學校教學檔案管理實施細則

學校教學檔案管理實施細則（試行）為了加強我校教學文件檔案的管理，根據(jù)國家《檔案法》和其它有關(guān)法規(guī)，結(jié)合我校實際，特制定本細則。一、教學檔案工作的基本原則(一)凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像載體等材料均屬教學檔案。(二)教學檔案管理工作是搞好教學的重要基礎之一。教學檔案是衡量學校教學管理水平和教育質(zhì)量及文化科技水平的重要標志之一，也是學校檔案管理的重點。(三)教學檔案實行集中統(tǒng)一管理，以確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。(四)教學檔案管理工作是教學管理的重要組成部分，必須納入教學工作計劃、教學管理制度和各級管理人員崗位責任，作為考核教學質(zhì)量和管理水平的依據(jù)之一。下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；檢查教學工作與教學文件材料形成積累情況同步；評審鑒定教學質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、教學成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上級評審材料、獎勵、教師考核晉升與本校檔案室出具歸檔證明同步。(五)各教學管理和教學業(yè)務部門應明確一位負責人分管檔案工作，并配備相應兼職檔案員，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學文件材料，并按期向?qū)W校檔案部門辦理移交。(六)各院、系在教學過程中形成的，具有查考保存價值的文件材料（包括底稿），都必須由兼職檔案員收集齊全，分類積存，于翌年第一季度，整理立卷，凡屬于“永久”和“長期保存”的檔案移交學校檔案室統(tǒng)一管理。二、教學檔案歸檔范圍的確定教學檔案歸檔范圍的原則，應從實際需要出發(fā)，從學校和教育事業(yè)的延續(xù)、發(fā)展與提高出發(fā)，以國家的教育方針政策為指導，全面地分析教學檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用及其利用的廣泛性、社會性，準確地確定教學檔案的保存和保管期限，以保證教學檔案的完整、準確、系統(tǒng)。(一)凡在教學管理和德、智、體教學實踐各個環(huán)節(jié)活動過程中形成的，并有保存價值的不同載體的文件材料，都應整理、立卷、歸檔。(二)歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課程建設、畢業(yè)生工作、學位工作、教材等方面，具體范圍見附件。三、教學文件材料的部門立卷與歸檔(一)形成與積累

1.新學年開始后，各院、系的兼職檔案員應自覺地做好新一年形成積累教學文件材料的工作，并定期進行整理。2.教學部門向各院、系發(fā)放各種統(tǒng)一的教學文件材料表格、學籍登記表（卡）等。3.歸檔的教學文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。(二)整理組卷1.堅持由教學文件材料形成部門立卷歸檔制度。由各學院、各部門的兼職檔案員負責將積累的教學文件材料整理后向校檔案館移交。2.根據(jù)教學文件材料的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的原則進行組卷。(三)歸檔驗收1.由歸檔人員填寫歸檔說明書。2.移交檔案時交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整齊全，排列、書寫是否符合要求、標題是否確切；凡不符合要求者，接受人應拒絕接收，并限期改正補交。3.移交時雙方填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，各執(zhí)一份。4.教學綜合管理文件材料于次年第一季度歸檔。其他各類文件材料均在當年寒假前一次性歸檔。四、教學檔案的管理(一)學校檔案館負責教學檔案的接收、分類、整理、登記和提供利用。(二)保管期限和保密期限已滿的教學檔案經(jīng)鑒定小組鑒定，作出處理決定。(三)教學檔案保管期限分為永久、長期和短期。(四)教學檔案的補充和修改。1.各學院和教學管理部門隨時將補充收集到的教學文件材料整理后，向校檔案館補充歸檔。2.凡已歸檔的文件材料需要修改時，必須經(jīng)所在單位主管領導批準，未經(jīng)批準，不得修改任何文件材料。五、教學檔案工作崗位責任(一)主管教學工作校領導的職責1.組織學習貫徹《檔案法》及有關(guān)法規(guī)、政策，把教學檔案工作列入學校工作計劃，在經(jīng)費、用房、設備、人員配備及檔案管理人員的各項待遇方面提供條件。2.定期檢查和研究解決教學檔案工作中存在的實際問題。(二)教學管理部門的職責1.制訂和健全有關(guān)管理制度，切實做到把教學檔案管理全面納入教學管理之中，并監(jiān)督各部門執(zhí)行。31

2.加強與學校檔案館聯(lián)系，共同做好業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查工作，保證教學檔案質(zhì)量。(三)各部門兼職檔案員職責1.做好本單位教學文件材料的形成積累工作。2.將收集、積累的文件材料整理組卷裝訂，做到組卷合理，編目清楚，標題準確，裝訂整齊，并及時將永久和長期保存的教學檔案向?qū)W校檔案室移交。3.做好暫時存放在本單位的教學檔案的組卷、分類、編目、登記、保管、利用等工