公司公文管理制度

公司公文管理制度第一總則第一條為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》GB/T9704-2012。特制定本制度。第二條公司的公文是公司在管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法進(jìn)行公司各項(xiàng)活動(dòng)的重要工具。第三條公文處理是指公文的收發(fā)辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理斥當(dāng)堅(jiān)實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條公司各級(jí)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本制度并加強(qiáng)對(duì)公司、部門(mén)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第六條公司綜合部是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管公司公文處理工作并指導(dǎo)各部門(mén)的公文處理工作。公司除綜合部外，其他部門(mén)、項(xiàng)目不得對(duì)處正式行文，各部門(mén)之間不互相行文。第七條本制度由總則、公文種類(lèi)、公文格式、會(huì)議紀(jì)要（記錄）格式、公文處理程序、收文辦理、公文保管、附則八章組成。第八條本制度適用于貴州通力達(dá)公路監(jiān)理公司相關(guān)公文管理。第二公文種類(lèi)第八條公文分為公司公文和部門(mén)公文兩種。1、公司公文主要有以下七種：決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門(mén)及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)部門(mén)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位公文，傳達(dá)要求下級(jí)部門(mén)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢(xún)問(wèn)。請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)的事項(xiàng)。批復(fù)：適用管復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)公司內(nèi)部各級(jí)會(huì)議、公司外部會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。2、部門(mén)公文主要有會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、匯報(bào)、請(qǐng)示、周計(jì)劃、周小結(jié)、月計(jì)劃、月總結(jié)、年計(jì)劃、年總結(jié)等十種。會(huì)議紀(jì)要、記錄使用情形同上。匯報(bào)：適用于部門(mén)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映工作情況、計(jì)劃決議執(zhí)行情況等事項(xiàng)。請(qǐng)示：適用于部門(mén)就方案的選擇、處理方式的確定等事項(xiàng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)征詢(xún)意見(jiàn)。計(jì)劃、總結(jié)：是各部門(mén)工作安排、工作完成情況的檢查落實(shí)及考核的重要依據(jù)。第三公文格式第九條公文用紙及版心尺寸：公文用紙統(tǒng)一采用A4型紙，根據(jù)實(shí)際需要，附件中可采用其他紙型；公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37土1mm，公文用紙訂（左白邊）為28mm土1mm,版心尺寸為156mm*225mm。第十條公文字體均為黑色，3號(hào)仿宋體，一般每面排22行，和行排28個(gè)字，撐滿版心。第十一條排版規(guī)格與印裝要求1、公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。兩釘?shù)尼斘粦?yīng)該在文件上下各14處，距文件左邊為3mm-5mm。第十二條公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后加“文件”組成，一般采用紅色宋體字。如“XX有限公司文件”（顏色格式為RGB,紅色255）。發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)下空二行位置，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，統(tǒng)一采用3號(hào)仿宋字體，居中排布，發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角號(hào)〔〕”如：黔路監(jiān)[20**]**號(hào)”。公文標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)+事由+文種構(gòu)成，紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整。如：“關(guān)于印發(fā)《**公司公文管理辦法的規(guī)定》的通知”。主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)；如有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，則主送機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)隔開(kāi)，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如“公司所屬各部門(mén)、各總（駐）監(jiān)理工程師辦公室：”。正文（1）統(tǒng)一采用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題，采用3號(hào)黑體字。（2）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。如《關(guān)于下發(fā)**公司公文管理辦法的通知》（**字[20**]**號(hào)幾(3)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為(一)”,第三層為“1?”，第四層為(1)”。(4)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并在圓括號(hào)()”內(nèi)注明簡(jiǎn)稱(chēng)。附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)；附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如“附件：機(jī)構(gòu)人員名單”。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱(chēng)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如“附件1”，版記在附件之后。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位。發(fā)文印章：落款處發(fā)文單位名稱(chēng)、成文日期。抄送單位：公文如有抄送單位，一般用4號(hào)仿宋字體，空一字編排，在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。如“抄送：****業(yè)主辦。”印發(fā)單位和印發(fā)日期：一般用4號(hào)仿宋字體，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿位伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，月、日不編虛位。頁(yè)碼：4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編溶解度在版心下邊緣之下，左右各放一條-線；一字線上距版心下邊緣7mm。版記上不編排頁(yè)碼。特殊情況說(shuō)明（1）當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。（2）不得在公文中插入任何形式的頁(yè)眉與頁(yè)腳。（3）會(huì)議紀(jì)要不加蓋公章。第四公文處理程序第十三條公司公文由相關(guān)各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)草擬、審核后，交綜合部填寫(xiě)“公文審核簽發(fā)單。由綜合部秘書(shū)完成會(huì)簽、定稿簽發(fā)、校稿、印發(fā)、簽收程序。第十四條公司公文（會(huì)議紀(jì)要/記錄除外）的處理程序包括：草擬、審稿、會(huì)簽、定稿簽發(fā)、校稿、印發(fā)、簽收七個(gè)環(huán)節(jié)。1、草擬公文及附件文件應(yīng)做到：情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短?！罢l(shuí)主辦、誰(shuí)草擬”的原則。2、審核：公文及附件文件應(yīng)由其主管領(lǐng)導(dǎo)審核。①由部門(mén)起草，面向本部門(mén)發(fā)送的公文，應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審稿，分管副總定稿。②由部門(mén)起草，面向公司各部或公司以外單位發(fā)送的公文，應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管副總審稿后，交其他相關(guān)副總會(huì)簽后由總經(jīng)理定稿。由部門(mén)起草，面向董事會(huì)或股東會(huì)的公文，應(yīng)由總經(jīng)理審稿，董事長(zhǎng)定稿。3、會(huì)簽：擬稿部門(mén)分管副總根據(jù)文件性質(zhì)確定會(huì)簽人名單（職務(wù)由低至高），由綜合部秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)簽傳遞。若會(huì)簽人意見(jiàn)不統(tǒng)一、且意見(jiàn)較多在“公文審核簽發(fā)單”上無(wú)法詳細(xì)列出的，應(yīng)由傳遞人進(jìn)行匯總打印成單獨(dú)文件，并按會(huì)簽人意見(jiàn)重新修改直至定稿。4、定稿簽發(fā)：由最高級(jí)別的會(huì)簽人定稿簽發(fā)。5、校稿：擬稿部門(mén)經(jīng)理應(yīng)指定專(zhuān)人將定稿后的公文進(jìn)行校對(duì)，修改標(biāo)點(diǎn)、錯(cuò)字。6、印發(fā)：董事會(huì)公文由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)印發(fā)并存檔。公司公文由綜合部秘書(shū)負(fù)責(zé)印發(fā)并存檔。部門(mén)公文由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定人員印發(fā)并存檔。公文正式印發(fā)前，印發(fā)人應(yīng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核重點(diǎn)是：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否規(guī)范、用字是否正確等。7、簽收：公文印發(fā)時(shí)須由簽收人在“發(fā)文登記表”上簽字確認(rèn)。第十五條部門(mén)公文處理程序：草擬、審稿、會(huì)簽、簽批意見(jiàn)四個(gè)環(huán)節(jié)。1、草擬：要求同上。2、審稿：由其部門(mén)經(jīng)理及分管副總審核。3、會(huì)簽意見(jiàn)：擬稿部門(mén)分管副總根據(jù)文件性質(zhì)確定會(huì)簽人名單（職務(wù)由低至高），由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)簽傳遞。若會(huì)簽人意見(jiàn)不統(tǒng)一、且意見(jiàn)較多在“公文簽發(fā)審核單”上無(wú)法詳細(xì)列出的，應(yīng)由傳遞人進(jìn)行匯總打印成單獨(dú)文件，并按會(huì)簽人意見(jiàn)重新修改直至定稿。4、簽批意見(jiàn)：簽批人應(yīng)結(jié)合會(huì)簽人意見(jiàn)，提出最終意見(jiàn)。第十六條行文應(yīng)遵守以下規(guī)則：1、未經(jīng)分管副總、總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，公司內(nèi)部任何部門(mén)不得自行對(duì)外正式發(fā)文。2、涉及多個(gè)部門(mén)職權(quán)范圍的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)協(xié)商，并取得一致意見(jiàn)后方可以公司名義行文。部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行文。3、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門(mén)向上級(jí)主管行文，除了主送對(duì)象外，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明抄送對(duì)象。上級(jí)主管向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)部門(mén)行文，應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)主管。第十七條公司公文涉及到相關(guān)部門(mén)由綜合部秘書(shū)負(fù)責(zé)傳閱。第五公文保管第十八條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理（立卷）、歸檔，以確保歸檔公文齊全、完整，便于調(diào)用。非公司授權(quán)指定人員，任何人不得保存公司公文原件。第十九條公司公文由綜合部統(tǒng)一保存。部門(mén)公文由各部門(mén)指定專(zhuān)人保存。其他人員復(fù)印、調(diào)用公文，須公文需求人員持“工作審批單”經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理審批后到公文保存部門(mén)辦理