工作郵件內容格式規(guī)范課件

工作郵件內容格式規(guī)范2012.05.11目錄一、郵件主題的書寫二、郵件內容的書寫三、郵件地址欄的填寫四、郵件范文一、郵件主題的書寫

與公司內部間同事溝通的郵件主題格式為：

部門-發(fā)件人姓名-事件-日期

例：市場部-蔡永-工作匯報-12.5.11

運營部-蔡永-數據匯報-12.5.11與其他公司工作上的溝通郵件主題格式為：

5173-發(fā)送公司-事件-日期例：

5173-騰仁-功夫世界合作銷售結算-11.8.11、稱呼（Salutation）稱呼是寫信人對收件人的稱呼用語。

第一行頂格書寫，使用姓氏+職位為稱呼，稱呼后用逗號間隔敬語。

例如：

徐總，您好：；如果為群發(fā)收件人可直接稱呼為

Dearall：。注：在進行郵件回復時，若未將發(fā)件人加入通訊錄通常會出現(xiàn)對方郵箱名作為郵件的稱呼，為避免此情況可先將收件人地址添加至通訊錄并標注，也利于今后的溝通與聯(lián)系。2、正文內容（BodyoftheLetter）位置在稱呼語下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。每段文字第一行的第一個文字向右縮兩個漢字，每段第二行從左面頂格寫起。

正文內容以列表的形式概述工作匯報的內容，默認文字格式。每項內容后換行空兩格的書寫。

首先、表明工作是否完成，已完成的簡單描述完成情況。其次、未完成的描述執(zhí)行進度，未執(zhí)行的描述為何未執(zhí)行，需要特定人配合執(zhí)行的需使用紅色字體加粗等重點標注的形式書寫。

對于工作匯報類郵件：對于數據匯報類郵件：首先、簡述數據的內容并輔以簡要的分析。其次、針對數據異常的部分，需使用紅色字體加粗等重點標注的形式書寫。5、署名（Signature）

郵件的結尾空一行頂格標注發(fā)件姓名，換行頂格再標注發(fā)件日期。

注：正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內容的，也應根據附件內容簡述匯報的內容，對于需要特定人員配合執(zhí)行或數據異常的文字描述采用加粗標紅的格式。

三、郵件地址欄的填寫（關于抄送與收件人的區(qū)別）：

收件人：郵件的接收人，并對該郵件做回復、指示。抄送：將郵件同時發(fā)送給收件人以外的人，用戶所寫的郵件抄送一份給別人，收到的人可回（郵件）可不回（郵件）。正確理解并填寫收件人和抄送的郵件地址有助于郵件接收者明確需要各自的職責。

郵件格式統(tǒng)一如下：

1、字體：除特殊標注需著重注意的文字內容外（可加粗、字體顏色彩紅色），郵件內容字體統(tǒng)一為：宋體

9號字（不同郵箱工具對字體大小的定義不同，應用常規(guī)正文字體大小均可），顏色為黑色。

2：開頭語和正文之間，按段分隔。分隔距離為一行。

3：回復時收件人只填發(fā)郵件的人，其他均為抄送。