程與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目工作范圍確定項(xiàng)目需要完成的工作項(xiàng)目可交付成果可交付成果既包括組成項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)的各種結(jié)果，也包括各種輔助成果，如項(xiàng)目管理報(bào)告和文件。對可交付成果的描述可詳細(xì)也可簡要。項(xiàng)目除外責(zé)任明確指出那些不屬于項(xiàng)目范圍內(nèi)但干系人可能誤以為是項(xiàng)目的一部分的工作項(xiàng)目制約因素列出并說明與項(xiàng)目范圍有關(guān)、且限制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)選擇的具體項(xiàng)目制約因素。如事先確定的預(yù)算、強(qiáng)制性日期或強(qiáng)制性進(jìn)度里程碑。項(xiàng)目假設(shè)條件列出并說明與項(xiàng)目范圍有關(guān)的具體項(xiàng)目假設(shè)條件，以及萬一不成立而可能造成的后果當(dāng)前13頁，總共29頁。4.4創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)什么是WBS？

WBS是英文Work

Breakdown

Structure（工作分解結(jié)構(gòu)）的縮寫。

Work

Breakdown

Structure（WBS）工作分解結(jié)構(gòu)是把項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目工作分解成較小的、更易于管理的組成部分的過程。工作分解結(jié)構(gòu)每下降一個(gè)層次就意味著對項(xiàng)目工作更詳盡的定義。WBS是項(xiàng)目的地圖，它的使用有助于使項(xiàng)目經(jīng)理明確所有產(chǎn)品和工作要素，使項(xiàng)目與當(dāng)前組織結(jié)合起來，并建立控制的基礎(chǔ)。本質(zhì)上，WBS是項(xiàng)目在不同細(xì)節(jié)水平上的概述。

P-14輸入工具與技術(shù)輸出項(xiàng)目范圍說明書分解工作分解結(jié)構(gòu)需求文件工作分解結(jié)構(gòu)詞典組織過程資產(chǎn)范圍基準(zhǔn)項(xiàng)目文件（更新）當(dāng)前14頁，總共29頁。WBS的構(gòu)成

結(jié)構(gòu)化編碼

——編碼是最顯著和最關(guān)鍵的WBS構(gòu)成因子，首先編碼用于將WBS徹底的結(jié)構(gòu)化。通過編碼體系，我們可以很容易識別WBS元素的層級關(guān)系、分組類別和特性。

WBS元素——WBS元素實(shí)際上就是WBS結(jié)構(gòu)上的一個(gè)個(gè)“節(jié)點(diǎn)”，通俗的理解就是“組織機(jī)構(gòu)圖”上的一個(gè)個(gè)“方框”，這些方框代表了獨(dú)立的、具有隸屬關(guān)系/匯總關(guān)系的“可交付成果”。

工作包——是WBS的最底層元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，是短時(shí)間的任務(wù)，有確定的起點(diǎn)和終點(diǎn)，這些可交付成果很容易識別出完成它的活動(dòng)、成本和組織以及資源信息。每個(gè)工作包都是一個(gè)控制點(diǎn)。

a.工作包可以在制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，進(jìn)一步分解為活動(dòng)。

b.工作包可以由惟一的一個(gè)部門或承包商負(fù)責(zé)。

c.工作包的定義應(yīng)考慮80小時(shí)法則(80-HourRule)或兩周法則(TwoWeekRule)，即任何工作包的完成時(shí)間應(yīng)當(dāng)不超過80小時(shí)。（可以在沒有損失太多時(shí)間的情況下及時(shí)識別出問題）WBS字典——它用于描述和定義WBS元素中的工作的文檔。字典相當(dāng)于對某一WBS元素的規(guī)范，即WBS元素必須完成的工作以及對工作的詳細(xì)描述；工作成果的描述和相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；元素上下級關(guān)系以及元素成果輸入輸出關(guān)系等。

P-15

4.4創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

當(dāng)前15頁，總共29頁。WBS示例新設(shè)備安裝運(yùn)行1000設(shè)備調(diào)試1400設(shè)備安裝1300布局設(shè)計(jì)1200總體設(shè)計(jì)1100廠址分析1110選擇設(shè)計(jì)1120機(jī)器布局1210工藝流程設(shè)計(jì)1220加工1310裝配1320安裝設(shè)備1330測試設(shè)備1410試生產(chǎn)1420測試建筑物1323組裝部件1322把零件運(yùn)往工地13210級1級2級3級當(dāng)前16頁，總共29頁。制定WBS的過程

a.得到范圍說明書(ScopeStatement)或工作說明書(StatementofWork，承包子項(xiàng)目)。

b.召集有關(guān)人員，集體討論所有主要項(xiàng)目工作，確定項(xiàng)目工作分解的方式。WBS較高層次上的一些工作可以定義為產(chǎn)品/服務(wù)或子生命周期階段。

c.分解項(xiàng)目工作。如果有現(xiàn)成的模板，應(yīng)該盡量利用。

《工作分解結(jié)構(gòu)（WBS)實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)》第二版

d.畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖。

e.驗(yàn)證上述分解的正確性。

f.建立一個(gè)編號系統(tǒng)。

g.隨著其他計(jì)劃活動(dòng)的進(jìn)行，不斷地對WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作。

h.編寫WBS字典

4.4創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)當(dāng)前17頁，總共29頁。4.4創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)項(xiàng)目工作分解的組織方式

自上而下(top-down)的方法。從項(xiàng)目的目標(biāo)開始，逐級分解項(xiàng)目工作，直到參與者滿意地認(rèn)為項(xiàng)目工作已經(jīng)充分地得到定義。該方法由于可以將項(xiàng)目工作定義在適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)水平，對于項(xiàng)目工期、成本和資源需求的估計(jì)可以比較準(zhǔn)確。自下而上（bottom-up）的方法。從詳細(xì)的任務(wù)開始，將識別和認(rèn)可的項(xiàng)目任務(wù)逐級歸類到上一層次，直到達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)。這種方法存在的主要風(fēng)險(xiǎn)是可能不能完全地識別出所有任務(wù)或者識別出的任務(wù)過于粗略或過于瑣碎。經(jīng)常用于全新系統(tǒng)或方法的項(xiàng)目，以及促進(jìn)全員參與。

P-18當(dāng)前18頁，總共29頁。4.4創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)項(xiàng)目工作分解的方法使用指導(dǎo)方針構(gòu)建類比法構(gòu)建按照產(chǎn)品、服務(wù)構(gòu)成構(gòu)建按照項(xiàng)目生命周期構(gòu)建按照工作職能構(gòu)建當(dāng)前19頁，總共29頁。4.4創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)產(chǎn)品項(xiàng)目分解：對可交付產(chǎn)品物理結(jié)構(gòu)的細(xì)分是最通用和最容易開發(fā)的WBS，所有的這類項(xiàng)目都有一個(gè)有形的輸出產(chǎn)品。服務(wù)項(xiàng)目分解：服務(wù)項(xiàng)目沒有有形的、結(jié)構(gòu)性的可交付成果，它的輸出是一個(gè)為別人做的工作實(shí)體，如會(huì)議，宴會(huì)和婚禮等。項(xiàng)目的分解是基于一種對相似和相關(guān)的工作元素、職能或技術(shù)進(jìn)行邏輯分組。結(jié)果項(xiàng)目分解：結(jié)果項(xiàng)目也沒有有形的、結(jié)構(gòu)性的可交付成果，它的輸出是一個(gè)過程的結(jié)果，過程產(chǎn)生一個(gè)產(chǎn)品或一個(gè)結(jié)論：癌癥研究、新藥物開發(fā)等。該工作分解是一系列可接受的步驟。P-20當(dāng)前20頁，總共29頁。4.4創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)驗(yàn)證分解正確性“百分之百規(guī)則”：一個(gè)WBS元素的下一層分解必須百分之百地表示上一層元素.

WBS必須與工作任務(wù)的實(shí)際執(zhí)行過程相一致，WBS首先應(yīng)當(dāng)服務(wù)于項(xiàng)目組，可能的話再考慮其他目的。一個(gè)工作包只能在WBS中出現(xiàn)一次每項(xiàng)工作由一個(gè)人負(fù)責(zé)能非常清楚要做什么么？能準(zhǔn)確地估計(jì)實(shí)施這個(gè)行動(dòng)所需要的資源嗎？能準(zhǔn)確地估計(jì)實(shí)施實(shí)施行動(dòng)所需的時(shí)間么？每一個(gè)WBS項(xiàng)必須有準(zhǔn)確描述工作包的80小時(shí)原則運(yùn)用MECE法，檢查是否有遺漏或重復(fù)的工作

MECE分析法，全稱

MutuallyExclusiveCollectivelyExhaustive，中文意思是“相互獨(dú)立，完全窮盡”。也就是對于一個(gè)重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠借此有效把握問題的核心，并解決問題的方法。

P-21當(dāng)前21頁，總共29頁。編碼不僅把不同的項(xiàng)目單元區(qū)別開，而且要保留它所有特征，如所屬的子項(xiàng)目，所屬區(qū)域、專業(yè)功能、要素等。在項(xiàng)目實(shí)施過程中的網(wǎng)絡(luò)分析，成本管理、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、分析、統(tǒng)計(jì)都靠編碼識別。當(dāng)前22頁，總共29頁。4.4創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)責(zé)任矩陣

責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分解結(jié)構(gòu)中工作細(xì)目的個(gè)人責(zé)任的方法。制定責(zé)任矩陣的主要作用是將工作分配給每一個(gè)成員后，通過責(zé)任矩陣可以清楚地看出每一個(gè)成員在項(xiàng)目執(zhí)行過程中所承擔(dān)的責(zé)任。責(zé)任矩陣表頭部分填寫項(xiàng)目需要的各種人員角色，而與活動(dòng)交叉的部分則填寫每個(gè)角色對每個(gè)活動(dòng)的責(zé)任關(guān)系，從而建立“人”和“事”的關(guān)聯(lián)。不同的責(zé)任可以用不同的符號表示。例如P（Principal）表示負(fù)責(zé)人；S（Support）表示支持者或參與者；R（Review）表示審核者。用責(zé)任矩陣可以非常方便地進(jìn)行檢查責(zé)任檢查：橫向檢查可以確保每個(gè)活動(dòng)有人負(fù)責(zé)，縱向檢查可以確保每個(gè)人至少負(fù)責(zé)一件“事”。在完成后續(xù)討論的估算工作后，還可以橫向統(tǒng)計(jì)每個(gè)活動(dòng)的總工作量，縱向統(tǒng)計(jì)每個(gè)角色的投入的總工作量。當(dāng)前23頁，總共29頁。當(dāng)前24頁，總共29頁。。當(dāng)前25頁，總共29頁。4.5核實(shí)范圍和控制范圍核實(shí)范圍

核實(shí)范圍是項(xiàng)目干系人（發(fā)起人、客戶和顧客）最終認(rèn)可和接受項(xiàng)目范圍的過程。項(xiàng)目干系人可以通過檢查的方式（測量、檢驗(yàn)和測試等）來核實(shí)項(xiàng)目工作的完成情況，從而決定是否接受項(xiàng)目。

輸入工具與技術(shù)輸出項(xiàng)目管理計(jì)劃檢查驗(yàn)收的可交付成果需求文件變更請求需求跟蹤矩陣項(xiàng)目文件（更新）確認(rèn)的可交付成果當(dāng)前26頁，總共29頁。4.5核實(shí)范圍和控制范圍范圍核實(shí)發(fā)生在項(xiàng)目的階段點(diǎn)上（如果項(xiàng)目在合同的方式下進(jìn)行，合同中一般會(huì)規(guī)定檢查的時(shí)間和地點(diǎn)。），即每個(gè)項(xiàng)目