項(xiàng)目資料管理作業(yè)指導(dǎo)書

項(xiàng)目資料管理作業(yè)指導(dǎo)書項(xiàng)目資料管理作業(yè)指導(dǎo)書項(xiàng)目資料管理作業(yè)指導(dǎo)書項(xiàng)目資料管理作業(yè)指導(dǎo)書一、資料管理的目的是做好工程項(xiàng)目的資料管理工作，確實(shí)加強(qiáng)工程資料的規(guī)范化管理，保證工程資料的真切、正確、完滿、系統(tǒng)，提高工程管理水平。二、工程資料是指工程項(xiàng)目從招標(biāo)開始到審計(jì)結(jié)算完成，在過程中形成的應(yīng)該歸檔保留的各樣文件、圖紙、表格、文字、聲像等文件的總稱。三、資料管理的職責(zé)1、資料管理人員的職責(zé)項(xiàng)目部應(yīng)將工程資料的形成和積累，歸入工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍內(nèi)。1）項(xiàng)目經(jīng)理或技術(shù)負(fù)責(zé)人是落實(shí)整個(gè)項(xiàng)目施工過程中工程資料工作的責(zé)任人，對(duì)工程資料的全過程進(jìn)行管理，指導(dǎo)各個(gè)有關(guān)人員對(duì)資料的管理工作，保證資料與工程進(jìn)度同步，如期對(duì)工程資料進(jìn)行檢查，實(shí)時(shí)分析及辦理檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題。2）項(xiàng)目部必定設(shè)資料員專人負(fù)責(zé)資料管理，資料員應(yīng)做好施工圖紙及技術(shù)文件的收發(fā)與追憶工作，成立收發(fā)臺(tái)帳，實(shí)時(shí)存檔；嚴(yán)格按照資料管理規(guī)定的要求做好各樣施薪資料，做到資料真切、完滿、齊備、有效，并實(shí)時(shí)歸檔；負(fù)責(zé)收集和整理各分包單位編制的施薪資料，實(shí)時(shí)存檔；平時(shí)工作中，要主動(dòng)與各有關(guān)人員協(xié)調(diào)，敦促、檢查、整改、匯總、編目、歸檔各樣施薪資料，做好接受有關(guān)單位檢查的準(zhǔn)備，做到資料齊備完滿；依照合同約定的要求，做好竣薪資料的編制與組卷，實(shí)時(shí)移交給有關(guān)單位。（3）項(xiàng)目部須明確各專業(yè)人員檔案資料管理的范圍。項(xiàng)目部各專業(yè)人員應(yīng)主動(dòng)向項(xiàng)目檔案資料管理員移交已竣工程的檔案資料，不得借故延誤或擅自保留項(xiàng)目經(jīng)理部的檔案資料。四、資料管理要求1、工程資料管理的平時(shí)管理應(yīng)做到：注意時(shí)效、實(shí)時(shí)整理、真切可靠、內(nèi)容齊備、分類有序。工程資料管理可否規(guī)范，是公司對(duì)項(xiàng)目部工作核查的主要內(nèi)容之一，各項(xiàng)目部必定按公司一致要求做好此項(xiàng)工作。2、為保證工程資料的完滿、分類有序，工程動(dòng)工前，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)建設(shè)單位、監(jiān)理單位等的要求和自己管理的需要，對(duì)資料的分類、格式、份數(shù)等完成一致建議。3、工程資料保留和寄存應(yīng)有專用柜，符合資料檔案保留條件，檔案的保留應(yīng)保證安全，應(yīng)有防盜、防火、防水、防強(qiáng)光、防潮、防塵、防污染、防有害氣體和有害生物等防備舉措。4、文件資料是工程資料的重要組成部分，包括外來文件和內(nèi)部文件，在針對(duì)文件資料管理的管理中，應(yīng)按以下流程和要?jiǎng)?wù)推行管理：（1）項(xiàng)目部對(duì)收到外來文件資料控制管理的工作流程是：資料員登記---報(bào)送項(xiàng)目經(jīng)理等有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批---送到主辦人員簽收---資料員催收---保留。2）項(xiàng)目部對(duì)自覺文件資料（主要為對(duì)上級(jí)的工作報(bào)告、請(qǐng)示、對(duì)業(yè)主等有關(guān)單位的工作聯(lián)系函）控制管理的工作流程是：主管人員核稿---呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)---印制---印章主管人員用印--資料員發(fā)散簽收原件保留歸檔備查。3）凡項(xiàng)目部收文，由項(xiàng)目行政人員或資料員簽收登記。收文收到登記此后，由項(xiàng)目部行政人員或資料員依照項(xiàng)目經(jīng)理的批閱，送到主辦人辦理，并辦理登記簽放手續(xù)。4）因工作需要借閱文件，應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，用完實(shí)時(shí)退還，機(jī)密文件資料必定按公司有關(guān)保密規(guī)定控制管理。5）項(xiàng)目部職強(qiáng)者員對(duì)要包辦的文件，要仔細(xì)負(fù)責(zé)，實(shí)時(shí)辦理，不得延誤和積壓文件。5、項(xiàng)目部應(yīng)存檔組卷的工程資料，包括合同文件資料；圖紙；施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工記錄；施工物質(zhì)資料；工程進(jìn)度資料；竣工查收資料；工程商務(wù)管理資料；竣工結(jié)算審計(jì)資料等。6、工程資料整編的質(zhì)量要求（1）各樣工程資料記錄最少應(yīng)有1份原件，其他可為復(fù)印件或電子文檔（復(fù)印件或電子文檔份數(shù)依照需要確定）,文件的保留限時(shí)依照公司檔案管理方法例定履行。2）各樣工程資料的內(nèi)容及深度應(yīng)符合國家和地方勘探、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、行業(yè)管理方面的規(guī)范、規(guī)程的規(guī)定，符合公司管理的要求。3）各樣工程資料的內(nèi)容必定真切、正確，符合工程實(shí)質(zhì)。4）各樣工程資料必定實(shí)時(shí)、有效。5）各樣工程資料必定清楚、齊整，字跡清楚，圖樣清楚，圖表齊整，署名蓋印手續(xù)齊備。6）各樣工程資料中文字資料幅面尺寸應(yīng)為A4（297*210mm），文字應(yīng)采用電腦打印，計(jì)算機(jī)出圖必定清楚，不得使用復(fù)印件。（7）各樣施工圖紙應(yīng)采用計(jì)算機(jī)CAD軟件繪制，出圖規(guī)格應(yīng)符合制圖標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)規(guī)定。8）竣工圖應(yīng)符合規(guī)范要求，保證新增內(nèi)容的真切反應(yīng)。9）工程資料按單位（子單位）工程、專業(yè)工程分卷排列。五、資料的移交與管理1、工程資料的移交動(dòng)工前，各手下單位應(yīng)輔助市場(chǎng)經(jīng)營部做好招招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等資料的歸檔工作。施工過程中，實(shí)時(shí)將動(dòng)工報(bào)告、施工進(jìn)度照片等移交工程部（附表一）?？⒐げ槭蘸螅?xiàng)目部將有關(guān)資料（主要檔案要掃描成電子版）整理后依照清單目錄交回所在單位，所在單位審察后交公司工程管理部，由工程管理部負(fù)責(zé)移交檔案室（附表二）。審計(jì)結(jié)束后，項(xiàng)目部所在單位一致將整套審計(jì)資料交合約審計(jì)部（附表三）。檔案資料編制移交目錄，一式兩份，交接雙方署名確認(rèn)，以便備查。2、公司職能管理部門的職責(zé)公司工程管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)各單位和項(xiàng)目部做好檔案管理工作。工程管理部實(shí)時(shí)收集工程項(xiàng)目檔案資料并成立臺(tái)賬，整個(gè)項(xiàng)目檔案收齊后移交公司檔案室。公司市場(chǎng)經(jīng)營、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門輔助配合做好有關(guān)檔案整理和收集工作。3、重要?dú)w檔資料的管理要求序資料名稱收集日期資料要求職能管理號(hào)招標(biāo)文件、投1標(biāo)文件、中標(biāo)即時(shí)原件市場(chǎng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)通知書2承包、資料、簽署后一周原件合約審計(jì)部負(fù)責(zé)勞務(wù)合同內(nèi)3動(dòng)工報(bào)告贊同后一周原件工程管理部負(fù)責(zé)內(nèi)4施工組織設(shè)計(jì)審批后一周原件工程管理部負(fù)責(zé)內(nèi)5施工總結(jié)竣工后兩周原件工程管理部負(fù)責(zé)內(nèi)6竣工查收單收到后一周原件工程管理部負(fù)責(zé)內(nèi)7送審結(jié)算書即時(shí)原件合約審計(jì)部負(fù)責(zé)8審計(jì)結(jié)算報(bào)告收到后一周原件合約審計(jì)部負(fù)責(zé)內(nèi)注：工程資料形成過程及資料清單目錄附表：附表31施工時(shí)需要移交的資料附表32竣工時(shí)需要移交的資料附