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文檔簡介
本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改原材料采購流程
一、各類物品采購工作流程
1、倉庫補(bǔ)倉物品的采購工作流程:
倉庫的各種存?zhèn)}物品,均應(yīng)設(shè)定合理的采購線,在存量接近或低于采購線時(shí),即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨,倉庫主任要填寫一份倉庫補(bǔ)倉“采購申請(qǐng)單”,且采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:
(1)貨品名稱,規(guī)格;
(2)平均每月消耗量;
(3)庫存數(shù)量;
(4)最近一次訂貨單價(jià);
(5)最近一次訂貨數(shù)量;
(6)提供本次訂貨數(shù)量建議。
《采購申請(qǐng)單》確定后送采購部經(jīng)理初審,采購部經(jīng)理在采購申請(qǐng)單上簽字確認(rèn),并注明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。大批量長期訂單經(jīng)采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅磦}庫“采購申請(qǐng)單”內(nèi)容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供給商,提出采購意見,按公司采購審批程序報(bào)批,經(jīng)批準(zhǔn)后,采購部立即組織實(shí)施,要求在預(yù)計(jì)的時(shí)間內(nèi)完成。如有非凡情況,要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并說明情況。
2、部門新增物品的采購工作流程:
部門欲添置新物品,部門負(fù)責(zé)人或工廠應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請(qǐng)報(bào)告,經(jīng)董事會(huì)審批后,連同“采購申請(qǐng)單”一并送交采購部,采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅础安少徤暾?qǐng)單”內(nèi)容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供給商,提出采購意見,按公司采購審批程序報(bào)批,經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后,采購部立即組織實(shí)施.
3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程:
如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品,應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批。經(jīng)審批后,將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購申請(qǐng)單一并送交采購部,采購部須在采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:
(1)貨品名稱,規(guī)格;
(2)最近一次訂貨單價(jià);
(3)最近一次訂貨數(shù)量;
(4)提供本次訂貨數(shù)量建議。
采購部在至少三家供給商中比較價(jià)格品質(zhì),并按公司采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù),經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后,組織采購。
4、鮮活食品凍品的采購工作流程:
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果等物料的采購申請(qǐng),由各酒吧、各部門總廚或主管,根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況,猜測明天用量,填寫每日申購單交采購部,采購部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。
5、燃料的采購工作流程:
采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計(jì)劃,填寫采購申請(qǐng)單,按公司采購審批程序辦理,并組織實(shí)施。6、維修零配件和工程物料的采購工作流程:
工程倉日常補(bǔ)倉由工程部填寫“采購申請(qǐng)單”,且采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:
(1)貨品名稱,規(guī)格;
(2)平均每月消耗量;
(3)庫存數(shù)量;
(4)最近一次訂貨單價(jià);
(5)最近一次訂貨數(shù)量;
(6)提供本次訂貨數(shù)量建議。
大型改造工程或大型維修活動(dòng),工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購申請(qǐng)單(工程預(yù)算表附在采購申請(qǐng)單以下),且采購申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:
(1)貨品名稱,規(guī)格;
(2)庫存數(shù)量;
(3)最近一次訂貨單價(jià);
(4)最近一次訂貨數(shù)量;
(5)提供本次訂貨數(shù)量建議。
以上采購申請(qǐng)單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審,采購部經(jīng)理初審?fù)夂?,按“采購申?qǐng)單”內(nèi)容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供給商,提出采購意見,按公司采購審批程序報(bào)批,經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后,采購部立即組織實(shí)施.
二、采購工作流程規(guī)范事項(xiàng)
1、所有的采購申請(qǐng)必須填寫一式四聯(lián),采購申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后,整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì),資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送董事。
2、采購申請(qǐng)單一共四聯(lián),在經(jīng)審批批準(zhǔn)后:第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。
3、審核采購申清單:收到采購申請(qǐng)單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。
(1)簽置核對(duì):檢查采購申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置,核對(duì)其是否正確。
(2)數(shù)量核對(duì),復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗,決定采購申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確。
4、邀請(qǐng)供給商報(bào)價(jià)。
三、貨比三家工作流程
每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較,目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊,保證采購物品價(jià)格的合理性。公司采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購工作,即在訂貨前,必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供給商報(bào)價(jià),然后確定選用那家供給商的物品,具體做法是:
1、采購部按照采購申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨,填制空白報(bào)價(jià)單,
包括:①填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間,送交供給商(至少選擇3個(gè)供給商),要求供給商填寫價(jià)格并簽名退回。②對(duì)于交通不便或外地的供給商,可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí),應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名,職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由,連同報(bào)價(jià)單一起送交評(píng)定小組審批。
2、評(píng)定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料,參考采購部的意見,對(duì)幾個(gè)供給商報(bào)來的貨品價(jià)格以及質(zhì)量,信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后,確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供給商,報(bào)董事會(huì)審核.四、采購活動(dòng)的后續(xù)須跟進(jìn)工作
1、采購訂單的跟催
當(dāng)訂單發(fā)出后,采購部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫。
2、采購訂單取消
(1)公司取消訂單:
如因某種原因,公司需要取消己發(fā)出之訂單,供給商可能提出取消的賠償,故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法,以便報(bào)董事會(huì)作出決定。
(2)供給商取消訂單:
如因某種原因,供給商取消了公司已發(fā)出的訂單,采購部必須能找到另一供給商并立即通知需求部門。為保障公司利益,供給商必須賠償公司人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。
3.違反合同:
合同上應(yīng)載明具體細(xì)則,如有違反,便應(yīng)依合同上所載處理。
4.檔案儲(chǔ)存:
所有供給商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價(jià)格信息每日須錄入至采購部價(jià)格信息庫.
5.采購交貨延遲檢討
凡未能按時(shí)、按量采購所需物品,并影響申購部門正常經(jīng)營活動(dòng)的,需填寫《采購交貨延遲檢討表》,說明原因及跟進(jìn)情況并呈財(cái)務(wù)部及董事會(huì)批示。
6.采購物品的維護(hù)保養(yǎng):
如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的,選擇供
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