合同管理規(guī)范

--合同管理規(guī)范方法與過程控制一般規(guī)定本管理辦法適用于直接構(gòu)成發(fā)包單位項(xiàng)目開發(fā)成本且需要承包單位通過工程施工形成實(shí)體產(chǎn)品（如土建、安裝、裝飾、園林環(huán)境等）的合同；勘測(cè)、監(jiān)理、造價(jià)咨詢委托類合同參照本管理辦法執(zhí)行；土地、材料設(shè)備采購(gòu)、設(shè)計(jì)類合同則另按有關(guān)管理辦法執(zhí)行。房地產(chǎn)項(xiàng)目的工程合同管理必須遵循以下原則：合法性原則：工程合同管理必須全面符合有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使得公司的權(quán)益能夠依法受到保護(hù)。合同書原則：工程施工必須正式簽署合同書以明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，但金額在一萬元以下且能及時(shí)結(jié)清的零星工程及工程類合同中已經(jīng)界定清楚歸屬的變更簽證事項(xiàng)可另行辦理。事前簽訂原則：工程合同應(yīng)在經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生前簽署，禁止工程類業(yè)務(wù)未簽署合同即先行施工。招標(biāo)原則本原則包括以下兩方面含義：◆采用招標(biāo)方式確定合作方。除下列情況外的所有合同的合作方均應(yīng)通過招標(biāo)方式確定：（1）某項(xiàng)工程、產(chǎn)品業(yè)已經(jīng)過中南房地產(chǎn)業(yè)有限公司審批確定了長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系；（2）某些政府壟斷工程；（3）屬于《中南房地產(chǎn)業(yè)有限公司工程招標(biāo)管理辦法》規(guī)定的適用情形，經(jīng)詳細(xì)填寫《中南房地產(chǎn)業(yè)有限公司考察結(jié)果審批表》（詳見附件），并按規(guī)定經(jīng)公司有關(guān)負(fù)責(zé)人集體會(huì)簽批準(zhǔn)后，方可采用考察對(duì)比的方法確定合作方?！艉贤S附招標(biāo)文件。擬簽合同正文及其補(bǔ)充協(xié)議（包括設(shè)計(jì)變更與現(xiàn)場(chǎng)簽證協(xié)議、工程保修協(xié)議、廉潔合作協(xié)議），應(yīng)作為招標(biāo)文件之附件一并發(fā)給投標(biāo)單位，投標(biāo)單位需對(duì)其進(jìn)行確認(rèn)。利益明晰原則：合同應(yīng)清楚地界定、描述各方的權(quán)利和義務(wù)，以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現(xiàn)象；合同中尤其應(yīng)有明確的、可以界定清楚的合同價(jià)款、結(jié)算辦法及付款方式；如果合同價(jià)款可能調(diào)整，則應(yīng)明確調(diào)整依據(jù)、調(diào)整方式（如何計(jì)價(jià)、總價(jià)如何最后確定等），并就設(shè)計(jì)變更與現(xiàn)場(chǎng)簽證的有效性、可控性作出明確規(guī)定。合同訂立的管理標(biāo)準(zhǔn)示范合同：在招標(biāo)（招標(biāo)文件附件）及合同簽署時(shí)，工程合同應(yīng)盡量應(yīng)用合同標(biāo)準(zhǔn)文本。總部有關(guān)部門將就房地產(chǎn)業(yè)務(wù)，逐步建立統(tǒng)一的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，各公司應(yīng)予采用。合同標(biāo)準(zhǔn)文本內(nèi)容盡量采用FIDIC條款模式，內(nèi)容分為協(xié)議條款、通用條款、補(bǔ)充條款和附件，其中協(xié)議條款根據(jù)具體業(yè)務(wù)、對(duì)象的不同而定，通用條款適用于所有的同類合同，補(bǔ)充條款則由經(jīng)辦人在具體經(jīng)辦合同時(shí)補(bǔ)充加入?yún)f(xié)議條款、通用條款中未盡事宜；如當(dāng)?shù)卣块T有強(qiáng)制性規(guī)定，可按當(dāng)?shù)卣块T標(biāo)準(zhǔn)合同執(zhí)行，但必須通過補(bǔ)充條款等方式充分補(bǔ)充與公司合同標(biāo)準(zhǔn)文本之間存在差異的內(nèi)容。如公司尚未制定合同標(biāo)準(zhǔn)文本，可以延用以往的合同，但經(jīng)辦部門應(yīng)聯(lián)系成本管理部、工程管理部、財(cái)務(wù)管理部、辦公室、法律組盡快制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同。當(dāng)客觀條件發(fā)生重大變化、原有合同標(biāo)準(zhǔn)文本不再適用時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出與相關(guān)部門共同修改。合同的經(jīng)濟(jì)條款應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同價(jià)款或委托酬金：采用招標(biāo)方式選擇合作方的，應(yīng)以雙方確定的最終報(bào)價(jià)作為合同金額；提倡在有標(biāo)底的情況下進(jìn)行招標(biāo)并確定合同價(jià)款，如果是采用費(fèi)率折扣方式確定合同價(jià)款，合同中應(yīng)明確費(fèi)用計(jì)取的依據(jù)、主材價(jià)格計(jì)取辦法，并規(guī)定合同雙方如何盡快核實(shí)施工圖預(yù)算確定合同價(jià)款，以及就確定后的合同價(jià)款簽署補(bǔ)充協(xié)議。為防止承包單位高估結(jié)算，應(yīng)與承包單位在工程合同中約定控制辦法。比如：報(bào)送的結(jié)算造價(jià)最終核減額在審核總價(jià)5％以內(nèi)（含5％）的造價(jià)咨詢酬金由發(fā)包單位支付，若結(jié)算造價(jià)最終核減額超出5％，則因造價(jià)超出部分而引起的造價(jià)咨詢酬金之增加部分由承包單位支付；若承包單位報(bào)送的結(jié)算金額超出最終審定結(jié)算金額10％（含10％）時(shí)，承包單位除造價(jià)咨詢酬金外，發(fā)包單位應(yīng)進(jìn)一步扣款（扣款比例、金額各公司自定），直至取消今后對(duì)工程的投標(biāo)資格（且應(yīng)在《工程結(jié)算通知單》強(qiáng)調(diào)此內(nèi)容）。計(jì)價(jià)依據(jù)：工程類合同應(yīng)將施工圖、預(yù)算書作為合同的組成附屬部分，合同附屬文件一般還包括：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、答疑文件等，并應(yīng)在合同條款中明確以下問題：◆包干形式、定額標(biāo)準(zhǔn)、取費(fèi)方法；◆發(fā)包單位分包工程、甲供（發(fā)包單位）材料設(shè)備、（發(fā)包單位）限價(jià)的范圍和種類； ◆人工、材料、機(jī)械臺(tái)班的價(jià)格及其價(jià)差的結(jié)算辦法； ◆總分包的關(guān)系、配合的范圍以及總包管理費(fèi)和總包配合費(fèi)的計(jì)取方法等； ◆開辦費(fèi)、施工組織措施費(fèi)、擾民費(fèi)、文明現(xiàn)場(chǎng)施工費(fèi)、趕工費(fèi)等費(fèi)用的取舍、計(jì)取辦法及其包括的具體范圍。設(shè)計(jì)變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證：合同中應(yīng)規(guī)定設(shè)計(jì)變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證的認(rèn)定依據(jù)、結(jié)算核價(jià)辦法，對(duì)于承包單位，可依據(jù)《中南房地產(chǎn)業(yè)有限公司設(shè)計(jì)變更和現(xiàn)場(chǎng)簽證管理辦法》的規(guī)定與其另外訂立《關(guān)于設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證的協(xié)議》?？們r(jià)結(jié)算辦法：工程類合同可在合同中明確規(guī)定按“結(jié)算=合同價(jià)（或預(yù)算造價(jià)）+材料價(jià)差+設(shè)計(jì)變更+現(xiàn)場(chǎng)簽證+增加項(xiàng)目-減少項(xiàng)目+獎(jiǎng)勵(lì)-罰款”確定結(jié)算總價(jià)。結(jié)算和付款辦法：合同應(yīng)明確規(guī)定驗(yàn)收及付款辦法、保修維護(hù)辦法及保修金處理辦法；進(jìn)度款的支付一般按形象進(jìn)度分階段確定付款金額，不采用分月審核進(jìn)度款的方法；各期進(jìn)度款累計(jì)不應(yīng)超過總造價(jià)的80%；無準(zhǔn)確施工圖預(yù)算或無準(zhǔn)確合同總價(jià)時(shí)，應(yīng)充分考慮付款風(fēng)險(xiǎn)，尤其在施工中后期更應(yīng)有效地控制好進(jìn)度款，以防超付。廉潔合作約定：為維護(hù)公司利益、防止黑幕、保護(hù)職員，在工程或其他高金額的合同中，應(yīng)與承包單位另外簽署《廉潔合作協(xié)議》作合同的補(bǔ)充協(xié)議。保修協(xié)議：對(duì)施工合同，為保證工程質(zhì)量，保護(hù)公司利益，應(yīng)與承包單位另外簽署《工程質(zhì)量保修協(xié)議》作合同的補(bǔ)充協(xié)議。合同起草、談判與簽署的主要職能部門：工程管理部負(fù)責(zé)工期、質(zhì)量等技術(shù)部分的起草、談判和合同簽署；成本管理部負(fù)責(zé)其中的合同價(jià)款、計(jì)價(jià)方式、付款方式等經(jīng)濟(jì)部分工程的起草和談判。合同審批流程：通過招標(biāo)確定合作方后，由主辦工程師填寫合同審批表，在征得有關(guān)職能部門同意（會(huì)簽）后上報(bào)分管副總、總經(jīng)理審批；合同審批應(yīng)按照合同的審批流程，工程合同審批流程如“圖一”所示（圖中實(shí)框?yàn)楸亟?jīng)流程，虛框?yàn)榘磳?shí)際情況選擇之流程；）。工程合同審批流程：工程管理部/項(xiàng)目部復(fù)核簽字駐項(xiàng)目部造價(jià)工程師復(fù)核簽字主辦工程師填寫《合同審批表》招標(biāo)確定合作單位等主辦工程師/造價(jià)工程師共同確定合同格式法律組審核非標(biāo)準(zhǔn)合同成本管理部復(fù)核簽字財(cái)務(wù)管理部復(fù)核簽字分管副總復(fù)核簽字總經(jīng)理批示簽字辦公室等存檔下發(fā)執(zhí)行（圖一）為提高合同審批的效率，公司領(lǐng)導(dǎo)、職能部門經(jīng)理可根據(jù)實(shí)際情況需要，在自身職能范圍內(nèi)，對(duì)于某些類別、一定金額以下的工程合同，在不違反有關(guān)規(guī)定的前提下，可對(duì)下級(jí)部門或人員作一定的授權(quán)，但授權(quán)人仍為責(zé)任人。合同履行的管理合同的交底：在合同簽訂之后，一般要求至少就主體合同填寫《中南房地產(chǎn)業(yè)有限公司工程合同摘要表》，發(fā)至各部門，并向工程、成本、采購(gòu)等有關(guān)人員進(jìn)行合同講解交底，說明工期、質(zhì)量、工程范圍、付款方式、發(fā)包單位職責(zé)（即甲供材料設(shè)備、甲方限價(jià)、甲方分包等范圍）、總分包的關(guān)系等，以便各崗位人員協(xié)調(diào)、配合；金額較小的合同交底，可只填寫《中南房地產(chǎn)業(yè)有限公司工程合同摘要表》發(fā)送到相關(guān)部門的有關(guān)人員，以便執(zhí)行。合同款支付項(xiàng)目部的工程管理人員負(fù)責(zé)合同款支付的經(jīng)辦，填寫付款申請(qǐng)單、工程付款審批表等，經(jīng)相關(guān)職能部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后支付；合同款支付審批按其支付金額規(guī)模確定審批流程。工程進(jìn)度款的支付流程如“圖二”所示（圖中實(shí)框?yàn)楸亟?jīng)流程，虛框?yàn)榘磳?shí)際情況選擇之流程）。工程付款審批流程：工程管理部復(fù)核簽字現(xiàn)場(chǎng)工程師填寫《工程付款審批表》項(xiàng)目經(jīng)理復(fù)核簽字總經(jīng)理簽字承包單位報(bào)付款申請(qǐng)報(bào)告（附所需付款依據(jù)）監(jiān)理審核形象進(jìn)度（附質(zhì)量等說明）現(xiàn)場(chǎng)工程師復(fù)核、駐項(xiàng)目部造價(jià)工程師復(fù)審成本管理部復(fù)核簽字財(cái)務(wù)管理部復(fù)核簽字分管副總（或總監(jiān)）簽字財(cái)務(wù)開支票并登記成本管理部登記實(shí)際完成和付款臺(tái)賬項(xiàng)目部（合同管理員）登記臺(tái)賬 （圖二）對(duì)保修金等余款的支付辦法應(yīng)作明確規(guī)定，除一般保修金外，可在合同中約定發(fā)包單位在工程竣工后一定時(shí)間內(nèi)扣押承包單位一定數(shù)額的滲漏保證金。合同變更的管理合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，或者承包單位提出變更要求的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理請(qǐng)示報(bào)告，部門經(jīng)理同意變更的，經(jīng)辦人員在與對(duì)方協(xié)商一致后起草變更后的條款，再按照合同訂立的有關(guān)程序辦理，嚴(yán)禁擅自變更合同。合同結(jié)算當(dāng)合同中約定的承包單位的責(zé)任和義務(wù)已全部完成，并且通過驗(yàn)收、達(dá)到了工程結(jié)算條件，由主辦工程師協(xié)助合作方收集整理結(jié)算資料，填寫《工程結(jié)算申請(qǐng)表》。如工程存在質(zhì)量問題或履約過程中承包單位存在違約情況等，主辦工程師應(yīng)在結(jié)算申請(qǐng)表中作出詳細(xì)說明及處理意見。由成本管理部負(fù)責(zé)按合同確定的結(jié)算方式辦理結(jié)算，并特別注意：獎(jiǎng)罰條款的執(zhí)行（如工期獎(jiǎng)罰、質(zhì)量獎(jiǎng)罰、安全獎(jiǎng)罰等）、承包方承諾讓利、各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)取或扣除（如水電費(fèi)、扣款項(xiàng)目、保修金等）、承包單位多報(bào)領(lǐng)的甲供材料、變更簽證未如實(shí)實(shí)施的部分、鋼材實(shí)際用量、主材價(jià)格等。工程結(jié)算的具體方法按《中南房地產(chǎn)業(yè)有限公司工程預(yù)結(jié)算管理辦法》執(zhí)行。工程結(jié)算要注意結(jié)算資料的及時(shí)整理、分類、歸檔、保存。合同執(zhí)行情況的評(píng)估主體合同等金額較大的合同執(zhí)行完后，應(yīng)由合同主辦部門對(duì)發(fā)包單位的合同管理（工期、質(zhì)量、成本、配合等）、承包單位的工期、質(zhì)量、成本、配合等進(jìn)行總結(jié)，并填寫《中南房地產(chǎn)業(yè)有限公司合同執(zhí)行情況評(píng)估表》。合同檔案的管理合同文本保管應(yīng)遵循及時(shí)整理、分類、歸檔、保存，以便復(fù)查。合同文本原件（包括合同文本、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、合同審批表等）應(yīng)由辦公室專人妥善保管；工程管理部、成本管理部、財(cái)務(wù)管理部、項(xiàng)目部應(yīng)備有合同文本等資料的復(fù)印件。同時(shí)執(zhí)行集團(tuán)公司檔案管理規(guī)定。公司有關(guān)職能部門應(yīng)全面運(yùn)用成本管理軟件，設(shè)立合同管理臺(tái)帳，系統(tǒng)地填報(bào)合同的簽定、履行、結(jié)算等動(dòng)態(tài)情況。合同用章執(zhí)行集團(tuán)公司用章管理規(guī)定。同時(shí)要求承包單位蓋有有效印章的同時(shí)，其法人代表或法人代表授權(quán)人還需簽字；每份合同原件由發(fā)包單位至少蓋兩個(gè)以上騎縫章。工程合同編號(hào)合同應(yīng)該由專人連續(xù)統(tǒng)一編號(hào)；因主合同的變更、解除等訂立的補(bǔ)充協(xié)議，按主合同類別編號(hào)（因補(bǔ)充合同中可能涉及其他類別的內(nèi)容）；合同有關(guān)部門皆應(yīng)采用統(tǒng)一編號(hào)。以公司為買方，房地產(chǎn)項(xiàng)目合同按內(nèi)容可分為六大類：◆土地合同；◆前期合同（包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢）；◆施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）；◆材料設(shè)備采購(gòu)合同（包括材料采購(gòu)、甲方付款乙方收貨的三方合同、設(shè)備購(gòu)買及安裝）；◆園林環(huán)境合同（包括室外環(huán)境的設(shè)計(jì)、施工）；◆營(yíng)銷包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計(jì)、制作、宣傳品設(shè)計(jì)、印刷）。合同編號(hào)次序?yàn)椋喉?xiàng)目名稱及期或區(qū)、棟（不能確定具體期別列入“跨期待分?jǐn)偅?分類-流水號(hào)（按訂立日期編制流水號(hào)）。如“ZN-CBD-B03-施工-003號(hào)”、“ZN-CBD-B03-施工-跨期待分?jǐn)?003號(hào)”等。成本管理部、財(cái)務(wù)管理部在合同分類登記時(shí)，還應(yīng)對(duì)每份合同按總部成本核算科目進(jìn)行歸屬，以便動(dòng)態(tài)反映工程成本發(fā)生情況。關(guān)于合同的保管期限、保密、銷毀等具體規(guī)定按照《中南房地產(chǎn)業(yè)有限公司合同管理規(guī)范》執(zhí)行。其他規(guī)定本管理辦法集團(tuán)所屬各房地產(chǎn)公司務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行，如在執(zhí)行過程中，與實(shí)際情況確有不適合之處，執(zhí)行部門可根據(jù)實(shí)際情況作修改之請(qǐng)示，報(bào)經(jīng)集團(tuán)總部財(cái)務(wù)管理部成本管理組核實(shí)后經(jīng)總部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。本管理辦法自年月日起執(zhí)行。記錄要求：工程合同審批表編號(hào):ZN-FC-HT-08-01版本：A/1表格生效日期：年月日序號(hào):申報(bào)部門：申報(bào)時(shí)間：年月日工程工程名稱合同編號(hào)合同類別□前期類□施工類□材料設(shè)備類□室外環(huán)境類□營(yíng)銷包裝類簽約單位甲方乙方丙方合同內(nèi)容概要承包范圍合同價(jià)款及及單方造價(jià)計(jì)價(jià)方式付款方式工期質(zhì)量要求保修約定經(jīng)經(jīng)辦部門說明合作單位情況選擇理由：招標(biāo)資料編號(hào)：考查審批表編號(hào)：目標(biāo)成本總額：與合同價(jià)款差異數(shù)額：成本差異說明會(huì)簽欄項(xiàng)目部法律組工程管理部成本管理部財(cái)務(wù)管理部副總經(jīng)理總經(jīng)理工程付款審批表編號(hào):ZN-FC-HT-08-02版本：A/1表格生效日期：年月日序號(hào):項(xiàng)目名稱：填寫日期：年月日合同名稱合同名稱合同編號(hào)收款單位全稱開戶銀行帳號(hào)合同簽約總價(jià)款元調(diào)整后的合同總價(jià)款元截止目前累計(jì)已付款元目前合同未付金額元本次承包單位申請(qǐng)支付金額元我方月度資金計(jì)劃中所列本次計(jì)劃付款額元本次我方擬付金額（人民幣元）小寫：大寫：付款理由本次付款合同條款摘要合同履行情況（進(jìn)度、質(zhì)量、配合等）付款金額簡(jiǎn)要計(jì)算過程會(huì)簽欄項(xiàng)目部經(jīng)辦人：經(jīng)理：（工程管理部）經(jīng)辦人：經(jīng)理：成本管理部經(jīng)辦人：經(jīng)理：財(cái)務(wù)管理部分管副總總經(jīng)理工程合同摘要表編號(hào):ZN-FC-HT-08-03版本：A/1表格生效日期：年月日序號(hào):項(xiàng)目名稱；填寫日期：年月日合同名稱合同名稱合同編號(hào)承包單位序號(hào)內(nèi)容摘要1工程范圍2合同總價(jià)及計(jì)價(jià)方式33工期及付款4質(zhì)量要求5甲供材料及設(shè)備6甲方限價(jià)材料及設(shè)備7甲方分包8三方合同備注9其他經(jīng)辦人經(jīng)辦部門工程合同執(zhí)行情況評(píng)估表編號(hào):ZN-FC-HT-08-04版本：A/1表格生效日期：年月日序號(hào):項(xiàng)目名稱：