淺析業(yè)主對基建檔案的收集

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[摘要]基建檔案是指建筑物、構筑物、地上地下各種管線等根本創(chuàng)辦工程在規(guī)劃、設計、施工和使用修理活動中形成的歷史記錄。基建檔案是業(yè)主檔案管理重要組成片面之一。[關鍵詞]業(yè)主；基建；檔案；收集

一、基建檔案的組成

（1）工程打定階段文件。工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標、合同等工程打定階段形成的文件。該階段文件由創(chuàng)辦單位收集。（2）監(jiān)理文件。監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。它包括創(chuàng)辦、施工、監(jiān)理機構及負責人、工程工程管理機構（工程經理部）及負責人名單、工程工程監(jiān)理機構（工程監(jiān)理部）及負責人名單、工程工程施工管理機構（施工工程經理部）及負責人名單、在施工管理中記錄管理手段的文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細那么、進度操縱、質量操縱、質量評估報告等。該過程文件由監(jiān)理單位收集。（3）施工文件。施工單位在工程施工過程中形成的文件。它包括施工前辦理開工手續(xù)系列資料、施工過程中的質保資料、分片面項工程驗收資料、大型設備進場驗收檢驗資料、新技術應用系列資料、質量安好事故報告等資料。該過程文件資料由施工單位形成并收集。（4）竣工圖。工程竣工驗收后，真實反映創(chuàng)辦工程工程施工結果的圖樣（施工單位、監(jiān)理單位在有審核圖章的一套圖紙上加蓋竣工圖章簽字形成）。（5）竣工驗收文件。創(chuàng)辦工程工程竣工驗收活動中形成的文件。它包括工程質量監(jiān)視資料、勘察設計單位的質量檢查報告、工程質量評估及監(jiān)視報告、竣工驗收報告、工程移交證書、質量保修書、工程檔案歸檔驗收單及竣工驗收備案書等。業(yè)主（創(chuàng)辦單位）還應補充工程在評獎創(chuàng)優(yōu)、使用、維護、改建、擴建中形成的文件?？梢娀n案有形成過成長，涉及單位及人員多，內容繁雜，成套性、現(xiàn)實性、專業(yè)性、系統(tǒng)性的特點。

二、收集基建檔案資料的措施和方法

（1）行政措施如下：一是提高全員檔案意識，開展多種形式的《檔案法》宣傳活動，讓大家知曉材料收集齊全與否將直接影響日后利用工作的開展，營造良性互動的檔案工作空氣，形成實時、主動移交文件材料歸檔的良好習慣，使收集渠道暢通無阻，確保各相關單位在相關工作中形成的文件材料能收集齊全完整。二是以文件形式明確機關檔案工作分管領導、檔案部門的負責人和檔案員、根本創(chuàng)辦部門兼職檔案員三級網絡體系，從組織上保障檔案工作的開展。三是實行“三納入”、“四同步”的歸檔措施。第一，要將科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作納入本單位歸檔程序之中；其次，要納入工作籌劃之中；第三，要納入相關部門和有關人員的職責之中。同時做到：下達任務與提出文件材料的形成與歸檔要求要同步；檢查工作進度與檢查文件材料的形成、積累、整理、歸檔處境要同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科技文件材料要同步；上報登記和評審賞賜科技成果、全優(yōu)工程、優(yōu)質產品與檔案部門出具證明材料要同步。四是制訂完整的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。工程文件材料歸檔制度的內容包括：工程文件材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔手續(xù)和歸檔要求。（2）技術措施如下：一是區(qū)分基建檔案和文書檔案。立項不告成的基建工程，將相關文件歸入文書檔案；在根本創(chuàng)辦工程創(chuàng)辦期間形成的普法性文件、重份文件、事務性文件等也應歸入文書檔案；而涉及立項審批、征地拆遷、竣工驗收等與工程創(chuàng)辦直接相關的文件材料歸入基建檔案。二是加強原件的收集。形式原始性和內容原始性是檔案發(fā)揮作用的根本前提。三是留神以下材料的收集：第一，在工程立項、設計階段留神檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應收集齊全。其次，留神招投標過程中產生的資料的收集是否齊全，尤其是加入招投標專家組的人員在評議標過程中針對概括工程不同標段形成的評分表等材料，同時應加強未中標標書的收集。第三，在工程施工階段，留神檢查施工根基資料收集是否齊全，尤其要留神設計變更與測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄等材料，同時應留心檢查施工根基資料的修改方式是否符合有關規(guī)定。第四，監(jiān)理檔案的收集是否齊全完整，包括監(jiān)理日記、月報、計量支付等材料，尤其是在監(jiān)理規(guī)程規(guī)定反映監(jiān)理履行“三操縱”職能的文件材料是否收集齊全。第五，工程交工驗收后試運行期間材料的收集是否齊全，試運行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工后的真實狀況，與變更是否符合。第六，聲像檔案的收集（包括開工典禮、重大工程質量事故等方面）是否齊全完整。第七，電力與企業(yè)技改重點工程檔案與上述城建、水利、交通重點創(chuàng)辦工程檔案的構成有較大區(qū)別：主要由土建和設備組成，因此要留神檢查電力與企業(yè)技改工程設備檔案的完整性。設備檔案主要包括以下內容：工藝規(guī)程、產品檢驗檢測記錄、招投標材料、合同