第八章合同實施控制(一)

第八章合同實施控制(一)本章提要：合同實施控制應(yīng)立足于現(xiàn)場，在我國應(yīng)加強(qiáng)“合同交底”工作，它對整個項目管理有十分重要的作用。在工程施工中合同管理對項目管理的各個方面起總協(xié)調(diào)和總控制作用，它的工作主要包括合同實施監(jiān)督、合同跟蹤、合同診斷、合同措施的決策。本章探討了合同變更的一些主要形式、處理過程、責(zé)任問題。本章后面的合同管理案例是有代表性的，目前這樣的承包商在我國是很多的。

第一節(jié)

概述

工程施工過程是承包合同的實施過程。要使合同順利實施，合同雙方必須共同完成各自的合同責(zé)任。在這一階段承包商的根本任務(wù)就是按合同圓滿地施工。

一個不利的合同，如條款苛刻、權(quán)利和義務(wù)不平衡、風(fēng)險大，確定了承包商在合同實施中的不利地位和敗勢。這使得合同實施和合同管理很為艱難。但通過有力的合同管理可以減輕損失或避免更大的損失。

一個有利的合同，如果在合同實施過程中管理不善，同樣也不會有好的工程經(jīng)濟(jì)效益。這已經(jīng)被許多經(jīng)驗教訓(xùn)所證明：得標(biāo)難，實施合同更難。

在我國，許多承包企業(yè)常常將合同作為一份保密文件，簽約后將它鎖人抽屜，打入“冷宮”，不作分析和研究，疏于實施階段的合同管理工作，特別是施工現(xiàn)場的合同管理工作，所以經(jīng)常出現(xiàn)工程管理失誤，經(jīng)常失去索賠機(jī)會或經(jīng)常反為對方索賠，造成合同有利，而工程卻虧本的現(xiàn)象。

而國外有經(jīng)驗的承包商十分注重工程實施中的合同管理，通過合同實施控制不僅可以圓滿地完成合同責(zé)任，而且可以挽回合同簽訂中的損失，改變自己的不利地位，通過索賠等手段增加工程利潤。所以在工作中“天天念合同經(jīng)”，天天分析和對照合同，雖然合同不利，而工程卻可盈利。

應(yīng)該看到，合同所確定的承包商在工程中的地位和權(quán)利必須通過有效的合同管理，甚至通過抗?fàn)幉拍艿玫奖Ｗo(hù)。雙方只有通過互相制約才能達(dá)到圓滿的合作。如果承包商不積極爭取，甚至放棄自己的合同權(quán)利，例如承包商合同權(quán)益受到侵犯，按合同規(guī)定業(yè)主應(yīng)該賠償，但承包商不提出要求(如不會索賠，不敢索賠，超過索賠有效期，沒有書面證據(jù)等)，則承包商權(quán)利得不到合同和法律的保護(hù)，索賠無效。

一、工程施工中合同管理的任務(wù)

合同簽訂后，承包商的首要任務(wù)是派出工程的項目經(jīng)理。由他全面負(fù)責(zé)工程管理工作。而項目經(jīng)理首先必須組建包括合同管理人員在內(nèi)的項目管理小組，并著手進(jìn)行施工準(zhǔn)備工作。

現(xiàn)場的施工準(zhǔn)備一經(jīng)開始，合同管理的工作重點就轉(zhuǎn)移到施工現(xiàn)場，直到工程全部結(jié)束。所以施工管理組織中應(yīng)有合同管理機(jī)構(gòu)和人員，如合同工程師、合同管理員。在施工階段合同管理的基本目標(biāo)是，保證全面地完成合同責(zé)任，按合同規(guī)定的工期、質(zhì)量、價格(成本)要求完成工程。在整個工程施工過程中，合同管理的主要任務(wù)如下：

1．給項目經(jīng)理和項目管理職能人員、各工程小組、所屬的分包商在合同關(guān)系上以幫助，進(jìn)行工作上的指導(dǎo)，如經(jīng)常性地解釋合同，對來往信件、會談紀(jì)要等進(jìn)行合同法律審查。

2．對工程實施進(jìn)行有力的合同控制，保證承包商正確履行合同，保證整個工程按合同、按計劃、有步驟、有秩序地施工，防止工程中的失控現(xiàn)象。

3．及時預(yù)見和防止合同問題，以及由此引起的各種責(zé)任，防止合同爭執(zhí)和避免合同爭執(zhí)造成的損失。對因干擾事件造成的損失進(jìn)行索賠，同時又應(yīng)使承包商免于對干擾事件和合同爭執(zhí)的責(zé)任，處于不能被索賠的地位(即反索賠)。

4．向各級管理人員和向業(yè)主提供工程合同實施的情況報告，提供用于決策的資料、建議和意見。

二、合同管理的主要工作

合同管理人員在這一階段的主要工作有如下幾個方面：

1．建立合同實施的保證體系，以保證合同實施過程中的一切日常事務(wù)性工作有秩序地進(jìn)行，使工程項目的全部合同事件處于控制中，保證合同目標(biāo)的實現(xiàn)。

2．監(jiān)督承包商的工程小組和分包商按合同施工，并做好各分合同的協(xié)調(diào)和管理工作。承包商應(yīng)以積極合作的態(tài)度完成自己的合同責(zé)任，努力做好自我監(jiān)督。

同時也應(yīng)督促和協(xié)助業(yè)主和工程師完成他們的合同責(zé)任，以保證工程順利進(jìn)行。

3．對合同實施情況進(jìn)行跟蹤；收集合同實施的信息，收集各種工程資料，并作出相應(yīng)的信息處理；將合同實施情況與合同分析資料進(jìn)行對比分析，找出其中的偏離，對合同履行情況作出診斷；向項目經(jīng)理及時通報合同實施情況及問題，提出合同實施方面的意見、建議、甚至警告。

4．進(jìn)行合同變更管理。這里主要包括參與變更談判，對合同變更進(jìn)行事務(wù)性處理；落實變更措施，修改變更相關(guān)的資料，檢查變更措施落實情況。

5．日常的索賠和反索賠。這里包括兩個方面：

(

l)與業(yè)主之間的索賠和反索賠；

(2)與分包商及其他方面之間的索賠和反索賠。

在工程實施中，承包商與業(yè)主、總(分)包商、材料供應(yīng)商、銀行等之間都可能有索賠或反索賠。合同管理人員承擔(dān)著主要的索賠(反索賠)任務(wù)，負(fù)責(zé)日常的索賠(反索賠)處理事務(wù)。主要有：

(l)對收到的對方的索賠報告進(jìn)行審查分析，收集反駁理由和證據(jù)，復(fù)核索賠值，起草并提出反索賠報告。

(2)對由于干擾事件引起的損失，向?qū)Ψ?業(yè)主或分包商等)提出索賠要求；收集索賠證據(jù)和理由，分析干擾事件的影響，計算索賠值，起草并提出索賠報告。

(3)參加索賠談判，對索賠(反索賠)中所涉及到的問題進(jìn)行處理。

索賠和反索賠是合同管理人員的主要任務(wù)之一，所以，他們必須精通索賠(反索賠)業(yè)務(wù)。

第二節(jié)

合同實施保證體系

由于現(xiàn)代工程的特點，使得施工中的合同管理極為困難和復(fù)雜，日常的事務(wù)性工作極多。為了使工作有秩序、有計劃地進(jìn)行，必須建立工程承包合同實施的保證體系。

一、作“合同交底”，落實合同責(zé)任，實行目標(biāo)管理

合同和合同分析的資料是工程實施管理的依據(jù)。合同分析后，應(yīng)向各層次管理者作“合同交底”，把合同責(zé)任具體地落實到各責(zé)任人和合同實施的具體工作上。

1.對項目管理人員和各工程小組負(fù)責(zé)人進(jìn)行“合同交底”，組織大家學(xué)習(xí)合同和合同總體分析結(jié)果，對合同的主要內(nèi)容作出解釋和說明，使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序，了解承包商的合同責(zé)任和工程范圍，各種行為的法律后果等。使大家都樹立全局觀念，工作協(xié)調(diào)一致，避免在執(zhí)行中的違約行為。

在我國傳統(tǒng)的施工項目管理系統(tǒng)中，人們十分注重“圖紙交底”工作，但卻沒有“合同交底”工作，所以項目組和各工程小組對項目的合同體系、合同基本內(nèi)容不甚了解。我國工程管理者和技術(shù)人員有十分牢固的“按圖施工”的觀念，這并不錯，但在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中必須轉(zhuǎn)變到“按合同施工”上來。特別在工程使用非標(biāo)準(zhǔn)的合同文本或項目組不熟悉的合同文本時，這個“合同交底”工作就顯得更為重要。

2．將各種合同事件的責(zé)任分解落實到各工程小組或分包商。使他們對合同事件表(任務(wù)單，分包合同)

，施工圖紙，設(shè)備安裝圖紙，詳細(xì)的施工說明等，有十分詳細(xì)的了解。并對工程實施的技術(shù)的和法律的問題進(jìn)行解釋和說明，如工程的質(zhì)量、技術(shù)要求和實施中的注意點、工期要求、消耗標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)事件之間的搭接關(guān)系、各工程小組(分包商)責(zé)任界限的劃分、完不成責(zé)任的影響和法律后果等。

3.

在合同實施前與其他相關(guān)的各方面，如業(yè)主、監(jiān)理工程師、承包商溝通，召開協(xié)調(diào)會議，落實各種安排。

4．在合同實施過程中還必須進(jìn)行經(jīng)常性的檢查、監(jiān)督，對合同作解釋。

5．合同責(zé)任的完成必須通過其他經(jīng)濟(jì)手段來保證。

對分包商，主要通過分包合同確定雙方的責(zé)權(quán)利關(guān)系，保證分包商能及時地按質(zhì)按量地完成合同責(zé)任。如果出現(xiàn)分包商違約行為，可對他進(jìn)行合同處罰和索賠。

對承包商的工程小組可通過內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制來保證。在落實工期、質(zhì)量、消耗等目標(biāo)后，應(yīng)將它們與工程小組經(jīng)濟(jì)利益掛勾，建立一整套經(jīng)濟(jì)獎罰制度，以保證目標(biāo)的實現(xiàn)。

二、建立合同管理工作程序

在工程實施過程中，合同管理的日常事務(wù)性工作很多。為了協(xié)調(diào)好各方面的工作，使合同管理工作程序化、規(guī)范化，應(yīng)訂立如下幾個方面的工作程序：

1．定期和不定期的協(xié)商會辦制度。在工程過程中，業(yè)主、工程師和各承包商之間，承包商和分包商之間以及承包商的項目管理職能人員和各工程小組負(fù)責(zé)人之間都應(yīng)有定期的協(xié)商會辦。通過會辦可以解決以下問題：

(l)檢查合同實施進(jìn)度和各種計劃落實情況；

(2)協(xié)調(diào)各方面的工作，對后期工作作安排；

(3)討論和解決目前已經(jīng)發(fā)生的和以后可能發(fā)生的各種問題，并作出相應(yīng)的決議；

(4)討論合同變更問題，作出合同變更決議，落實變更措施，決定合同變更的工期和費(fèi)用補(bǔ)償數(shù)量等。

承包商與業(yè)主，總包和分包之間會談中的重大議題和決議，應(yīng)用會談紀(jì)要的形式確定下來。各方簽署的會談紀(jì)要，作為有約束力的合同變更，是合同的一部分。合同管理人員負(fù)責(zé)會議資料的準(zhǔn)備，提出會議的議題，起草各種文件，提出對問題解決的意見或建議，組織會議；會后起草會談紀(jì)要(有時，會談紀(jì)要由業(yè)主的工程師起草)，對會談紀(jì)要進(jìn)行合同法律方面的檢查。

對工程中出現(xiàn)的特殊問題可不定期地召開特別會議討論解決方法。這樣保證合同實施一直得到很好的協(xié)調(diào)和控制。

2．建立一些特殊工作程序。對于一些經(jīng)常性工作應(yīng)訂立工作程序，使大家有章可循，合同管理人員也不必進(jìn)行經(jīng)常性的解釋和指導(dǎo)，如圖紙批準(zhǔn)程序，工程變更程序，分包商的索賠程序，分包商的帳單審查程序，材料、設(shè)備、隱蔽工程、已完工程的檢查驗收程序，工程進(jìn)度付款帳單的審查批準(zhǔn)程序，工程問題的請示報告程序等。

這些程序在合同中一般都有總體規(guī)定，在這里必須細(xì)化、具體化。在程序上更為詳細(xì)，并落實到具體人員。

在合同實施中，承包商的合同管理人員、成本、質(zhì)量（技術(shù)）、進(jìn)度、安全，信息管理人員都必須腳踏現(xiàn)場，他們之間應(yīng)進(jìn)行經(jīng)常性的溝通。

三、建立文檔系統(tǒng)

合同管理人員負(fù)責(zé)各種合同資料和工程資料的收集，整理和保存工作。這項工作非常繁瑣和復(fù)雜，要花費(fèi)大量的時間和精力。工程的原始資料在合同實施過程中產(chǎn)生，它必須由各職能人員、工程小組負(fù)責(zé)人、分包商提供。應(yīng)將責(zé)任明確地落實下去：

1．各種數(shù)據(jù)、資料的標(biāo)準(zhǔn)化，如各種文件、報表、單據(jù)等應(yīng)有規(guī)定的格式和規(guī)定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)要求。

2．將原始資料收集整理的責(zé)任落實到人，由他對資料負(fù)責(zé)。資料的收集工作必須落實到工程現(xiàn)場，必須對工程小組負(fù)責(zé)人和分包商提出具體的要求。

3．各種資料的提供時間。

4．準(zhǔn)確性要求。

5．建立工程資料的文檔系統(tǒng)等。

四、工程過程中嚴(yán)格的檢查驗收制度

合同管理人員應(yīng)主動地抓好工程和工作質(zhì)量，協(xié)助做好全面質(zhì)量管理工作，建立一整套質(zhì)量檢查和驗收制度，例如：

每道工序結(jié)束應(yīng)有嚴(yán)格的檢查和驗收；

工序之間、工程小組之間應(yīng)有交接制度；

材料進(jìn)場和使用應(yīng)有一定的檢驗措施等。

防止由于承包商自己的工程質(zhì)量問題造成被工程師檢查驗收不合格，試生產(chǎn)失敗而承擔(dān)違約責(zé)任。在工程中，由此引起的返工、窩工損失，工期的拖延應(yīng)由承包商自己負(fù)責(zé)，得不到賠償。

五、建立報告和行文制度

承包商和業(yè)主、監(jiān)理工程師、分包商之間的溝通都應(yīng)以書面形式進(jìn)行，或以書面形式作為最終依據(jù)。這是合同的要求，也是法律的要求，也是工程管理的需要。在實際工作中這項工作特別容易被忽略。報告和行文制度包括如下幾方面內(nèi)容：

1．定期的工程實施情況報告，如日報、周報、旬報、月報等。應(yīng)規(guī)定報告內(nèi)容、格式、報告方式、時間以及負(fù)責(zé)人。

2．工程過程中發(fā)生的特殊情況及其處理的書面文件，如特殊的氣候條件，工程環(huán)境的變化