會議管理制度

泰富重工制造有限公司編制向昭儀Z/TFZG201003-2014審核李華伶會議管理制度批準(zhǔn)熊波頁碼共7頁生效日期2014年5月29日1目的為規(guī)范公司會議管理，建立、完善內(nèi)部溝通渠道，提高會議效率和效果，嚴(yán)肅會議紀(jì)律，特制定本制度。2范圍適用于泰富重工制造有限公司（以下簡稱公司）各種例會及專題會議。3職責(zé)綜合管理部負(fù)責(zé)本制度制定與實施。4會議分類與組織4.1公司級會議4.1.1公司辦公例會：由總經(jīng)理召集副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、綜合管理部秘書參加或根據(jù)工作需要確定參會人員，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織。4.1.2生產(chǎn)計劃會議：①由營運管理部負(fù)責(zé)組織，總經(jīng)理主持，營運管理部、制造部、物流管理部、品質(zhì)管理部、工藝技術(shù)部部門負(fù)責(zé)人、各室主任級主管參加；②由制造部負(fù)責(zé)組織，生產(chǎn)副總主持，各車間調(diào)度員、計劃員，相關(guān)營運、物流、工藝、品質(zhì)人員參加。4.1.3全體員工會議：由綜合管理部負(fù)責(zé)組織，總經(jīng)理主持，全體員工參加。4.1.4質(zhì)量例會：由品質(zhì)管理部組織，分管質(zhì)量管理部總經(jīng)理助理主持，制造部、物流管理部、品質(zhì)管理部、工藝技術(shù)部部門負(fù)責(zé)人參加。4.1.5半年度經(jīng)營工作會議：由營運管理部組織，總經(jīng)理主持，管理團隊成員、各部門負(fù)責(zé)人、各室主任參加。4.1.6年度經(jīng)營工作會議：由營運管理部組織，總經(jīng)理主持，管理團隊成員、各部門負(fù)責(zé)人、各室主任參加。4.2部門級會議4.2.1安全、6S例會：由綜合管理部組織，安全專員主持，所有安全兼職員、6S專干參加。4.2.2預(yù)算會議：由營運管理部組織，營運管理部負(fù)責(zé)人主持，各部門負(fù)責(zé)人、預(yù)算管理員參加。5會議審批5.1外部會議5.1.1由國家部委、省、市、開發(fā)區(qū)政府及有關(guān)廳局召集的會議，有關(guān)部門接到會議通知后，應(yīng)將會議通知交綜合管理部，由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理審批手續(xù)并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)通知參會人員。5.1.2由政府組織的會議由總經(jīng)理審批并指定人員參加。5.1.3經(jīng)營、業(yè)務(wù)類會議由分管總監(jiān)審批并指定人員參加。5.1.4其他會議分別由主管負(fù)責(zé)人審批、安排人員參加。5.2內(nèi)部會議5.2.1全體員工會議由總經(jīng)理審批。5.2.2部門負(fù)責(zé)人辦公會議由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.2.3相關(guān)專業(yè)會議由歸口主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.2.4其他會議由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。6會議安排與規(guī)范6.1公司辦公例會：于每周一上午9點召開，如遇節(jié)假日或特殊情況由綜合管理部另行通知會議時間。6.2生產(chǎn)計劃會議：①營運管理部組織：每月27日定期召開；②制造部組織：每周一下午2點召開。6.3全體員工會議：每年年初召開的總結(jié)、表彰會議或公司宣布重大決定等，可由總經(jīng)理臨時召集。6.4質(zhì)量例會：每月上旬擇日召開。6.5半年度經(jīng)營工作會議：每年7月下旬召開，同時召集多個部門人員參加的會議必須提前報經(jīng)總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可召開。6.6年度經(jīng)營工作會議：每年年初召開，同時召集多個部門人員參加的會議必須提前報經(jīng)總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可召開。6.7業(yè)務(wù)會議（需支出費用）應(yīng)提前由牽頭部門負(fù)責(zé)編制《會議立項申請單》，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后方可立項籌辦，大型業(yè)務(wù)會議還必須編寫出詳細(xì)的策劃安排《報告》與之配套。6.7.1《會議立項申請單》主要內(nèi)容包括：a)會議基本情況：會議名稱、會議主題、會議地點、參會人數(shù)及人員組成、會議主要日程安排等。b)會議費概算：會議單項費用概算、概算說明及其他有關(guān)財務(wù)說明等。6.8部門會議安排如與總經(jīng)理辦公會議、全體員工會議相沖突，應(yīng)遵循小會服從大會、局部服從整體的原則。6.9會議精神需下達(dá)的，與會部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時傳達(dá)給各自部門，負(fù)責(zé)會議精神貫徹的組織、監(jiān)督和實施，督察部門負(fù)責(zé)督察公司各部門對會議精神的貫徹實施情況。6.10各部門應(yīng)建立報告制度，部門負(fù)責(zé)人在辦公例會上向公司領(lǐng)導(dǎo)報告部門運行情況，以作為公司領(lǐng)導(dǎo)進行決策的依據(jù)。6.11會議室使用請參照集團《會議室使用辦法》。7會前通知及準(zhǔn)備7.1會議召集部門應(yīng)提前一天以口頭或書面形式通知相關(guān)人員。7.2例會時間固定，不需另行通知。如出現(xiàn)會議時間調(diào)整，由相關(guān)組織部門提前通知。7.3會議通知須明確會議時間、地點、參會人員、會議議題、需準(zhǔn)備的事項等。7.4會議組織部門負(fù)責(zé)會場安排、設(shè)備準(zhǔn)備及參會人員的簽到工作。7.5會議組織部門就議題準(zhǔn)備充分資料、信息，確定好會議紀(jì)錄人員。8會中紀(jì)律8.1參會人員須按照會議時間提前5分鐘到達(dá)會場，會議期間不得隨意遲到、早退。如因特殊情況不能參會者，應(yīng)事先報總經(jīng)理或會議組織者批準(zhǔn)。無故或沒有經(jīng)批準(zhǔn)而遲到、早退者，給予30元/次的經(jīng)濟處罰。擅自缺席者，一律按曠工處理。8.2會議期間，與會人員須將手機關(guān)閉或設(shè)為靜音狀態(tài)；不準(zhǔn)交頭接耳、大聲喧嘩；不能在會場內(nèi)隨意走動，未經(jīng)允許不得擅自離開。8.3進入會場后，不能吸煙、嚼檳榔。9會后紀(jì)要及落實9.1公司辦公例會由綜合管理部秘書負(fù)責(zé)記錄，專題會議由指定人員記錄。會后整理會議紀(jì)要，并于會后兩個工作日內(nèi)，發(fā)各參會部門（復(fù)印件或電子文檔），原件交綜合管理部存檔。部門負(fù)責(zé)人會議紀(jì)要須報公司領(lǐng)導(dǎo)層，并在綜合管理部備案。9.2公司辦公例會紀(jì)要報總經(jīng)理審核簽字，專題會議紀(jì)要須由參會主要人員簽字確認(rèn)，會議組織部門指定專人分發(fā)各與會人員。9.3會議上必須明確各事項責(zé)任人及時間節(jié)點。會議中有意見須及時提出，會議后與會人員須堅決執(zhí)行會議精神，及時落實工作情況，以書面、郵件、電話形式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)督辦會議各項決議。10保密事項10.1會議涉及的保密事項，各與會人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自外傳會議內(nèi)容。10.2會議紀(jì)要屬公司內(nèi)部重要文件，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。11附則11.1本制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。11.2本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。12附件附件一：《泰富重工重要例會時間表》附件二：《會議立項申請單》附件三：《會議簽到表》附件四：《會議紀(jì)要》附件一：《泰富重工重要例會時間表》泰富重工重要例會時間表序號會議名稱時間會議組織部門主持人參會成員會議輸入主要議題會議輸出公司級會議1公司辦公例會每周一上午9點綜合管理部總經(jīng)理副總經(jīng)理、總助、綜合管理部秘書總經(jīng)理經(jīng)營策略1、公司重要工作

2、重大人事決定***會議紀(jì)要2生產(chǎn)計劃會議每月27日營運管理部總經(jīng)理營運管理部、制造部、物流部、品質(zhì)管理部、工藝技術(shù)部部門負(fù)責(zé)人、各室主任、主管1、《生產(chǎn)進度情況報告》

2、月度各部門資金預(yù)算執(zhí)行情況1、通報上階段生產(chǎn)計劃完成情況

2、討論確定下階段生產(chǎn)計劃

3、確定下階段資金計劃1、***會議紀(jì)要

2、生產(chǎn)令號每周一下午2點制造部生產(chǎn)副總各車間調(diào)度、計劃員、相關(guān)營運、物流、工藝、品質(zhì)人員周工作執(zhí)行情況1、各部門通報計劃完成情況

2、解決制造過程中需協(xié)調(diào)解決的事項***會議紀(jì)要3全體員工會議每年年初綜合管理部總經(jīng)理全體員工召開前一周布置臨時***會議紀(jì)要4質(zhì)量例會每月上旬品質(zhì)管理部總助制造部、物流部、品質(zhì)管理部、工藝技術(shù)部部門負(fù)責(zé)人，必要時邀請研究院參會1、《質(zhì)量月報》

2、需研討的質(zhì)量問題。1、通報上階段質(zhì)量目標(biāo)及質(zhì)量體系工作情況

2、討論確定質(zhì)量問題解決方案

3、下月質(zhì)量工作布置***會議紀(jì)要5半年度經(jīng)營工作會議每年7月下旬營運管理部總經(jīng)理經(jīng)營團隊成員、部門負(fù)責(zé)人、各室主任公司、部門半年度工作總結(jié)

1、分線/分部門匯報半年度工作

2、總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)布置下半年工作***會議紀(jì)要6年度經(jīng)營工作會議每年年初營運管理部總經(jīng)理經(jīng)營團隊成員、部門負(fù)責(zé)人、各室主任公司、部門年度工作總結(jié)

1、分線/分部門匯報年度工作

2、總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)布置明年工作***會議紀(jì)要部門級會議1安全、6S例會每月的第2、4周的星期四綜合管理部安全專員所以兼職安全員、6S專干每周檢查結(jié)果1、安全隱患整改情況

2、發(fā)現(xiàn)的安全問題及解決方案***會議紀(jì)要2預(yù)算會議1月、4月、7月、10月中旬營運管理部營運管理部部長各部門負(fù)責(zé)人、預(yù)算管理員預(yù)算執(zhí)行情況與考核1、預(yù)算分析與考核通報

2、討論改善措施

***會議紀(jì)要附件二：《會議立項申請單》會議立項申請單申請人申請部門部門負(fù)責(zé)人參加名稱會議主題參會人數(shù)會議主要日程安排會議單項費用概算概算說明分管領(lǐng)導(dǎo)審核總經(jīng)理批準(zhǔn)附件三：《會議簽到表》會議簽到表會議名稱：會議地點：會議時間：序號部門姓名簽名