集團(tuán)公司會議管理制度

集團(tuán)公司會議管理制度一、總則第一條為規(guī)范會議程序，提高會議質(zhì)量，特制訂本制度。第二條本集團(tuán)主要的會議包括：集團(tuán)公司及各子公司股東大會和董事會會議、總經(jīng)理辦公會、集團(tuán)公司及各子公司職能部門會議、項(xiàng)目經(jīng)理以上人員大會和分公司、項(xiàng)目部會議等。二、股東大會第三條股東大會分為股東年會和臨時(shí)股東會。集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)法人股東年會于每年農(nóng)歷正月初六至初十期間在集團(tuán)辦公大樓召開。具體召開時(shí)間根據(jù)實(shí)際情況決定。第四條臨時(shí)股東會議由代表四分之一以上表決權(quán)的股東、三分之一以上的董事或者監(jiān)事提議召開。第五條股東大會由董事長召集并主持，該企業(yè)法人的全體股東參加。董事長因特殊原因無法出席的，可委托副董事長或其他董事召集或主持。第六條股東在股東大會上行使表決權(quán)時(shí)實(shí)行一股一權(quán)制，具體議事程序見企業(yè)章程。三、集團(tuán)公司董事會會議第七條集團(tuán)公司董事會是集團(tuán)的最高層管理機(jī)構(gòu)。集團(tuán)公司董事會會議一年舉行兩次，分別在公歷8月5日與1月5日前后舉行。第八條集團(tuán)公司董事會會議由集團(tuán)公司董事長召集并主持，全體董事參加。監(jiān)事列席董事會會議，非董事的各職能部門負(fù)責(zé)人在需要時(shí)也可列席董事會會議，列席會議者均無表決權(quán)。第九條特殊情況下可由董事長或監(jiān)事會主席提議召開f臨時(shí)董事會。第十條董事會會議須有二分之一以上的董事的出席方可召開。每一位董事享有一票表決權(quán)。董事會作出的普通決議，必須經(jīng)全體董事的過半數(shù)通過；特別決議須經(jīng)全體董事的2/3通過。具體見集團(tuán)公司章程。第十一條集團(tuán)公司董事會由集團(tuán)公司董事會秘書處（由辦公室兼任）負(fù)責(zé)組織籌備，并提前15天通知各位董事。四、子公司董事會會議第十二條根據(jù)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，土建與房地產(chǎn)子公司設(shè)董事會，其它子公司設(shè)執(zhí)行董事一名，暫不設(shè)董事會。第十三條子公司董事會一年舉行兩次。分別在5月1日期間及年末舉行，具體根據(jù)實(shí)際情況確定。必要時(shí)董事長或監(jiān)事會主席可以提議召開臨時(shí)董事會。第十四條子公司辦公室負(fù)責(zé)會議的組織籌備，并提前15天通知會議對象。第十五條為保證會議的有效性，有關(guān)人員需要在董事會上提交的議案和背景資料必須在會議五天前交辦公室，以便于分類整理工作。第十六條年終董事會會議上總經(jīng)理、監(jiān)事會主席、財(cái)務(wù)、主管經(jīng)理等所作的報(bào)告應(yīng)在會議前五天交辦公室。第十七條有關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、經(jīng)營數(shù)據(jù)和生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等各職能科室應(yīng)提前準(zhǔn)備，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，準(zhǔn)確反映公司運(yùn)行情況，在開會前7天交會議籌備組。第十八條分公司有權(quán)向會議進(jìn)行提案，無分公司的，以部門為單位進(jìn)行提案。會議提案確定后在會議通知中進(jìn)行公布。第十九條董事會與監(jiān)事會人員參加會議前要做好充分準(zhǔn)備，開會時(shí)必須認(rèn)真聽會，積極發(fā)言。第二十條董事會議程：l、總經(jīng)理向董事會匯報(bào)工作；2、按制度規(guī)定，由有關(guān)職能部門向董事會匯報(bào)工作；3、董事會根據(jù)職能部門和總經(jīng)理的匯報(bào)，對重大問題進(jìn)行研究、審議和表決；4、對總經(jīng)理提出的發(fā)展和投資問題進(jìn)行表決；5、對董事長提出的發(fā)展計(jì)劃、項(xiàng)目投資、人事調(diào)整、機(jī)構(gòu)變動等問題進(jìn)行審議和表決；6、本議程根據(jù)具體情況可適當(dāng)調(diào)整，并在每次會議通知中明確規(guī)定。第二十一條董事會會議實(shí)行“集體決策、個(gè)人負(fù)責(zé)”原則，董事會決議違反法律或公司章程，致使公司遭受嚴(yán)重?fù)p失的，參與決議的董事對公司負(fù)賠償責(zé)任，但經(jīng)證明在表決時(shí)曾表明異議并載人會議記錄的，該董事可免除責(zé)任。第二十二條董事會會議對所議事項(xiàng)進(jìn)行表決時(shí)，實(shí)行一人一票制。當(dāng)意見雙方票數(shù)相等時(shí)，董事長有兩票表決權(quán)。第二十三條董事會會議形成決議后受法律保護(hù)，必須遵照執(zhí)行。第二十四條董事會休會期間，董事長代行董事會職權(quán)，對各類問題進(jìn)行決策。遇重太問題，可召開臨時(shí)董事會。第二十五條董事會召開前一星期，總經(jīng)理要召開部門負(fù)責(zé)人會議，了解情況，聽取意見，然后向董事會報(bào)工作。第二十六條子公司董事會程序及規(guī)則同集團(tuán)公司董事會會議，具體見子公司章程。五、總經(jīng)理辦公會第二十七條集團(tuán)公司及各子公司總經(jīng)理辦公會每兩月舉行一次，時(shí)間為單月份的25—30日。第二十八條總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理召集并主持，全體副總經(jīng)理參加。第二十九條總經(jīng)理辦公會議事內(nèi)容：1、對向董事會提交的報(bào)告、議案、建議、董事會決議執(zhí)行情況等文件進(jìn)行確定；2、對決定提交董事會的年度預(yù)算、經(jīng)營計(jì)劃草案進(jìn)行定稿;3、經(jīng)營管理中遇到的問題和總經(jīng)理、副總經(jīng)理認(rèn)為需要集體討論決定的事項(xiàng)；4、市場變化、經(jīng)營環(huán)境變化而需要采取的對策等；5、在總經(jīng)理權(quán)限內(nèi)的人事變動；6、對分公司、項(xiàng)目、人員的考核、評定等。第三十條總經(jīng)理辦公會由辦公室負(fù)責(zé)組織籌備，并提前一周通知參會人員。六、職能部門會議第三十一條集團(tuán)公司職能部門會議及各子公司職能部門會議每月舉行一次。第三十二條集團(tuán)公司職能部門會議由總經(jīng)理或副總經(jīng)理召集并主持，集團(tuán)公司各職能部門負(fù)責(zé)及以上人員參加。第三十三條子公司職能部門會議由子公司總經(jīng)理（執(zhí)行經(jīng)理）或副經(jīng)理召集并主持，子公司各職能部門負(fù)責(zé)及以上人員參加。第三十四條會議內(nèi)容1、各部門前兩個(gè)月的工作匯報(bào)，下一步工作的計(jì)劃；2、會議主持人對上階段工作情況進(jìn)行總結(jié)，傳達(dá)董事會會議精神，并對下一階段工作進(jìn)行部署；3、對經(jīng)營管理和監(jiān)督檢查工作中有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行討論，提出需要研究解決的問題和建設(shè)性意見；4、公布階段性績效考評結(jié)果并研究確定獎罰方案；5、會議主持人認(rèn)為需要進(jìn)行在會議上討論的其他議題。第三十五條集團(tuán)公司及各子公司部門內(nèi)部會議每兩周舉行一次，由各部門負(fù)責(zé)人主持召開。七、會議組織與籌備第三十六條會議召集單位或會議主持人應(yīng)做好會前準(zhǔn)備工作：l、確定與會者；2、選擇開會時(shí)間；3、選擇開會地點(diǎn)；4、擬好會議議程；5、及早印發(fā)會議通知單（包括會議地點(diǎn)、時(shí)間、出席人員、會議內(nèi)容或議程等）；6、準(zhǔn)備匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案；7、落實(shí)會場，安排座位，備好茶具、茶水等。第三十七條董事會是企業(yè)研究解決重大問題的法定機(jī)構(gòu)租重要平臺，為保證董事會會議質(zhì)量，切實(shí)提高會議效率，公司各級部門在董事會會議召開前必須按以下程序搜集遴選董事會會議動議：(1)董事會會議通知發(fā)出后，各項(xiàng)目部于3日內(nèi)召開項(xiàng)目管理人員大會，搜集討論需要解決的問題，無法在會上解決的由項(xiàng)目經(jīng)理提交到分公司會議；(2)分公司各職能系統(tǒng)也于3日內(nèi)召開本系統(tǒng)相關(guān)人員會議，會上無法解決的問題由職能負(fù)責(zé)人向分公司會議提交，注意會議時(shí)間與項(xiàng)目會議不得沖突；(3)分公司在接到會議通知后5日內(nèi)召開項(xiàng)目經(jīng)理和職能負(fù)責(zé)人會議，在會上研究解決由各項(xiàng)目經(jīng)理和職能負(fù)責(zé)人提出的問題，無法解決的重大問題由分公司經(jīng)理提交子公司總經(jīng)理辦公會;（4）子公司各職能部門在會議通知發(fā)出后5日內(nèi)召開本部門會議，需要上級解決的問題由部門負(fù)責(zé)人提交總經(jīng)理辦公會；（5）子公司總經(jīng)理召集由子公司各職能部門負(fù)責(zé)人和各分公司經(jīng)理參加的總經(jīng)理辦公會，研究解決提交的問題，無法解決的問題由總經(jīng)理通報(bào)子公司董事會秘書處，列為董事會會議動議。八、會中與會后事務(wù)第三十八條會中事務(wù)工作規(guī)定l、會議簽到；2、會場服務(wù)（引導(dǎo)座位、分發(fā)會議文件材料、內(nèi)外聯(lián)系、維持會場秩序、會場攝影等工作）；3、會議記錄（第一部分是會議組織情況，包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席者、主持人等；第二部分是會議的內(nèi)容，包括會議議題、討論發(fā)言、形成的決議等）。會議記錄格式時(shí)間年月日（星期])_時(shí)分地點(diǎn)出席請假- 1主持人 ._ 記.錄.主持人致辭報(bào)告事項(xiàng) 討論事項(xiàng) _ _ 討論發(fā)言 _ 形成的決議 |i已錄入、主持人簽署會議紀(jì)要格式會議名稱地點(diǎn)主持人記錄人參加者缺席序號決議執(zhí)行人完成時(shí)間抄送簽發(fā)人第三十九條檢查催辦：會議議定事項(xiàng)的檢查催辦，是為使會議精神落到實(shí)處，同時(shí)也是信息反饋的一條重要渠道。凡是在董事會、總經(jīng)理辦公會、中層經(jīng)理會、職能部門會議、分公司、項(xiàng)目的各種會議上形成民主決議的，任何人都必須無條件服從并貫徹執(zhí)行。不傳達(dá)、不服從、不執(zhí)行的，項(xiàng)目人員第一次罰100—200元，分公司人員罰200?300元，子公司人員罰500—1000元，集團(tuán)公司人員罰1000—2000元。第二次罰款加倍。第三次降職或免職。由各部門負(fù)責(zé)人對違反制度的本部門人員進(jìn)行罰款，如部門負(fù)責(zé)人不服從，由監(jiān)事會主席負(fù)責(zé)處罰。九、會議注意事項(xiàng)第四十條為提高會議效率，必須注意以下幾點(diǎn)：1、不開可開可不開的會；2、不開沒有準(zhǔn)備的會；3、不開沒有明確議題的會；4、不開議題過多的會；5、不要無關(guān)的人參加會；6、不要遲到或無故延長會議時(shí)間；7、不要做離題發(fā)言和重復(fù)發(fā)言；8、不要搞“一言堂”；9、不要議而不決；lO、不要決而不行；ll、發(fā)言時(shí)不可長