出納管理作業(yè)流程暨工作手冊(cè)制度格式

出納管理作業(yè)流程暨工作手冊(cè)總說(shuō)明為成立出納管理制度，提高出納管理效能及服務(wù)質(zhì)量，加快公款支付，保證公款之安全，爰依照事務(wù)管理規(guī)則第六十二條之三規(guī)定精神并依本校組織之特性，研訂出納管理作業(yè)流程暨工作手冊(cè)，并陳機(jī)關(guān)首長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)行，修正時(shí)亦同俾利出納事務(wù)之推進(jìn)。本手冊(cè)系依照會(huì)計(jì)法、事務(wù)管理規(guī)則暨手冊(cè)出納管理部分、公款支付時(shí)限及辦理應(yīng)行注意事項(xiàng)，一般公事單位會(huì)計(jì)制度之一致規(guī)定、內(nèi)部省核辦理準(zhǔn)則及其有關(guān)法例，考慮出納管理單位及其工作性質(zhì)，匯整其共通部分據(jù)以研擬各項(xiàng)內(nèi)容，(合計(jì)十章)：總則、安全及設(shè)備、收款、付款、零用金、單據(jù)、有價(jià)證券及保存品之收付與管理、押標(biāo)金、保證金及保固金之收付、收納款項(xiàng)收條之管理、出納帳表及出納業(yè)務(wù)之檢核等十章。目錄第一章總則第二章安全及設(shè)備第三章收款第四章付款第五章零用金第六章單據(jù)、有價(jià)證券及保存品之收付與管理第七章

押標(biāo)金、保證金及保固金之收付第八章第九章第十章附圖

收納款項(xiàng)收條之管理出納帳表出納業(yè)務(wù)之檢核收納款項(xiàng)業(yè)務(wù)流程圖第一章總則一、為成立出納管理制度，依公然、透明作業(yè)程序，提高出納管理效能及服務(wù)質(zhì)量，加速公款支付，保證公款之安全，特依照事務(wù)管理規(guī)則第六十二條之三精神制定本手冊(cè)。二、本手冊(cè)所稱出納管理，系指依法管理現(xiàn)金、單據(jù)、有價(jià)證券、保存品等之收付、移轉(zhuǎn)、存管及帳表之登記、標(biāo)制等事項(xiàng)。管理上項(xiàng)出納事務(wù)之單位為出納管理單位；出納管理人員系指實(shí)質(zhì)經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)金、單據(jù)、有價(jià)證券、保存品等之收付、移轉(zhuǎn)存管及帳表登記、編制之人員。三、出納管理人員每六年起碼職務(wù)或工作輪換一次，并貫徹休假代理制度。四、出納管理單位應(yīng)依據(jù)會(huì)計(jì)憑據(jù)，辦理對(duì)于現(xiàn)金、單據(jù)、有價(jià)證券、保關(guān)品等之收付、移轉(zhuǎn)、登記及財(cái)富之存管等事項(xiàng)。五、出納管理單位對(duì)機(jī)關(guān)數(shù)支款項(xiàng)、數(shù)入部分，應(yīng)在時(shí)效內(nèi)當(dāng)天或第二天解繳國(guó)庫(kù)，支出部分除零用金外以直接劃撥或開(kāi)立支票方式為原則。五、出納管理單位應(yīng)參酌實(shí)質(zhì)情況，依財(cái)政部國(guó)庫(kù)署﹝各級(jí)地方政府為財(cái)政主管機(jī)關(guān)﹞審定之額定零用金限額內(nèi)，簽經(jīng)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)或其受權(quán)人批準(zhǔn)后，提取定額現(xiàn)金備做零星事項(xiàng)之支用。六、出納管理單位保存之現(xiàn)金、單據(jù)、有價(jià)證券、保存品、契據(jù)等不得挪用或做借支。七、出納管理單位收納各樣收入，除法例還有規(guī)定者外，應(yīng)一律使用收納款項(xiàng)收條，并設(shè)置收納款項(xiàng)收條紀(jì)錄卡，及時(shí)通知會(huì)計(jì)單位編制會(huì)計(jì)憑據(jù)入賬。上述收納款項(xiàng)收條，除經(jīng)手人簽章外，并應(yīng)由主辦出納、主辦會(huì)計(jì)及機(jī)關(guān)首長(zhǎng)簽章。八、切合額定零用金動(dòng)支事項(xiàng)及款額之支出，由出納管理單位依據(jù)批準(zhǔn)文件憑據(jù)在額定零用金內(nèi)之付之。九、出納管理單位接到應(yīng)﹝待﹞付款單據(jù)后，應(yīng)恪遵公款支付時(shí)限及辦理應(yīng)行注意事項(xiàng)規(guī)定之時(shí)限辦理，不得稽延。十、出納管理單位除依法得自行保存之經(jīng)費(fèi)款項(xiàng)外，收納之各樣款項(xiàng)、單據(jù)、有價(jià)證券、保存品等，應(yīng)依規(guī)定于當(dāng)天或第二天解繳公庫(kù)，最長(zhǎng)不得逾五日。但法律還有規(guī)定者不在此限。十一、專戶管款項(xiàng)存款之支票應(yīng)由機(jī)關(guān)首長(zhǎng)，主辦會(huì)計(jì)暨主辦出納簽章。第二章安全及設(shè)備一、各機(jī)關(guān)為保證出納管理單位經(jīng)管之現(xiàn)金、單據(jù)、有價(jià)證券、保存品等之安全，應(yīng)于出納管理單位之辦公地方設(shè)置閉路電視監(jiān)督系統(tǒng)，每一攝像機(jī)及錄像機(jī)，應(yīng)將出納管理單位出入口及走廊所有涵蓋于監(jiān)督之范圍內(nèi)。但事實(shí)沒(méi)法裝設(shè)者，在能保證其安全下，得不設(shè)置前述之監(jiān)督系統(tǒng)。出納管理單位如與其余單位同一辦公室，其位置應(yīng)設(shè)在辦公室最內(nèi)角為原則。二、出納管理單位對(duì)于有關(guān)單據(jù)，應(yīng)妥慎管理。三、出納管理人員解領(lǐng)款項(xiàng)，視需要加派人員輔助辦理。四、出納管理單位得采柜臺(tái)化或小柜員制方式收付，并力爭(zhēng)程序簡(jiǎn)化，以便利正確為原則。五、出納管理單位平時(shí)收納事項(xiàng)許多者，得依規(guī)定洽請(qǐng)代理公庫(kù)銀行派員在本機(jī)關(guān)駐收。第三章收款一、收款作業(yè)：﹝一﹞收受時(shí)，出納管理單位人員對(duì)收進(jìn)款項(xiàng)，務(wù)須當(dāng)面盤點(diǎn)，并及時(shí)登記備查簿，如該款項(xiàng)依規(guī)定應(yīng)送存國(guó)﹝公﹞庫(kù)者，應(yīng)填具繳款書，如數(shù)解庫(kù)，并將收條移送會(huì)計(jì)單位登帳。﹝二﹞出納管理人員對(duì)依法律規(guī)定應(yīng)收納之款項(xiàng)，得先行收納開(kāi)立收條，于當(dāng)天或翌日上午前送會(huì)計(jì)單位補(bǔ)開(kāi)收入傳票入賬。﹝三﹞收日現(xiàn)金、單據(jù)、有價(jià)證券、保存品等，需當(dāng)面盤點(diǎn)。﹝四﹞收入單據(jù)，應(yīng)批閱發(fā)票人或銀行名稱、地址、種類、仰頭、金額、日期、背書等能否與規(guī)定符合﹝五﹞拜托銀行代收單據(jù)，應(yīng)先登錄備忘簿，俟銀行通知后，再隊(duì)列收。若有延遲，應(yīng)即洽詢。﹝六﹞款項(xiàng)收妥后，及在傳票或繳款單上加蓋收訖日期戳記及經(jīng)收人私章。﹝七﹞出納管理人員對(duì)收進(jìn)款項(xiàng)，應(yīng)隨時(shí)按次序登帳。十九、收納各樣收入，除法律還有規(guī)定外，應(yīng)一律使用收納款項(xiàng)收條，由各業(yè)務(wù)單位向保管單位領(lǐng)取自行出納款項(xiàng)一致收條，按編號(hào)次序領(lǐng)用，另設(shè)收納款項(xiàng)收條紀(jì)錄卡，并依照各聯(lián)別規(guī)定按收入項(xiàng)目名稱分別辦理，如因填寫錯(cuò)誤，應(yīng)即辦理銷號(hào)手續(xù)。以使用之收條及收款書存根聯(lián)，應(yīng)存在各業(yè)務(wù)單位，依類型加裝封面，按號(hào)次裝訂成冊(cè)妥慎保存，以備抽查。第四章付款二十、可直接以單據(jù)、匯撥或劃撥方式支付受款人者，除零用金外，應(yīng)不由出納管理單位支付現(xiàn)金為原則。二十一、收到會(huì)計(jì)單位編制之付款憑據(jù)，應(yīng)即遞送地域支付機(jī)構(gòu)辦理支付。其屬于受款人自領(lǐng)方式附有「公庫(kù)專戶存款支票」，通知受款人領(lǐng)取。二十二、款項(xiàng)付訖后，即在傳票上加蓋付訖日期戳記及經(jīng)付人員章。二十三、辦理付款時(shí)，應(yīng)檢核所附憑據(jù)，能否與支出傳票之印鑒符合﹝一﹞出納管理人員收到會(huì)計(jì)單位開(kāi)具之支出傳票，其款項(xiàng)屬于在專戶存管款項(xiàng)支付者，應(yīng)即簽發(fā)﹝國(guó)庫(kù)專戶存款支票﹞通知受款人領(lǐng)取。﹝二﹞在專戶存款內(nèi)之支付之款項(xiàng)，應(yīng)一律簽發(fā)仰頭支票，并依規(guī)定劃線或嚴(yán)禁背書轉(zhuǎn)讓。第五章零用金二十四、﹝一﹞零用金之申請(qǐng)：年度開(kāi)始零用金管理單位因應(yīng)緊迫零星支用，應(yīng)參酌實(shí)質(zhì)情況在財(cái)政部國(guó)庫(kù)署﹝或財(cái)政主管機(jī)關(guān)﹞審定零用金額度內(nèi)，經(jīng)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)或其受權(quán)人批準(zhǔn)后，提取定額現(xiàn)金，指定專人經(jīng)營(yíng)，備做零星支用。﹝二﹞零用金由出納管理單位指定出納管理人員一致保管支付。﹝三﹞零用金支付后，管理零用金之管理人員應(yīng)將支出憑證予以編號(hào)加蓋收訖日期章，隨時(shí)逐筆登錄零用金備查簿，于支付相當(dāng)數(shù)額時(shí)，按類型整理歸類，填具零用金支用清單，連同支出憑據(jù)，其受權(quán)人核章后，送會(huì)計(jì)單位審查，依規(guī)定程序撥還。﹝四﹞會(huì)計(jì)年度終了時(shí)，額定零用金之辦理，依集中支付作業(yè)程序之規(guī)定辦理。第六章單據(jù)、有價(jià)證券及保存品之收付與管理二十五、單據(jù)、有價(jià)證券及保存品之收付，出納管理單位應(yīng)依據(jù)傳票履行，履行后，主辦出納人員，應(yīng)于傳票上簽章以示達(dá)成收付手續(xù)。二十六、出納管理單位收到各項(xiàng)單據(jù)、有價(jià)證券及保存品，應(yīng)依照公庫(kù)保存品有關(guān)規(guī)定送存公庫(kù)或代理公庫(kù)機(jī)關(guān)保存。存庫(kù)之保存品應(yīng)分類登記于存庫(kù)保存品備查簿并按月假造保存品報(bào)告表送會(huì)計(jì)單位以備查考管制。第七章押標(biāo)金、保證金及保固金之收付二十七、出納管理單位應(yīng)依招標(biāo)須知規(guī)定，收取押標(biāo)金，并開(kāi)立收條，退還時(shí)，對(duì)未得標(biāo)廠商，可及時(shí)退還，對(duì)沒(méi)法及時(shí)退還者，應(yīng)循一般付款程序辦理。對(duì)得標(biāo)廠商，應(yīng)依規(guī)定將押標(biāo)金變換為履約保證金，廠商持原繳納押標(biāo)金之收條，換取履約保證金之收條。出納管理單位應(yīng)即回收原押標(biāo)金收條上注明已變換為履約保證金。二十八、出納管理單位辦理保證金之退還時(shí)，應(yīng)依照會(huì)計(jì)單位編制之傳票，始可退還，保固金亦同。二十九、采買案有保固時(shí)期者，廠商應(yīng)繳納之保固金，可直接由應(yīng)退之履約保險(xiǎn)金或該采買案之對(duì)付款項(xiàng)中扣抵，惟廠商應(yīng)預(yù)先聲明，俾利會(huì)計(jì)及出納作業(yè)之辦理。第八章收納款項(xiàng)收條之管理三十、出納款項(xiàng)收條套印各機(jī)關(guān)印信、機(jī)關(guān)首長(zhǎng)、主辦會(huì)計(jì)及有關(guān)業(yè)務(wù)主管簽章時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)單位、總務(wù)單位及各有關(guān)業(yè)務(wù)單位派員會(huì)同監(jiān)印，印妥后由保存單位指派專人負(fù)責(zé)保存。三十一、收納款項(xiàng)收條之領(lǐng)用，應(yīng)由使用單位填具領(lǐng)用單調(diào)式二聯(lián)，經(jīng)使用單位主管單位簽核后，向保存單位領(lǐng)用。領(lǐng)用第一聯(lián)由保存單位抽存，第二聯(lián)由出納管理單位保存存查，并應(yīng)設(shè)置收納款項(xiàng)收條紀(jì)錄卡，隨時(shí)紀(jì)錄使用情況，備供核查，以達(dá)勾稽作用。三十二、未使用或已使用擬作廢之收條，截角作廢，并妥慎保存?zhèn)洳?，保存限期起碼兩年，屆滿兩年后，陳經(jīng)該管上司機(jī)關(guān)贊同得以銷毀。三十三、收納款項(xiàng)之收入收條，應(yīng)由出納管理單位或使用單位按編號(hào)次序開(kāi)立，不得跳號(hào)，并以類型分類。當(dāng)天收入，原則上應(yīng)于第二天前結(jié)算，按科目填制繳款書解繳國(guó)庫(kù)，繳款清單連同收條第二聯(lián)于第二天上午送會(huì)計(jì)單位列帳。三十四、匯解各項(xiàng)收進(jìn)款時(shí)，應(yīng)將收款之收條字軌號(hào)碼填入各該繳款書「其他應(yīng)行說(shuō)明事項(xiàng)欄」內(nèi)。三十五、為增強(qiáng)收納款項(xiàng)收條之管束，保存單位應(yīng)設(shè)置收納款項(xiàng)收條領(lǐng)用紀(jì)錄卡，其實(shí)不按期抽查，作成紀(jì)錄備查。第九章出納帳表三十六、出納管理單位應(yīng)制備以下各項(xiàng)簿籍﹝其格式詳附錄一﹞：﹝一﹞現(xiàn)金出納備查簿，備登收納款項(xiàng)，必需時(shí)的分立收入、支出或進(jìn)出結(jié)存各項(xiàng)簿籍。﹝二﹞

存庫(kù)保存品備查簿，備登存庫(kù)保存各種有價(jià)證券、單據(jù)、保存品等項(xiàng)。﹝三﹞

保存品記錄簿，作為保存品之明細(xì)備查簿，以記載保存品收存即發(fā)還之原始紀(jì)錄。第十章出納業(yè)務(wù)之檢核三十七、出納管理之檢核要項(xiàng)以下：﹝一﹞出納手續(xù)能否切合規(guī)定﹝二﹞傳票送到后，辦理收付款項(xiàng)，能否快速﹝三﹞保存之單據(jù)、有價(jià)證券、保存品等否與賬目符合，有無(wú)超出有效時(shí)期﹝四﹞﹝