費用報銷管理制度流程(執(zhí)行版)

四川高德投資有限公司費用報銷管理制度第一章總則第一條：為加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司費用報銷流程,合理控制費用支出，特制定本制度。第二條：根據(jù)公司實際情況，將費用報銷分為交通費、差旅費、通訊費、培訓費、業(yè)務招待費、會議費、辦公費、其他費用等。第三條：本制度適用公司各部門及分子公司。第二章費用報銷制度及流程第四條：原始憑證有效性的規(guī)定1、報銷人應取得真實合法的原始憑證=1\*GB2⑴、印章：國家或地方稅務局專用章+發(fā)票專用章，如少其中一個章，發(fā)票無效。=2\*GB2⑵、財政機關批準并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)；=3\*GB2⑶、郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、支出證明單；2、發(fā)票的真假辨別：發(fā)票章的單位名稱需要和網(wǎng)上注冊的名稱一致，可以登錄發(fā)票上提供的查詢網(wǎng)址進行核實，避免假票。3、發(fā)票抬頭：購貨方名稱（需提供給開票者公司全稱，不得是簡稱或有錯別字），如果是增值稅專用發(fā)票，需提供給開票者公司的完整開票信息。4、發(fā)票版面：不允許有任何涂改的痕跡，包括（金額、購貨方名稱以及其他項目），即使對方手工涂改后再加蓋發(fā)票專用章也無效。5、當報銷人獲得增值稅專用發(fā)票時，注意查看專用發(fā)票抵扣聯(lián)是否加蓋了開票單位的發(fā)票專用章，當場核對下發(fā)票章上的名稱以及稅號是否與專用發(fā)票上的銷貨方信息一致，避免取得不符合規(guī)定的專用發(fā)票。同時，注意專用發(fā)票抵扣聯(lián)不能折疊，不能有痕跡，避免以后在稅務局認證時通不過，造成不必要的損失。6、當帶回發(fā)票聯(lián)以及專用發(fā)票聯(lián)時，及時將專用發(fā)票聯(lián)提供給財務，將發(fā)票進行粘貼報銷即可。7、營改增后需要增值稅專用發(fā)票的兩家公司：南充領秀置業(yè)有限公司（一期成本費用普票、二期成本費用專用發(fā)票）；儀隴縣恒通達商貿(mào)有限公司；其余公司產(chǎn)生的費用索取普票即可。第五條：費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求：1、報銷單據(jù)填寫應整潔美觀，不得隨意涂改；2、報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據(jù)不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據(jù)過大時應按報銷單大小折疊好）；3、各票據(jù)應均勻貼在粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致；4、報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列；5、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；6、報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫，特殊備注用鉛筆填寫，便于審核后擦掉；7、報銷單椐各項目應填寫完整，大小寫金額一致；報銷單據(jù)不得涂改，票據(jù)金額小于報銷金額的不予報銷。8、有實物的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認，需入庫的實物單據(jù)應附入庫單；第六條：費用報銷流程：財務負責人審批會計審財務負責人審批會計審核部門負責人審核

審批簽字經(jīng)辦人填

寫報銷單主管領導審批總經(jīng)理審批出納審核付款經(jīng)辦人簽字領款主管領導審批總經(jīng)理審批出納審核付款經(jīng)辦人簽字領款若未按照流程簽字報銷，財務有權拒絕審核、報銷。第七條：報銷時間的規(guī)定1、房產(chǎn)、建筑公司每月1日至25日的每周二、四辦理費用報銷，每周三、五辦理對外付款業(yè)務。貿(mào)易、服務公司每月1日至25日的每周二、四辦理費用報銷，每周一、三、五辦理對外付款業(yè)務。25日財務結(jié)帳，26日至月底不再辦理對外支付及費用報銷業(yè)務（經(jīng)營費用借款、出差借款除外）。報銷及對外付款的審批流程須提前辦理，待審批無誤后交到財務部，財務根據(jù)公司制度，在規(guī)定時間內(nèi)報銷及對外付款。由于特殊情況需要對外付款且未到付款時間，應提前向領導匯報并通知財務。2、原則上在完成審批流程后財務方予報銷，為了提高工作效率，在領導不在情況下，允許電話請示報銷后補簽。3、超過三個月以上（含三個月）的費用將不予報銷，視自動放棄。4、營改增后，原地稅發(fā)票已停用，公司員工報銷費用提供原地稅發(fā)票的，財務部有權拒絕報銷。第八條：差旅費報銷1、公司人員因公外出所發(fā)生的交通費、住宿費、出差補貼等按規(guī)定標準在限額內(nèi)實行實報實銷，超出標準部分自行承擔。公司員工出差時提前填寫員工出差審批表，出差期限應該由派遣負責人視情況而定，員工將填寫好的出差審批表交于公司行政部，記錄考勤，若因工作需要延長出差時間的，應打電話向公司請示，若因為私事無故延長出差時間，公司不予報銷差旅費。2、出差補貼及標準：出差住宿費按照不超過以下標準實報實銷，超出部分不予報銷；出差伙食費按照以下標準進行補貼，不再支付相應的餐費報銷。到消費較高的省市出差，如北、上、廣、深、杭州等地，報領導審批后可實報實銷。業(yè)務招待費報領導審批后，可實報實銷。項目一般員工部門經(jīng)理副總以上住宿標準200250300交通費視情況批示視情況批示視情況批示出差生活補貼501001502.1、住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，差額不予補償，超出標準部分自行承擔。2.2、出差期間招待客戶需要事先經(jīng)主管領導同意后方可報銷招待費，回來后補辦申請手續(xù)。2.3、出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。2.4、不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。2.5、部門經(jīng)理以下（含部門經(jīng)理）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經(jīng)主管領導批準后方可乘坐飛機。2.6、到達目的地后，因特殊原因等需乘坐出租車的，應在出租車票背面詳細注明時間、起止地點及事由。2.7、住宿費標準為一個標準間標準。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個標準間住宿標準2.8、出差人員報銷差旅費時，需附出差清單（注明出差日期、事由、地點、到達時間、報銷金額），同時注明有無住宿費，貼上住宿票，費用包干部分憑發(fā)票報銷（發(fā)票金額大于費用包干標準的按標準報銷，發(fā)票金額小于費用包干標準的按實際金額報銷）。2.9、報銷差旅費須在回公司十日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，繳還預支差旅費。3.0、出差時索取發(fā)票的要求：出差時會產(chǎn)生的費用有餐費、住宿費以及交通費。住宿費可索取專用發(fā)票，餐費、交通費索取普票。第九條：辦公用費用管理1、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等費用。由行政人事部統(tǒng)一負責經(jīng)辦和管理，做好采購入庫工作。2、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報部門經(jīng)理和主管領導審批后，由行政人事部統(tǒng)一安排印制。3、各部門所需辦公用品，統(tǒng)一到行政人事部領用，并做好領用登記。4、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。5、個人領用的辦公用品、工具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠償。6、公司辦公費用報銷須按公司費用報銷審批程序執(zhí)行。7、行政人事部購買辦公用品時，盡量選擇可以開具增值稅專用發(fā)票的銷售方。8、對于快遞費，可以與取件人采取簽單的形式，定期開票一次，索取專用發(fā)票。9、銷售公司辦公用品由房產(chǎn)公司提供，銷售公司領取辦公用品時行政人事部應單獨登記，由銷售公司經(jīng)理統(tǒng)一領取，其他人不得隨意領取。第十條：業(yè)務招待費管理1、招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送商品、贈送返利卡開支等。招待費發(fā)票統(tǒng)一索取普票，發(fā)票內(nèi)容不得出現(xiàn)“禮品、禮物”等字樣。2、各部門因公招待須事先申請主管領導批準，原則上不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中（總經(jīng)理除外），以最高級別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。3、招待費發(fā)票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由，應注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息（用鉛筆備注，便于審批后擦掉）。4、其它非公招待客人一律個人承擔。5、由于招待費即使開專票也不能抵扣，當產(chǎn)生招待費時可以讓對方開具會議費或者住宿費的增值稅專用發(fā)票。在這種情況下提供的會議費或者住宿費專票用鉛筆在報銷單上備注上實際費用。6、招待費發(fā)生1個月內(nèi)報銷，報銷時按次填寫費用報銷單，每次要與批復情況相符，不能多次累計匯總填報。7、公司煙、酒實行定點采購，由行政部專人辦理采購和領用審批手續(xù)，財務部指定專人按采購審批單簽單購進并保管，按審批后的領用單發(fā)放，行政人員根據(jù)購進回單和領用單做出入庫臺賬。業(yè)務需用人員申請領用時填領用單交予行政人員辦理審批領用手續(xù)后領用。按月結(jié)算時，經(jīng)行政人員核對，財務審核無誤后按報銷審批程序規(guī)定予以支付貨款。實物存放于財務部，月底由行政、財務聯(lián)合盤點。第十一條：交通費1、市內(nèi)辦理業(yè)務人員原則上應盡量乘坐公交車，特殊情況下需要乘坐出租車的，必須事先取得部門經(jīng)理的批準，報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內(nèi)容。第十二條：車輛使用費1、公司車輛統(tǒng)一在指定加油站由專人辦理加油卡，開具增值稅專用發(fā)票。除自駕出差可以在異地加油外，均須到定點加油站憑卡加油，否則費用自理。2、因公外出或者出差時可以使用公司車輛，辦理私事不得使用公司車輛，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批復后酌情考慮。公司車輛駛出新政鎮(zhèn)須報總經(jīng)理批復，否則對當事人處以其本人一個月工資的罰款。3、因公自駕車外出辦事，嚴格遵守交通法規(guī)，交通罰款自行承擔。車輛使用費的報銷時限不得超過一個月。4、車輛使用中發(fā)生的加油費，路橋費、洗車費、車險、維修保養(yǎng)等報銷時應注明費用發(fā)生時間、車輛車牌號，不得將多輛車費用合并報銷；車輛維修保養(yǎng)時需填制報修單，批示后方可維修（異地故障電話請示，后補手續(xù)），報銷時須附修理單位打印或蓋章的物料及工時結(jié)算單和報修單。第十三條：通訊費1、對長期在項目部工作的員工，按工作需要在定額范圍內(nèi)執(zhí)行實報實銷，超支自付。定額如下：副總經(jīng)理以上300元/月，部門經(jīng)理200元/月，普通員工150元/月。發(fā)票抬頭為個人的，提供普通發(fā)票。2、公司產(chǎn)生的通訊費在繳費時索取增值稅專用發(fā)票。第十四條：培訓費1、培訓費用由行政人事部統(tǒng)一備案、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。2、費用發(fā)生前受訓部門應向行政人事部門申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經(jīng)費，經(jīng)人事行政部門審核主管領導審批后送一份至財務部門。3、費用使用部門應按照計劃在申請范圍內(nèi)使用費用。4、培訓費索取增值稅專用發(fā)票。第十五條：會議費1、各部門因工作需要參加各種會議的，應寫申請報告，詳細注明會議性質(zhì)、內(nèi)容、目的、會議地點、參會人數(shù)、會議天數(shù)及所需經(jīng)費，后附“會議邀請函”，經(jīng)部門負責人核實、主管領導簽字后方可前往。2、參會人員應嚴格控制費用開支，不得無故超支，厲行節(jié)約，反對鋪張浪費；3、會議結(jié)束后十日內(nèi)按規(guī)定辦理費用報銷手續(xù)，報銷單據(jù)后附經(jīng)審批的申請報告及“會議邀請函”。4、產(chǎn)生的會議費索取增值稅專用發(fā)票，并且會議費發(fā)票上不能出現(xiàn)餐費字樣。第十六條：水電氣費、物業(yè)管理費、社保等固定費用，由經(jīng)辦人員根據(jù)真實合法單據(jù)申請報銷。第十七條：單據(jù)類型1、經(jīng)營費用、員工借款填寫借支單，無需附件。2、差旅費報銷，填寫差旅費報銷單，后附住宿費、過路費發(fā)票等3、除上述1、2條外，其他業(yè)務報銷，均需使用費用報銷單，后附發(fā)票。4、若業(yè)務發(fā)生后，需用其他票據(jù)代替，填寫費用報銷單，報銷單內(nèi)容與代替發(fā)票內(nèi)容一致，但需用鉛筆標注真實業(yè)務，并且將收據(jù)附在后面。若無發(fā)票，將收據(jù)附在費用報銷單上即可。未涉及的其它事項發(fā)生的費用，根據(jù)實際情況，由經(jīng)辦部門上報主管領導酌情處理。第三章借款標準及流程第十七條：借款標準1、員工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超過其1個月工資總額。2、試用期員工原則上不允許借款。3、員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經(jīng)批準后到財務部領取現(xiàn)金；在原有借款未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。4、員工完結(jié)事務后，在報銷時扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，在當月發(fā)放工資時扣回。員工報賬還當月借款時，需收回當月借款單并銷毀，還跨月借款時要求財務出具還款收據(jù)，以免重復入賬5、單筆借支或報銷金額超過5000元的，需提前一天通知財務備款。借款人填寫借款單部門負責人審批財務負責人審批主管領導審批第十八條：借款流程借款人填寫借款單部門負責人審批財務負責人審批主管領導審批

總經(jīng)理審批出納審核并付款借款人簽字總經(jīng)理審批出納審核并付款借款人簽字領款第四章費用審批管理第二十條:費用審批管理1、公司所有資金收付審批權限屬公司總經(jīng)理。2、總經(jīng)理外出時，由主管領導審批后予以支付，總經(jīng)理回來后要補辦審批手續(xù)。對不符合公司財務制度的單據(jù)，有權拒絕支付。3、審批人應當在授權范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權限。4、貨幣資金支付的批準方式為