酒店采購授權(quán)（八）

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酒店選購授權(quán)（八）之相關(guān)制度和職責(zé)，酒店選購授權(quán)為了遺憾執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo),選購部門應(yīng)有下列四種決策權(quán):1.供給商之挑選。2.交易價(jià)格及條件之打算。3.選購規(guī)范之確認(rèn)。4.與潛在供給商之接觸聯(lián)系。再就選購部門...

酒店選購授權(quán)

為了遺憾執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo),選購部門應(yīng)有下列四種決策權(quán):

1.供給商之挑選。

2.交易價(jià)格及條件之打算。

3.選購規(guī)范之確認(rèn)。

4.與潛在供給商之接觸聯(lián)系。

再就選購部門而言,為實(shí)施分層負(fù)責(zé),提高工作效率,通常會(huì)實(shí)施下列兩種授權(quán)措施:

內(nèi)部授權(quán)

選購主管秉承上級(jí)主管或酒店制度,在肯定金額內(nèi)有打算選購之權(quán)。超過此一權(quán)限,仍需呈請(qǐng)上級(jí)主管核定。

外部授權(quán)

除了采納混合式選購制度之外部授權(quán)情況外,尚有對(duì)于執(zhí)行專案方案人員之授權(quán)(不受酒店原有選購制度之束縛),或選購部門認(rèn)定由用法部門自行辦理更為妥善之授權(quán)。金額較大之外部授權(quán),選購部門應(yīng)保留查核之權(quán),以免發(fā)生流弊。

一、作業(yè)流程

凡酒店規(guī)模愈大,選購金額偏高者,對(duì)程序的設(shè)計(jì)愈為重視。茲將普通選購作業(yè)的流程設(shè)計(jì)應(yīng)注重的要點(diǎn),列述如下:

1.先后順序準(zhǔn)時(shí)效控制

即應(yīng)注重其流暢性與一致性,并考慮作業(yè)流程所需求時(shí)限。譬如,避開同一主管對(duì)同一選購案件,做數(shù)次的簽核;避開同一選購案件,在不同部門有不同的作業(yè)方式;避開一個(gè)選購案件會(huì)簽部門太多,影響作業(yè)時(shí)效。

2.關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置

即為便于控制,使各項(xiàng)在處理中的選購作業(yè),在各階段均能追蹤管制。

3.劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)

即各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任,應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核方法。譬如,請(qǐng)購、選購、驗(yàn)收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)別。

4.作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂

即注重改變性或彈性范圍以及偶發(fā)時(shí)光之因應(yīng)法則。

5.繁簡(jiǎn)或被重視的程度,應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或選購各項(xiàng)的重要性或價(jià)值的大小相適應(yīng)

即凡涉及數(shù)量較大,價(jià)值較高,或易發(fā)生舞弊之作業(yè),應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。反之,則可略予放寬,以求提高工作效率。

6.程序應(yīng)合時(shí)宜

即應(yīng)注重程序的準(zhǔn)時(shí)改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程,經(jīng)過若干時(shí)日后,應(yīng)加以檢討,不斷改進(jìn),以因應(yīng)組織的變更,或作業(yè)上的實(shí)際需求。

二、選購作業(yè)流程:

1.接收分店咨詢信息:選購部人員在收到各銷售部門的信息(不管是詢價(jià)/貨/專業(yè)學(xué)問/物流等),都要具體的記錄(門店/聯(lián)系人/信息內(nèi)容/需要速度等),并按輕重緩急,先后順序處理;注:選購部與業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)往來要記錄備案,建立完美的產(chǎn)品資料庫,便利日后作業(yè);

2.咨詢供給商相關(guān)問題:收到分店信息,在第一時(shí)光按順序詢問供給商,將供給商的信息反饋記錄并備案,在交流的時(shí)候最好舉一反三,將分店的信息多元化,分店問一個(gè)貨源,小編們可以收集供給商其他的信息如其他貨有沒,價(jià)格有沒便動(dòng),定多有沒廉價(jià),庫存還剩下多少,其他競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手拿貨狀況,給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的價(jià)格等信息,這樣做到有憊無患,也便利與門店的交流,同時(shí)擴(kuò)大酒店信息資源化;

3.信息反饋給分店:將供給商反饋的信息反饋給分店挺直聯(lián)系人或通過留言的方式,確保信息的傳達(dá)勝利;

4.接收訂貨信息:分店按照存貨/客戶訂貨等需要向選購部發(fā)送選購訂單(最好以或傳真的形式下單,單上最好注明是客人需求還是備貨或其他內(nèi)容),同時(shí)也要確認(rèn)選購部挺直當(dāng)事人是否收到訂單;

5.確定供給商和制定選購單:接收門店的訂單后,整核其他門店的訂單,挑選質(zhì)量?jī)?yōu)質(zhì),價(jià)格最低,服務(wù)看法最好,送貨速度最快的供給商,然后制定方案選購單,并在選購訂單上肯定要注明供給商名稱/電話/傳真/聯(lián)系人/品名/規(guī)格/數(shù)量/價(jià)格/總金額/需要店名/交貨時(shí)光/地點(diǎn)/店內(nèi)聯(lián)系人/貨運(yùn)方式/運(yùn)費(fèi)狀態(tài)/結(jié)款方式/選購員名稱及備注;然后將選購單按照標(biāo)準(zhǔn)審核;

6.審核并發(fā)送訂單:100-2000元經(jīng)選購主管審核方能選購,2000-10000元經(jīng)選購經(jīng)理審核才干選購,10000-50000經(jīng)選購經(jīng)理及財(cái)務(wù)主管審核執(zhí)行選購,50000以上經(jīng)選購經(jīng)理/財(cái)務(wù)主管/總經(jīng)理審核由選購主管執(zhí)行選購;將經(jīng)審核過的選購單發(fā)送給供給商,然后確認(rèn)貨源情況/發(fā)貨時(shí)光/貨運(yùn)方式/到貨時(shí)光/貨運(yùn)酒店名稱,電話及收貨地址或供給商送貨支配;

7.將發(fā)貨及物流信息反饋給分店:將供給商反饋信息與選購訂單傳給訂貨分店,確認(rèn)信息接收到位;

8.分店收貨后確認(rèn)貨況并知會(huì)到貨狀態(tài)給選購部:分店在收到供給商貨時(shí),以選購訂單為收貨依據(jù),確認(rèn)數(shù)量/金額/質(zhì)量吻合標(biāo)準(zhǔn)后將信息反饋給選購部;

9.現(xiàn)金選購按付款流程付款,月結(jié)選購按流程將單據(jù)上交財(cái)務(wù)部:在確認(rèn)第8步完成后,按照訂單上的解釋付款,月結(jié)供給商將送貨單簽名后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部;

10.匯總月/季/年選購總額并加以分析:按每月/季/年匯總選購金額,分析大型供給商每月/季/年選購占比率,同比去年/上個(gè)月和上季度的增降趨勢(shì),并從銷售/供給商自身三個(gè)方面找出緣由,逐漸去充實(shí);

一.才干方面

(一)成本意識(shí)與價(jià)值分析能力

選購支出系構(gòu)成銷貨成本的主要部分,因此選購人員務(wù)必具有成本意識(shí),精打細(xì)算,

錙銖必爭(zhēng),不行"大而化之"。其次,務(wù)必具有"成本效益"觀念,所謂"一分錢一分貨",不行花冤枉錢,買品質(zhì)太好或不堪用法之物品。隨時(shí)將投入"成本"與產(chǎn)出(用法情況--時(shí)效、損耗率、修理次數(shù)等)加以比較。此外,對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容,應(yīng)有分析的技巧,不行以"總價(jià)"比較,務(wù)必在相同的基礎(chǔ)上,逐項(xiàng)(包括原料、人工、創(chuàng)造費(fèi)、稅金、利潤(rùn)、交貨時(shí)光、付款條件等)加以剖析評(píng)斷。

(二)預(yù)測(cè)能力

在動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,物品的選購價(jià)格與供給數(shù)量常常調(diào)節(jié)變動(dòng)。選購人員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料,研判貨源是否充裕;與供給商的接觸,從其"惜售"的看法,亦能揣摩物品可能供給日絀;從物品原料價(jià)格的漲跌,亦能判斷選購成本將受影響的幅度有多少?？傊?選購人員必?cái)U(kuò)充視聞,具備"察言觀色"的能力,對(duì)物品未來供給的趨勢(shì)能預(yù)謀對(duì)策。

(三)表達(dá)能力

選購人員無論是用語言或文字與供給商交流,務(wù)必能正確、清楚表達(dá)所欲選購的各種條件,例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等,避開語意含混,滋生誤會(huì)。特殊是勞碌的選購工作,務(wù)必使選購人員具備"長(zhǎng)話短說,意簡(jiǎn)言賅"的表達(dá)能力,以免鋪張時(shí)光。"說之以理,動(dòng)之以情"來爭(zhēng)取優(yōu)待的選購條件,更是選購人員務(wù)必鍛煉的表達(dá)技巧。

(四)專業(yè)學(xué)問

選購人員對(duì)其經(jīng)辦的產(chǎn)品,若能了解原料來源、組合過程、

基本功能、品質(zhì)、用途、成本等,將有助與供給商的交流,并避開"敵暗小編明"吃虧上當(dāng)。有了專業(yè)學(xué)問,更能主動(dòng)開發(fā)新來源或替代品,有助于降低選購成本。

二.品德方面

(一)臨財(cái)不茍得

選購人員所處理的"訂購單"與"鈔票"并無太大差異,因此難免被"惟利是圖"的供給商所包圍。無論是威迫(透過人際關(guān)系)或利誘(回扣或紅包),選購人員務(wù)必維持"平時(shí)心"、"不動(dòng)心",否則以犧牲酒店權(quán)益,圖利他人或自己,終將誤人誤己。"重利忘義"之徒,實(shí)難勝任選購職責(zé)。

(二)敬業(yè)精神

"缺貨或斷料"實(shí)為選購人員最大之恥辱。雖然造成料品缺乏之緣由甚多,若選購人員不能抱持"舍小編其誰"的看法,負(fù)責(zé)調(diào)度所需之貨品