河道保潔服務(wù)投標(biāo)方案(檔案管理方案)

1河道保潔服務(wù)投標(biāo)方案(檔案管理方案)河道保潔服務(wù)投標(biāo)方案(檔案管理方案) 1 2第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé)一、人員配備主要人員配備表職務(wù)職務(wù)姓名持何種資格證件證書名稱級(jí)別共計(jì)人數(shù)二、崗位職責(zé)(一)工作人員分工3(二)各成員職責(zé)1.分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)(1)領(lǐng)導(dǎo)本公司的檔案管理工作。(2)審定本公司案管理各項(xiàng)制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。(3)解決檔案工作中的實(shí)際問題。2.主管檔案工作辦公室主任(1)組織制定檔案管理制度，并認(rèn)真執(zhí)行。(2)抓好本公司檔案建設(shè)與管理工作。(3)定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。3.檔案管理員崗位 (1)對(duì)公司各個(gè)辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。(2)負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司各種門類和載體的檔案(3)為黨和國家積累檔案財(cái)富，按規(guī)定將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向縣檔案館移交。建立健全檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度。(5)對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全鄉(xiāng)各項(xiàng)工作服務(wù)。(6)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。44.兼職檔案員責(zé)任制(1)協(xié)助檔案管理員做好本機(jī)關(guān)各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。(2)負(fù)責(zé)檔案信息微機(jī)錄入及信息化管理工作。(3)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。(三)檔案室工作職責(zé)1.貫徹執(zhí)行上級(jí)關(guān)于檔案工作的方針、政策，自覺遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定本單位檔案工作的相應(yīng)制度，2.貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于保守黨和國家機(jī)密的規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的安全、保密和保護(hù)工作。3.制定檔案室工作計(jì)劃，做好檔案目標(biāo)管理工作。4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時(shí)歸檔。5.對(duì)新接收的檔案進(jìn)行分類入庫，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲(chǔ)藏情況，做到準(zhǔn)確迅速地提供利用。6.準(zhǔn)確及時(shí)地搞好各類檔案的轉(zhuǎn)遞、銷毀和統(tǒng)計(jì)工作。7.嚴(yán)格執(zhí)行檔案室有關(guān)查(借)閱制度，做好檔案的查負(fù)責(zé)檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ?，?yán)格按照八防的要求，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。9.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高服務(wù)質(zhì)量，完成5政府領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案銷毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組(由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成)進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊(cè)——檔案室歸檔。三、檔案資料管理的要點(diǎn)1.重要的檔案資料的交接必須經(jīng)過服務(wù)中心經(jīng)理或其指定責(zé)任人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。2.檔案保管由專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，做到檔案標(biāo)識(shí)清晰，分類明確，易查找；檔案出室由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任；檔案入室時(shí)經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收3.檔案資料實(shí)行嚴(yán)格的借閱登記制度，歸還入檔時(shí)，必追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時(shí)檢查檔案借閱情64.檔案資料管理實(shí)行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由服務(wù)中心經(jīng)理或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效文5.檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料環(huán)境條件符合要求。保管、儲(chǔ)存8.電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期清除過期失效文件。9.原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。10.檔案的鑒定由管理處經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。7登記造冊(cè)，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存，為工作方便可設(shè)置部門開架檔案。第二節(jié)檔案管理流程一、目的加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及三、術(shù)語和定義指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。8(1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，管理；(2)建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查(3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔(4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；(6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。(1)負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及(2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；(3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；(4)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；3.各部門檔案主管人員4.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)部門檔案管理監(jiān)督檢查。9五、工作程序1.檔案資料的收集(1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件(合同)管理(2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部1)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月25日前。2)檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見后。3)檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。4)檔案借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)5)檔案銷毀對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2.檔案管理細(xì)則(1)檔案資料的歸檔范圍1)公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文2)公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)3)本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；4)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；5)重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、16)反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、7)公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)8)本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文9)本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材10)本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)12)外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所獲得或形成的檔案資料；13)財(cái)務(wù)檔案資料；14)各種實(shí)物檔案；15)其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。(2)檔案資料的歸檔要求1)歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。2)一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本3)聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。4)子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。5)各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)必須原件歸檔，并保持其完好無損。(4)檔案資料的歸檔時(shí)間1)即時(shí)歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。2)定期歸檔單交行政人事部；公司行政人事部；3)電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次保管。檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫(5)歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限1)需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限文文件等級(jí)文件類型保管期限資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營計(jì)劃、管一級(jí)秘密文件二級(jí)重要文件理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內(nèi)部人員任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等文件材料，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè)、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、企劃方面的宣五年以上文件等三級(jí)普通文員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰三年匙登記、電話記錄、維修登記匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管、檔案方借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申及維修件(6)檔案交接1)部門內(nèi)檔案交接2)檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字，雙方各保存一份；(7)檔案保管1)檔案編號(hào)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。六、相關(guān)記錄1.《文件(合同)管理記錄目錄》文件(合同)管理記錄目錄收備123456789移交目錄記錄編號(hào)：日期：年月日序文件(合同)編號(hào)標(biāo)題名頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位收件單位移交人人注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案移交清單表移移交性質(zhì)檔案類別□離職□調(diào)崗□歸檔保管期限永久長(zhǎng)期檔案所屬移移交說明接收意見移交人(部門)移交日期：年月日見證人：日期：年月日接收人(部門)接收日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案目錄部門：日期：年月日案卷順序號(hào)立卷類案卷標(biāo)題檔案借閱審批單記錄編號(hào)：日期：年月日借閱部借閱部門使用目的總經(jīng)理閱人主管副總借閱部門行政部序號(hào)借閱內(nèi)容復(fù)歸還日經(jīng)辦借閱印期人1234備注2檔案管理流程圖相關(guān)部門/部門負(fù)責(zé)行政部分管副總/總經(jīng)理人執(zhí)行相關(guān)檔案管理制度建立、完善檔案管理制度收集資料整理編目立卷歸檔否審核驗(yàn)收是保管利用配合完成監(jiān)督檢查工作監(jiān)督檢查完成檢查報(bào)告對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行改否審核驗(yàn)收是第三節(jié)檔案管理制度一、檔案人員崗位責(zé)任制1.努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級(jí)各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。2.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件限。檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。5.同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。6.保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。7.編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。8.積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。9.積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì)、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初步竣工驗(yàn)收會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng)，認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。10.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。11.在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。二、檔案保管制度接手續(xù)。和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。3.檔案資料庫房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直4.隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。5.檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對(duì)集中，便于管理。6.庫房專管人員進(jìn)出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人進(jìn)入庫房。褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。8.檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。三、檔案復(fù)制制度1.要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人3.破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。四、檔案查借閱制度借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。2.本公司有關(guān)部門因工作需要須借閱檔案，原則上只能方可辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過一周。3.外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。4.借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。6.借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。五、檔案庫房管理制度為了加強(qiáng)檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，1.保持庫房?jī)?nèi)保潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查庫，并認(rèn)真做好記載。進(jìn)出庫房隨時(shí)關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內(nèi)。3.定時(shí)測(cè)量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在0%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開關(guān)工作。4.搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。5.遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保六、檔案立卷歸檔制度歸檔范圍凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級(jí)印發(fā)需要本單位長(zhǎng)期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。2.歸檔時(shí)間(1)各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。(2)化工產(chǎn)品項(xiàng)目在立項(xiàng)之初及供貨完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。(3)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊(cè)，保管一年后移交給綜合檔案室。3.歸檔要求(1)歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式一份，項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù)。(2)自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。(3)歸檔的文件材料必須整齊、保潔、字跡清楚，便(4)歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。(5)歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過程。4.歸檔手續(xù)移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備七、文書材料歸檔制度磁帶)、各種形式(如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等)各類檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜(1)文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。(3)其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級(jí)檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時(shí)歸檔。2.凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件(包括正式文件和一般文件材料)電報(bào)、圖紙 (含底圖)圖表、報(bào)表簿冊(cè)(即各種登記簿、帳簿、名冊(cè))和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。3.歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。4.凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值(即永久、長(zhǎng)期、短期)組成保管單位(案卷)編目歸檔。5.歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類立卷。正件多種文字形成的同一文件不得分開立卷。6.按年度歸檔的檔案(如文書、會(huì)議……檔案等)，跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒有復(fù)文的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對(duì)的第一年；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。。一般按責(zé)任者——問題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件料在后。8.卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號(hào)；不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號(hào)章，在章內(nèi)填上順序件號(hào)；圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件9.凡歸檔案卷，不論永久、長(zhǎng)期和短期保存價(jià)值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。(1)填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名(即(2)對(duì)沒有題名或題名(如通知)不能反映文件實(shí)質(zhì)(3)對(duì)沒有責(zé)任者(即作者)，年、月、日的文件，要考證清楚，補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；(4)會(huì)議記錄、應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；(5)填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；(6)填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的(7)卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。10.聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身11.凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字12.凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。13.歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。14.歸檔案卷的標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者(即作者)、內(nèi)容和名稱等部門組成，對(duì)責(zé)任者簡(jiǎn)稱的使用，要通俗易懂，保持一致。八、檔案移交制度1.國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長(zhǎng)期保管檔案，本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。2.檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。3.對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。4.移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)九、檔案保密制度2.保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥盜門)鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。6.不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。7.不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因9.定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告。10.不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。十、檔案鑒定銷毀制度1.成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。32.鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對(duì)到期3.鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對(duì)無保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案，然4.對(duì)已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，