檔案管理概論

檔案管理概論檔案管理概論2、目次3、序言或說明4、簡稱表5、案卷目錄表6、備考表第五節(jié)檔號以字符形式賦予檔案的一組代碼一、檔號的功能1、固定檔案分類排列的順序，反映檔案的整理體系和實體位置，如實地、具體地顯示檔案間的聯(lián)系和區(qū)別2、使檔案館藏達到系統(tǒng)化、個別化，便于檔案的檢索利用3、便于檔案的保管和統(tǒng)計4、檔號將檔案實體結構體系用代碼方式表現(xiàn)出來，有利于計算機自動處理檔案信息，便于檔案的現(xiàn)代化管理。二、檔號的編制原則唯一性、合理性、穩(wěn)定性、可延性、簡潔性三、檔號的結構及編制方法（一）檔號的結構（3種（短橫相隔）1、全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁號2、全宗號—類別號—案卷號—件、頁號3、類別號—項目號—案卷號—件、頁號（二）全宗號的編制（四位代碼標識）（三）案卷目錄號的編制（三位數(shù)為宜）（四）項目號的編制（五）類別號的編制“.”（六）案卷號的編制（三位阿拉伯數(shù)字標識，流水編號，不空號）（七）件號的編制（八）頁號的編制第六節(jié)案卷整理工作改革2000一、檔案整理改革的適用范圍1、必須是辦理完畢的文件2、僅針對文書文件，不包括文書文件以外的科技文件、會計文件、司法文件等，并不適用所有文書文件。3、主要很對紙質文件的整理4OA二、歸檔文件的整理原則和質量要求（一）歸檔文件的整理原則1、保持文件之間的有機聯(lián)系2、區(qū)分不同價值3、便于保管和利用（二）歸檔文件的質量要求1、歸檔文件應齊全完整。2、已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制3、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。三、歸檔文件整理工作的程序和基本內容（一）裝訂以件為單位，復文在前，來文在后（二）分類（三）排列（四）編號（五）編目來文與復文作為一件時，只對復文編目（六）裝盒第六章檔案的鑒定一、檔案鑒定工作的內容二、檔案鑒定工作的意義1、檔案不斷產生，價值各異，應對不同價值的檔案區(qū)別對待。2、檔案鑒定工作是使館藏精煉，保證珍貴的、有價值的檔一、檔案鑒定工作的原則1、全面的觀點2、歷史的觀點3、發(fā)展的觀點二、鑒定檔案價值的依據(jù)和標準（一）檔案的來源（二）檔案的內容（三）檔案的時間（四）檔案的形式（五）檔案的相對價值（六）檔案的運行情況（七）檔案的利用情況第三節(jié)檔案保管期限表表冊一、含義和作用（一）含義：檔案保管期限表，是以表冊的形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的指導性、標準性文件。（二）檔案保管期限表的作用1、為檔案價值的鑒定提供統(tǒng)一的標準。2、提高工作效率，加快工作速度。3將具有不同保存價值的文件分別組卷。二、檔案保管期限表的類型1、通用檔案保管期限表2、專門檔案保管期限表3、同系統(tǒng)機關檔案保管期限表4、同類型機關檔案保管期限表5、單位檔案保管期限表（不能縮短，可以延長）三、檔案保管期限表結構劃分四、機關文件歸檔范圍的調整和文書檔案保管期限的改革11987件，并上升為行政規(guī)章。2、改革文書檔案保管期限的劃分方法。3、突出立檔單位的主體地位4、條款細化、覆蓋面擴大5、加大了行政管理力度第四節(jié)檔案鑒定工作制度基本內容：1、檔案鑒定標準的制訂和執(zhí)行2、檔案鑒定工作的組織領導3、銷毀檔案的批準制度和監(jiān)銷制度（2人）第七章檔案的保管第一節(jié)檔案保管工作的內容、任務和要求一、檔案保管工作的內容1、檔案的入庫存放2、檔案的庫房管理3、檔案在利用過程中的保護4、檔案的安全防護和應急管理檔案完整與安全，捍衛(wèi)檔案真實性。三、檔案保管的要求1、建立科學的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案保管的規(guī)范化和標準化；2、配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施。3、檔案實行分等級管理4、根據(jù)需要和可能，配備適應檔案現(xiàn)代化管理需要的技術設備。第二節(jié)檔案的庫房管理一、檔案庫房編號（順序號；方位號）二、檔案裝具的排列和編號三、全宗的排列和檔案上架（分類排架法、流水排架法）四、檔案存放位置索引（表冊或卡片）1所2、指明各檔案庫房保管檔案情況五、檔案代理卡六、全總卷第三節(jié)檔案在利用過程中的保護1、檔案使用登記和交接制度2、檔案利用行為規(guī)范制度二、檔案在利用過程中的保護措施1、數(shù)量與順序的控制2、對檔案利用行為的監(jiān)督和指導3、檔案利用方式及利用場所4、珍貴性檔案利用過程中的保護性措施第四節(jié)檔案安全防護和應急管理一、人員進出庫制度二、庫房溫