賬務(wù)處理子系統(tǒng)(4)-日常業(yè)務(wù)處理第二章

賬務(wù)處理子系統(tǒng)(4)-日常業(yè)務(wù)處理第二章主要內(nèi)容憑證管理賬簿管理期末處理2總賬系統(tǒng)的日常處理是通過憑證處理、記賬、期末處理等過程完成會計核算，并通過輸出各種賬表輸出系統(tǒng)處理結(jié)果。此系統(tǒng)是一切財務(wù)數(shù)據(jù)的收集點。3總賬業(yè)務(wù)流程圖45一、憑證管理會計憑證是整個會計核算系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來源，會計憑證的正確性將直接影響到整個會計信息系統(tǒng)的真實性、可靠性，因此系統(tǒng)必須能保證會計憑證錄入數(shù)據(jù)的正確性。包括憑證輸入、憑證審核、憑證輸出、憑證匯總和記賬等過程。6（一）憑證輸入 記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、會計分錄和金額等。如果輸入會計科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容。7輔助核算往來業(yè)務(wù)編號（1）憑證頭部分

1）憑證字。輸入設(shè)置時已定義的憑證類別編號或名稱。2）憑證號。一般地，憑證號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生,并對連續(xù)性進行控制。編號由憑證類別編號和憑證順序編號組成，如：收款1、收款2等。

1、憑證輸入內(nèi)容9

3）業(yè)務(wù)日期：憑證錄入日期，可修改4）附件張數(shù)，即本張憑證所附原始憑證張數(shù)。10三、網(wǎng)絡(luò)課程制作特色（2）憑證正文部分

1)摘要。即對本憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的說明。憑證的每行必須有摘要內(nèi)容，不同行的摘要內(nèi)容可以不同，每行的摘要將隨其內(nèi)容在明細賬、日記賬中出現(xiàn)。2)科目。輸入科目時,一般輸入科目編碼，計算機將根據(jù)科目編碼自動切換為對應(yīng)的會計科目名稱。輸入的科目編碼必須在建立科目時已經(jīng)定義，必須是最底層的科目編碼。錄入科目代碼，可以按F7查詢

11

3）金額。金額不能為“零”；紅字以“－”號表示（沖銷業(yè)務(wù)時）；會計科目借貸雙方金額必須平衡。4）核算項目的內(nèi)容。如果在科目設(shè)置時定義了相應(yīng)的“核算項目”，則在輸入每筆分錄時，同時輸入核算項目的內(nèi)容。

12135）合計。自動計算借方科目和貸方科目的金額合計數(shù)。6）制單人簽字。系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前進入本功能時的操作員姓名自動輸入。142、輔助核算數(shù)據(jù)的輸入當(dāng)會計科目有輔助核算要求時，會出現(xiàn)輔助核算內(nèi)容，如部門，客戶，職員等。（1）外幣核算科目 如收到外商投資款20,000美元，匯率8.05電匯，編號4561516（2）數(shù)量核算科目 如新購空白光盤一批2元×100片，轉(zhuǎn)賬支票號9011718（3）往來科目：如收回客戶欠應(yīng)收帳款在輸入科目回車后，光標(biāo)移至此處19（4）部門核算如報銷本月管理人員通訊費借：管理費用–通訊費—市場部–李丹貸：庫存現(xiàn)金20（5）銀行類科目如提取現(xiàn)金10000元備用，現(xiàn)金支票號123213、憑證輸入的輔助功能常用摘要輸入功能（按F7）：2223常用憑證輸入功能：調(diào)入模式憑證244、憑證輸入正確性控制措施憑證類型和編號：系統(tǒng)自動按分類編號，避免重號、漏號，不可修改制單日期：制單日期控制不能為已結(jié)賬月份，缺省用系統(tǒng)日期，用戶可根據(jù)情況改，但日期要隨憑證編號增加而遞增。會計科目有效控制。系統(tǒng)對輸入的會計科目進行存在性檢查、是否最末級科目檢查和符合有關(guān)規(guī)定的檢查。如非法對應(yīng)科目檢查:如收款憑證中借方必要有“現(xiàn)金”、“銀行存款”，付款憑證中貸方必要“現(xiàn)金”、“銀行存款”，但轉(zhuǎn)賬憑證中不能出現(xiàn)“現(xiàn)金”、“銀行存款”金額控制：科目金額不能為零。保存憑證時，系統(tǒng)安裝“有借必有貸，借貸必相等”的原則檢查數(shù)據(jù)是否可接受。2526（二）憑證查詢27審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進行合法性檢查。主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等如果審查認為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。經(jīng)過審核后的記賬憑證才能作為正式憑證進行記賬處理。（三）審核憑證28注：審核人和制單人不能是同一個人,取消審核只能由審核人進行。 憑證一旦進行了審核，就不允許對其進行修改和刪除，必須通過取消審核操作后才能對憑證進行修改和刪除。29

審核方法有目測法、二次錄入效驗（雙敲審核）,最常用的方法是目測法。 目測法時,可直接根據(jù)原始憑證,對屏幕上顯示的記賬憑證進行審核,對正確的記賬憑證,執(zhí)行審核命令，計算機在憑證上填入審核人名字；對錯誤的記賬憑證，不予審核或執(zhí)行標(biāo)錯命令。

30313233（四）憑證匯總記賬憑證全部輸入完畢后，可根據(jù)輸入的匯總條件，有條件地對記賬憑證進行匯總并生成一張科目匯總表。進行匯總的憑證可以是已記賬的憑證，也可以是未記賬憑證，因此，財務(wù)人員可以在憑證未記賬前，隨時查看企業(yè)當(dāng)前的經(jīng)營狀況和其他財務(wù)信息，同時還可以根據(jù)數(shù)據(jù)的異常情況檢查工作中失誤，從而確保憑證的準(zhǔn)確性。343536（五）過賬憑證過賬就是系統(tǒng)將已錄入的記賬憑證根據(jù)其會計科目登記到相關(guān)的明細賬薄中的過程。3738記賬處理過程記賬憑證的檢驗：檢驗憑證是否平衡，如果有不平衡憑證時不能記賬。保護記賬前狀態(tài)：記賬前，系統(tǒng)將自動進行硬盤備份,保存記賬前的數(shù)據(jù)。開始記賬:由計算機按照預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進行合法性檢驗、科目匯總、登記賬簿等操作打開科目發(fā)生額/余額表及銀行對賬、輔助核算的信息，從憑證文件取記錄，按照科目發(fā)生額/余額表的數(shù)據(jù)要求分類匯總相關(guān)科目的發(fā)生額/余額，-逐級匯總、更新上級科目的發(fā)生額/余額，同時更新輔助核銷信息。記賬標(biāo)志：394041檢驗上月是否過賬或結(jié)賬:上月未過或結(jié)賬時，本月不能過賬。檢驗是否通過審核:若有未通過審核的憑證時，不能過賬。檢驗憑證是否平衡:如果有不平衡憑證時不能過賬。過賬中斷發(fā)生在正式記賬過程中，先通過“反過賬”恢復(fù)上次未完整過賬處理前的狀態(tài)。過賬處理需注意的問題4243（六）憑證的修改（1）過賬前的憑證修改未審核的憑證：直接修改已審核的：反審核后修改，再審核44(2）過賬后的修改 憑證過賬后的憑證發(fā)現(xiàn)有誤，可通過沖銷和補充憑證法修改憑證金額少記，科目和方向正確----補充憑證例如：報銷差旅費1000元，但在編制憑證時誤記為100元，并已登記入賬。更正方法是編制調(diào)整憑證，會計分錄如下：借：財務(wù)費用900貸：銀行存款900摘要欄注明：調(diào)整××號某類憑證45憑證金額多記，借、應(yīng)貸科目和方向正確，采用負數(shù)沖銷法（紅字沖銷法）例如：計提短期借款利息1000元，但在編制憑證時誤記為1100元，并已登記入賬。更正方法是：將多記金額100（1100-1000）元，填寫一張會計科目、記賬方向、與原憑證相同，金額為100元的負數(shù)憑證用以沖銷多記金額，會計分錄如下： 借：財務(wù)費用-100 貸：應(yīng)付利息-100摘要欄注明：沖銷（或調(diào)整）××號某類憑證。4647二、賬簿管理企業(yè)發(fā)生的業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會計賬簿，對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行查詢、統(tǒng)計分析的操作要通過賬簿輸出與管理模塊完成。操作者指定輸出條件后，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行臨時處理，形成所需要的數(shù)據(jù)?？傎~子系統(tǒng)提供的賬簿包括：分類賬、明細賬、日記賬、科目發(fā)生額/余額表、輔助核算賬簿等。48總分類賬反映各科目的各月借方或貸方發(fā)生額、本年累計、期初和期末余額總分類賬簿可引出為Excel等數(shù)據(jù)文件。4950科目余額表反映各科目的本月借方或貸方發(fā)生額、本年累計發(fā)生額、期初和期末余額5152明細分類賬反映各科目的本期發(fā)生的明細賬數(shù)據(jù)，有憑證號，摘要等信息。53查看該科目的總賬數(shù)據(jù)查看下一個科目的明細賬54多欄式明細賬反映所有明細科目和核算科目的發(fā)生額，如管理費用下的折舊、工資福利、通訊費55核算項目分類總賬反映某類核算項目，比如與客戶、部門、供應(yīng)商相關(guān)所有的科目的業(yè)務(wù)。5657三、期末處理

期末處理是指會計人員在每個會計期末要完成的一些特定的會計處理工作，如某些費用的計提、攤銷、調(diào)匯、結(jié)轉(zhuǎn)損益類科目等等。期末處理每月只能做一次。58自動轉(zhuǎn)賬在會計業(yè)務(wù)中有一類憑證，每月有規(guī)律的重復(fù)出現(xiàn)。例如:每月都需要將制造費用轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本的憑證等。這些憑證的摘要、借貸方科目每月基本不變，金額來源或計算方法也相當(dāng)固定。因此，可以把此類憑證的摘要、借貸方科目、金額的來源或計算方法預(yù)先制成模板，稱為自動轉(zhuǎn)賬憑證定義。使用時，選擇需要的自動轉(zhuǎn)賬憑證模板生成憑證，系統(tǒng)就會按照定義生成相應(yīng)的憑證，不必會計人員每月重復(fù)編制，這就是賬務(wù)處理中的自動轉(zhuǎn)賬。59攤銷應(yīng)由本月負擔(dān)的報刊雜志費。自動轉(zhuǎn)賬6061自動轉(zhuǎn)賬憑證格式設(shè)置完畢之后，在需要生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證時，就可以生成記賬憑證了。注意：不能忘記要將“自動結(jié)轉(zhuǎn)”生成的轉(zhuǎn)賬憑證審核過賬。62匯率調(diào)整主要用于對外幣核算的賬戶在期末自動計算匯兌損益，生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證。注意：不能忘記要將“期末調(diào)匯”生成的轉(zhuǎn)賬憑證審核過賬。63結(jié)轉(zhuǎn)損益可以將所有損益類科目的本期余額全部自動轉(zhuǎn)入本年利潤科目，自動生成結(jié)轉(zhuǎn)損益記賬憑證注意：在結(jié)轉(zhuǎn)損益前用戶一定要將所有的憑證全部錄入并審核過賬(包括自動轉(zhuǎn)賬生成的憑證），否則結(jié)轉(zhuǎn)損益數(shù)據(jù)不正確！64期末結(jié)賬在本期所