新公司檔案管理規(guī)定

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔檔案管理規(guī)定第一章總則第一條為加公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。第四條檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第五條公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）。第六條檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。第七條辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第三章檔案的管理第八條整理辦法：1.方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。2.步驟：A.收集文書檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。B.整理根據(jù)分類和成立時間整理。C.分類根據(jù)下述分類方法分類D.立卷區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。第九條過程管理：1.屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。2.屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。第十條監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。第十一條銷毀：須報總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。第十二條公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。第十三條在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。第十四條借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。第十五條分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。第四章檔案備份制度第十六條公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。第十七條各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機(jī)管理辦法》管理。第十八條備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。第五章處理?xiàng)l例第十九條有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1.毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案2.擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案3.涂改、偽造檔案4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者5.未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）第六章責(zé)任第二十一條本制度適用于偉凡公司各員工各部門。第二十二條本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔工程公司檔案管理規(guī)定1目的加強(qiáng)檔案管理和收集管理工作，確保檔案的性、完整性和準(zhǔn)確性，有效保護(hù)和充分利用檔案為城市建設(shè)和企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。2范圍適用于以文字圖表、聲像資料、榮譽(yù)實(shí)物等各種形式構(gòu)成的公司的科技檔案，行政檔案，也包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。3定義3.1公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理；檔案(已交檔案室的除外)的日常使用保管分別由有關(guān)部門管理，以便于及時利用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。3.2歸檔文書包括：1)公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。2)公司會議原始記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度)。3)公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)。4)公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議總結(jié)紀(jì)要。5)國際國內(nèi)同行業(yè)交流和合作企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和會談紀(jì)要等文件材料。6)公司各部門的發(fā)文。7)其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。8)外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。9)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。10)本公司關(guān)于員工勞動、工資、福利方面的文件材料。11)本公司的科技檔案。4權(quán)責(zé)4.1公司行政部設(shè)立專門的檔案工作，受上級檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管理公司的文書、科技檔案，其任務(wù)是：1)收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；2)積極開展檔案的提供利用工作；3)進(jìn)行檔案鑒定；4)進(jìn)行檔案統(tǒng)計；5)保管部分科技檔案；6)認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。4.2各部門協(xié)助行政部作好檔案管理工作。5內(nèi)容5.1檔案管理工作流程見圖1。5.2檔案管理工作說明見表1。5.3歸檔要求5.3.1歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。5.3.2案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。5.3.3全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.4檔案保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1)永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會及股東會紀(jì)錄；（5）財務(wù)報表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2)10年保存：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3)5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。4)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5)各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。6相關(guān)資料6.1相關(guān)文件6.1.1《中華人民共和國檔案法》6.1.2《南京市檔案管理辦法》6.2附件6.2.1卷內(nèi)文件目錄6.2.2卷末備考表圖1檔案管理工作流程流程名稱檔案管理流程任務(wù)概要檔案管理單位總經(jīng)理行政經(jīng)理行政部各職能部門節(jié)點(diǎn)ABCD123456789審批審批審批審批審批審批審批審批開始檔案利用保管維護(hù)分類整理檔案鑒定檔案收集檔案利用保管維護(hù)分類整理檔案鑒定檔案收集檔案更新檔案更新檔案銷毀檔案銷毀結(jié)束檔案利用檔案利用任務(wù)名稱節(jié)點(diǎn)任務(wù)程序、重點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)時限相關(guān)資料檔案收集鑒定C2C3B3A3程序公司經(jīng)營管理手冊☆各單位結(jié)合實(shí)際情況，制定歸檔文件的范圍。對哪些文件應(yīng)該歸檔、哪些文件不應(yīng)該歸檔，做出相應(yīng)的規(guī)定，能反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動職能，具有查考利用價值的文件材料等屬于歸檔范圍☆在歸檔中應(yīng)該收集齊全文件的訂稿、正本和有關(guān)材料，保證檔案的完整性☆在檔案文件的收集過程中，對資料進(jìn)行去粗取精等工作，確定資料的利用價值1個工作日☆收集的檔案文件經(jīng)過鑒定，呈送行政經(jīng)理審核和總經(jīng)理審批重點(diǎn)☆檔案收集和鑒定標(biāo)準(zhǔn)☆收集及時、齊全、完整檔案保管維護(hù)C4C5程序1.公司經(jīng)營管理手冊2.卷內(nèi)文件目錄3.卷末備考表☆經(jīng)過審批后，行政人員對收集之檔案文件進(jìn)行整理2個工作日☆整理的基本任務(wù)是把零散的、需要修改的檔案進(jìn)行分類、組織和編目，使其組成一個體系，固定下來，以便檔案的使用，其過程如下:☆區(qū)分全宗：按照全宗整理檔案，能完整反映企業(yè)或個人活動的全部內(nèi)容和過程，便于檔案的保管和利用☆分類：檔案分類就是根據(jù)立檔單位內(nèi)的檔案來源、時間、內(nèi)容或形式的異同，按照一定體系，分門別類、有系統(tǒng)地區(qū)分檔案和整理檔案，使其構(gòu)成有機(jī)的整體，以反映立檔單位的歷史面貌☆立卷：立卷是整理和保存文件的一種方法，即將處理完畢的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，組合為一個案卷☆編目：編目包括編制卷內(nèi)文件目錄、卷末備考表、案卷封面的編目和案卷目錄的編制☆整理后的檔案文件開始保管，檔案保管指根據(jù)檔案的成分和狀況，采取存放和安全保護(hù)措施，維護(hù)檔案的完整與安全，延長檔案的壽命重點(diǎn)☆檔案保管和維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)☆保管合理、正確(續(xù)表)檔案存檔銷毀C6D6C7C8B8A8程序1.公司經(jīng)營管理手冊☆對資料進(jìn)行保管維護(hù)后，行政人員根據(jù)檔案的內(nèi)容和成分，記錄、報道編制檔案文件的檢索工具，其他部門運(yùn)用各種檢索工具查找檔案☆檢索工具制作后，定期對檔案文