公司企業(yè)行政管理制度

公司企業(yè)行政管理制度公司企業(yè)行政管理制度第一節(jié)辦公室管理制度第二節(jié)文印管理制度第三節(jié)印章管理制度第四節(jié)微機管理制度第五節(jié)保密制度第六節(jié)檔案管理制度第七節(jié)總經(jīng)理辦公會制度第一節(jié)辦公室管理制度一、服從領(lǐng)導(dǎo)，遵章守紀(jì)，嚴(yán)守公司秘密。二、服飾整潔，行為規(guī)范，語言文雅。三、為建立企業(yè)形象，進(jìn)行規(guī)范化、制度化管理，公司員工必須佩帶工作標(biāo)牌。四、上班時間必須使用普通話和文明用語，不得在辦公區(qū)域高聲喧嘩，打鬧，嚴(yán)禁打架、吵架。五、上班時間嚴(yán)禁非工作之占線，如遇特殊情況，撥打電話不得超過3分鐘；接聽電話必須使用標(biāo)準(zhǔn)用語，通話時音量第1頁共20頁要低，語氣溫和文雅有禮。重要事項，應(yīng)誦一遍，得以確認(rèn)并作好筆錄。六、舉止得體，站不抱胸、叉腰，坐不趴桌，嚴(yán)禁坐在辦公桌、文件柜上。七、進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)及其他部門辦公室應(yīng)先敲門，得到允許后方可進(jìn)入八、辦公區(qū)域禁止吸煙、化妝、吃零食及用餐，不得隨地吐痰，亂扔垃圾。九、公司電腦未經(jīng)總經(jīng)理許可不得隨意上與工作無關(guān)的網(wǎng)站，否則按相關(guān)制度進(jìn)行處罰。十、不得在上班時間談?wù)撆c工作無關(guān)的事情、看與工作無關(guān)的書報，哼小調(diào)及打免提電話。十一、嚴(yán)禁酒后工作；嚴(yán)禁在辦公場所打牌、賭博、玩電腦游戲。十二、愛護公共設(shè)施、設(shè)備，不得隨意破壞毀損。十三、辦公桌面的文具應(yīng)擺放整齊，地面、辦公桌椅、辦公用品及電腦等用具、物品要勤打掃，離開辦公桌時，必須將辦公椅歸位。十四、為體現(xiàn)公司團隊意識，每位員工應(yīng)保持公司辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，提高公司員工愛崗敬業(yè)的高尚品德，下班后必須做好清潔，如遇特列情況，應(yīng)提前通知辦公室經(jīng)理。第2頁共20頁十五、厲行節(jié)約，隨手關(guān)水，下班時隨手關(guān)燈，關(guān)閉電腦、空調(diào)和飲水機。公司員工不得使用公司一次性水杯。十六、遵守考勤制度，不遲到、不早退、不得隨意串崗、離崗或不假外出，如遇休假，必須提前做好交接工作。（1）員工上下班時必須打卡，因公事外出無法打卡時應(yīng)事先告知部門負(fù)責(zé)人。（2）員工請假應(yīng)事前書面申請，并按權(quán)限審批后交辦公室備案。十七、服從公司的值班安排，不得隨意調(diào)換，如遇特殊情況，必須提前通知辦公室經(jīng)理，在征得同意后，方可調(diào)換。十八、加強保密意識，離開辦公桌時，必須將文件及重要妥善保存，關(guān)掉電腦屏幕。十九、非電腦專業(yè)人員不得私自使用、拆掉公司電腦，更換其零部件或?qū)⑵浒犭x辦公區(qū)；電腦如出現(xiàn)故障，應(yīng)立即停止使用并通知辦公室聯(lián)系電腦專業(yè)人員維修。二十、嚴(yán)禁在辦公場所打牌、賭博、玩電腦游戲。十一、不做有損公司利益的事，對臨時性工作不得互相推委，做到令行禁止。二二、員工薪資實行保密制，員工之間不得相互打聽。不得散布不利于公司團隊合作、公司利益的言語。第3頁共20頁二十三、員工之間、員工與公司之間不得相互猜疑，不得拉幫結(jié)派。二十四、以上條款，公司員工必須熟記在心，自覺遵守。如有違反，公司將按情節(jié)輕重，處予50元一1元的罰款，對屢教不改者，予以開除。第二節(jié)文印管理制度一、公司的對外文件打印急件由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，一般文件由辦公室主任審核批準(zhǔn)。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不打印。二、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方予辦理，公司總經(jīng)理不在時，可經(jīng)辦公室主任同意后辦理。三、辦公室前臺文員必須監(jiān)管，不允許私人在辦公室打印、復(fù)印或用公司傳真機傳送，否則將受到嚴(yán)厲的處罰。四、辦公室前臺文員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時完成任務(wù)，對收發(fā)到的文件，應(yīng)及時轉(zhuǎn)送有關(guān)部門。五、公司所屬人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中需保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。第4頁共20頁六、辦公室前臺文員對送來打印、復(fù)印、傳真文件，應(yīng)做好登記，并在月終作好統(tǒng)計核算工作。七、公司的重要文件由辦公室負(fù)責(zé)起草，總經(jīng)理簽發(fā)，同時辦公室留存一份備檔。八、文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。九、總公司與本公司文件由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳?。十、客戶的收發(fā)由公司營銷部統(tǒng)一管理，出現(xiàn)紕漏營銷部經(jīng)理有直接責(zé)任。十一、屬于秘密文件，核稿人應(yīng)注明密級，并確定報送范圍，秘密文件按保密規(guī)定，由專人編制、報送。十二、文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚。秘密文件由專人按規(guī)定的范圍報送。十三、外來文件與本公司報請總公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)簽收和簽發(fā)，并分類登記，由總經(jīng)理提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日按文件要求送給有關(guān)部門，不得積壓延誤。屬急件的，應(yīng)在接件后及時報送。十四、傳閱文件由辦公室指定專人負(fù)責(zé)收回，對總公司總裁辦有簽署意見的文件，辦公室應(yīng)即時組織傳達(dá)和落實。第三節(jié)印章管理制度第5頁共20頁一、公司印章由辦公室負(fù)責(zé)人或指定專人統(tǒng)一管理。二、使用印章須填寫專用登記薄，（專用登記薄分公章使用登記薄、法人章使用登記?。┨顚憰r必須注明用章名稱、時間、用途、使用人、加蓋份數(shù)，經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。三、印章管理人員對印章須經(jīng)常檢查和精心保護，印章出現(xiàn)異常情況應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)處理，重要情況立即報總經(jīng)理。四、印章分法人章（公章）、法定代表人私章。五、法人（公）章使用，一般須由總公司董事長、總經(jīng)理在所蓋文書、文件上及專用登記薄上簽字方可蓋章；對于文件、會議紀(jì)要、通知、介紹信有關(guān)非商務(wù)性合同、協(xié)議等，由總經(jīng)理簽字并注明所蓋章類別，方可蓋章。六、對要蓋公章的文書，公章管理人員要認(rèn)真閱讀，不得隨意亂蓋，印章管理人員對所知道的文書內(nèi)容應(yīng)予保密。如屬絕密不宜讓印章管理人員審閱的，蓋章須總經(jīng)理親自辦理。七、法人代表印章的使用現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)帳支票等日常使用法人代表印章，需由法人代表指定代理人簽字蓋章。其余情況必須由法人代表簽字同意。八、印章外借管理第6頁共20頁印章原則上不外借，如有特殊原因，必須外借的，須由董事長或總經(jīng)理指定專人辦理借領(lǐng)手續(xù)，法人章（公章）借出時間在四小時內(nèi)須由總經(jīng)理簽字，四小時以上由董事長簽字，部門印章借出由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。法人章（公章）借出時間一般最長不超過一天。經(jīng)濟合同章不予外借。北京沃克應(yīng)用技術(shù)有限責(zé)任公司公章使用登記薄公章類別時間用途批準(zhǔn)人使用部門經(jīng)辦人加蓋份數(shù)備注北京沃克應(yīng)用技術(shù)有限責(zé)任公司法人章使用登記薄公章類別時間用途批準(zhǔn)人第7頁共20頁使用部門經(jīng)辦人加蓋份數(shù)備注第四節(jié)微機管理制度一、電腦使用1、堅持管理業(yè)務(wù)與系統(tǒng)維護分開原則，電腦管理業(yè)務(wù)由使用部門負(fù)責(zé)；系統(tǒng)的軟件、軟件維護、業(yè)務(wù)咨詢、技術(shù)培訓(xùn)由辦公室負(fù)責(zé)。2、各使用部門有對電腦設(shè)備的維護、保管責(zé)任，嚴(yán)禁私自拆裝電腦設(shè)備和退出管理菜單進(jìn)行其他操作，發(fā)生故障應(yīng)及時通知辦公室。3、各部門要對電腦密碼保密，并對自己的一切操作負(fù)責(zé)，出現(xiàn)失誤或發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)立即通知辦公室管理人員處理。4、在設(shè)備運行中，發(fā)現(xiàn)有異常聲音或異味時，應(yīng)立即切斷電，并通知辦公室。5、使用部門有保證電腦設(shè)備在良好環(huán)境下使用的義務(wù)，嚴(yán)禁在電腦設(shè)備上刻畫或在設(shè)備上放置雜物，確保防塵、防潮、通風(fēng)，遇高溫天氣應(yīng)及時采取降溫措施。6、電腦專用電嚴(yán)禁挪作他用；遇到停電，使用人員應(yīng)盡快把工作處理完畢，恢復(fù)供電后可繼續(xù)使用。第8頁共20頁7、暫停使用電腦時，應(yīng)關(guān)閉所有電開關(guān)。二、電腦系統(tǒng)安全保密措施1、各部門使用電腦人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，按照規(guī)定的職責(zé)范圍，依照操作規(guī)程進(jìn)行工作，不得使用外來軟件，嚴(yán)禁在電腦運行時關(guān)機或重新啟動。2、各使用部門的負(fù)責(zé)人要根據(jù)本部門人員的職責(zé)，設(shè)置系統(tǒng)的密碼文件使用權(quán)限，防止越權(quán)操作。3、必須設(shè)定密碼的部門使用人員可自選確定，并應(yīng)定期更換。4、系統(tǒng)維護人員必須遵守程序與數(shù)據(jù)維護分開的原則，不得干預(yù)使用部門的管理，除系統(tǒng)問題外，不得直接與操作人員發(fā)生聯(lián)系。5、系統(tǒng)維護人員必須做好系統(tǒng)的安全、防護工作，外來構(gòu)件需確認(rèn)無病毒后方可使用，未經(jīng)許可不得擅自修改數(shù)據(jù)和程序，嚴(yán)禁把程序、數(shù)據(jù)或擅自拷貝給他人。三、電腦設(shè)備操作1、按照操作規(guī)程啟動，關(guān)閉電腦。2、裝卸打印時要注意將紙對準(zhǔn)傳送槽，裝好后要檢查紙張進(jìn)退是否正常再進(jìn)行打印。3、較長時間不使用的電腦和打印機，應(yīng)先將電關(guān)閉。第9頁共20頁4、不宜將顯示器的光度調(diào)得過高，嚴(yán)禁在其散熱孔或鍵盤上放置其它物品，尤其是金屬物和液體。5、做好日常維護工作，嚴(yán)禁在電腦設(shè)備上刻畫。清潔電腦時應(yīng)切斷電，使用潔凈抹布。突然斷電后，應(yīng)關(guān)閉主機和打印機電。第五節(jié)保密制度一、保密的原則1、為保守公司秘密，維護公司權(quán)益。2、公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)限一定范圍的人員知悉的事項。3、公司所屬組織、分支機構(gòu)以及員工都有保守公司秘密的義務(wù)。4、公司保密工作，實行既確保秘密又便于工作的方針。5、對保守、保護公司秘密以及改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績顯著的部門或職員實行獎勵。二、保密范圍和密級確定1、公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項：（1）公司重大決策中的秘密事項。（2）公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。第10頁共20頁（3）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。（4）公司財務(wù)決算報告及分類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表。（5）公司新掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息。（6）公司員工人事檔案，工資性、勞務(wù)性收入及。（7）其他經(jīng)公司確定應(yīng)保密的事項。（8）一般性決定、決議、通告、通知、辦公室管理等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。2、公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)力和利益受到特別嚴(yán)重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。3、秘密的確定：（1）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)力和利益的重要決策文件為絕密級。（2）公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級。（3）公司的人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。第11頁共20頁（4）屬于公司秘密的文件、、要確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。三、保密措施1、屬于公司秘密的文件、和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由總經(jīng)理委托專人執(zhí)行；采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密，須立即拷入磁盤交行政管理部保存，并將該從電腦中刪除。2、對于密級文件、或其他物品，必須采取以下保密措施：（1）非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；（2）收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定專人擔(dān)任，并采取必要的安全措施。3、屬于公司秘密的設(shè)備或產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、使用、保存、維修和銷毀，由公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并采取相應(yīng)的保密措施。4、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施：（1）選擇具備保密條件的會議場所；第12頁共20頁（2）根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議人員予以指定；（3）依照保密規(guī)定，使用會議設(shè)備和管理會議文件；（4）確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)或傳達(dá)范圍。6、不準(zhǔn)在私人交彳主和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公眾場所談?wù)摴久孛埽粶?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。7、公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)當(dāng)立即采取補救措施，并及時報告總經(jīng)理辦公室。辦公室接到報告，應(yīng)立即作出處理。四、責(zé)任與處罰1、出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資50-5元。（1）泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟損失；（2）違反本制度相關(guān)規(guī)定的秘密內(nèi)容的；（3）泄露公司秘密但采取補救措施的。2、出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失（1）故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟損失。（2）違反本保密制度，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。第13頁共20頁（3）利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。五、本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：1、公司秘密被不應(yīng)知悉的單位或個人知悉；2、使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未泄密的。第六節(jié)檔案管理制度一、目的。為建全公司文件歸檔及管理工作，加強公司知識產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)相關(guān)合同范本等重要保護，充分發(fā)揮檔案的主渠道作用，便于檔案的收集及利用。二、檔案的收集和管理（一）歸檔類范圍及負(fù)責(zé)部門1、本公司的專利、商標(biāo)、相關(guān)合同范本等知識產(chǎn)權(quán)方面的絕密（辦公室管理）；2、本公司營業(yè)證件原件、重要會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結(jié)、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議記錄；3、公司對外的正式發(fā)文及相關(guān)文字；4、本公司的各種統(tǒng)計報表、廣告投放報表等（辦公室）；5、本公司工作計劃、與有關(guān)單位協(xié)商工作的來往文書（辦公室）；第14頁共20頁6、總公司及上級單位發(fā)來的與本公司主管業(yè)務(wù)有關(guān)的文件（辦公室）；7、本公司相關(guān)協(xié)議、合同、意向書、營業(yè)證件復(fù)印件（辦公室）；8、本公司的企業(yè)文化、廣告推廣的方案及反映本單位重要活動的剪報、照片、錄音帶、VCD等（辦公室）；9、本公司內(nèi)部相關(guān)（辦公室）。10、本公司財務(wù)、人力資、往來客戶和經(jīng)銷商等經(jīng)營業(yè)務(wù)（辦公室）；（二）檔案密級劃分公司文件和檔案的密級度分為絕密級、機密級、秘密級和內(nèi)部文件。上述的1條屬絕密文件，2-4條屬機密級文件，5-8條屬秘密文件，9-10條屬內(nèi)部文件。三、歸檔辦法1、各部門辦理完畢的文件，由各部門助理及時移交辦公室行政助理，由行政助理整合后立卷歸檔，部門文件由各部門的助理保存，由辦公室定期督查；2、及時將文件歸檔，以免散失和積壓；根據(jù)檔案管理相關(guān)要求，分季度和年度進(jìn)行清理和整理工作；3、用電腦準(zhǔn)確做好檔案索引，以便于查找；第15頁共20頁4、歸檔前要做好文件的歸卷和立卷工作記錄，使所有和文件方便隨時查閱；5、根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系，進(jìn)系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷等。檔案包括封面、全卷說明、案卷和卷內(nèi)；6、案卷按年代、部門分類，永久與長、短期案卷分開保管；7、秘密級以上的檔案銷毀，須派人監(jiān)銷，并立案造冊。四、檔案的借閱和移交1、絕密級一一總經(jīng)理、法人代表的受權(quán)人；2、機密級一一文件產(chǎn)生部門的經(jīng)理、辦公室主任；3、秘密級文件產(chǎn)生部門的有關(guān)員工、有關(guān)的部門經(jīng)理；4、內(nèi)部級文件產(chǎn)生部門的有關(guān)員工、其它有關(guān)部門的員工。5、因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，借閱時間不得超過一星期，用完后及時歸還。秘密級以上文件和檔案，各級領(lǐng)導(dǎo)均不能攜離公司；6、公司各部門員工調(diào)動或離職時，應(yīng)將文件清理移交，公司相關(guān)文件應(yīng)及時交檔案負(fù)責(zé)人處登記和保管。沒有移交清理的，不予辦理調(diào)動和離職手續(xù)。第16頁共20頁7、員工任、離職期間，不得攜帶和泄露任何公司機密，如有違反，參照公司保密制度相關(guān)規(guī)定給予經(jīng)濟處罰或追究法律責(zé)任。第七節(jié)總經(jīng)理辦公例會制度一、目的達(dá)到公司經(jīng)營管理的及時性、科學(xué)性和有效性與規(guī)范性，增進(jìn)各部門工作的協(xié)調(diào)性。二、會議成員組成參會成員：公司負(fù)責(zé)人、辦公室人員、工程技術(shù)部人員、營銷部人員、車間班組記錄：辦公室行政助理.三、會議職能1、修訂、批準(zhǔn)公司的重要管理規(guī)章制度；2、審定公司的經(jīng)營計劃、營銷規(guī)劃、廣告推廣方案；3、決定公司內(nèi)部管理機構(gòu)的設(shè)置、重要職務(wù)的任免；4、督導(dǎo)各部門工作的進(jìn)度以及公司內(nèi)部工作的調(diào)整；5、綜合協(xié)調(diào)、控制及追蹤公司各項業(yè)務(wù)工作的開展；6、討論決定公司的其他重大事宜；四、召開時間1、總經(jīng)理辦公會每周召開一次；2、如有重大事情則隨時召開；五、會議組織第17頁共20頁1、由總經(jīng)理主持2、辦公室行政助理負(fù)責(zé)會務(wù)準(zhǔn)備及通知，會后整理會議記要及文件六、會議決議1、總經(jīng)理辦公會決議應(yīng)由全體與會人員半數(shù)以上通過，對未予半數(shù)通過的