華為秘書任職資格管理

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說明：下面所列的是英國的國家文秘人員職業(yè)資格標準。這套標準十分詳盡，共分4個級別，由低到高依次為1級到4級。每個級別代表不同難度和要求的工作。這套標準是由個別的、獨立的單元組成的，所謂單元（unit）是指在文秘工作中某個特別領(lǐng)域的個別的要求，每個單元都有一段描述信息，簡要說明該單元的具體內(nèi)容。單元是由元素（element）組成的，元素是指在工作中個人能夠完成的一系列內(nèi)容。

每個元素包括：

績效標準：用結(jié)論性術(shù)語編寫的說明，展示文秘人員的工作應(yīng)達到的標準。

范圍說明：用來說明上述標準和要求所適用的條件。知識和理解力：對完成文秘工作所必需的。

現(xiàn)將這套標準的大綱譯出來，供大家在探討秘書體系時參考。

1級

單元一對工作流程的效率作出貢獻元素1.1計劃和組織自己的工作

元素1.2不斷開發(fā)自己以改進工作績效

元素1.3維護自己的工作領(lǐng)域以支持工作流程

單元二對工作現(xiàn)場的健康、安全和保密的貢獻元素2.1防止工作場所的危險

元素2.2在事故或緊急狀況下降低可能對人或資產(chǎn)的危害元素2.3維護工作場所及其內(nèi)容的保密性單元三操作和保養(yǎng)設(shè)備

元素3.1遵循操作說明書操作設(shè)備

元素3.2保持設(shè)備清潔，運行狀況良好單元四開發(fā)有效的工作關(guān)系

元素4.1與同事建立和維持有效的工作關(guān)系元素4.2給參觀、訪問者提供支持和幫助單元五處理信息

元素5.1處理進來和出去的通訊信息元素5.2提供信息以滿足不同的需求元素5.3檢查和處理常規(guī)、數(shù)字的信息

單元六使用已建立的存儲系統(tǒng)存儲和調(diào)用信息元素6.1用已建立的存儲系統(tǒng)存儲信息元素6.2從已建立的存儲系統(tǒng)中獲取信息單元七遵照指令編制文件

元素7.1用鍵盤生成文件

元素7.2用復(fù)制設(shè)備生成復(fù)印件（拷貝）單元八處理郵件

元素8.1接受、分類和分發(fā)郵件元素8.2郵寄dispatedmail分寄郵件單元九監(jiān)控和簽發(fā)辦公用品元素9.1監(jiān)控辦公用品需求狀況元素9.2簽發(fā)辦公用品需求

單元一元素1.1元素1.2元素1.3單元二元素2.1元素2.2單元三元素3.1元素3.2元素3.3單元四元素4.1元素4.2單元五元素5.1元素5.2單元六元素6.1元素6.2元素6.3單元七元素7.1元素7.2單元八元素8.1元素8.22級

開發(fā)自己以改善績效

澄清并承認自己的開發(fā)需要準備開發(fā)自我的行動計劃實施和回想個人開發(fā)計劃

監(jiān)視控并維持健康、安全和保密的工作場所監(jiān)控和維持工作場所的健康和安全監(jiān)控和維持工作場所的保密性對工作流程的有效性作出貢獻計劃和組織自己的工作日程

獲得和組織對自己的工作活動有支持作用的信息獲得并維持完成自己的工作所需的物質(zhì)資源建立并維持有效的工作關(guān)系形成并維持與同事的工作關(guān)系接待和幫助參觀、訪問者存儲、提取和提供信息維護已建立的存儲系統(tǒng)為特定的需要提供信息維持計算機系統(tǒng)中的資料

把資料和文件輸入計算機系統(tǒng)從計算機系統(tǒng)找到并提取資料用計算機系統(tǒng)打印文件準備文件回復(fù)來函準備各種文件接受和傳遞信息

用電子手段接受和傳遞信息接受和發(fā)送郵件

單元九保持和簽發(fā)辦公用品

元素9.1預(yù)定、監(jiān)控和保持辦公用品元素9.2根據(jù)需要分發(fā)辦公用品單元十處理與物品和服務(wù)元素10.1預(yù)定物品和服務(wù)元素10.2處理報銷事務(wù)

單元十一組織施行與住宿安排元素11.1為別人安排旅行元素11.2單元十二元素12.1元素12.2元素12.3單元十三元素13.1元素13.2單元十四元素14.1元素14.2單元十五元素15.1元素15.2

單元一元素1.1元素1.2單元二元素2.1元素2.2單元三元素3.1元素3.2元素3.3單元四元素4.1元素4.2為具體目的預(yù)訂食宿對事件安排的貢獻

協(xié)助安排事件中的支持設(shè)備和材料協(xié)助安排有關(guān)事件的到場人員協(xié)助安排有關(guān)事件的服務(wù)需求

從現(xiàn)有的材料中形成和浮現(xiàn)業(yè)務(wù)文件用鍵盤從給定的材料中形成業(yè)務(wù)文件用鍵盤以各種格式浮現(xiàn)業(yè)務(wù)文件從錄音材料中生成并浮現(xiàn)業(yè)務(wù)文件從錄音指令中用鍵盤形成業(yè)務(wù)文件用鍵盤以各種格式浮現(xiàn)業(yè)務(wù)文件從聽寫的材料中形成和浮現(xiàn)業(yè)務(wù)文件從聽寫的信息中用鍵盤形成業(yè)務(wù)文件用鍵盤以各種格式浮現(xiàn)業(yè)務(wù)文件3級

對績效改進的貢獻開發(fā)自己以提高績效

為改善同事的績效作出貢獻

對保持健康、安全和有效的工作環(huán)境作出貢獻監(jiān)控、保持安全、健康和保密的工作場所保持有效的工作條件

對工作的計劃、組織和監(jiān)控作出貢獻計劃和認可工作

監(jiān)控并控制認可目標的達成管理開會

創(chuàng)立、開發(fā)和保持有效的工作關(guān)系

與同事創(chuàng)立、開發(fā)和保持有效的工作關(guān)系與外界人員創(chuàng)立、開發(fā)和保持有效的工作關(guān)系

單元五研究、準備和提供信息

元素5.1研究、檢索和選擇信息以滿足特別需要元素5.2準備并提供信息以滿足特別需要

單元六用計算機系統(tǒng)輸入和整理資料并浮現(xiàn)信息元素6.1綜合、整理不同類型的資料元素6.2以各種格式浮現(xiàn)信息單元七起草與準備文件

元素7.1起草文件以滿足具體的要求元素7.2單元八元素8.1元素8.2單元九元素9.1元素9.2元素十元素10.1元素10.2元素10.3單元十一元素11.1元素11.2單元十二元素12.1元素12.2單元十三元素13.1元素13.2單元十四元素14.1元素14.2單元十五元素15.1元素15.2

發(fā)出和回復(fù)函件

開發(fā)、實施和保持程序開發(fā)程序以滿足具體需要

實施和保持程序

獲得、組織和監(jiān)控材料及設(shè)備的使用獲得和組織材料及設(shè)備監(jiān)控材料及設(shè)備的使用組織和記錄會議安全和準備會議

出席、支持并記錄會議形成和完善會議記錄安排和監(jiān)控旅行及食宿

組織旅行及食宿安排

監(jiān)控并確認旅行及食宿安排對把握和控制財務(wù)條文作出貢獻對把握財務(wù)條文作出貢獻對控制財務(wù)條文作出貢獻

用各種各樣的信息準備、形成和浮現(xiàn)文件研究與準備信息

用鍵盤形成和浮現(xiàn)文件

根據(jù)自己的記錄準備、形成和浮現(xiàn)文件作記錄并準備信息

用鍵盤編制和浮現(xiàn)文件

根據(jù)講話錄音準備、編制和浮現(xiàn)文件根據(jù)不同質(zhì)量的講話錄音準備信息用鍵盤編制和浮現(xiàn)文件4級

單元一促進個人與團隊績效的改進

元素1.1開發(fā)自己和個人以改進績效

元素1.2對協(xié)作與團隊活動的成績作出貢獻單元二組織和保持高工作效率的條件元素2.1保持高生產(chǎn)率的工作條件

元素2.2獲得、分派和控制資源以保證維持高生產(chǎn)率的工作單元三計劃和控制活動以滿足目標元素3.1準備和更新作業(yè)計劃元素3.2元素3.3單元四元素4.1元素4.2單元五元素5.1元素5.2元素5.3單元六元素6.1元素6.2單元七元素7.1元素7.2單元八元素8.1元素8.2元素8.3單元九元素9.1元素9.2

實施作業(yè)計劃

監(jiān)控和評估工作活動

建立和保持高生產(chǎn)率的工作關(guān)系

與同事建立和保持高生產(chǎn)率的工作關(guān)系

與組織外部的人建立和保持高生產(chǎn)率的工作關(guān)系影響和促進決策

領(lǐng)導(dǎo)會議，促進決策通信信息的交換影響決策

準備和浮現(xiàn)管理信息以促進決策

計劃和設(shè)計系統(tǒng)及程序以滿足組織的需要確定組織對于系統(tǒng)和程序的需要

設(shè)計和認可系統(tǒng)和程序以滿足組織需要實施、評價和改進組織系統(tǒng)和程序組織系統(tǒng)的程序的實施

評估系統(tǒng)和程序的有效性，找出改進的機遇為提供資源和服務(wù)訂立合同為資源和服務(wù)合同談判為資源和服務(wù)訂立合同監(jiān)控合同的執(zhí)行

談判和控制財務(wù)資源以實現(xiàn)組織計劃準備財務(wù)預(yù)算和資源以實現(xiàn)作業(yè)計劃監(jiān)控和控制財務(wù)資源

舉例：對單元的說明

單元1對工作流程的效率作出貢獻

本單元是關(guān)于考核對象對工作現(xiàn)場的全面的、有效的貢獻和主管人設(shè)置的目標成就的。在主管人的指令和探討下，考核對象應(yīng)尋求改進個人的操作，組織自己的工作流程，協(xié)調(diào)自己與同事之間的工作，在工作持續(xù)有效的條件下照管自己的工作區(qū)域。

元素1.1組織自己的工作

元素1.2自我發(fā)展以改進操作元素1.3保持自己的工作區(qū)域以幫助工作流程

單元2對工作現(xiàn)場的健康狀況、安全和保密作出貢獻元素2.1對預(yù)防工作現(xiàn)場的危險作出的貢獻

元素2.2對在偶然事故或者緊急事件中控制對人或財產(chǎn)的破壞方面作出的貢獻

元素2.3對工作現(xiàn)場保密作出的貢獻及其內(nèi)容單元3操作和管理設(shè)備

本單元是關(guān)于考核對象操作設(shè)備，作為自己活動的一部分的能力的。它要求依照指令操作設(shè)備來協(xié)同程序。它也要求依照指令清潔設(shè)備，如：鍵盤和屏幕及消耗品的補充。

元素3.1根據(jù)指令操作設(shè)備

元素3.2保持設(shè)備的清潔和工作條件單元4發(fā)展有效的工作關(guān)系

本單元是關(guān)于考核對象在工作現(xiàn)場與其他人一起和諧有效工作的能力的。它也說明他們對工作區(qū)域的來訪者的問候，并且在考核對象自己的職權(quán)范圍內(nèi)，通過查明他們的需要和與他們會悟、安排來訪者見適當(dāng)?shù)娜说葋韼椭鷣碓L者的能力。

元素4.1建立與保持與員工中的其它人員有效工作的關(guān)系元素4.2問候和幫助來訪者單元5處理信息本單元關(guān)于信息的各種各樣處理方法。它說明考核對象使用電訊設(shè)備，接收以及發(fā)送信息的能力，包括根據(jù)自己的目的和根據(jù)其它方面的需要。它也說明通過發(fā)現(xiàn)信息需要對信息申請作出反應(yīng)的能力，以及隨后在同意的時間內(nèi)以一種可接受和適當(dāng)?shù)姆椒ㄈ缭?、從原物得到的拷貝、口述等提供信息的能力?/p>

元素5.1處理輸入和輸出的電訊元素5.2提供符合特定要求的信息元素5.3檢查和處理日常的數(shù)字信息

單元6利用一個已建立的存儲系統(tǒng)存儲和調(diào)用信息

本單元是關(guān)于考核對象利用一個已建立的存儲系統(tǒng)存儲和調(diào)用信息的能力的，也就是通過其它系統(tǒng)來發(fā)展一個系統(tǒng)。該存儲系統(tǒng)可能裝滿各種目的物，例如：紙基文件或者計算機文件，或者對于書、雜志和其它參考材料的存儲?？己藢ο蟮哪芰椖康念A(yù)約和借出登記，例如：文件、書、丟失項目的追蹤、分類和信息的相互關(guān)系。

元素6.1利用一個已建立的存儲系統(tǒng)存儲信息0元素6.2從一個已建立的存儲系統(tǒng)中調(diào)用信息

舉例：對元素的說明

單元1對工作流程的效率作出貢獻要素1.1組織自己的工作一、績效標準

A）最有效利用時間的自己特有的工作方法B）根據(jù)同事的工作協(xié)調(diào)自己的工作C）材料的損耗量最小

D）依據(jù)已建立的程序進行工作二、范圍說明

組織：根據(jù)指導(dǎo)和指令安排、協(xié)調(diào)并且實施自己的工作活動。三、知識和理解力

A)自己工作的作用和責(zé)任B)單位的活動C)將要實現(xiàn)的任務(wù)D)將要達到的質(zhì)量標準

E)工作方法和時間的有效利用F)作為小組成員進行工作G)工作的序列

H)材料的最小損耗量I)安全工作的實踐J)單位的程序K)相關(guān)的法律需求

要素1.2自我開發(fā)以改進績效一、績效標準

A）一項經(jīng)主管人同意，并與其定期回想自學(xué)行