第五章 企業(yè)的業(yè)務(wù)處理介紹

/第五章企業(yè)業(yè)務(wù)處理介紹我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本知識(shí),了解了系統(tǒng)方法、電子網(wǎng)絡(luò)和電子商務(wù)的基本概念。本章將以制造業(yè)企業(yè)為例，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)實(shí)際,概括描述其業(yè)務(wù)處理流程,討論業(yè)務(wù)流程的基本組成內(nèi)容,描述復(fù)式記賬系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)施，研究企業(yè)在業(yè)務(wù)處理中使用的科目代碼和表格設(shè)計(jì)。這些知識(shí)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中與業(yè)務(wù)處理直接有關(guān)的基本內(nèi)容。第一節(jié)業(yè)務(wù)處理流程概覽在高度信息化的企業(yè)中，企業(yè)管理信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)流、資金流和信息流的高度集成,使財(cái)務(wù)的管理控制真正與業(yè)務(wù)聯(lián)系起來(lái)，從而使核算、監(jiān)控、分析的觸角延伸到企業(yè)各個(gè)職能崗位，為企業(yè)的運(yùn)作提供支持。在這一節(jié)中，將首先介紹企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的主要流程及其相互之間的關(guān)系。一、業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)信息流程與管理流程流程是信息化組織管理的核心內(nèi)容.一般認(rèn)為,流程是一系列連續(xù)有規(guī)律的活動(dòng)，這些活動(dòng)以確定的方式發(fā)生或執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)特定的結(jié)果。從信息系統(tǒng)輸入／輸出的角度來(lái)看，流程是對(duì)輸入進(jìn)行轉(zhuǎn)變、轉(zhuǎn)換等處理進(jìn)而輸出.不同組織因其性質(zhì)不同、目標(biāo)不同、業(yè)務(wù)不同、管理不同，導(dǎo)致其流程有很大的差異.但是，如果把所有企業(yè)實(shí)際流程進(jìn)行有效地歸納和抽象，企業(yè)流程通?？梢苑譃槿?lèi):企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程、信息流程和管理流程(如圖5-１所示）。圖5-1企業(yè)流程業(yè)務(wù)處理流程是指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)或戰(zhàn)略目標(biāo)而進(jìn)行的一系列活動(dòng)。不論企業(yè)提供何種商品和服務(wù)，業(yè)務(wù)流程至少可以分成三種類(lèi)型的子流程,即采購(gòu)與付款循環(huán)、生產(chǎn)與轉(zhuǎn)換循環(huán)、銷(xiāo)售與收款循環(huán)。這三個(gè)子流程將在第6、7、8章分別介紹。信息流程是指財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理的一系列活動(dòng)，即數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)加工、存儲(chǔ)和信息報(bào)告。管理流程是以會(huì)計(jì)信息及其他信息為依據(jù)，對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行管理與控制的一系列活動(dòng)。業(yè)務(wù)流程、信息流程與管理流程是相互聯(lián)系、相互依存、相互作用的。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成了一系列的業(yè)務(wù)流程,業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生了大量信息；信息流程獲取這些業(yè)務(wù)流程信息，經(jīng)過(guò)加工后，又將信息提供給管理流程;管理流程利用這些信息對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行管理與控制。其中，信息流程（財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息流程）是業(yè)務(wù)處理流程和管理流程之間的橋梁。二、企業(yè)的業(yè)務(wù)流程在高度集成的企業(yè)管理信息系統(tǒng)(如ERＰ）中,業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)高度協(xié)同與融合,為了更好地理解會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，首先必須了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程.業(yè)務(wù)是指企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所發(fā)生的各種活動(dòng),一般也稱(chēng)之為交易或事項(xiàng)。業(yè)務(wù)的發(fā)生是企業(yè)維持其日常經(jīng)營(yíng)所進(jìn)行的活動(dòng).盡管每個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容有所不同,所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容也存在著比較大的差別，但他們?cè)跇I(yè)務(wù)處理上所采用的方法卻有著很多共同之處。（一）制造業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程這里以從事一定產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容比較復(fù)雜的制造業(yè)企業(yè)為例,介紹企業(yè)業(yè)務(wù)的一般流程。這類(lèi)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程見(jiàn)圖5—２。圖中的方框代表了一個(gè)實(shí)體——供應(yīng)商、顧客、銀行或企業(yè)的職工等。圓型為業(yè)務(wù)處理符號(hào),代表了相關(guān)的處理行為,這些處理行為通常構(gòu)成了一個(gè)企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程。圖中的箭頭代表了從一個(gè)實(shí)體或過(guò)程到另一個(gè)實(shí)體或過(guò)程的業(yè)務(wù)流.這種業(yè)務(wù)流可能是物資流,也可能是資金流或信息流,還可能是物資流、資金流和信息流并存。各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)不管是人工處理還是利用計(jì)算機(jī)處理,這些活動(dòng)都會(huì)發(fā)生.只不過(guò)由于企業(yè)產(chǎn)品或生產(chǎn)方式的不同，這些業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生的時(shí)間順序有所不同而已。該圖是根據(jù)由客戶需求組織產(chǎn)品生產(chǎn)的方式而設(shè)計(jì)的,在閱讀中應(yīng)注意到這一點(diǎn)。圖5—２制造業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程圖5—2顯示了一個(gè)有代表性的企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容及其流程。這些內(nèi)容是：１。訂購(gòu)單；2．確認(rèn)訂購(gòu)單；３．賬單備忘錄作開(kāi)票依據(jù);4．開(kāi)具賬單;5．開(kāi)票通知；6.欠款報(bào)表；7．裝運(yùn)單；8.生產(chǎn)通知單；9．生產(chǎn)通知單(若需要)；10．裝運(yùn)單；11．供貨;12．產(chǎn)成品；13。缺貨訂單;１4.發(fā)送貨物；15．生產(chǎn)進(jìn)度表；16．生產(chǎn)狀況表；17.采買(mǎi)需求；18．勞動(dòng)報(bào)告;1９．收貨通知；２0．購(gòu)買(mǎi)訂單；2１．購(gòu)買(mǎi)通知;2２．采買(mǎi)的商品；2３．采購(gòu)發(fā)票;24．收貨憑證；2５.貨物入庫(kù)；2６。采購(gòu)付款通知；27．通知銀行付款；28．支付貨款；２9.付款記錄；30．支付薪酬；３1．薪酬記錄;32.銷(xiāo)售回款；３3．收入回款通知;34?；乜钏痛驺y行；3５.存款記錄；36．編制財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù);37．財(cái)務(wù)報(bào)告信息。圖５—2概括的描述了企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的銷(xiāo)售與收現(xiàn)循環(huán)、購(gòu)貨與付現(xiàn)循環(huán)、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)循環(huán)、財(cái)務(wù)循環(huán)和財(cái)務(wù)報(bào)告循環(huán)五個(gè)方面的基本內(nèi)容.其中１~25大體概括了銷(xiāo)售與收現(xiàn)循環(huán)、購(gòu)貨與付現(xiàn)循環(huán)、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)循環(huán)的內(nèi)容.這部分內(nèi)容所形成的流程是企業(yè)的交易活動(dòng)引起的，因而也被稱(chēng)之為交易流，是企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程;26~37大體概括了財(cái)務(wù)循環(huán)和財(cái)務(wù)報(bào)告循環(huán)的內(nèi)容,是根據(jù)以上三個(gè)循環(huán)的信息加以記錄、處理所形成的,主要反映企業(yè)的財(cái)務(wù)信息，并將這些信息報(bào)告給信息的使用者.需要注意的是:圖中所描述的業(yè)務(wù)處理符號(hào)所代表的處理行為，其執(zhí)行者可能是一個(gè)部門(mén)、一個(gè)崗位或執(zhí)行操作的某個(gè)個(gè)人。可以是人工處理,也可以是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)模塊處理.三、企業(yè)的具體業(yè)務(wù)處理與基本業(yè)務(wù)循環(huán)在以上業(yè)務(wù)流程所發(fā)生的各種業(yè)務(wù)，都需要企業(yè)相關(guān)的經(jīng)辦人員進(jìn)行處理,由此構(gòu)成了一個(gè)相互聯(lián)結(jié)的密不可分的完整流程.整個(gè)處理過(guò)程形成了企業(yè)的業(yè)務(wù)流,也形成了企業(yè)的物流,最終形成了企業(yè)的信息流。（一）各個(gè)具體業(yè)務(wù)處理的基本內(nèi)容１．訂購(gòu)單。企業(yè)與顧客之間的交易活動(dòng)是通過(guò)簽訂訂購(gòu)單而達(dá)成交易意向的.顧客通過(guò)與銷(xiāo)售企業(yè)簽訂訂購(gòu)單而向銷(xiāo)售企業(yè)購(gòu)買(mǎi)所需要的貨物。訂購(gòu)單可以由顧客本人或企業(yè)的銷(xiāo)售人員開(kāi)具，可以書(shū)面預(yù)定,也可電話預(yù)訂。銷(xiāo)售訂單處理流程必須將訂購(gòu)單轉(zhuǎn)換成其他相關(guān)應(yīng)用模塊進(jìn)一步處理所必須的數(shù)據(jù),以便于其他相關(guān)應(yīng)用模塊，如賬單處理模塊、庫(kù)存管理模塊、生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃模塊等作進(jìn)一步的處理。２．確認(rèn)訂購(gòu)單。在銷(xiāo)售訂單流程中，通常會(huì)發(fā)給顧客一份確認(rèn)單,通知顧客其訂購(gòu)單已經(jīng)收到且正在處理中，使顧客能夠心中有數(shù),并做好接收貨物的準(zhǔn)備.３。賬單備忘錄作開(kāi)票依據(jù)。銷(xiāo)售訂單處理流程依據(jù)訂購(gòu)單將賬單備忘錄發(fā)送給賬單處理流程。備忘錄提供了準(zhǔn)備給顧客所訂購(gòu)的貨物開(kāi)票時(shí)所必須的數(shù)據(jù)。4．開(kāi)具賬單。賬單處理流程是給顧客開(kāi)具賬單,請(qǐng)顧客付款。通常賬單是在裝運(yùn)處理流程給顧客發(fā)出貨物,賬單處理流程收到了裝運(yùn)通知以后開(kāi)具，以確保賬單的準(zhǔn)確性。5．開(kāi)票通知.賬單處理流程應(yīng)向應(yīng)收賬款處理流程發(fā)出開(kāi)票通知。應(yīng)收賬款處理流程的職責(zé)是維護(hù)顧客數(shù)據(jù)庫(kù),并將數(shù)據(jù)庫(kù)更新以反映交易的完成情況。６．欠款報(bào)表。應(yīng)收賬款處理流程要定期向顧客發(fā)送對(duì)賬單，詳細(xì)說(shuō)明每位顧客截止目前所欠企業(yè)的貨款金額.一般而言，這些對(duì)賬單所列示的不單是一筆訂單或交易的結(jié)果.７．裝運(yùn)單。銷(xiāo)售訂單處理流程發(fā)出裝運(yùn)訂購(gòu)單給倉(cāng)儲(chǔ)處理流程。這份文件詳細(xì)說(shuō)明了顧客所訂購(gòu)貨物的名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格以及交貨的時(shí)間和地點(diǎn)等。8.生產(chǎn)通知單.如果顧客所訂購(gòu)的貨物是在銷(xiāo)售企業(yè)專(zhuān)門(mén)定做的非庫(kù)存商品或者臨時(shí)缺貨,銷(xiāo)售訂單處理流程通常需要根據(jù)顧客的訂購(gòu)單給生產(chǎn)處理流程發(fā)出生產(chǎn)通知單。９。生產(chǎn)通知單(若需要)。遇有上述情況的另一種做法是銷(xiāo)售訂單處理流程把定下的生產(chǎn)通知單發(fā)送到生產(chǎn)計(jì)劃處理流程，這要取決于產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程的組織方式。10.裝運(yùn)單。在發(fā)出貨物給顧客以后,裝運(yùn)處理流程應(yīng)給賬單處理流程發(fā)出一份裝運(yùn)單的復(fù)印件,證明貨物已經(jīng)發(fā)出，并確認(rèn)裝運(yùn)處理已經(jīng)完成。11．供貨。倉(cāng)儲(chǔ)流程把要運(yùn)送給顧客的貨物發(fā)到裝運(yùn)處理流程。1２．產(chǎn)成品。生產(chǎn)處理流程把生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)成品運(yùn)送到倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)進(jìn)行儲(chǔ)存。13．缺貨訂單。倉(cāng)儲(chǔ)處理流程記錄缺貨的情況，這要取決于交易過(guò)程如何組織。在這種情況下,生產(chǎn)通知單要發(fā)給生產(chǎn)處理流程（或者也可能發(fā)到生產(chǎn)計(jì)劃處理流程）來(lái)替換庫(kù)存。14.發(fā)送貨物.由裝運(yùn)處理流程把貨物發(fā)送或遞送給顧客，或由顧客自行提取。15.生產(chǎn)進(jìn)度表。生產(chǎn)計(jì)劃處理流程給生產(chǎn)處理系統(tǒng)發(fā)出產(chǎn)品生產(chǎn)安排表，通過(guò)該表批準(zhǔn)產(chǎn)品的生產(chǎn),并按照計(jì)劃控制產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程。１６。生產(chǎn)狀況表。生產(chǎn)處理流程負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程的管理，并按要求把產(chǎn)品的生產(chǎn)情況報(bào)告發(fā)給生產(chǎn)計(jì)劃處理流程,以便審閱和調(diào)整生產(chǎn)進(jìn)度.17．采買(mǎi)需求。生產(chǎn)處理流程發(fā)出采購(gòu)單給采購(gòu)處理流程，訂購(gòu)生產(chǎn)產(chǎn)品所需要的原材料.采購(gòu)處理流程負(fù)責(zé)向供應(yīng)商發(fā)出貨物訂購(gòu)單.18.勞動(dòng)報(bào)告。生產(chǎn)處理流程對(duì)職工的勞動(dòng)情況進(jìn)行記錄和整理，編制職工勞動(dòng)情況表，并將該表報(bào)告給薪酬處理流程。依據(jù)勞動(dòng)情況表的統(tǒng)計(jì)支付給職工薪酬并積累生產(chǎn)成本資料。１9.收貨通知。采購(gòu)處理系統(tǒng)發(fā)出接收?qǐng)?bào)告給接收處理流程,批準(zhǔn)接收處理流程接收供應(yīng)商的貨物。２0。購(gòu)買(mǎi)訂單。采購(gòu)處理系統(tǒng)通過(guò)向供應(yīng)商發(fā)出訂購(gòu)單訂購(gòu)貨物。２1.購(gòu)買(mǎi)通知。采購(gòu)處理系統(tǒng)將訂購(gòu)單發(fā)到應(yīng)付賬款處理系統(tǒng)，啟動(dòng)付款過(guò)程。22。采買(mǎi)的商品.接收部門(mén)接收供應(yīng)商所提供的貨物。23.采購(gòu)發(fā)票。供應(yīng)商開(kāi)來(lái)發(fā)票要求企業(yè)付款。應(yīng)付賬款處理流程必須將這些發(fā)票與采購(gòu)處理系統(tǒng)發(fā)來(lái)的訂購(gòu)單進(jìn)行核對(duì)，確保二者相符.24．收貨憑證。接收處理系統(tǒng)應(yīng)填制收貨憑證，詳細(xì)載明所收到貨物的品名、數(shù)量等情況，并將收貨憑證發(fā)給應(yīng)付賬款處理流程，通知訂購(gòu)的貨物已經(jīng)收到.以便于應(yīng)付賬款處理流程進(jìn)行核對(duì)。25。貨物入庫(kù).采購(gòu)的貨物從接收部門(mén)運(yùn)送到倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的倉(cāng)庫(kù)中。26．采購(gòu)付款通知。應(yīng)付賬款處理流程審驗(yàn)后,應(yīng)向現(xiàn)金收支處理流程發(fā)出向供應(yīng)商付款的通知。27。通知銀行付款。現(xiàn)金收支處理流程經(jīng)過(guò)審驗(yàn)后,應(yīng)通知開(kāi)戶銀行向供應(yīng)商付款.28。支付貨款.企業(yè)的開(kāi)戶銀行將貨款支付給供應(yīng)商。29.付款記錄.現(xiàn)金收支處理流程應(yīng)根據(jù)銀行的付款通知,將已經(jīng)付款給供應(yīng)商的記錄轉(zhuǎn)到記賬處理流程處理。30．支付薪酬。薪酬處理流程應(yīng)編制職工工資記錄表,計(jì)算出職工應(yīng)得的勞動(dòng)薪酬，并將薪酬和代扣的稅金和保險(xiǎn)等有關(guān)文件發(fā)送給職工。職工薪酬可采用支票或現(xiàn)金形式。３1．薪酬記錄.薪酬處理流程應(yīng)將職工工資記錄表轉(zhuǎn)到記賬處理流程進(jìn)行處理。3２.銷(xiāo)售回款。現(xiàn)金收支處理流程收到顧客所欠本企業(yè)賬款的匯款單據(jù)。33.收入回款通知.現(xiàn)金收支處理流程經(jīng)處理后轉(zhuǎn)送應(yīng)收賬款處理流程。34?；乜钏痛驺y行?，F(xiàn)金收支處理流程應(yīng)按要求將顧客的匯款單據(jù)送存開(kāi)戶銀行。3５.存款記錄?，F(xiàn)金收支處理流程應(yīng)根據(jù)銀行的收款通知,將已經(jīng)收到的記錄轉(zhuǎn)到記賬處理流程處理。3６．編制財(cái)務(wù)報(bào)告。記賬處理流程經(jīng)過(guò)加工整理，將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)發(fā)送給財(cái)務(wù)報(bào)告處理流程，以便于其進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和對(duì)外報(bào)告.或由財(cái)務(wù)報(bào)告處理流程從其它流程的數(shù)據(jù)庫(kù)中查詢(xún)所需要的數(shù)據(jù)，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)報(bào)告的編制。３7.報(bào)告財(cái)務(wù)信息.財(cái)務(wù)報(bào)告處理流程將編制出來(lái)的財(cái)務(wù)分析和報(bào)告文件傳送給企業(yè)外部和內(nèi)部的信息使用者。前面所介紹的是一個(gè)比較典型的企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程，從中可見(jiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程的復(fù)雜性.在現(xiàn)實(shí)中,盡管沒(méi)有兩個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)是完全相同的，但是大多數(shù)企業(yè)都經(jīng)歷和處理相似的業(yè)務(wù)流程.（二）基本業(yè)務(wù)循環(huán)企業(yè)業(yè)務(wù)流程為我們提供了一個(gè)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的分析框架。上面討論的３７個(gè)業(yè)務(wù)流可以做表5-1那樣的分類(lèi).表5—１對(duì)制造業(yè)企業(yè)主要業(yè)務(wù)流程的分類(lèi)銷(xiāo)售采購(gòu)生產(chǎn)財(cái)務(wù)1２3４56710１114171９2021２223242528３089１213１５16182６272９３１３２33343５3637在以上的分類(lèi)中,將企業(yè)的業(yè)務(wù)處理流程按其基本業(yè)務(wù)循環(huán)內(nèi)容劃分為銷(xiāo)售與收現(xiàn)循環(huán)、購(gòu)貨與付現(xiàn)循環(huán)、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)循環(huán)與財(cái)務(wù)循環(huán)四類(lèi)。其中，銷(xiāo)售與收現(xiàn)循環(huán)包括了與企業(yè)的產(chǎn)品銷(xiāo)售活動(dòng)有關(guān)的業(yè)務(wù)流程；生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)循環(huán)包括了與企業(yè)的生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)活動(dòng)有關(guān)的業(yè)務(wù)流程。對(duì)于制造業(yè)而言，主要是指其產(chǎn)品生產(chǎn)的組織過(guò)程.以上兩大循環(huán)所包含的業(yè)務(wù)處理流程屬于企業(yè)的基本業(yè)務(wù)處理流程。購(gòu)貨與付現(xiàn)循環(huán)包括了與企業(yè)的物資采購(gòu)活動(dòng)有關(guān)的業(yè)務(wù)流程；財(cái)務(wù)循環(huán)包括了企業(yè)的現(xiàn)金收支處理流程、記賬處理流程和財(cái)務(wù)報(bào)告處理流程。購(gòu)貨與付現(xiàn)循環(huán)和財(cái)務(wù)循環(huán)所包含的業(yè)務(wù)處理流程屬于企業(yè)的支持性業(yè)務(wù)處理流程.以上這種分類(lèi)方法僅僅是一個(gè)一般的例證.每個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容及其經(jīng)營(yíng)管理方式都有自己的獨(dú)到之處,因而對(duì)屬于每個(gè)過(guò)程的業(yè)務(wù)流程包括哪些內(nèi)容都有其自己的定義和理解.盡管如此，圖5—2中所列示的支持過(guò)程也是大多數(shù)企業(yè)所共有的。在一般的企業(yè)中大都有一個(gè)銷(xiāo)售訂單處理流程、一個(gè)賬單處理流程、一個(gè)應(yīng)收賬款處理流程、應(yīng)付賬款處理流程、現(xiàn)金收支處理流程、記賬處理流程和在圖５—２中所顯示的其他一些業(yè)務(wù)處理流程。(三)流程設(shè)定時(shí)需考慮的因素企業(yè)在設(shè)定流程時(shí)，通常與職位、崗位和部門(mén)的設(shè)置結(jié)合起來(lái)考慮。企業(yè)在設(shè)定業(yè)務(wù)流程時(shí)要考慮的因素包括：第一,業(yè)務(wù)處理的專(zhuān)門(mén)化.每個(gè)業(yè)務(wù)處理流程都在企業(yè)的業(yè)務(wù)處理過(guò)程中有著特殊的功能，發(fā)揮著獨(dú)特的作用。例如，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展及其在銷(xiāo)售市場(chǎng)上所占的份額的擴(kuò)大，向企業(yè)提交訂單的客戶也會(huì)越來(lái)越多,這樣就需要企業(yè)有一個(gè)專(zhuān)門(mén)準(zhǔn)備銷(xiāo)售訂單的功能—-銷(xiāo)售訂單處理流程;再比如，企業(yè)無(wú)論是購(gòu)買(mǎi)貨物、計(jì)算職工的薪酬，還是對(duì)客戶銷(xiāo)售產(chǎn)品和提供勞務(wù),都會(huì)使企業(yè)產(chǎn)生為數(shù)不少的賬單,這就需要設(shè)立一個(gè)專(zhuān)門(mén)處理賬單的功能—-賬單處理流程.這對(duì)購(gòu)貨訂單、薪酬支票和其他一些在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種賬單的處理都是必要的.第二,企業(yè)內(nèi)部控制的需要.一個(gè)通用的控制原則就是要保持操作行為與相關(guān)的記錄行為相分離。例如,賬單的處理流程是屬于操作行為，它本身并不負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的記錄工作;而應(yīng)收賬款處理和應(yīng)付賬款處理都具有記錄的職能。這樣，按照企業(yè)內(nèi)部控制的要求分別設(shè)計(jì)相應(yīng)的處理流程,就可以做到操作行為與記錄職能的分離，達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的目的。關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容將在第九章中做深入的探討。在第六、七、八章中，也具體討論了企業(yè)一般業(yè)務(wù)處理流程中的內(nèi)部控制問(wèn)題.第二節(jié)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化系統(tǒng)的構(gòu)成在業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)高度集成的系統(tǒng)中，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門(mén)的信息實(shí)時(shí)傳遞與共享.理解業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間的關(guān)系,對(duì)于正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),理解業(yè)務(wù)與信息流程等，都具有重要的意義。一、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化系統(tǒng)概況盡管各個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)處理流程所處理的業(yè)務(wù)內(nèi)容有繁有簡(jiǎn)，人員的設(shè)置有多有少,擔(dān)負(fù)的職責(zé)有大有小,但每個(gè)業(yè)務(wù)處理流程的處理程序大體上是相同的。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),業(yè)務(wù)部門(mén)將經(jīng)過(guò)確認(rèn)的單據(jù)保存在業(yè)務(wù)單據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，此時(shí)，通過(guò)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化流程將業(yè)務(wù)信息自動(dòng)轉(zhuǎn)換為記賬憑證,并保存在記賬憑證數(shù)據(jù)文件中；當(dāng)企業(yè)需要從財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)視角生成相應(yīng)的報(bào)表時(shí),通過(guò)生成報(bào)表系統(tǒng)從共享數(shù)據(jù)文件中實(shí)時(shí)獲取數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成相應(yīng)的報(bào)表。業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化流程的關(guān)鍵是一種基于信息技術(shù)設(shè)計(jì)的動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)。動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)是業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)協(xié)同與融合的關(guān)鍵，主要由事件接收器、憑證模板、生成器和實(shí)時(shí)憑證構(gòu)成,其基本功能如圖５-3所示。圖5—3業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化流程與動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)事件接收器是業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的起始點(diǎn)。其功能是當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，通過(guò)相應(yīng)的業(yè)務(wù)模塊驅(qū)動(dòng)事件接收器接收事件信息.事件信息包括以下五個(gè)基本特征:(1)發(fā)生了什么事，涉及哪些資源；（2)什么時(shí)候發(fā)生的；(3）涉及哪些人,充當(dāng)何種角色;(４)事件發(fā)生的地點(diǎn);（5）事件發(fā)生時(shí)為什么出錯(cuò),風(fēng)險(xiǎn)是什么。這五各方面的基本特征概括了企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌，所采集的信息不僅能滿足企業(yè)對(duì)外報(bào)告的需要，而且還能滿足企業(yè)各個(gè)部門(mén)不同視圖的需要.憑證模板是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成憑證的橋梁。憑證模板的來(lái)源有兩個(gè)：第一，可以在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)內(nèi)嵌于處理程序中;第二,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),按照現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度、準(zhǔn)則和法規(guī)的要求設(shè)計(jì)的、反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的規(guī)則。憑證模板被保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中。憑證模板的作用是將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)換成記賬憑證。生成器的功能是實(shí)時(shí)將業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)信息，即根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息和憑證模板,自動(dòng)生成實(shí)時(shí)憑證并傳遞到總賬系統(tǒng)中。動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中將業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)信息的功能模塊。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)能夠?qū)崟r(shí)、高效地生成會(huì)計(jì)信息。二、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化處理流程每個(gè)業(yè)務(wù)處理流程的處理程序構(gòu)成了該流程的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。每個(gè)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)（模塊)與財(cái)務(wù)處理保持高度集成:財(cái)務(wù)子系統(tǒng)能夠從其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)獲取信息，而且又能夠向其他子系統(tǒng)傳遞信息，進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。從會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的角度,業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化處理流程可以抽象為輸入、處理、存儲(chǔ)和輸出四個(gè)主要作業(yè)成分.(一）輸入輸入是指業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)對(duì)相關(guān)信息的獲取過(guò)程，也是業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)運(yùn)作的開(kāi)端。這些信息主要來(lái)自于業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)所形成的各種原始文件。如顧客的訂單、購(gòu)物（銷(xiāo)售）發(fā)票、購(gòu)買(mǎi)貨物訂單、職工的勞動(dòng)計(jì)時(shí)卡和銀行的存(取)款通知等.這些原始文件又稱(chēng)原始憑證是業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中輸入的實(shí)物憑證，能夠?yàn)楦鱾€(gè)處理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的處理提供所需要的依據(jù)或數(shù)據(jù).原始文件具有以下幾個(gè)用途：1。獲取數(shù)據(jù).從業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的角度看，獲取數(shù)據(jù)是進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的基礎(chǔ)。如果沒(méi)有數(shù)據(jù)的獲取，業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)將面臨“無(wú)米之炊”.例如，對(duì)于銷(xiāo)售訂單處理流程而言,如果沒(méi)有顧客所輸入的大量的訂單，該系統(tǒng)就會(huì)無(wú)所事事;也不能為賬單處理流程、倉(cāng)儲(chǔ)處理流程和生產(chǎn)處理流程提供相應(yīng)的信息。對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，可以從多個(gè)角度記錄和反映.為了保證數(shù)據(jù)和信息的之間的相互關(guān)聯(lián)和銜接問(wèn)題，能做到會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，必須保證“數(shù)出同門(mén)"，即保證針對(duì)某一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，盡管由于業(yè)務(wù)處理的需要而形成不同的信息，但是必須只有一個(gè)獲取數(shù)據(jù)的端口,別無(wú)其他來(lái)源,以保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)既有來(lái)龍去脈,也有相互核對(duì)、相互制約的勾稽關(guān)系。例如,會(huì)計(jì)記錄中的當(dāng)期各產(chǎn)品的入庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存金額變動(dòng)數(shù)量等信息一定要保證其來(lái)源與變動(dòng)都與生產(chǎn)部門(mén)生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)值等指標(biāo)相聯(lián)系。2。傳遞數(shù)據(jù)。對(duì)數(shù)據(jù)的獲取僅僅是業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn).從某個(gè)處理流程來(lái)看，它不僅承擔(dān)著獲取信息的職能，而且，更重要的是通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的審驗(yàn)和處理，為其他業(yè)務(wù)處理流程提供信息.例如,賬單處理流程在給客戶開(kāi)出賬單請(qǐng)顧客付款以后，應(yīng)向應(yīng)收賬款處理流程發(fā)出開(kāi)票通知,以便于應(yīng)收賬款處理流程進(jìn)行開(kāi)票、數(shù)據(jù)庫(kù)更新等工作，以反映交易的完成情況。從這一點(diǎn)來(lái)看，數(shù)據(jù)的傳遞過(guò)程也是批準(zhǔn)業(yè)務(wù)處理流程中的另一個(gè)運(yùn)作,并為另一個(gè)流程的運(yùn)作提供便利條件。3．記錄數(shù)據(jù)。說(shuō)明要求記錄什么數(shù)據(jù)和采取哪些行為使運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)化。在不同的業(yè)務(wù)處理流程所記錄的數(shù)據(jù)是不同的。例如，在銷(xiāo)售訂單處理流程、賬單處理流程等主要是利用進(jìn)行各種單據(jù)所提供的數(shù)據(jù)的記錄；而有些處理流程則主要負(fù)責(zé)賬目的登記，如現(xiàn)金收支處理流程就是如此.而有些處理流程既要負(fù)責(zé)各種單據(jù)所提供的數(shù)據(jù)的記錄,也負(fù)責(zé)賬目的登記，應(yīng)收賬款處理流程、應(yīng)付賬款處理流程就是典型的例子.可見(jiàn),不同的業(yè)務(wù)處理流程在記錄數(shù)據(jù)的過(guò)程中,會(huì)采用不同的運(yùn)作行為，但這些運(yùn)作行為必須符合規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)要求。4．保存數(shù)據(jù).輸入的數(shù)據(jù)如果被保留在業(yè)務(wù)處理流程本地，可以為將來(lái)的分析提供一份永久性的文檔。在輸入的數(shù)據(jù)中，有些數(shù)據(jù)在傳送給下一個(gè)業(yè)務(wù)處理流程以后,本業(yè)務(wù)處理流程不再保存;而有些數(shù)據(jù)，必須在本業(yè)務(wù)處理流程保存下來(lái)。以便日后的利用和核對(duì),也可為將來(lái)的分析提供資料。例如，生產(chǎn)計(jì)劃處理流程對(duì)于轉(zhuǎn)給生產(chǎn)處理流程的生產(chǎn)進(jìn)度表，以及生產(chǎn)處理流程按要求發(fā)來(lái)的產(chǎn)品生產(chǎn)情況報(bào)告,都應(yīng)予以保留,以便審閱和修訂生產(chǎn)進(jìn)度，進(jìn)行產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃完成情況的總結(jié)等。（二）處理處理是企業(yè)業(yè)務(wù)流程的中心環(huán)節(jié)。由于各處理流程所需要處理的業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，因而具體的處理方法也有所不同。在需要進(jìn)行賬戶登記的流程,其主要的處理方法是對(duì)發(fā)生的交易所引起的增減變動(dòng)在有關(guān)的賬戶中加以記錄;在其他流程,主要的處理方法是對(duì)于相關(guān)事項(xiàng)的數(shù)據(jù)在有關(guān)的登記簿上進(jìn)行記錄。因此，在處理流程主要包括對(duì)日記賬和登記簿的使用兩個(gè)方面,經(jīng)過(guò)這樣的處理，可以提供一個(gè)永久性的按業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序排列的輸入記錄。輸入操作既可以手工記錄在一個(gè)簡(jiǎn)單的人工系統(tǒng)中,也可以由數(shù)據(jù)操作員利用個(gè)人電腦輸入.在不同的企業(yè)，所采用的會(huì)計(jì)核算組織程序是不同的。企業(yè)可根據(jù)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)量的多寡，以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的具體設(shè)置和會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)等方面的情況，選擇記賬憑證核算組織程序、匯總記賬憑證核算組織程序、科目匯總表核算組織程序和日記總賬核算組織程序。在傳統(tǒng)的手工處理核算系統(tǒng)中,記賬憑證核算組織程序、匯總記賬憑證核算組織程序和科目匯總表核算組織往往成為人們的理想選擇.日記總賬核算組織程序則因其設(shè)計(jì)的賬頁(yè)過(guò)大、欄次過(guò)多，不便于使用且容易產(chǎn)生記賬差錯(cuò),也不便于記賬上的業(yè)務(wù)分工等缺點(diǎn)而不予采用。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)中，以上這些弊端已不再成為問(wèn)題。作為日記總賬核算組織程序的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，如可以在一張賬頁(yè)上集中反映所發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，可以清晰的體現(xiàn)各會(huì)計(jì)科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系等,卻可以得到有效的發(fā)揮。在日記總賬核算組織程序下,日記賬的設(shè)立成為一種較為普遍的事情.可以將凡是需要加強(qiáng)控制的都設(shè)計(jì)成日記賬,并分別設(shè)立在有關(guān)的流程之中,由這些流程在業(yè)務(wù)處理的過(guò)程中直接進(jìn)行記錄，不僅可以及時(shí)反映發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而且便于業(yè)務(wù)處理上的分工，更有利于各流程之間的相互控制.因而，日記賬的記錄成為處理系統(tǒng)中的重點(diǎn)內(nèi)容。1．日記賬日記賬用于記錄財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，它提供了一個(gè)按時(shí)間順序排列的財(cái)務(wù)處理的記錄。與記賬憑證核算組織程序、匯總記賬憑證核算組織程序和科目匯總表核算組織程序等核算程序相比，日記總賬核算組織程序的最大特點(diǎn)是可以簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)憑證的填制工作.由于在日記賬中已經(jīng)設(shè)計(jì)了記賬憑證所反映的內(nèi)容的欄目，因而，編制會(huì)計(jì)分錄的工作與登記日記賬的工作可以同時(shí)進(jìn)行。這樣，就可以省略手工會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)中另行編制記賬憑證這一環(huán)節(jié)。也就是說(shuō)，對(duì)于企業(yè)發(fā)生的業(yè)務(wù)可以根據(jù)有關(guān)的原始憑證直接記錄到日記賬中去.從理論上講，將企業(yè)發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)統(tǒng)統(tǒng)用一個(gè)兩欄的總?cè)沼涃~進(jìn)行反映是可行的，但在實(shí)際上往往行不通。因?yàn)檫@樣的處理會(huì)造成總?cè)沼涃~記錄的事項(xiàng)過(guò)于龐雜,不便于對(duì)數(shù)據(jù)的采集和利用。因而,為使企業(yè)發(fā)生的業(yè)務(wù)能夠按照一定的類(lèi)別得以系統(tǒng)的歸類(lèi),也為了便于實(shí)行業(yè)務(wù)處理上的分工和節(jié)約人力，往往用特殊日記賬去記錄那些企業(yè)經(jīng)常發(fā)生,且對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況有著直接影響、并且重復(fù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。如上面所說(shuō)的而對(duì)于其他業(yè)務(wù)則可以設(shè)計(jì)成明細(xì)分類(lèi)賬進(jìn)行登記。以下是企業(yè)在業(yè)務(wù)處理中所普遍使用的專(zhuān)用日記賬。現(xiàn)金收入日記賬.專(zhuān)門(mén)用于匯集現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)的賬目?，F(xiàn)金支出日記賬。專(zhuān)門(mén)用于匯集現(xiàn)金支出業(yè)務(wù)的賬目。產(chǎn)品銷(xiāo)售日記賬.專(zhuān)門(mén)用于匯集產(chǎn)品賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的賬目。物資采購(gòu)日記賬。專(zhuān)門(mén)用于匯集物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的賬目。以上四種日記賬通常與一個(gè)獨(dú)立的總?cè)沼涃~配合使用，以提供一個(gè)完整的日記賬簿記系統(tǒng),既可以總括的反映企業(yè)所發(fā)生的全部業(yè)務(wù)，也可以詳細(xì)的反映企業(yè)所發(fā)生的全部業(yè)務(wù)。這個(gè)完整的簿記系統(tǒng)的設(shè)計(jì)見(jiàn)圖5—4.圖5-4日記總賬核算組織程序下的日記賬系統(tǒng)圖5—4中的現(xiàn)金收入日記賬和現(xiàn)金支出日記賬可以單獨(dú)設(shè)置，也可以合并設(shè)置，應(yīng)視這兩個(gè)方面業(yè)務(wù)量的大小和人員的分工情況等而定。當(dāng)然，要設(shè)置哪些日記賬在不同的企業(yè)也是不一樣的。由于財(cái)務(wù)信息在整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中所占有的重要地位，專(zhuān)用日記賬的設(shè)計(jì)成為會(huì)計(jì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)中最重要的步驟之一。正確設(shè)計(jì)專(zhuān)用日記賬,能夠避免許多過(guò)賬，也能夠方便的獲得主要交易的總額。還可以使操作人員在日記賬的記錄或輸入過(guò)程中節(jié)省時(shí)間和精力，同時(shí)又能夠很好的實(shí)現(xiàn)各日記賬之間的傳遞媒介功能。2．登記簿與設(shè)立日記賬用于記錄企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的目的不同，設(shè)立登記簿是用于記錄與財(cái)務(wù)沒(méi)有直接關(guān)系的其他數(shù)據(jù)。如銷(xiāo)售訂單、商品裝運(yùn)單、貨物出（入）庫(kù)單、采購(gòu)單和生產(chǎn)通知單等。這些單據(jù)也是企業(yè)在業(yè)務(wù)處理的過(guò)程中所形成的，雖然與財(cái)務(wù)的收支都沒(méi)有直接的關(guān)系,但能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)的處理提供一定的依據(jù),也能夠用于檢驗(yàn)業(yè)務(wù)處理的正確性，因而也需要以一定的形式留存下來(lái)。采用登記簿對(duì)這些單據(jù)提供的數(shù)據(jù)加以記錄是一種普遍的做法.（三）存儲(chǔ)存儲(chǔ)即對(duì)處理流程所形成的各種數(shù)據(jù)的保存。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，不管是人工處理系統(tǒng)還是計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)，分類(lèi)賬和文檔都是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的重要載體。１．分類(lèi)賬為了儲(chǔ)存各處理流程所形成的各種數(shù)據(jù),企業(yè)除了要設(shè)置各種日記賬和日記總賬以外，還需要設(shè)置分類(lèi)賬,如應(yīng)付賬款/票據(jù)分類(lèi)賬和應(yīng)收賬款/票據(jù)分類(lèi)賬等，用以記錄日記總賬中所未能予以反映的業(yè)務(wù)內(nèi)容。在賬戶的記錄過(guò)程中，日記賬的記錄是根據(jù)原始憑證所做的初始記錄，初始記錄最終要過(guò)入到各分類(lèi)賬和日記總賬和各分類(lèi)賬。因而，日記總賬或分類(lèi)賬的記錄是最終的賬戶記錄，它們提供了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處理的匯總情況。企業(yè)所發(fā)生的現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出、采購(gòu)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)以及應(yīng)付賬款／票據(jù)和應(yīng)收賬款/票據(jù)的所有賬務(wù)處理都要在日記總賬和分類(lèi)賬中反映出來(lái)，并且每個(gè)處理都要有借貸科目的輸入。各種日記賬的記錄最終都要過(guò)入到日記總賬的過(guò)程被稱(chēng)之為過(guò)賬。過(guò)賬的目的是便于進(jìn)行各類(lèi)數(shù)據(jù)的歸集與匯總,通過(guò)試算平衡來(lái)檢驗(yàn)日記賬記錄上的正確性。關(guān)于日記賬、分類(lèi)賬和日記總賬的設(shè)計(jì)知識(shí)將在下一節(jié)討論。2．文檔文檔是有組織的數(shù)據(jù)的集合。主要包括以下幾種類(lèi)型：（１)交易文檔.交易文檔是交易輸入數(shù)據(jù)的集合。交易文檔一般包含臨時(shí)性而非永久性的數(shù)據(jù)。例如，由于向客戶發(fā)運(yùn)了其所訂購(gòu)的商品,銷(xiāo)售訂單處理流程就應(yīng)及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)中關(guān)于客戶訂單的記錄；客戶在向企業(yè)支付了貨款以后，應(yīng)收賬款處理流程就應(yīng)及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)中關(guān)于應(yīng)收賬款的記錄。（２）主控文檔。主控文檔包含的是永久性的或持續(xù)相關(guān)的數(shù)據(jù)。以應(yīng)收賬款為例,銷(xiāo)售日記賬是有關(guān)賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)按時(shí)間順序的記錄，可以看作是交易文檔.交易文檔是由對(duì)顧客銷(xiāo)售的相關(guān)數(shù)據(jù)所組成。雖然可能對(duì)同一顧客有幾筆銷(xiāo)售,但這在交易數(shù)據(jù)處理之前是不知道的。將銷(xiāo)售交易過(guò)賬到應(yīng)收賬款分類(lèi)賬上以后，就可以匯總出來(lái)對(duì)某一顧客的銷(xiāo)售情況.處理過(guò)程將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為了匯總起來(lái)的信息.對(duì)于企業(yè)的管理層而言，他們往往對(duì)匯總的數(shù)據(jù)，如銷(xiāo)售總額、應(yīng)收賬款總額等，比對(duì)個(gè)別的銷(xiāo)售交易的細(xì)節(jié)更感興趣.而且,管理層對(duì)應(yīng)收賬款等主控文檔信息的興趣是長(zhǎng)期的，對(duì)交易文檔的興趣是臨時(shí)的.當(dāng)然，交易文檔必須保留以供審計(jì)檢查。（3）參考文檔。參考文檔或稱(chēng)表單文檔包含了數(shù)據(jù)處理所必須的數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)的處理提供了標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)。常見(jiàn)的參考文檔有公司匯率表、職工薪酬稅率表、主控報(bào)價(jià)單等。（四)輸出一個(gè)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中,既有很多輸入,也有很多輸出。系統(tǒng)中產(chǎn)生的任何一個(gè)文檔都是一個(gè)輸出。有些文檔既是輸入又是輸出。例如，顧客發(fā)票的處理既包含了將顧客的文件向銷(xiāo)售訂單處理系統(tǒng)的輸入,也包含了銷(xiāo)售訂單系統(tǒng)向賬單處理系統(tǒng)、倉(cāng)儲(chǔ)處理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)的輸出。其他常見(jiàn)的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的輸出有:試算平衡表、財(cái)務(wù)報(bào)表、營(yíng)運(yùn)報(bào)告、薪金支票、提單和付款憑單式支票（付款給賣(mài)主）等。試算平衡表列示了所有日記賬和分類(lèi)賬中各個(gè)賬戶的余額,并且可用以檢驗(yàn)賬戶記錄的準(zhǔn)確性.因此,它是進(jìn)行財(cái)務(wù)控制和準(zhǔn)備財(cái)務(wù)報(bào)表的基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)報(bào)表匯總了業(yè)務(wù)處理的結(jié)果,并且表述了這些結(jié)果與財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)則要求上的一致性。在企業(yè)會(huì)計(jì)核算組織系統(tǒng)中,常見(jiàn)的財(cái)務(wù)報(bào)表是資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表（損益表）和現(xiàn)金流量表。這些報(bào)表是企業(yè)主要用來(lái)對(duì)外部的信息使用者報(bào)送會(huì)計(jì)信息的財(cái)務(wù)報(bào)表。作為這些報(bào)表的補(bǔ)充，還有一些其他財(cái)務(wù)報(bào)表和文字文件，主要用于對(duì)以上報(bào)表中的數(shù)據(jù)情況等進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，以滿足企業(yè)管理層和其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息使用者的不同需要.營(yíng)運(yùn)報(bào)告以統(tǒng)計(jì)或?qū)Ρ鹊男问絽R總了交易處理的結(jié)果.是匯總了已接收貨物、被訂購(gòu)貨物、接受顧客訂單及其他此類(lèi)行為的報(bào)告，是一個(gè)企業(yè)營(yíng)運(yùn)的基礎(chǔ)。營(yíng)運(yùn)報(bào)告的性質(zhì)和內(nèi)容依賴(lài)于企業(yè)的性質(zhì)和交易行為的處理。第三節(jié)復(fù)式記賬系統(tǒng)的設(shè)計(jì)復(fù)式記賬系統(tǒng)是整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的一個(gè)核心子系統(tǒng)。該系統(tǒng)的主要功能是利用復(fù)式記賬的方法對(duì)企業(yè)所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理,并利用設(shè)置的賬戶對(duì)發(fā)生的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行起碼兩個(gè)方面的記錄。這種記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的方法被稱(chēng)為復(fù)式記賬法。復(fù)式記賬的基本原理是指導(dǎo)復(fù)式記賬系統(tǒng)設(shè)計(jì)的理論基礎(chǔ)。如果企業(yè)的某一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生以后，直接影響到了營(yíng)運(yùn)資金的增減變動(dòng)的話，那么,這種變動(dòng)一般體現(xiàn)為如下規(guī)律:起碼涉及企業(yè)資金的兩個(gè)方面。例如，企業(yè)用銀行存款購(gòu)買(mǎi)材料。這個(gè)業(yè)務(wù)的發(fā)生,一方面會(huì)使企業(yè)的材料這種非貨幣資產(chǎn)增加，而另一方面會(huì)使企業(yè)的銀行存款這種貨幣資產(chǎn)減少。這種規(guī)律性為我們從資金變動(dòng)的兩個(gè)或更多的方面對(duì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄提供了理論上的依據(jù)。進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的同時(shí)要獲取企業(yè)需要的各種信息,這些信息中的主要內(nèi)容是財(cái)務(wù)信息，而獲取財(cái)務(wù)信息就離不開(kāi)有關(guān)賬戶的記錄。企業(yè)對(duì)發(fā)生的各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)復(fù)式記賬方法的基本要求,分門(mén)別類(lèi)的記錄在賬戶中.本節(jié)將概述復(fù)式記賬設(shè)計(jì)和執(zhí)行系統(tǒng)的步驟。這些步驟無(wú)論對(duì)于手工處理還是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的最終的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)都是必不可少的,不過(guò)這些步驟將隨著從人工系統(tǒng)過(guò)渡到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)而大大增加其復(fù)雜性。一、復(fù)式記賬系統(tǒng)方法企業(yè)復(fù)式記賬系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮多方面的因素.如企業(yè)的性質(zhì)和目的，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和功能特征，業(yè)務(wù)活動(dòng)的基本內(nèi)容,以及已有會(huì)計(jì)系統(tǒng)的現(xiàn)狀和該系統(tǒng)中相關(guān)人員的素質(zhì)狀況等.只有全面考慮了以上所有相關(guān)因素，所設(shè)計(jì)的復(fù)式記賬系統(tǒng)才能符合所使用該系統(tǒng)的企業(yè)的實(shí)際狀況，才能切實(shí)發(fā)揮復(fù)式記賬系統(tǒng)的作用。企業(yè)的復(fù)式記賬系統(tǒng)方法可概括為如圖5—4。財(cái)務(wù)報(bào)告財(cái)務(wù)報(bào)告會(huì)計(jì)科目表會(huì)計(jì)科目表業(yè)務(wù)循環(huán)財(cái)務(wù)報(bào)告收入支出財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)循環(huán)財(cái)務(wù)報(bào)告收入支出財(cái)務(wù)生產(chǎn)采購(gòu)日記總賬現(xiàn)金存貨銷(xiāo)售?采購(gòu)日記總賬現(xiàn)金存貨銷(xiāo)售薪酬各分類(lèi)賬薪酬各分類(lèi)賬應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)付賬款各日記賬固定資產(chǎn)應(yīng)收賬款應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)付賬款各日記賬固定資產(chǎn)應(yīng)收賬款標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄確定各應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄確定各應(yīng)用系統(tǒng)所需要設(shè)置的賬戶圖5—５復(fù)式記賬系統(tǒng)方法的分層模型從圖5-５可以看出，企業(yè)的復(fù)式記賬系統(tǒng)主要是由財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)科目表、所設(shè)置的各種賬戶所組成的一個(gè)完整的系統(tǒng)。1。財(cái)務(wù)報(bào)告。財(cái)務(wù)報(bào)告也稱(chēng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。它是反映企業(yè)在某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況和一定會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告文件包括會(huì)計(jì)報(bào)表及其附注和其他應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中披露的相關(guān)信息和資料。會(huì)計(jì)報(bào)表至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表等報(bào)表。資產(chǎn)負(fù)債表是反映企業(yè)在某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況的會(huì)計(jì)報(bào)表；利潤(rùn)表是反映企業(yè)在一定會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果的會(huì)計(jì)報(bào)表;現(xiàn)金流量表反映企業(yè)在一定會(huì)計(jì)期間的現(xiàn)金等價(jià)物流入和流出情況的會(huì)計(jì)報(bào)表。附注是對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表中列示的某些項(xiàng)目所做的進(jìn)一步說(shuō)明，以及未能在這些報(bào)表中列示項(xiàng)目的說(shuō)明等。財(cái)務(wù)報(bào)告文件的構(gòu)成內(nèi)容參見(jiàn)圖5—６。資產(chǎn)負(fù)債表（反映企業(yè)特定日期的財(cái)務(wù)狀況）利潤(rùn)表（反映企業(yè)一定期間的經(jīng)營(yíng)成果）資產(chǎn)負(fù)債表（反映企業(yè)特定日期的財(cái)務(wù)狀況）利潤(rùn)表（反映企業(yè)一定期間的經(jīng)營(yíng)成果）現(xiàn)金流量表（反映企業(yè)一定期間的現(xiàn)金等價(jià)物流入、流出）報(bào)表附注（對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表中列示的某些項(xiàng)目所做的說(shuō)明）圖5-６會(huì)計(jì)報(bào)告文件的組成及其內(nèi)容設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)告系統(tǒng)是一項(xiàng)十分重要的工作.因?yàn)槲覀冎?復(fù)式記賬系統(tǒng)的根本目的是記錄、處理企業(yè)所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和對(duì)外、對(duì)內(nèi)報(bào)告財(cái)務(wù)信息，為企業(yè)外部的利益相關(guān)者,如投資者、債權(quán)人等進(jìn)行投資或貸款的決策服務(wù)，為企業(yè)的管理當(dāng)局進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理的決策服務(wù).以上這些目的可以通過(guò)財(cái)務(wù)報(bào)告的編制和報(bào)送而達(dá)到。不僅如此，財(cái)務(wù)報(bào)告的框架設(shè)計(jì)還直接關(guān)系到會(huì)計(jì)科目表和各種賬戶的設(shè)計(jì)。因此,應(yīng)當(dāng)把財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的設(shè)計(jì)放在首位。由于財(cái)務(wù)報(bào)告的構(gòu)成內(nèi)容大多與會(huì)計(jì)科目表中所列示的會(huì)計(jì)科目有關(guān)，即會(huì)計(jì)科目在會(huì)計(jì)報(bào)表中大多構(gòu)成報(bào)表的組成項(xiàng)目，因而在財(cái)務(wù)報(bào)告設(shè)計(jì)階段,關(guān)于會(huì)計(jì)科目表的設(shè)計(jì)也應(yīng)同時(shí)予以考慮。在財(cái)務(wù)報(bào)告系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中,應(yīng)根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)記錄和處理的需要情況,先設(shè)計(jì)一個(gè)粗略的會(huì)計(jì)科目分類(lèi)表，以及有關(guān)的會(huì)計(jì)報(bào)表和其他財(cái)務(wù)報(bào)告表;之后交由企業(yè)的管理人員和操作人員進(jìn)行審查;經(jīng)修訂后最終確定會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)科目表和其他財(cái)務(wù)報(bào)告表。２．會(huì)計(jì)科目表.設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)科目表的目的在于實(shí)現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告和財(cái)務(wù)控制。為了設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表和相關(guān)報(bào)告,必須先設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)科目表。會(huì)計(jì)科目是為記錄或總結(jié)與某一特殊活動(dòng)的有關(guān)數(shù)據(jù)而規(guī)定的項(xiàng)目名稱(chēng)。它是根據(jù)企業(yè)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)所要處理的業(yè)務(wù)活動(dòng)所引起的營(yíng)運(yùn)資金變化的內(nèi)容，即財(cái)務(wù)報(bào)告要素的具體組成內(nèi)容，采用一定的方法進(jìn)行分類(lèi)以后所形成的一個(gè)個(gè)項(xiàng)目.企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告要素主要包括資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤(rùn)等.為了對(duì)各種財(cái)務(wù)報(bào)告要素進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的詳細(xì)核算,有必要把每一個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)告要素按照它們的具體組成內(nèi)容再做詳細(xì)劃分，確定為不同的類(lèi)別，并且為每一部分具體類(lèi)別的內(nèi)容擬訂一個(gè)名稱(chēng)，這個(gè)名稱(chēng)就是會(huì)計(jì)科目。例如，可以根據(jù)企業(yè)所擁有和控制的資產(chǎn)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所發(fā)揮的作用不同,進(jìn)一步劃分為流動(dòng)資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、長(zhǎng)期投資和無(wú)形資產(chǎn)等.其中流動(dòng)資產(chǎn)又可以根據(jù)它們流動(dòng)性的強(qiáng)弱進(jìn)一步劃分為現(xiàn)金、銀行存款、短期投資、應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款和原材料等。其他一些財(cái)務(wù)報(bào)告要素,也可以按照不同的方法做進(jìn)一步分類(lèi)。至于分類(lèi)到什么層次才確定為會(huì)計(jì)科目,應(yīng)視其是否適合于會(huì)計(jì)核算工作的需要,便于會(huì)計(jì)核算工作的進(jìn)行。在實(shí)務(wù)中，會(huì)計(jì)科目一般是由政府的會(huì)計(jì)法規(guī)制定部門(mén)在相關(guān)的法律文件中列示出供企業(yè)選用的“會(huì)計(jì)科目表”，或給出會(huì)計(jì)科目的設(shè)立和應(yīng)用指南，這些會(huì)計(jì)科目的給出一般能夠滿足各類(lèi)企業(yè)設(shè)計(jì)本企業(yè)會(huì)計(jì)科目的需要。因此，企業(yè)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置和會(huì)計(jì)科目表的設(shè)計(jì)，應(yīng)當(dāng)以統(tǒng)一的會(huì)計(jì)法律文件中設(shè)計(jì)的“會(huì)計(jì)科目表”,或以會(huì)計(jì)科目應(yīng)用指南為依據(jù),并結(jié)合企業(yè)會(huì)計(jì)核算的實(shí)際需要進(jìn)行.一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)的會(huì)計(jì)科目是根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告要素內(nèi)容,以及編制財(cái)務(wù)報(bào)告的需要而設(shè)計(jì)的。由于每個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告要素的具體內(nèi)容不同,因而各個(gè)企業(yè)之間所設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)科目的多寡也有一定的差別。雖然如此,會(huì)計(jì)科目的設(shè)計(jì)卻是任何一個(gè)企業(yè)都必不可少的工作。會(huì)計(jì)科目表就是把企業(yè)需要設(shè)立的會(huì)計(jì)科目利用表格的形式列示出來(lái),這個(gè)表格通常被稱(chēng)之為會(huì)計(jì)科目表。表5—2就是根據(jù)企業(yè)的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益要素的核算需要而設(shè)置的部分會(huì)計(jì)科目的列表。表5-2企業(yè)的一部分會(huì)計(jì)科目列表資產(chǎn)類(lèi)資產(chǎn)類(lèi)科目負(fù)債類(lèi)科目1001現(xiàn)金2101短期借款1002銀行存款2121應(yīng)付賬款1009其他貨幣資金2151應(yīng)付工資1101短期投資2161應(yīng)付股利1131應(yīng)收賬款2171應(yīng)交稅金1133其他應(yīng)收款2181其他應(yīng)付款1141壞賬準(zhǔn)備2191預(yù)提費(fèi)用1151預(yù)付賬款2301長(zhǎng)期借款1201物資采購(gòu)2311應(yīng)付債券1211原材料2321長(zhǎng)期應(yīng)付款1242庫(kù)存商品所有者權(quán)益類(lèi)1301待攤費(fèi)用3101實(shí)收資本1501固定資產(chǎn)3111資本公積1502累計(jì)折舊3121盈余公積1801無(wú)形資產(chǎn)3141利潤(rùn)分配表5-2所列示的會(huì)計(jì)科目并不是一個(gè)企業(yè)的所有會(huì)計(jì)科目.即使是反映資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益要素的科目也不夠完整.除了對(duì)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益要素做上面的科目列表以外，對(duì)于企業(yè)的收入、費(fèi)用和利潤(rùn)要素，也應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)核算的需要，相應(yīng)的設(shè)計(jì)出一定的會(huì)計(jì)科目，并填寫(xiě)到會(huì)計(jì)科目表中來(lái)，由于篇幅所限,這里不再列示。需要說(shuō)明的是：在表5—2中，各會(huì)計(jì)科目前面所標(biāo)示的數(shù)碼為會(huì)計(jì)科目的代碼編號(hào)，它是專(zhuān)門(mén)為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)所設(shè)立的，目的是方便進(jìn)行會(huì)計(jì)科目的輸入、分類(lèi)、匯總、查詢(xún)和檢索處理。其中每個(gè)科目編號(hào)中的第一個(gè)數(shù)字反映了會(huì)計(jì)科目的性質(zhì)，即該科目是用于反映哪個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)告要素內(nèi)容的。其余的數(shù)字為該科目的具體編號(hào)。另外,這里所看到的科目一般稱(chēng)其為總分類(lèi)科目,是企業(yè)設(shè)置日記賬、分類(lèi)賬和日記總賬的依據(jù)。此外,還可以根據(jù)會(huì)計(jì)核算和掌握會(huì)計(jì)信息的需要，對(duì)這些科目的核算內(nèi)容做進(jìn)一步分解，設(shè)計(jì)若干明細(xì)科目。比如,在“應(yīng)交稅金”科目下,還可以根據(jù)應(yīng)交稅金的具體組成內(nèi)容分別設(shè)置、“應(yīng)交營(yíng)業(yè)稅”、“應(yīng)交消費(fèi)稅”和“應(yīng)交所得稅”等明細(xì)科目。在會(huì)計(jì)的計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)中，對(duì)這些明細(xì)科目同樣也需要編號(hào)。如“應(yīng)交增值稅”可編號(hào)為“２17101"，編號(hào)中的“2１71"為該明細(xì)科目所從屬的“應(yīng)交稅金"總分類(lèi)科目的編號(hào)，而“01”則是“應(yīng)交增值稅”明細(xì)科目的具體編號(hào)。會(huì)計(jì)科目表的設(shè)計(jì)為企業(yè)進(jìn)一步設(shè)立各類(lèi)賬戶提供了參照依據(jù)，也為企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告中報(bào)表項(xiàng)目的設(shè)計(jì)提供了依據(jù),從而為企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)控制、整理和匯總會(huì)計(jì)信息提供了必要的前提條件。在根據(jù)會(huì)計(jì)科目所設(shè)立的賬戶中，對(duì)企業(yè)所發(fā)生的每一筆資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益等的變動(dòng)，都要進(jìn)行詳細(xì)的單獨(dú)記錄。而在企業(yè)編制的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表中，其構(gòu)成項(xiàng)目又大多與會(huì)計(jì)科目的名稱(chēng)相同.由此可見(jiàn)會(huì)計(jì)科目表設(shè)計(jì)的重要作用。3．賬戶的設(shè)計(jì)。在會(huì)計(jì)科目表和相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告最終確定后，賬戶的設(shè)立和業(yè)務(wù)的記錄相應(yīng)就可以被固定為格式化了.這要通過(guò)向下的不斷精心設(shè)計(jì)來(lái)實(shí)現(xiàn)。首先，要分析在收入、支出、生產(chǎn)和財(cái)務(wù)四種基本循環(huán)中，經(jīng)常大量發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有哪些,這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生對(duì)設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)科目是一種怎樣的影響；其次,對(duì)會(huì)計(jì)科目表中所列示的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行分解，使一定數(shù)量的會(huì)計(jì)科目與一個(gè)特定的交易循環(huán)相對(duì)應(yīng).這樣,對(duì)于發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)就可以利用與之相對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目來(lái)反映了。例如，在生產(chǎn)循環(huán)中，通常包括存貨和固定資產(chǎn)等應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)行這些業(yè)務(wù)的核算通常要用到“物資采購(gòu)”、“原材料"和“固定資產(chǎn)”等科目，那么,“物資采購(gòu)”、“原材料”和“固定資產(chǎn)"等科目就與生產(chǎn)循環(huán)過(guò)程對(duì)應(yīng)起來(lái)了,對(duì)于該循環(huán)過(guò)程發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)就可以根據(jù)這些科目來(lái)反映了。利用會(huì)計(jì)科目反映發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),具體是通過(guò)根據(jù)會(huì)計(jì)科目所設(shè)立的賬戶的記錄而實(shí)現(xiàn)的。與會(huì)計(jì)科目只是一個(gè)用文字來(lái)表述的一個(gè)個(gè)的項(xiàng)目名稱(chēng)不同，賬戶具有一定的格式，即在賬頁(yè)上設(shè)計(jì)有登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所需要的各個(gè)欄目.因此，賬戶可以被利用來(lái)連續(xù)的、系統(tǒng)的、分門(mén)別類(lèi)的記錄所發(fā)生的各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。關(guān)于賬戶的格式設(shè)計(jì)可參見(jiàn)表5—３。表5—3分類(lèi)賬賬戶的基本格式及其組成內(nèi)容銷(xiāo)售分類(lèi)賬第1頁(yè)賬戶應(yīng)收賬款113１主營(yíng)業(yè)務(wù)收入51０1應(yīng)交稅金2171日期憑證號(hào)數(shù)顧客１113101顧客2113１45A產(chǎn)品5１0１01B產(chǎn)品5101０2Ｃ商品５1０103應(yīng)交增值稅217101應(yīng)交消費(fèi)稅217１0１以上是企業(yè)會(huì)計(jì)核算所采用分類(lèi)賬的賬戶格式。由于企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)不同,記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的要求不同，企業(yè)需要設(shè)置各種日記賬、日記總賬和分類(lèi)賬等賬戶，這些賬戶的格式設(shè)計(jì)也有著一定的差別.雖然如此,它們的組成內(nèi)容也有一些共同之處。如每個(gè)賬戶中都應(yīng)具有以下要素:賬戶的名稱(chēng)、登記日期、登記的依據(jù)（即日記賬中的“憑證號(hào)數(shù)”，一般為原始憑證的編號(hào)）、賬戶中登記的方向(在借貸記賬法下為“借”、“貸”兩方)等.這樣，發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)就可以利用相應(yīng)的賬戶進(jìn)行登記了。其它格式的賬頁(yè)在下面還會(huì)看到。賬戶的設(shè)計(jì)不僅對(duì)于以上收入、支出、生產(chǎn)和財(cái)務(wù)四個(gè)循環(huán)具有重要意義，而且對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)告循環(huán)也是十分重要的.財(cái)務(wù)報(bào)告循環(huán)不同于收入、支出、生產(chǎn)和財(cái)務(wù)四種基本的交易循環(huán)，它不處理與外界相關(guān)的交易活動(dòng)。其主要職能是記錄和處理從其他循環(huán)和過(guò)程中傳輸出來(lái)的數(shù)據(jù)信息，以便可以按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求編制財(cái)務(wù)報(bào)告。此外,財(cái)務(wù)報(bào)告循環(huán)中的一般活動(dòng)還有維護(hù)日記總賬、進(jìn)行會(huì)計(jì)期末的調(diào)整業(yè)務(wù)、結(jié)算業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)折舊的計(jì)提業(yè)務(wù)以及待攤預(yù)提業(yè)務(wù)的處理等.因此,在這個(gè)循環(huán)中還需要設(shè)置一些相關(guān)的分類(lèi)賬戶.在財(cái)務(wù)報(bào)告循環(huán)中所設(shè)立的賬戶主要是各種分類(lèi)賬及日記總賬。由此,我們可以概括出一個(gè)企業(yè)在采用日記總賬核算組織程序下應(yīng)設(shè)置的所有賬戶的類(lèi)型，見(jiàn)圖5—6.原始憑證原始憑證應(yīng)收賬款應(yīng)收賬款日記賬應(yīng)收賬款日記賬各種日記賬應(yīng)收賬款應(yīng)收賬款日記賬應(yīng)收賬款日記賬分類(lèi)賬日記總?cè)沼浛傎~圖５—7日記賬核算組織程序下的賬戶系統(tǒng)在圖5-7中，既描述了日記賬核算組織程序下的賬戶設(shè)置的總體情況,也描述了三類(lèi)賬戶在處理業(yè)務(wù)過(guò)程中的應(yīng)用程序。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生以后，各流程的經(jīng)辦人員首先必須取得或填制有關(guān)的原始憑證，這是各個(gè)流程處理業(yè)務(wù)的必要證明文件，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的依據(jù)。對(duì)于大量的、經(jīng)常重復(fù)發(fā)生的、需要登記有關(guān)賬戶的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)以原始憑證為依據(jù),首先在“日記賬"上進(jìn)行反映，即在“日記賬”上編制分錄，編制分錄的過(guò)程就是對(duì)發(fā)生的業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)?shù)怯浀馁~戶、賬戶中登記的方向和金額等加以確認(rèn)的過(guò)程(關(guān)于分錄的編制方法將在下面進(jìn)行討論);其次是根據(jù)編制的分錄將發(fā)生的業(yè)務(wù)過(guò)入到日記總賬上去。分類(lèi)賬則是依據(jù)有關(guān)的原始憑證對(duì)日記賬中所不能反映的一些業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行記錄的賬戶。根據(jù)日記賬的分錄過(guò)入日記總賬，或根據(jù)原始憑證在分類(lèi)賬中記錄業(yè)務(wù)的過(guò)程一般稱(chēng)之為過(guò)賬。過(guò)賬的目的是將發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最終記錄到所設(shè)置的賬戶中去。從上面的業(yè)務(wù)處理過(guò)程可以看出：日記賬的功能主要是進(jìn)行分錄的編制，并對(duì)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行初始記錄，同時(shí)也為日記總賬的記錄提供依據(jù);而日記總賬和各種分類(lèi)賬的功能則是根據(jù)日記賬中所編制的分錄,或有關(guān)的原始憑證，將發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按一定的賬戶進(jìn)行再記錄的過(guò)程，也是最終的賬戶記錄.以上三類(lèi)賬戶中的每一個(gè)賬戶都是根據(jù)會(huì)計(jì)科目表中的會(huì)計(jì)科目而設(shè)立的.因而,就每一個(gè)賬戶而言,也相應(yīng)的具有了專(zhuān)門(mén)反映資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤(rùn)中某一要素的特定的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)。如，“銀行存款"、“應(yīng)收賬款"、“原材料"和“固定資產(chǎn)”等賬戶，都是屬于用來(lái)反映企業(yè)資產(chǎn)這個(gè)要素的賬戶，因而，這些賬戶都屬于資產(chǎn)性質(zhì)的賬戶。同理，“短期借款”、“應(yīng)付賬款”、“應(yīng)付工資”和“應(yīng)交稅金”等賬戶,都是屬于用來(lái)反映企業(yè)負(fù)債這個(gè)要素的賬戶，因而,這些賬戶都屬于負(fù)債性質(zhì)的賬戶。會(huì)計(jì)科目的如上經(jīng)濟(jì)性質(zhì)也決定了每個(gè)賬戶的數(shù)據(jù)在列入財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)的位置。其中資產(chǎn)類(lèi)賬戶、負(fù)債類(lèi)賬戶和所有者權(quán)益類(lèi)賬戶，它們?cè)跁?huì)計(jì)期末(不論是月末還是年末）一般都應(yīng)有余額，每個(gè)賬戶的余額在會(huì)計(jì)期末時(shí)應(yīng)列入資產(chǎn)負(fù)債表,因而,這三類(lèi)賬戶屬于資產(chǎn)負(fù)債表賬戶.收入類(lèi)賬戶和費(fèi)用類(lèi)賬戶統(tǒng)稱(chēng)損益類(lèi)賬戶.這兩類(lèi)賬戶的發(fā)生額一般在會(huì)計(jì)期末（每月末或年末)結(jié)算,結(jié)轉(zhuǎn)到利潤(rùn)賬戶，以便計(jì)算各個(gè)會(huì)計(jì)期間的利潤(rùn)(或發(fā)生的虧損）；如果是利用利潤(rùn)表來(lái)計(jì)算各會(huì)計(jì)期間的利潤(rùn)（或發(fā)生的虧損）,則需要將收入賬戶和費(fèi)用賬戶的發(fā)生額數(shù)據(jù)抄轉(zhuǎn)入利潤(rùn)表，因而收入類(lèi)賬戶和費(fèi)用類(lèi)賬戶屬于利潤(rùn)表賬戶。以上三類(lèi)賬戶可以根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程的不同安排情況以及記錄上的不同需要，設(shè)置在不同的循環(huán)之中。一旦各業(yè)務(wù)循環(huán)中的活動(dòng)得以確認(rèn),它們就會(huì)被分配到應(yīng)用系統(tǒng)中。一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)處理一組有邏輯關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)活動(dòng).多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的相互配合,便實(shí)現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)從運(yùn)營(yíng)活動(dòng)到會(huì)計(jì)科目表,以及賬戶的記錄和后續(xù)的財(cái)務(wù)報(bào)表之間的聯(lián)結(jié),構(gòu)成了一套完整的復(fù)式記賬系統(tǒng).以上會(huì)計(jì)核算的一系列步驟也稱(chēng)為會(huì)計(jì)循環(huán)。二、標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄在日記總賬核算組織程序下，以上每一應(yīng)用系統(tǒng)中發(fā)生的各種運(yùn)營(yíng)活動(dòng)都應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)日記賬的形式進(jìn)行邏輯性總結(jié).標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄是在系統(tǒng)的操作中產(chǎn)生出來(lái)的預(yù)先設(shè)計(jì)的或假定的賬目。在恰當(dāng)?shù)牟僮飨?，它能在?huì)計(jì)循環(huán)中提供一個(gè)簡(jiǎn)明的指導(dǎo)，從而使賬戶的登記和結(jié)賬過(guò)程程式化。例如,在賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)發(fā)生以后，只能做這樣的處理:記錄在“應(yīng)收賬款”賬戶的借方和“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”賬戶、“應(yīng)交稅金"賬戶的貸方，而不能按其他的處理方式進(jìn)行處理。在處理過(guò)程中，把這個(gè)程式采用一定點(diǎn)方法寫(xiě)出來(lái)，就是標(biāo)準(zhǔn)的日記賬分錄了。標(biāo)準(zhǔn)的日記賬分錄可由財(cái)務(wù)部門(mén)的專(zhuān)職會(huì)計(jì)人員集中編制。在規(guī)模比較大的企業(yè)中，允許把標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄的記賬、結(jié)賬過(guò)程分別安排到企業(yè)中負(fù)有相關(guān)責(zé)任的各個(gè)流程中去。在這種情況下,一系列的標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄在結(jié)賬過(guò)程進(jìn)行之前將被累加和驗(yàn)證.標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄是根據(jù)復(fù)式記賬的原理而編制的.所謂復(fù)式記賬,就是對(duì)發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要在兩個(gè)或兩個(gè)以上的賬戶中進(jìn)行全面、完整的記錄的一種記錄方法.在日記總賬核算組織程序下,分錄的編制是在日記賬上完成的.在這種日記賬上設(shè)計(jì)有用來(lái)編制分錄的專(zhuān)門(mén)欄目，因而，這種日記賬被稱(chēng)為標(biāo)準(zhǔn)日記賬,在這種日記賬上編制出來(lái)的分錄被稱(chēng)之為標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄。標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄既是日記賬上的記錄過(guò)程和結(jié)果，也為分類(lèi)賬和日記總賬的記錄提供了一定的依據(jù)。這是因?yàn)?，在?biāo)準(zhǔn)日記賬的分錄中已經(jīng)確認(rèn)了在分類(lèi)賬和日記總賬中應(yīng)當(dāng)記錄的賬戶的名稱(chēng)、賬戶記錄的方向，以及各賬戶中應(yīng)當(dāng)記錄的金額等必要內(nèi)容.標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄的基本編制要求是：對(duì)于發(fā)生的每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),在記入某一個(gè)或某幾個(gè)賬戶的同時(shí)，必須以相等的金額記錄在另一個(gè)或另幾個(gè)賬戶。這種做法就是典型的復(fù)式記賬法.目前，世界各國(guó)通用的記賬方法是借貸記賬法,這種復(fù)式記賬方法的記賬符號(hào)為“借”和“貸”?！敖琛焙汀百J”是指在每個(gè)賬戶中必須設(shè)立的用來(lái)記錄增加數(shù)和減少數(shù)的欄目?！敖琛焙汀百J”對(duì)于不同類(lèi)別的賬戶所代表的含義是有所區(qū)別的:對(duì)于資產(chǎn)類(lèi)賬戶和費(fèi)用類(lèi)賬戶，“借”表示增加(即增加數(shù)記在賬戶中的“借"欄），“貸”表示減少(即減少數(shù)記在賬戶中的“貸”欄)，有余額時(shí)記在“借”欄；對(duì)于負(fù)債類(lèi)賬戶、所有者權(quán)益類(lèi)賬戶、收入類(lèi)賬戶和利潤(rùn)類(lèi)賬戶,“貸”表示增加(即增加數(shù)記在賬戶中的“貸"欄）,“借”表示減少（即減少數(shù)記在賬戶中的“借”欄），有余額時(shí)記在“貸"欄.在借貸記賬法以上記賬符號(hào)的規(guī)定下，對(duì)每項(xiàng)業(yè)務(wù)編制的分錄會(huì)體現(xiàn)這樣一種規(guī)律：即一筆業(yè)務(wù)在記入某一個(gè)或某幾個(gè)賬戶借方的同時(shí),必須以相等的金額記錄在另一個(gè)或另幾個(gè)賬戶的貸方，而且“借”、“貸”雙方記錄的金額一定是相等的.一種比較形象的說(shuō)法是：“有借必有貸，借貸必相等”.一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄應(yīng)當(dāng)包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容：（１）由于某業(yè)務(wù)的發(fā)生而影響到的賬戶(科目名稱(chēng)）;（２）賬戶中的記錄方向（在借貸記賬法下為“借"方或“貸"方）；(3）賬戶中記錄的金額。標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄的編制方法見(jiàn)表5—4中的舉例。例：企業(yè)購(gòu)入材料一批。買(mǎi)價(jià)30０00元，支付稅金5100元。以上款項(xiàng)已經(jīng)用銀行存款支付。表5—4標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄的編制舉例標(biāo)準(zhǔn)日記賬第1頁(yè)日期:××年2月1日日期：年月日會(huì)計(jì)科目科目代號(hào)借貸會(huì)計(jì)科目科目代號(hào)借貸物資采購(gòu)應(yīng)交稅金銀行存款1２0121711００230000510035100在上面的標(biāo)準(zhǔn)日記賬中所編制出來(lái)的購(gòu)買(mǎi)材料分錄說(shuō)明：對(duì)于該項(xiàng)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)記錄在“物資采購(gòu)"賬戶借方30０00元；記錄在“應(yīng)交稅金”賬戶貸方5100元；記錄在“銀行存款"賬戶貸方35100元。根據(jù)這些“指令”，就可以過(guò)入到所設(shè)立的各個(gè)日記總賬賬戶或分類(lèi)賬戶中去了。為了提供一組詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)日記賬的分錄，需要描述在正常環(huán)境下會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作狀況。當(dāng)然，并非所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)都是能夠預(yù)知的，因而標(biāo)準(zhǔn)日記賬的分錄不能事先提供每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的記錄情況，分錄只能根據(jù)實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行編制。然而，對(duì)于重復(fù)發(fā)生的業(yè)務(wù)，可以提供一種方式來(lái)提高會(huì)計(jì)功能的效率。如工資費(fèi)用的分配、某些收入與費(fèi)用賬戶的期末結(jié)轉(zhuǎn)的分錄，則應(yīng)當(dāng)包含在標(biāo)準(zhǔn)日記賬分錄系統(tǒng)中。這樣做可以減少在分錄的編制過(guò)程中總是重復(fù)描述所使用的會(huì)計(jì)賬戶的麻煩，提高編制分錄的效率，并能夠保證分錄編制的準(zhǔn)確性.第四節(jié)表格設(shè)計(jì)與記錄留存的考慮因素在企業(yè)復(fù)式記賬中的許多應(yīng)用系統(tǒng)都是建立在一個(gè)比較簡(jiǎn)單的模式上:產(chǎn)生和處理表格是應(yīng)用系統(tǒng)的主要功能。賬單處理系統(tǒng)用來(lái)處理發(fā)票，銷(xiāo)售訂單系統(tǒng)用來(lái)處理顧客的訂單。在這些過(guò)程中，表格用來(lái)收集信息和提供證據(jù)，以證實(shí)系統(tǒng)操作的執(zhí)行情況。程序和表格要設(shè)計(jì)成一體化系統(tǒng)，表格使數(shù)據(jù)處理的輸入和輸出標(biāo)準(zhǔn)化。表格可以是紙張文檔，也可以是計(jì)算機(jī)輸入、輸出設(shè)備提供的電子表格,如視頻終端。一個(gè)完整的表格被稱(chēng)為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的記錄.一、表格的功能會(huì)計(jì)相關(guān)表格和文件有許多功能.主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面.第一，會(huì)計(jì)相關(guān)表格和文件作為一種媒介來(lái)存儲(chǔ)和傳送數(shù)據(jù).這一功能對(duì)于確定企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果和了解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況等都是必需的.一個(gè)表格雖然看起來(lái)是簡(jiǎn)單的記錄了企業(yè)發(fā)生的各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或資產(chǎn)的情況,如反映企業(yè)存貨的庫(kù)存卡片、固定資產(chǎn)登記卡等,但這些都是會(huì)計(jì)控制概念中的一個(gè)基本部分.表格中的記錄為檢查和控制企業(yè)資產(chǎn)的使用提供了依據(jù)，也為進(jìn)行資產(chǎn)的濫用和浪費(fèi)等情況的分析提供了依據(jù)。第二，會(huì)計(jì)相關(guān)表格和文件作為一種媒介可以促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理。在一定的組織結(jié)構(gòu)中，表格傳遞著某種權(quán)利和責(zé)任。例如，備用金的劃撥就是授權(quán)企業(yè)的管理者讓渡現(xiàn)金以及傳遞使用該資產(chǎn)的責(zé)任給現(xiàn)金的使用者.現(xiàn)金的接收者從備用金劃撥起,就開(kāi)始對(duì)該資金負(fù)責(zé)，保證備用金的安全,并保證備用金按規(guī)定的用途使用。第三，會(huì)計(jì)相關(guān)表格和文件作為一種媒介可以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)標(biāo)準(zhǔn)化。一些重復(fù)性的程序，例如銷(xiāo)售記錄、存貨記錄和費(fèi)用的歸集與分配等,利用所設(shè)計(jì)的專(zhuān)門(mén)表格進(jìn)行記錄，就可以保證各類(lèi)業(yè)務(wù)處理上的一致性和完整性,使經(jīng)營(yíng)管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化。二、表格設(shè)計(jì)應(yīng)予考慮的因素表格具有將復(fù)雜信息有規(guī)律地、簡(jiǎn)單地呈現(xiàn)出來(lái)的功能，但是同時(shí)