信息化實施管理制度

山東XXXXX有限公司信息化項目管理制度編寫人員: 信息化項目執(zhí)行組編寫日期: 2012年12月25日更新日期: 文檔編號: 文檔版本: 1.0編制人：項目經(jīng)理：審批人:目錄TOC\o"1-3"\h\z前言 3目的 3范圍及適用性 3解釋權(quán)與生效時間 3第一章項目組織管理 41.1項目組織及職責(zé) 4第二章項目考核與激勵辦法 42.1考核體系 42.2職責(zé)與流程 72.3責(zé)任考核 7第三章項目任務(wù)計劃管理 93.1內(nèi)容 93.2每周工作計劃 93.3項目計劃的變更 93.4相關(guān)附件 10第四章項目文檔管理 104.1文檔管理員 104.2文檔命名規(guī)范 104.3文檔管理流程 124.4文檔服務(wù)器管理 134.5相關(guān)附件 14第五章項目控制與報告 155.1控制與報告管理標(biāo)準(zhǔn)流程 155.2風(fēng)險和爭議管理 165.3變更控制 175.4項目進程控制 18第六章項目質(zhì)量管理 186.1質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)流程 186.2方案審計 186.3項目審計 196.4測試管理 19第七章項目溝通管理 207.1項目會議 207.2問題管理 207.3相關(guān)文檔 217.4未盡事宜 21前言目的本項目管理制度主要針對山東XXXXX有限公司的信息化（ERP和PDM）系統(tǒng)實施人員和相關(guān)人員，將作為項目實施的基本章程。范圍及適用性本項目管理制度對以下的實施管理方面加以明確：項目組織項目考核與激勵項目任務(wù)計劃管理項目文檔管理項目控制和報告項目質(zhì)量管理項目溝通管理本項目管理制度適用于山東XXXXX有限公司的信息化（ERP和PDM）項目實施的全過程，項目組成員應(yīng)嚴(yán)格按照本管理制度的要求展開相應(yīng)的工作。解釋權(quán)與生效時間本項目管理制度解釋權(quán)歸山東XXXXX有限公司的信息化（ERP和PDM）項目組。本項目管理制度生效時間：DATE\@"yyyy-MM-dd"2020-04-03第一章項目組織管理1.1項目組織見附件1：信息化項目組織圖、成員職責(zé)、信息化種子人員名單第二章項目考核與激勵辦法2.1考核體系序號考核項目考核內(nèi)容考核標(biāo)準(zhǔn)考核值考核對象1項目工作質(zhì)量項目活動參與遲到、早退20元/次2缺勤100元/人.天3項目資源保證未按要求保證人員數(shù)量100元/人對部門負(fù)責(zé)人考核4未按要求保證人員時間100元/人.天5數(shù)據(jù)準(zhǔn)確未按時提供要求數(shù)據(jù)10元/項.天6提供數(shù)據(jù)錯誤10元/個7錄入數(shù)據(jù)錯誤10元/個8項目計劃進度按時完成項目計劃任務(wù)影響項目作業(yè)進度計劃1～3天，但不影響其它計劃項目的。100元/天9影響項目作業(yè)進度計劃3天以上，但不影響其它計劃項目的150元/天部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)120元/天，項目執(zhí)行小組組長責(zé)任30元/天10影響項目階段性進程200元/天.項部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)160元/天；項目執(zhí)行小組組長承擔(dān)40元/天11影響項目總體上線計劃進程按項目管理責(zé)任制考核按項目管理責(zé)任制考核12項目計劃完成質(zhì)量達到項目質(zhì)量要求造成本單位項目工作局部返工30元/項13造成本單位項目工作大量返工50元/項部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)40元/天；項目執(zhí)行小組組長承擔(dān)10元/天14造成項目工作上線不成功或未按期上線按項目管理責(zé)任制按項目管理責(zé)任制15項目配合保證相關(guān)單位項目工作因自身原因影響其它相關(guān)項目工作計劃進度1～3天100元/天16因自身原因影響其它相關(guān)項目工作計劃進度3天以上150元/天部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)120元/天，項目執(zhí)行小組組長責(zé)任30元/天17因自身原因影響其它項目工作的返工或增加工作量200元/項部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)160元/天；項目執(zhí)行小組組長承擔(dān)40元/天18執(zhí)行力嚴(yán)格執(zhí)行項目實施中形成的項目規(guī)定、決定拖延執(zhí)行100元/項.天19不執(zhí)行按項目管理責(zé)任制按項目管理責(zé)任制注：未標(biāo)明考核對象攔的考核對象為：全體人員?？己宿k法、獎金金額和分配比例根據(jù)關(guān)鍵節(jié)點合理分配，預(yù)算獎勵資金的70%固定考核發(fā)放（培訓(xùn)階段10%、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段40%、上線階段20%），30%由執(zhí)行小組根據(jù)參與人員的日常表現(xiàn)每月進行分配。一、日常出勤：項目加班按12元/小時進行獎勵。二、按階段進行獎勵：1.培訓(xùn)階段考核1.1培訓(xùn)考試按每次的考試試卷成績排列名次，總計獎金：3500元。一等獎1名：500元/人；二等獎2名：400元/人；三等獎3名：300元/人；鼓勵獎若干名：100元。1.2考試成績低于60分者，給予一次補考機會，但不列入獎勵范圍，如繼續(xù)考核不合格，負(fù)激勵300元，再不合格，激勵翻倍。2.基本數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、輸入、查核、修正階段考核2.1成立專門的數(shù)據(jù)小組，由新學(xué)生組成，總?cè)藬?shù)9人；2.2評核方式：數(shù)據(jù)輸入準(zhǔn)確率高、速度快、按規(guī)定時間完成；2.3評核監(jiān)督：鼎捷軟件公司顧問、信息化執(zhí)行小組成員；2.4獎金分配比例：5000元一等獎1名：1000元/人；二等獎2名：800元/人；三等獎3名：500元/人；鼓勵獎若干名：300元3.模擬上線和正式上線階段考核3.1按上線參與部門分配獎金；3.2評核方式：按模擬上線和正式上線的運行情況評核；3.3評核監(jiān)督：鼎捷軟件公司顧問、信息化執(zhí)行小組成員3.4獎金分配比例：20000元一等獎1名：5000元/部；二等獎2名：3000元/部；三等獎3名：2000元/部；鼓勵獎若干名：1000元2.2職責(zé)與流程決策小組副組長負(fù)責(zé)對執(zhí)行小組組長進行考核。執(zhí)行小組組長負(fù)責(zé)對執(zhí)行小組副組長及專業(yè)組組長（部門負(fù)責(zé)人）的日?？己?。專業(yè)組組長（部門負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)對其組員（部門人員）進行考核。在實施工作同步開展的過程中，組長或組員完全有可能受到兩個以上負(fù)責(zé)人的考核，所有考核結(jié)果都對該組長或組員有效?？己藸幾h結(jié)果提交考核委員會仲裁，考核委員會決策小組成員組成。日常考核要求綜合部文檔管理員負(fù)責(zé)記錄項目實施過程中各相關(guān)人員的項目工作質(zhì)量和項目計劃完成情況，對與考核內(nèi)容相關(guān)的各項工作的執(zhí)行、完成情況進行檢查。并依據(jù)檢查記錄，對照考核標(biāo)準(zhǔn)，要實行每周評價考核、匯總。每周一完成上周的日?？荚u工作。經(jīng)執(zhí)行小組組長審核后公布評價考核結(jié)果。文檔管理員每月5日完成各項考評情況的月度匯總，填寫《信息化項目日常管理考核匯總表》，經(jīng)執(zhí)行小組組長審核決策小組副組長審批后公布評價考核結(jié)果。人事部根據(jù)考核結(jié)果直接從被考核人員的工資中扣除。激勵資金根據(jù)公司《即時激勵制度》執(zhí)行。2.3責(zé)任考核為提高信息化項目管理的主動性和有效性，保證信息化項目的成功實施，特制訂本責(zé)任制。1、責(zé)任對象與信息化項目相關(guān)的項目組成員、實施組成員及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、員工。2、職責(zé)項目專業(yè)組（部門）對管轄范圍內(nèi)信息化項目實施全面負(fù)責(zé)，并下級人員的工作進行檢查、監(jiān)督、考核。對所負(fù)責(zé)的部分的工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。3、項目專業(yè)組（部門）責(zé)任保證項目實施所需資源（人力、物力、數(shù)據(jù)、時間等）；全力參與、支持項目實施所需的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和組織變革；保證分管模塊的項目實施按計劃進行；保證所涉及模塊的項目數(shù)據(jù)與操作的正確性；嚴(yán)格執(zhí)行項目有關(guān)規(guī)定和決定。4、項目責(zé)任考核辦法信息化項目實施過程中，對未履行項目責(zé)任，出現(xiàn)以下情況者，將對責(zé)任人給予處罰。影響項目總體上線計劃；異常情況造成項目費用增加；造成項目較大工作量返工；造成項目失敗。項目責(zé)任考核最高處罰金額可達到個人年收入的20%，直至給予行政處罰。項目責(zé)任考核由信息化項目決策小組與執(zhí)行小組組長根據(jù)問題嚴(yán)重程度提出考核意見，鼎捷軟件公司的項目經(jīng)理確認(rèn)，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。有關(guān)事項說明項目總體上線計劃進度──以項目計劃所確定的上線時間為考核點；異常情況造成項目費用增加──指因未履行項目責(zé)任造成公司為項目需額外支出的費用；項目較大工作量返工──指因未履行項目責(zé)任造成的5人·天以上的返工；項目失敗──指系統(tǒng)上線后無法正常運行。5、獎勵與補貼公司在信息化項目實施中有15-20萬元預(yù)算獎勵資金，用于獎勵在信息化項目實施中，獎勵工作表現(xiàn)和實際貢獻優(yōu)秀的員工。第三章項目任務(wù)計劃管理3.1內(nèi)容任務(wù)管理流程主要用于確定、監(jiān)控和指導(dǎo)具體的實施工作，項目的總體計劃將在信息化項目上線甘特圖中初步確定，包括時間、交付成果和里程碑。因此，任務(wù)管理主要是明確總體計劃下的階段性工作安排、人員和完成時間等，主要以每周工作計劃表的方式進行管理。根據(jù)項目進度的要求，制定切實可行的工作計劃，規(guī)定每個成員的任務(wù)，檢查任務(wù)完成的情況和質(zhì)量，是項目順利實施的重要保證。工作計劃管理應(yīng)包括以下幾點：編制周工作計劃。項目工作小結(jié)，說明未完成原因及改進建議。工作量統(tǒng)計、質(zhì)量檢查。3.2每周工作計劃項目工作計劃必須按周來制定，其編制依據(jù)是總體計劃和上階段的實施進展?fàn)顟B(tài)。工作任務(wù)的描述必須清晰、任務(wù)分配必須落實到明確的責(zé)任人。每周的項目例會上必須討論分析各責(zé)任人工作計劃的完成情況,并一致確定下周的詳細工作計劃和下下周的初步計劃。項目工作計劃由項目執(zhí)行小組制定。為保證項目計劃的高度溝通，在進入系統(tǒng)模擬階段后，形成每日早例會制度，在每個工作日開始的半個小時內(nèi)進行，重點明確當(dāng)日的工作安排。3.3項目計劃的變更項目計劃的變更原則上只允許進度提前，其比較的基準(zhǔn)是項目總體計劃和周計劃。對于未按計劃完成工作的項目組人員，將按照本制度的考核規(guī)定執(zhí)行。并在周計劃中分析差異和提出改進措施。3.4相關(guān)附件附件二：山東XXXXX有限公司信息化項目上線甘特圖（待定）第四章項目文檔管理4.1文檔管理員文檔管理員負(fù)責(zé)文檔管理規(guī)范的制定及文件權(quán)限表的制定，負(fù)責(zé)歸檔文件，并保證文檔管理規(guī)范的貫徹執(zhí)行。對于項目相關(guān)文檔，項目組人員必須及時提交歸檔，否則文檔管理員有權(quán)向其索要。文檔管理員應(yīng)每周對文檔歸檔情況進行檢查，保證項目文檔完整。文檔管理員每周對項目組人員是否按時、準(zhǔn)確歸檔進行考評，此評分影響該項目組人員的最終考評。任何人若要歸檔文件必須嚴(yán)格遵從文件命名規(guī)范，否則文檔管理員有權(quán)將文檔退回，令其修改文件名稱，直至符合命名規(guī)范才允許歸檔。4.2文檔命名規(guī)范1、規(guī)范屬性-主題-版本(X.X)-日期(YYMMDD)例如：信息化業(yè)務(wù)流程-采購下單-1.0-050820,表明此文件屬于信息化業(yè)務(wù)流程類文檔，此文檔的主題是采購下單，表示此為采購下單的信息化業(yè)務(wù)流程，此文檔的版本是第一版，再后面橫杠后標(biāo)示的是該文檔創(chuàng)建于2005年8月20日。2、解釋日期：格式為（年月日），形如050820屬性：根據(jù)文件類別有17個可選擇項目，他們是日會議紀(jì)要：見會議紀(jì)要模版周會議紀(jì)要：見會議紀(jì)要模板其他會議紀(jì)要：見會議紀(jì)要模板周項目計劃：記載周計劃的文檔現(xiàn)狀調(diào)研流程:記載現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程文檔信息化業(yè)務(wù)流程：記載信息化業(yè)務(wù)流程文檔會議通知:見會議通知模版問題列表:記載項目過程中遇到問題的文檔，見問題列表模版電腦管理:記載軟硬件及網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成技術(shù)文檔培訓(xùn)課件:記載所有參加培訓(xùn)人員的課件及文檔宣傳材料:記載所有宣傳性文檔參考資料:包括其它企業(yè)案例、有關(guān)理論文檔等項目匯報:項目匯報相關(guān)文件項目管理:項目管理的相關(guān)文件操作手冊：記載所有最終用戶的操作手冊及作業(yè)指導(dǎo)書項目模板:項目管理中提供的文件模板，見本節(jié)相關(guān)附件階段成果：規(guī)定的提交成果主題：表示文章的主題詞版本：用X.X表示4.3文檔管理流程項目組編制文檔雙方項目經(jīng)理初審項目組編制文檔雙方項目經(jīng)理初審提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批或?qū)徲嬁蛻舴巾椖拷?jīng)理審批實施方項目經(jīng)理審批客戶方文檔管理員上傳到相關(guān)目錄客戶方文檔管理員填寫相關(guān)表格過程文檔管理流程客戶方項目經(jīng)理存檔（紙件）客戶方項目經(jīng)理存檔（紙件）客戶方文檔管理員上傳到相關(guān)目錄客戶方文檔管理員填寫相關(guān)表格實施過程文檔各模塊顧問審查實施方項目經(jīng)理審批4.4文檔服務(wù)器管理文檔服務(wù)器管理員負(fù)責(zé)對存儲文檔的文件的維護，負(fù)責(zé)文件目錄的創(chuàng)建及權(quán)限設(shè)置。02項目管理03培訓(xùn)文檔02項目管理03培訓(xùn)文檔04參考文檔ERP/PDM01階段文檔01a項目準(zhǔn)備01b上線計劃01c系統(tǒng)實現(xiàn)01d最后準(zhǔn)備01e上線支持02a制度文檔02b會議文檔02c計劃文檔03a模塊相關(guān)03b其他文檔04a實施方文檔04b客戶方文檔04c合同文檔階段文檔：同各階段的實施密切相關(guān)的技術(shù)文檔，在各階段提交或者交付給項目組的實施成果文檔；由于各階段實施工作內(nèi)容的差異，因此在項目準(zhǔn)備、上線計劃、系統(tǒng)實現(xiàn)、最后準(zhǔn)備、上線支持這五個文件夾內(nèi)，將會隨著項目的進展新添其他子文件夾。項目管理：同實施全過程密切相關(guān)的管理性文檔，具體指制度文檔以及由制度文檔派生的其他文檔。培訓(xùn)文檔：實施方咨詢顧問提供的公開課程文檔及與培訓(xùn)文檔相關(guān)的附件。參考文檔：實施雙方相互提供的參考資料。權(quán)限管理文件夾部門階段文檔項目管理文檔培訓(xùn)文檔合同文檔其他參考文檔技術(shù)部√√√√工藝部√√√√澆注事業(yè)部√√√√市場部√√√√采購部√√√√制造部√√√√質(zhì)檢部√√√√財務(wù)部√√√√綜合部√√√√√4.5相關(guān)附件文件模板一覽表：序號模板名稱1早會記錄模板2周會記錄模板3其他會議記錄模板4階段會議記錄模板5流程描述模板6流程說明模板7變更報告模板8測試報告模板9報表需求定義模板10崗位職責(zé)設(shè)計模板11接口需求定義模板12風(fēng)險和爭議報告模板13問題報告模板14會議通知模板15階段成果確認(rèn)報告模板16進度報告模板17周工作計劃模板18培訓(xùn)計劃模板19配置文檔模板20報表開發(fā)文檔模板21WORD版成果文檔模板22PPT版成果文檔模板23用戶操作手冊模板24靜態(tài)數(shù)據(jù)收集模板25動態(tài)數(shù)據(jù)收集模板26集成測試數(shù)據(jù)模板27文件歸檔模板28文件收集模板第五章項目控制與報告5.1控制與報告管理標(biāo)準(zhǔn)流程項目控制和報告流程用于確定項目實施范圍和方法、變更管理和風(fēng)險控制等，并按照項目總體計劃進行實施狀態(tài)的對外報告。主要包括：風(fēng)險和爭議管理流程變更控制流程問題管理流程進程控制流程5.2風(fēng)險和爭議管理可能影響到項目成功的風(fēng)險因素應(yīng)在項目實施開始前做充分的估計。本風(fēng)險和爭議管理流程將適用于任何在實施過程中產(chǎn)生的風(fēng)險和爭議，并采用日志管理在項目進度會議上予以討論。在實施過程中，有些風(fēng)險因素的緩解超越了項目組的能力范圍，以下的流程確定了如何記錄這些問題及其相應(yīng)的措施。詳細記錄風(fēng)險和爭議問題每一個項目組成員都可以/有責(zé)任提出爭議問題和揭示潛在的實施風(fēng)險，并及時填報《風(fēng)險和爭議報告》；項目經(jīng)理應(yīng)及時對提出的問題進行調(diào)研并確定后續(xù)措施以避免風(fēng)險和爭議影響項目的進程。對于超越項目執(zhí)行組權(quán)限之外的任何問題，應(yīng)及時上報項目總監(jiān)。問題解決與風(fēng)險防范對較為復(fù)雜的問題，問題的解決過程應(yīng)予以詳細的記錄；對有可選方案的問題，必須對各種情況進行討論和記錄，以便質(zhì)量控制和檢查；在解決措施中應(yīng)對可能的實施進度和成本的影響進行充分的估計；項目經(jīng)理應(yīng)討論并形成推薦解決方案；所有的對策或推薦方案應(yīng)在項目進度會議上審閱并形成變更申請或轉(zhuǎn)換為問題報告等；如果需要作為變更控制的，則風(fēng)險報告將作為變更報告的附件資料；如果問題的解決不影響服務(wù)合同范圍的，項目經(jīng)理可以直接簽署解決方案；如果變更的內(nèi)容超越了合同規(guī)定的范圍，則應(yīng)填寫問題報告和變更報告，交實施方公司咨詢總監(jiān)和質(zhì)量管理部門，經(jīng)審核批準(zhǔn)后由雙方項目經(jīng)理簽署生效。如果沒有按合同實施，也屬于變更，需要山東XXXXX有限公司公司領(lǐng)導(dǎo)、項目經(jīng)理批準(zhǔn)。如果不采取任何措施的，必須說明詳細的理由。5.3變更控制1.變更控制流程主要明確：任何的對項目合同和本管理計劃中已確定的范圍、時間和成本的調(diào)整和背離，均須遵循本流程；當(dāng)簽署同意變更申請，也表示同意對相關(guān)的成本、范圍或?qū)嵤┻M度的調(diào)整；變更申請的審批權(quán)限為雙方的項目經(jīng)理。申請變更變更請求可以由實施方咨詢顧問或山東XXXXX有限公司項目組成員提出；雙方項目組的相關(guān)責(zé)任人應(yīng)根據(jù)變更請求：及時填報《變更報告》并由項目經(jīng)理指定人員進行調(diào)研；項目經(jīng)理登記變更控制表；就可能的變更及影響進行討論、或就不予變更的影響進行分析；提出推薦的變更方案；變更報告原件歸檔保存；項目組協(xié)商是否進行變更并獲得簽字授權(quán)，如果變更申請未被核準(zhǔn)，項目經(jīng)理必須同實施方項目經(jīng)理討論并記錄異議。監(jiān)控變更只有當(dāng)變更申請被核準(zhǔn)后，后續(xù)的工作才能開始；項目經(jīng)理必須按變更申請調(diào)整項目進度計劃并在項目進度會議上加以說明；當(dāng)相關(guān)的變更工作完成后，項目經(jīng)理必須簽署以表示變更請求及其相關(guān)工作已被完成。5.4項目進程控制項目的進程控制主要通過例會制度來保證。每周的周六應(yīng)召開一次周會，在每周的項目例會上，應(yīng)分析上周計劃的執(zhí)行情況，并對照原計劃進行差異分析，落實實現(xiàn)原進度的措施，并對造成計劃拖延的責(zé)任人依據(jù)本管理制度的規(guī)定進行考核。階段性的項目進度檢查會議由項目經(jīng)理及項目組核心成員組成，主要討論總體的項目進展、后續(xù)的工作進程和任務(wù)分配等并形成會議紀(jì)要。階段會議由實施方項目經(jīng)理根據(jù)實際項目進度召集。雙方的項目經(jīng)理應(yīng)提交《項目進程報告》至項目總經(jīng)理。第六章項目質(zhì)量管理6.1質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)流程本章節(jié)主要明確項目進程的質(zhì)量管理（項目審計）和交付成果的質(zhì)量管理（文檔檢查）流程、以及系統(tǒng)的測試管理工作標(biāo)準(zhǔn)等。6.2方案審計方案審計是以計劃的內(nèi)容為基礎(chǔ)，以目標(biāo)和方法為依據(jù)、對所作的各種技術(shù)方案進行評估，并提交評估報告。所有提交審查的記錄都將保存作為審計線索。一般包括：會計核算、財務(wù)管理、物料管理、生產(chǎn)計劃管理等方面的功能方案檢查；整個項目中要用到和已用到的操作系統(tǒng)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫及其工具技術(shù)、客戶化相關(guān)技術(shù)等方面的審計；整個項目中各功能模塊內(nèi)外數(shù)據(jù)流向和業(yè)務(wù)流程，檢查整個業(yè)務(wù)流程和財務(wù)數(shù)據(jù)流程是否實現(xiàn)了閉環(huán)作業(yè)等。文檔檢查將納入項目總體計劃安排之中，由實施方咨詢實施部門負(fù)責(zé)獨立的評估并最終提交評估報告至雙方項目經(jīng)理和項目指導(dǎo)委員會。原則上文檔檢查主要在業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計、集成測試和上線切換階段執(zhí)行。6.3項目審計1．項目質(zhì)量審計內(nèi)容包括：項目計劃及項目管理審計實施方法論審計項目風(fēng)險及健康性審計項目質(zhì)量審計分為三個層次：項目質(zhì)量控制小組：主要定期或不定期針對項目進度、項目計劃、文檔完備性、項目日志、客戶滿意度等進行審計。由實施方質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)獨立的評估工作并最終提交評估和改進建議方案至雙方項目經(jīng)理和項目指導(dǎo)委員會。原則上本項工作安排在業(yè)務(wù)藍圖設(shè)計、上線準(zhǔn)備、項目完成階段執(zhí)行，并納入總體實施計劃中。雙方項目小組：主要定期或不定期針對項目階段性重要成果、里程碑、關(guān)鍵方案等組織討論、階段性驗收；項目經(jīng)理及推進小組：定期或不定期進行項目