合同管理規(guī)范

--合同管理規(guī)范方法與過程控制一般規(guī)定本管理辦法適用于直接構成發(fā)包單位項目開發(fā)成本且需要承包單位通過工程施工形成實體產品（如土建、安裝、裝飾、園林環(huán)境等）的合同；勘測、監(jiān)理、造價咨詢委托類合同參照本管理辦法執(zhí)行；土地、材料設備采購、設計類合同則另按有關管理辦法執(zhí)行。房地產項目的工程合同管理必須遵循以下原則：合法性原則：工程合同管理必須全面符合有關法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權益能夠依法受到保護。合同書原則：工程施工必須正式簽署合同書以明確雙方的權利、義務和責任，但金額在一萬元以下且能及時結清的零星工程及工程類合同中已經(jīng)界定清楚歸屬的變更簽證事項可另行辦理。事前簽訂原則：工程合同應在經(jīng)濟事項發(fā)生前簽署，禁止工程類業(yè)務未簽署合同即先行施工。招標原則本原則包括以下兩方面含義：◆采用招標方式確定合作方。除下列情況外的所有合同的合作方均應通過招標方式確定：（1）某項工程、產品業(yè)已經(jīng)過中南房地產業(yè)有限公司審批確定了長期合作伙伴關系；（2）某些政府壟斷工程；（3）屬于《中南房地產業(yè)有限公司工程招標管理辦法》規(guī)定的適用情形，經(jīng)詳細填寫《中南房地產業(yè)有限公司考察結果審批表》（詳見附件），并按規(guī)定經(jīng)公司有關負責人集體會簽批準后，方可采用考察對比的方法確定合作方?！艉贤S附招標文件。擬簽合同正文及其補充協(xié)議（包括設計變更與現(xiàn)場簽證協(xié)議、工程保修協(xié)議、廉潔合作協(xié)議），應作為招標文件之附件一并發(fā)給投標單位，投標單位需對其進行確認。利益明晰原則：合同應清楚地界定、描述各方的權利和義務，以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現(xiàn)象；合同中尤其應有明確的、可以界定清楚的合同價款、結算辦法及付款方式；如果合同價款可能調整，則應明確調整依據(jù)、調整方式（如何計價、總價如何最后確定等），并就設計變更與現(xiàn)場簽證的有效性、可控性作出明確規(guī)定。合同訂立的管理標準示范合同：在招標（招標文件附件）及合同簽署時，工程合同應盡量應用合同標準文本?？偛坑嘘P部門將就房地產業(yè)務，逐步建立統(tǒng)一的合同標準文本，各公司應予采用。合同標準文本內容盡量采用FIDIC條款模式，內容分為協(xié)議條款、通用條款、補充條款和附件，其中協(xié)議條款根據(jù)具體業(yè)務、對象的不同而定，通用條款適用于所有的同類合同，補充條款則由經(jīng)辦人在具體經(jīng)辦合同時補充加入?yún)f(xié)議條款、通用條款中未盡事宜；如當?shù)卣块T有強制性規(guī)定，可按當?shù)卣块T標準合同執(zhí)行，但必須通過補充條款等方式充分補充與公司合同標準文本之間存在差異的內容。如公司尚未制定合同標準文本，可以延用以往的合同，但經(jīng)辦部門應聯(lián)系成本管理部、工程管理部、財務管理部、辦公室、法律組盡快制定相應的標準合同。當客觀條件發(fā)生重大變化、原有合同標準文本不再適用時，業(yè)務部門應及時提出與相關部門共同修改。合同的經(jīng)濟條款應包括但不限于以下內容：合同價款或委托酬金：采用招標方式選擇合作方的，應以雙方確定的最終報價作為合同金額；提倡在有標底的情況下進行招標并確定合同價款，如果是采用費率折扣方式確定合同價款，合同中應明確費用計取的依據(jù)、主材價格計取辦法，并規(guī)定合同雙方如何盡快核實施工圖預算確定合同價款，以及就確定后的合同價款簽署補充協(xié)議。為防止承包單位高估結算，應與承包單位在工程合同中約定控制辦法。比如：報送的結算造價最終核減額在審核總價5％以內（含5％）的造價咨詢酬金由發(fā)包單位支付，若結算造價最終核減額超出5％，則因造價超出部分而引起的造價咨詢酬金之增加部分由承包單位支付；若承包單位報送的結算金額超出最終審定結算金額10％（含10％）時，承包單位除造價咨詢酬金外，發(fā)包單位應進一步扣款（扣款比例、金額各公司自定），直至取消今后對工程的投標資格（且應在《工程結算通知單》強調此內容）。計價依據(jù)：工程類合同應將施工圖、預算書作為合同的組成附屬部分，合同附屬文件一般還包括：招標文件、投標文件、答疑文件等，并應在合同條款中明確以下問題：◆包干形式、定額標準、取費方法；◆發(fā)包單位分包工程、甲供（發(fā)包單位）材料設備、（發(fā)包單位）限價的范圍和種類； ◆人工、材料、機械臺班的價格及其價差的結算辦法； ◆總分包的關系、配合的范圍以及總包管理費和總包配合費的計取方法等； ◆開辦費、施工組織措施費、擾民費、文明現(xiàn)場施工費、趕工費等費用的取舍、計取辦法及其包括的具體范圍。設計變更及現(xiàn)場簽證：合同中應規(guī)定設計變更及現(xiàn)場簽證的認定依據(jù)、結算核價辦法，對于承包單位，可依據(jù)《中南房地產業(yè)有限公司設計變更和現(xiàn)場簽證管理辦法》的規(guī)定與其另外訂立《關于設計變更、現(xiàn)場簽證的協(xié)議》?？們r結算辦法：工程類合同可在合同中明確規(guī)定按“結算=合同價（或預算造價）+材料價差+設計變更+現(xiàn)場簽證+增加項目-減少項目+獎勵-罰款”確定結算總價。結算和付款辦法：合同應明確規(guī)定驗收及付款辦法、保修維護辦法及保修金處理辦法；進度款的支付一般按形象進度分階段確定付款金額，不采用分月審核進度款的方法；各期進度款累計不應超過總造價的80%；無準確施工圖預算或無準確合同總價時，應充分考慮付款風險，尤其在施工中后期更應有效地控制好進度款，以防超付。廉潔合作約定：為維護公司利益、防止黑幕、保護職員，在工程或其他高金額的合同中，應與承包單位另外簽署《廉潔合作協(xié)議》作合同的補充協(xié)議。保修協(xié)議：對施工合同，為保證工程質量，保護公司利益，應與承包單位另外簽署《工程質量保修協(xié)議》作合同的補充協(xié)議。合同起草、談判與簽署的主要職能部門：工程管理部負責工期、質量等技術部分的起草、談判和合同簽署；成本管理部負責其中的合同價款、計價方式、付款方式等經(jīng)濟部分工程的起草和談判。合同審批流程：通過招標確定合作方后，由主辦工程師填寫合同審批表，在征得有關職能部門同意（會簽）后上報分管副總、總經(jīng)理審批；合同審批應按照合同的審批流程，工程合同審批流程如“圖一”所示（圖中實框為必經(jīng)流程，虛框為按實際情況選擇之流程；）。工程合同審批流程：工程管理部/項目部復核簽字駐項目部造價工程師復核簽字主辦工程師填寫《合同審批表》招標確定合作單位等主辦工程師/造價工程師共同確定合同格式法律組審核非標準合同成本管理部復核簽字財務管理部復核簽字分管副總復核簽字總經(jīng)理批示簽字辦公室等存檔下發(fā)執(zhí)行（圖一）為提高合同審批的效率，公司領導、職能部門經(jīng)理可根據(jù)實際情況需要，在自身職能范圍內，對于某些類別、一定金額以下的工程合同，在不違反有關規(guī)定的前提下，可對下級部門或人員作一定的授權，但授權人仍為責任人。合同履行的管理合同的交底：在合同簽訂之后，一般要求至少就主體合同填寫《中南房地產業(yè)有限公司工程合同摘要表》，發(fā)至各部門，并向工程、成本、采購等有關人員進行合同講解交底，說明工期、質量、工程范圍、付款方式、發(fā)包單位職責（即甲供材料設備、甲方限價、甲方分包等范圍）、總分包的關系等，以便各崗位人員協(xié)調、配合；金額較小的合同交底，可只填寫《中南房地產業(yè)有限公司工程合同摘要表》發(fā)送到相關部門的有關人員，以便執(zhí)行。合同款支付項目部的工程管理人員負責合同款支付的經(jīng)辦，填寫付款申請單、工程付款審批表等，經(jīng)相關職能部門審核、公司領導審批后支付；合同款支付審批按其支付金額規(guī)模確定審批流程。工程進度款的支付流程如“圖二”所示（圖中實框為必經(jīng)流程，虛框為按實際情況選擇之流程）。工程付款審批流程：工程管理部復核簽字現(xiàn)場工程師填寫《工程付款審批表》項目經(jīng)理復核簽字總經(jīng)理簽字承包單位報付款申請報告（附所需付款依據(jù)）監(jiān)理審核形象進度（附質量等說明）現(xiàn)場工程師復核、駐項目部造價工程師復審成本管理部復核簽字財務管理部復核簽字分管副總（或總監(jiān)）簽字財務開支票并登記成本管理部登記實際完成和付款臺賬項目部（合同管理員）登記臺賬 （圖二）對保修金等余款的支付辦法應作明確規(guī)定，除一般保修金外，可在合同中約定發(fā)包單位在工程竣工后一定時間內扣押承包單位一定數(shù)額的滲漏保證金。合同變更的管理合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更合同內容的，或者承包單位提出變更要求的，經(jīng)辦人員應及時向部門經(jīng)理請示報告，部門經(jīng)理同意變更的，經(jīng)辦人員在與對方協(xié)商一致后起草變更后的條款，再按照合同訂立的有關程序辦理，嚴禁擅自變更合同。合同結算當合同中約定的承包單位的責任和義務已全部完成，并且通過驗收、達到了工程結算條件，由主辦工程師協(xié)助合作方收集整理結算資料，填寫《工程結算申請表》。如工程存在質量問題或履約過程中承包單位存在違約情況等，主辦工程師應在結算申請表中作出詳細說明及處理意見。由成本管理部負責按合同確定的結算方式辦理結算，并特別注意：獎罰條款的執(zhí)行（如工期獎罰、質量獎罰、安全獎罰等）、承包方承諾讓利、各項費用的計取或扣除（如水電費、扣款項目、保修金等）、承包單位多報領的甲供材料、變更簽證未如實實施的部分、鋼材實際用量、主材價格等。工程結算的具體方法按《中南房地產業(yè)有限公司工程預結算管理辦法》執(zhí)行。工程結算要注意結算資料的及時整理、分類、歸檔、保存。合同執(zhí)行情況的評估主體合同等金額較大的合同執(zhí)行完后，應由合同主辦部門對發(fā)包單位的合同管理（工期、質量、成本、配合等）、承包單位的工期、質量、成本、配合等進行總結，并填寫《中南房地產業(yè)有限公司合同執(zhí)行情況評估表》。合同檔案的管理合同文本保管應遵循及時整理、分類、歸檔、保存，以便復查。合同文本原件（包括合同文本、相關補充協(xié)議、合同審批表等）應由辦公室專人妥善保管；工程管理部、成本管理部、財務管理部、項目部應備有合同文本等資料的復印件。同時執(zhí)行集團公司檔案管理規(guī)定。公司有關職能部門應全面運用成本管理軟件，設立合同管理臺帳，系統(tǒng)地填報合同的簽定、履行、結算等動態(tài)情況。合同用章執(zhí)行集團公司用章管理規(guī)定。同時要求承包單位蓋有有效印章的同時，其法人代表或法人代表授權人還需簽字；每份合同原件由發(fā)包單位至少蓋兩個以上騎縫章。工程合同編號合同應該由專人連續(xù)統(tǒng)一編號；因主合同的變更、解除等訂立的補充協(xié)議，按主合同類別編號（因補充合同中可能涉及其他類別的內容）；合同有關部門皆應采用統(tǒng)一編號。以公司為買方，房地產項目合同按內容可分為六大類：◆土地合同；◆前期合同（包括規(guī)劃、設計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢）；◆施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）；◆材料設備采購合同（包括材料采購、甲方付款乙方收貨的三方合同、設備購買及安裝）；◆園林環(huán)境合同（包括室外環(huán)境的設計、施工）；◆營銷包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣傳品設計、印刷）。合同編號次序為：項目名稱及期或區(qū)、棟（不能確定具體期別列入“跨期待分攤）-分類-流水號（按訂立日期編制流水號）。如“ZN-CBD-B03-施工-003號”、“ZN-CBD-B03-施工-跨期待分攤-003號”等。成本管理部、財務管理部在合同分類登記時，還應對每份合同按總部成本核算科目進行歸屬，以便動態(tài)反映工程成本發(fā)生情況。關于合同的保管期限、保密、銷毀等具體規(guī)定按照《中南房地產業(yè)有限公司合同管理規(guī)范》執(zhí)行。其他規(guī)定本管理辦法集團所屬各房地產公司務必嚴格執(zhí)行，如在執(zhí)行過程中，與實際情況確有不適合之處，執(zhí)行部門可根據(jù)實際情況作修改之請示，報經(jīng)集團總部財務管理部成本管理組核實后經(jīng)總部分管領導批準后方可實施。本管理辦法自年月日起執(zhí)行。記錄要求：工程合同審批表編號:ZN-FC-HT-08-01版本：A/1表格生效日期：年月日序號:申報部門：申報時間：年月日工程工程名稱合同編號合同類別□前期類□施工類□材料設備類□室外環(huán)境類□營銷包裝類簽約單位甲方乙方丙方合同內容概要承包范圍合同價款及及單方造價計價方式付款方式工期質量要求保修約定經(jīng)經(jīng)辦部門說明合作單位情況選擇理由：招標資料編號：考查審批表編號：目標成本總額：與合同價款差異數(shù)額：成本差異說明會簽欄項目部法律組工程管理部成本管理部財務管理部副總經(jīng)理總經(jīng)理工程付款審批表編號:ZN-FC-HT-08-02版本：A/1表格生效日期：年月日序號:項目名稱：填寫日期：年月日合同名稱合同名稱合同編號收款單位全稱開戶銀行帳號合同簽約總價款元調整后的合同總價款元截止目前累計已付款元目前合同未付金額元本次承包單位申請支付金額元我方月度資金計劃中所列本次計劃付款額元本次我方擬付金額（人民幣元）小寫：大寫：付款理由本次付款合同條款摘要合同履行情況（進度、質量、配合等）付款金額簡要計算過程會簽欄項目部經(jīng)辦人：經(jīng)理：（工程管理部）經(jīng)辦人：經(jīng)理：成本管理部經(jīng)辦人：經(jīng)理：財務管理部分管副總總經(jīng)理工程合同摘要表編號:ZN-FC-HT-08-03版本：A/1表格生效日期：年月日序號:項目名稱；填寫日期：年月日合同名稱合同名稱合同編號承包單位序號內容摘要1工程范圍2合同總價及計價方式33工期及付款4質量要求5甲供材料及設備6甲方限價材料及設備7甲方分包8三方合同備注9其他經(jīng)辦人經(jīng)辦部門工程合同執(zhí)行情況評估表編號:ZN-FC-HT-08-04版本：A/1表格生效日期：年月日序號:項目名稱：