XX公司文件和檔案管理制度

XX公司文件和檔案管理制度第一節(jié)檔案利用第二節(jié)安全生產(chǎn)檔案管理制度第三節(jié)安全生產(chǎn)運行資料管理制度一.公司生產(chǎn)運行資料的范圍及管理權(quán)限劃分二.資料的管理三.歸檔文件的整理四.資料的保管五.資料保管期限六.資料密級七.資料借閱、利用工作一.總則為確保我公司檔案的完整、準確，便于利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》特制訂本制度。二.文件材料歸檔凡是反映本單位的各項工作活動中形成的具有查考利用價值的各種載體的文件材料，應(yīng)由各職能部室負責人收集、整理，定期向檔案室歸檔，任何部門和個人不得據(jù)為己有。1.企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：1.1黨群工作類：由黨務(wù)、組織、宣傳、工會、共青團等方面形成的文件材料。1.2行政管理類：由綜合性行政事務(wù)工作，廠務(wù)會議、人事管理、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等形成的材料。1.3經(jīng)營管理類：由企業(yè)經(jīng)營決策、物資、銷售、財務(wù)管理方面所形成的各種記錄、文件合同、協(xié)議、經(jīng)濟信息等。1.4生產(chǎn)技術(shù)管理類：質(zhì)量管理、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標準、計量、能源、環(huán)保、勞動管理方面所形成的文件材料。1.5產(chǎn)品類：產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)計、工藝、加工制造、檢驗、包裝等過程所形成的文件材料。1.6科學(xué)技術(shù)研究類：同一科研項目內(nèi)，課題立項、研究準備、研究試驗、總結(jié)鑒定、成果報獎、推廣等項目研究和管理的全過程材料。1.7基本建設(shè)類：同一工程項目內(nèi)包含工程的勘探測繪、設(shè)計、施工、竣工驗收的全過程材料。1.8設(shè)備儀器類。同一設(shè)備儀器設(shè)備購置材料、安裝調(diào)試、運行、維護管理的全過程材料。1.9會計檔案類。1.10干部員工檔案。三.歸檔時間1．黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、技術(shù)管理類形成的文件完畢后2周內(nèi)由各職能部室兼職檔案員向檔案室移交。文書檔案一般于次年6月底前歸檔整理完畢。2．產(chǎn)品試制、科研成果的鑒定、基建項目工程等科技活動驗收后三個月內(nèi)將材料歸檔。規(guī)模較大、時間較長的子項目、科研的階段分期分批進行歸檔。3．設(shè)備儀器類材料應(yīng)在設(shè)備開箱后一周內(nèi)歸檔。安裝、調(diào)試記錄運行正常后歸檔。4．干部、員工文件材料應(yīng)在一事結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。四.歸檔要求和手續(xù)1．各職能部室的文件材料必須準確反映生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。2．歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、整潔。3．歸檔的文件材料要字跡清晰、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備。4．永久、長期保存的文件材料的載體和書寫材料不應(yīng)該用易褪色的書寫材料(如紅色、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、熱敏紙、鉛筆)，書寫、繪制應(yīng)符合耐久性要求。5．歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。6．歸檔文件必須是原件，全工程應(yīng)有圖紙總目錄，每套圖應(yīng)有分目錄，每張圖有編號，文字材料應(yīng)有順序或頁數(shù)。7．歸檔的聲像材料，要經(jīng)過編輯整理，并附文字說明。8．文件材料交接時，必須辦理交接手續(xù)，當面驗收，不合格的檔案拒絕接收，并限期整改。9．移交時填寫移交目錄(清單)，移交單位檔案室，雙方簽字，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查考。第一節(jié)檔案利用一.檔案借閱1．內(nèi)部人員查閱本單位非機密檔案者，檔案人員可直接提供。因特殊情況需要復(fù)制．借出的檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可。2．對重要檔案，本單位人員經(jīng)主管經(jīng)理批準后方可查閱；外單位來查閱利用檔案資料者，須持單位介紹信，注明利用目的和范圍，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。3．借閱、查閱與工作有關(guān)的檔案，要填寫“借閱檔案登記表”。凡解決的重大問題或取得較大經(jīng)濟效益．社會效益的實例，應(yīng)及時反饋檔案室，及時填寫《檔案利用效果登記表》交檔案室存查。二.檔案利用要求1．各種檔案的提供利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度；造成泄密者按公司損失情況予以考核，直至停崗或開除；2．檔案保管若條目不清、保存混亂，按照失職對檔案保管員從重考核；若出現(xiàn)工作失誤，致使檔案損壞、丟失，給公司造成損失的，依法追究民事、刑事責任；3．利用者應(yīng)愛護檔案資料，保障所用檔案的完好無損，不得隨意折疊和圈劃，嚴禁拆卷、涂改、增刪和抽頁，違反者照價賠償，并每人次考核100元；4．查閱檔案應(yīng)在檔案室查閱；私自帶出者，每人次考核50元；5．借閱檔案資料者，利用完后應(yīng)及時歸還檔案室由檔案人員核對清點無誤，方能簽收；6．借閱檔案資料造成丟失者，依法追究民事、刑事責任；7．沒有按照規(guī)定要求進行資料歸檔的，每發(fā)現(xiàn)一次考核責任人50—100元。第二節(jié)安全生產(chǎn)檔案管理制度一.目的為規(guī)范公司安全管理，提高公司安全管理水平，根據(jù)《金屬非金屬礦山安全規(guī)程》和公司有關(guān)安全管理規(guī)定，制定本制度。二.職責1.公司安全檔案管理的的責任單位為公司檔案室。2.公司安全檔案的整理單位為安全管理部。三.具體要求1.檔案管理人員應(yīng)具備大專以上學(xué)歷，檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)，能夠熟練使用電腦。2.檔案管理員必須遵循《中華人民共和國檔案法》，規(guī)范檔案管理，主動督促、檢查和指導(dǎo)各部門檔案的收集、整理、組卷、歸檔工作，嚴格執(zhí)行歸檔案卷預(yù)審制度。3.檔案管理員必須關(guān)心公司各項安全活動中產(chǎn)生的各類檔案材料，做到及時收集、整理齊全、組卷準確、歸檔安全，嚴格執(zhí)行提前預(yù)審已組卷的卷宗材料制度。4.檔案管理人員必須對所有安全管理產(chǎn)生歸檔的卷宗保密、維護檔案安全，防止遺失和損壞。5.安全生產(chǎn)檔案分七類保管5.1安全生產(chǎn)責任制5.2安全管理制度5.3應(yīng)急救援預(yù)案5.4安全大檢查情況及日常安全匯報5.5安全教育培訓(xùn)記錄5.6安全市場化考核資料5.7“雙基”工作管理及檢查記錄四.安全生產(chǎn)檔案保存日期的規(guī)定1.安全生產(chǎn)責任制、安全管理制度及應(yīng)急預(yù)案的檔案保存時間為長期保存，如有變動則及時存入新的版本，廢止的版本仍做永久保存。2.安全檢查情況及安全教育培訓(xùn)記錄原則上保存3年以上。五.安全生產(chǎn)檔案的查閱1.安全檔案的查閱人員為公司專職安全管理人員。2.因事故追查需要調(diào)閱時，需經(jīng)安全環(huán)保部同意。3.接受上級檢查時，需經(jīng)主管安全的副總批準。4.外單位協(xié)查需要或非本單位安全工作人員查閱，須經(jīng)總經(jīng)理批準。六.安全生產(chǎn)檔案的銷毀1.安全檔案的銷毀每年進行一次，由檔案管理人員整理提出。2.安全檔案的銷毀，應(yīng)在安全部門的監(jiān)督參與下進行。第三節(jié)安全生產(chǎn)運行資料管理制度為保證公司生產(chǎn)運行資料文件的完整，便于查找利用，做好收集、存檔、保管工作，維護相關(guān)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。一.公司生產(chǎn)運行資料的范圍及管理權(quán)限劃分1.公司級生產(chǎn)運行資料管理范圍，由公司相關(guān)部室指定專﹙兼﹚職管理人員，負責一切保管相關(guān)事宜。公司級生產(chǎn)運行資料包括以下資料：1.1銷售訂單；1.2生產(chǎn)通知單；1.3生產(chǎn)計劃任務(wù)書；1.4生產(chǎn)量月報；1.5設(shè)備運行率月報；1.6生產(chǎn)進度表﹙電子版﹚；1.7生產(chǎn)調(diào)度當班運行記錄﹙電子版﹚；2.車間運行資料管理范圍，由各車間指定專(兼)職管理人員，負責一切保管資料的相關(guān)事宜，車間級資料包括：2.1崗位運行記錄；2.2交接班記錄；2.3二氧化碳滅火系統(tǒng)巡檢記錄；2.4設(shè)備巡視記錄；2.5設(shè)備點檢記錄。二.資料的管理各部門都要建立健全平時歸檔制度。專(兼)職資料管理員，對報送的運行資料，歸檔前將資料分類，分組放置，做到及時處理，切忌拖拉積壓，集中統(tǒng)一保管，年末分類統(tǒng)一整理后交綜合部檔案室保管。三.歸檔文件的整理1.歸檔材料必須是填寫完畢的原始材料。2.歸檔材料應(yīng)完整、齊全。3.不同年度的資料一般不得放在一起，以方便及時查閱。四.資料的保管1.防止資料的損壞，延長資料存放的壽命；2.保持資料存放室良好的通風，做好資料室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。3.每年須定期對資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補或復(fù)制。五.資料保管期限資料保存期一般為分二年、長期兩種。一般的崗位記錄及工藝技術(shù)臺帳保存期為二年，其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長。1.長期保存1.1生產(chǎn)技術(shù)月報、年報；1.2生產(chǎn)統(tǒng)計管理月報；1.3工藝技術(shù)臺帳；1.4技改技措相關(guān)資料。2.二年保存2.1生產(chǎn)調(diào)度日報及各車間報表；2.2設(shè)備運行臺帳及設(shè)備月狀態(tài)表；2.3生產(chǎn)作業(yè)計劃及檢修計劃；2.4崗位運行記錄；2.5交接班記錄；2.6設(shè)備點巡檢記錄；2.7工藝技術(shù)臺帳。六.資料密級上述資料可分為密級、普通級，我們界定把長期存放的定制為密級，把兩年保存期的定制為普通級，并據(jù)此界定資料調(diào)閱權(quán)限。七.資料借閱、利用工作1.中層副職以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，可直接在資料管理員處登記后借閱。借閱資料須三天內(nèi)歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對本部門資料材料進行借閱或利用的，須一律填寫《資料調(diào)閱審批單》并經(jīng)部門負責人簽字許可后，方可借閱資料。如需借閱非本部門的資料材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門負責人分管