嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔

嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔業(yè)務(wù)需求與技術(shù)規(guī)范（試行）1.總則本規(guī)范根據(jù)《浙江省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法的通知》（浙政辦發(fā)〔2017〕4號）和《浙江省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔移交業(yè)務(wù)需求與技術(shù)規(guī)范（試行）》，結(jié)合嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔規(guī)范化管理實(shí)際情況和需求制定。2.術(shù)語和定義2.1電子文件本規(guī)范所稱的電子文件，是指行政機(jī)關(guān)通過嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行使行政權(quán)力事項(xiàng)，履行公共服務(wù)、行政監(jiān)管等職能活動中直接形成或交換共享的文字、圖表、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫等不同形式的電子信息記錄。2.2電子檔案預(yù)歸檔本規(guī)范所稱的電子檔案預(yù)歸檔，是指行政機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)處室按照檔案管理有關(guān)要求，對政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺上的電子文件以辦理事項(xiàng)為基本單位進(jìn)行初步整理與組件后，暫存于政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔管理區(qū)塊的處理過程。在電子文件形成、辦理、歸檔等過程中形成的元數(shù)據(jù)（如基本信息描述、辦理流程等），應(yīng)作為電子文件的組成部分一并進(jìn)行預(yù)歸檔保存。2.3存檔信息包本規(guī)范所稱的存檔信息包，是指為便于傳輸管理和保證齊全完整，對電子文件以辦理事項(xiàng)為基本單位進(jìn)行組件、打包所形成的信息整體。在電子文件的預(yù)歸檔過程中，一般以存檔信息包的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)交換、整理檢測、“檔案固化”等處理。存檔信息包是電子檔案移交本行政機(jī)關(guān)綜合檔案室和國家綜合檔案館保存的主要存儲形式。3.存檔信息包命名與檔號預(yù)編制3.1存檔信息包命名電子文件的存檔信息包一般采用電子文件號作為命名標(biāo)識。電子文件號的命名規(guī)則為：部門代碼-權(quán)力事項(xiàng)類型代碼-權(quán)力事項(xiàng)大類代碼-權(quán)力事項(xiàng)小類代碼-年度-保管期限-件號。其中，部門代碼、權(quán)力事項(xiàng)類型代碼、權(quán)力事項(xiàng)大類代碼、權(quán)力事項(xiàng)小類代碼參見嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和代碼庫；年度為行政事項(xiàng)的辦理年份，以4位數(shù)字字符表示，如“2016”；保管期限為電子文件存檔信息包內(nèi)文件材料的最長保管期限，以不超過4個字節(jié)表示，如“5年”、“15年”、“永久”等；件號為該行政事項(xiàng)的存檔信息包在最低類目層次內(nèi)的流水號，以7位數(shù)字字符表示，不足7位的前面補(bǔ)“0”，如“0000001”。3.2檔號預(yù)編制檔號預(yù)編制一般可參照電子文件號的生成規(guī)則，由軟件程序根據(jù)檔號與電子文件號的對應(yīng)關(guān)系自動賦予一個推薦值（參照《歸檔文件整理規(guī)則》等規(guī)范要求編制），對電子文件的存檔信息包賦予唯一的室藏檔案預(yù)編號。行政機(jī)關(guān)綜合檔案室在正式接收電子檔案時，可對檔號進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但應(yīng)確保本單位檔號的唯一性。4.預(yù)歸檔整理原則4.1整理整理應(yīng)遵循歸檔內(nèi)容完整和保持有機(jī)聯(lián)系的原則。政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件一般以辦理事項(xiàng)為基本單位進(jìn)行整理組件；為方便傳輸和管理，將與該事項(xiàng)相關(guān)的、屬于歸檔范圍的電子文件材料及數(shù)據(jù)信息組織成一個存檔信息包，并按規(guī)范要求組織存檔信息包內(nèi)的分類、排序和存放結(jié)構(gòu)。4.2操作操作應(yīng)遵循軟件自動執(zhí)行和人工審核確認(rèn)相結(jié)合的原則。初步整理與組件、“檔案固化”等功能一般由軟件程序按照預(yù)設(shè)規(guī)則自動完成。歸檔參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)交換、質(zhì)量檢測、歸檔整理、電子檔案移交等操作一般結(jié)合軟件功能由人工操作完成。5.預(yù)歸檔業(yè)務(wù)技術(shù)準(zhǔn)備5.1明確歸檔范圍和保管期限各行政機(jī)關(guān)應(yīng)在本單位的權(quán)力清單和責(zé)任清單基礎(chǔ)上，制定各類行政事項(xiàng)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，報同級檔案行政管理部門審核確定。5.2歸檔參數(shù)設(shè)置各行政機(jī)關(guān)在開展政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔前，應(yīng)按照檔案行政管理部門審核確定的行政事項(xiàng)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限，在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺上做好相應(yīng)參數(shù)配置。6.歸檔移交的主要流程歸檔移交的主要流程包括初步整理與組件、數(shù)據(jù)交換、歸檔整理、質(zhì)量檢測、“檔案固化”、電子檔案預(yù)歸預(yù)存、移交進(jìn)室進(jìn)館等環(huán)節(jié)。電子檔案移交本行政機(jī)關(guān)綜合檔案室和國家綜合檔案館等流程一般在電子文件統(tǒng)一歸檔管理平臺上進(jìn)行（電子文件統(tǒng)一歸檔管理平臺待建）。歸檔管理的主要流程如圖所示：7.預(yù)歸檔功能需求7.1參數(shù)設(shè)置預(yù)歸檔參數(shù)設(shè)置由各行政機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)處室或檔案員在實(shí)施預(yù)歸檔前，在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺上進(jìn)行設(shè)置。主要應(yīng)設(shè)置行政事項(xiàng)文件材料的歸檔范圍、檔案保管期限、檔號及電子文件號生成規(guī)則、開放判定依據(jù)及標(biāo)識、電子化存檔等參數(shù)。7.2初步整理與組件初步整理與組件一般由政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的軟件程序自動在后臺臨時生成一個以電子文件號命名的存檔文件夾，并在該文件夾內(nèi)存放該電子文件的基本信息描述、辦理流程和相應(yīng)的申請、受理、辦理、辦結(jié)、送達(dá)等環(huán)節(jié)的電子文件材料，包括各種表、證、單、書等文本、數(shù)據(jù)及圖像、音頻、視頻等多媒體文件。為便于傳輸、管理和保存，對已整理組件的電子文件，應(yīng)以ZIP壓縮打包等方式形成存檔信息包。7.3歸檔整理歸檔整理一般由行政機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)處室在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺中進(jìn)行操作，開展對電子文件的存檔信息包進(jìn)行補(bǔ)充文件材料、調(diào)整排序、編制檔號等工作（檔號編制具體可參照“3.2”條款）。歸檔整理過程中，應(yīng)在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺中詳細(xì)記錄和保存操作人員、時間和結(jié)果等日志信息。歸檔整理不得對文件材料原始內(nèi)容進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改。7.4質(zhì)量檢測質(zhì)量檢測一般由行政機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)管理處室在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺中進(jìn)行操作，是指通過專門軟件工具或平臺集成的檢測模塊或人工質(zhì)檢方式，對電子文件按照有關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性等技術(shù)檢測，在電子文件的基本信息描述中記錄檢測時間、人員和結(jié)果。對于檢測不通過并退回處理的電子文件，應(yīng)重新進(jìn)行質(zhì)量檢測。7.5“檔案固化”并暫存在“檔案固化”前，需先提取預(yù)歸檔行政審批決定書和預(yù)歸檔數(shù)據(jù)包索引目錄。由行政權(quán)力運(yùn)行系統(tǒng)自動提取審批單或決定書等正本（已轉(zhuǎn)換成雙層PDF圖像文件并含電子印章）。PDF圖像文件命名規(guī)則參照數(shù)據(jù)包編號。預(yù)歸檔數(shù)據(jù)包索引目錄由行政權(quán)力運(yùn)行系統(tǒng)自動提取，具體字段為：序號字段名ID說明1*年度ND顯示2*申請人SQR顯示3*主辦單位ZBDW隱藏4協(xié)辦單位XBDW隱藏5*事項(xiàng)名稱SXMC顯示6*事項(xiàng)類別SXLB顯示7*保管期限BGQX顯示8*數(shù)據(jù)包編號SJBBH顯示9*公開屬性GKSX顯示10*受理時間SLSJ隱藏11*辦結(jié)時間BJSJ隱藏“檔案固化”是指對電子文件的存檔信息包使用散列算法等技術(shù)得出用于校驗(yàn)數(shù)據(jù)完整性的校驗(yàn)值，以防止電子檔案被篡改或者破壞，并確保其完整性、可靠性和法律憑證效力。具體可采取可信時間戳、數(shù)據(jù)指紋等保障技術(shù)?！皺n案固化”一般應(yīng)在電子文件完成預(yù)歸檔整理、質(zhì)量檢測等環(huán)節(jié)后進(jìn)行操作，最終形成電子檔案。歸檔數(shù)據(jù)暫存是指將固化的電子文件存檔信息包從政務(wù)服務(wù)網(wǎng)主應(yīng)用系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫交換至政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案預(yù)歸檔管理模塊和存儲空間進(jìn)行有序放置。數(shù)據(jù)交換可以采取逐個或批量方式。歸檔數(shù)據(jù)暫存操作時，產(chǎn)生的操作人員、保存時間和結(jié)果等日志信息需納入“檔案固化”內(nèi)容，兩個程序一并同步進(jìn)行。7.6查詢統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)是指可根據(jù)權(quán)限設(shè)置，對已預(yù)歸檔的電子檔案進(jìn)行有效檢索和預(yù)歸檔數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。7.7電子檔案移交進(jìn)室進(jìn)館電子檔案移交是指按照檔案管理權(quán)限和《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號）等有關(guān)規(guī)定，由行政機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)處室向本行政機(jī)關(guān)綜合檔案室移交和室藏到期電子檔案向當(dāng)?shù)貒揖C合檔案館移交的過程。移交工作分別在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案預(yù)歸檔管理模塊和電子文件管理統(tǒng)一平臺（館、室藏管理系統(tǒng)）中交接。電子檔案移交應(yīng)辦理移交手續(xù)，并記錄移交人員、時間和結(jié)果等日志信息。在電子檔案移交過程中，用于驗(yàn)證或管理電子檔案的校驗(yàn)數(shù)據(jù)、移交目錄清單等附加信息，應(yīng)在電子檔案數(shù)據(jù)移交時一并移交，并保持其關(guān)聯(lián)性。8.電子檔案的數(shù)據(jù)要求8.1數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)要求政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案的整體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與電子文件存檔信息包的結(jié)構(gòu)一致，在邏輯上是一個以電子文件號命名的歸檔文件夾，歸檔文件夾內(nèi)存放電子文件的基本信息描述、辦理流程和相應(yīng)的申報、受理、審批、辦結(jié)、送達(dá)等環(huán)節(jié)的所有屬于歸檔范圍的電子文件材料，包括表、證、單、書等文本、數(shù)據(jù)及圖像、音頻、視頻等多媒體文件。其中，基本信息描述、辦理流程以XML格式文檔保存，存放在歸檔文件夾的根目錄下，并統(tǒng)一命名為“基本信息描述.XML”、“辦理流程.XML”?！盎拘畔⒚枋?XML”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)示例見說明1；“辦理流程.XML”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)示例見說明2。除基本信息描述、辦理流程外的其他電子文件材料，一般按照行政事項(xiàng)的辦理流程和形成時間，兼顧文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，分別建立子文件夾進(jìn)行存放與排序。行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制等行政事項(xiàng)的一級子文件夾的名稱和排序按照《浙江省行政執(zhí)法文書材料立卷規(guī)范（試行）》（浙府法發(fā)〔2015〕17號說明2）執(zhí)行；二級及以下子文件夾按照各行政機(jī)關(guān)行政事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化所確定的材料目錄執(zhí)行；沒有內(nèi)容的空文件夾可以不列。規(guī)范中沒有明確整理要求的其他行政事項(xiàng)類型，其整理方式可參照執(zhí)行。說明3是行政許可事項(xiàng)的歸檔文件夾示例。8.2數(shù)據(jù)格式要求歸檔文件夾內(nèi)的各種電子文件材料要求能夠在脫離政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺的情況下正確讀取與使用。在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺內(nèi)以關(guān)系數(shù)據(jù)庫形式存放，顯示時以臨時抽取組合方式形成的電子文件材料，如審批單、證照庫驗(yàn)證信息等，應(yīng)轉(zhuǎn)換成雙層PDF、XML、HTML等易于讀取和顯示的格式保存；政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺中以數(shù)據(jù)鏈接形式存放的電子文件材料，在初步整理與組件、數(shù)據(jù)交換時須下載真實(shí)數(shù)據(jù)文件。歸檔文件夾內(nèi)各種電子文件材料的文件格式以政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺上保存的原始文件格式為準(zhǔn)，但要求能以通用軟件打開使用。推薦使用：CAD用于設(shè)計(jì)圖歸檔格式，JPG、TIFF用于照片歸檔格式，MPG、AVI、WMV用于視頻歸檔格式，MP3、WAV、WMA用于音頻歸檔格式。8.3數(shù)據(jù)存儲組織要求電子文件存檔信息包或電子檔案應(yīng)集中、有序存放（如按單位、年度、事項(xiàng)類別等建立子目錄），并在軟件系統(tǒng)中建立存放地址列表。如存在可信時間戳、電子印章、數(shù)據(jù)指紋等驗(yàn)證數(shù)據(jù)，應(yīng)與電子文件存檔信息包或電子檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)存放，以便于今后校驗(yàn)其數(shù)據(jù)完整性。9.附則本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行，由嘉興市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

說明1：“基本信息描述.XML”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)示例：<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?><政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案基本信息描述><電子文件號>33000091-01-00190-006-2015-10年-0000001</電子文件號><檢測時間>2015-07-2017:18:19</檢測時間><檢測人員>張甲</檢測人員><檢測結(jié)果>通過</檢測結(jié)果><立檔單位名稱>浙江省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳</立檔單位名稱><檔號>XXXX-2015-01-0000001</檔號><歸檔時間>2015-07-2414:23:41</歸檔時間><歸檔人員>李乙</歸檔人員><保管期限>10年</保管期限><權(quán)力事項(xiàng)類型>行政許可</權(quán)力事項(xiàng)類型><權(quán)力事項(xiàng)名稱>建筑施工企業(yè)安全生產(chǎn)許可證核發(fā)（核準(zhǔn)）</權(quán)力事項(xiàng)名稱><實(shí)施機(jī)關(guān)>浙江省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳</實(shí)施機(jī)關(guān)><責(zé)任處（科）室>浙江省建筑業(yè)管理局</責(zé)任處（科）室><申請單位申請人>XX市政工程有限公司</申請單位申請人><申報名稱>申請施工企業(yè)安全許可證</申報名稱><收件單位>區(qū)住建局</收件單位><受理時間>2015-07-10</受理時間><辦理狀態(tài)>辦結(jié)</辦理狀態(tài)><業(yè)務(wù)流水號>330000191507101000494</業(yè)務(wù)流水號></政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案基本信息描述>

說明2：“辦理流程.XML”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)示例：<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?><辦理流程><辦理環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)名稱='受理'><操作人員>丁丙</操作人員><結(jié)果類型>審核意見</結(jié)果類型><辦理意見>同意</辦理意見><操作時間>2016-06-2810:25:02</操作時間></辦理環(huán)節(jié)><辦理環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)名稱='業(yè)務(wù)審查'><操作人員>王丁</操作人員><結(jié)果類型>審核意見</結(jié)果類型><辦理意見>同意</辦理意見><操作時間>2016-08-1109:38:31</操作時間></辦理環(huán)節(jié)><辦理環(huán)節(jié)