文件控制程序(標準范文)

杭州ABC文件名稱文件編號文件控制程序版本/次A/1日期2017年6月23日頁數(shù)共7頁1目的標準XY事業(yè)部質(zhì)量體系有關(guān)文件和資料管理，以確保各相關(guān)場所使用的文件為有效版本。2適用范圍適用于杭州ABC123XY事業(yè)部文件資料的管理和控制。3職責(zé)123XY事業(yè)部總經(jīng)理負責(zé)程序文件、管理制度的批準。123XY各部門經(jīng)理：負責(zé)本部門管理作業(yè)文件的策劃與組織本部門文件編制、修改、與審核工作。質(zhì)控部文控負責(zé)統(tǒng)籌123XY質(zhì)量體系文件的管理，包括文件的編號、歸檔、發(fā)放、回收以及各部門體系文件管理的監(jiān)督。4工作程序文件分類受控文件：對于執(zhí)行產(chǎn)品質(zhì)控作業(yè)有關(guān)之文件，加蓋受控章以與其它文件作區(qū)分，包括內(nèi)部受控文件（一階文件、二階文件、三階文件、四階文件）和外來受控文件。一階文件：質(zhì)量手冊。二階文件：程序文件、跨部門的業(yè)務(wù)流程，對不同的部門為完成同一事項溝通協(xié)調(diào)處理作出規(guī)定的操作系統(tǒng)文件。三階文件：標準某一具體事情如何操作的指導(dǎo)性文件和工程技術(shù)數(shù)據(jù)。如：作業(yè)指導(dǎo)書、操作標準、管理規(guī)定/制度、BOM、工程圖紙等。四階文件：質(zhì)量相關(guān)的記錄表單。如：檢驗記錄、生產(chǎn)日報表等。外來受控文件：從公司外部接收的各類需要受控的文件。如：供貨商或客戶提供圖紙、標準文件、技術(shù)數(shù)據(jù)、規(guī)格書、法規(guī)文件等。4.2文件編碼：4.2.1文件及部門代碼的規(guī)定①文件代碼：

a）質(zhì)量手冊一**********b）程序文件一**********-義義義〔序列碼〕c）管理作業(yè)文件一SOP/SIP/BOM/DWG/CG〔SOP:標準作業(yè)程序/指導(dǎo)書；SIP：檢驗標準;BOM：物料清單；DWG：工程圖紙；CG：采購〕d）產(chǎn)品規(guī)格/產(chǎn)品要求和文件名稱〔無文件編號或名稱的，由文控統(tǒng)一編號或命名〕②公司/部門代碼序號部門代碼1公司名稱HZ/ABC-1232總經(jīng)理GM3事業(yè)部辦公室XZ4研發(fā)部RD5產(chǎn)品部PO6采購部PU7物控部PM8財務(wù)部FN9質(zhì)控部QA10制造部PD4.2.2質(zhì)量手冊與程序文件編號由公司統(tǒng)籌管理。4.2.3文件編號方法a〕管理制度編號方法公司/部門歸屬代碼QG/ABC123XX-XXXXX公司代號企業(yè)代號公司/部門歸屬代碼QG/ABC123XX-XXXXX公司代號企業(yè)代號〔ABC〕文件類別編號〔管理：GL〕及順序號企業(yè)管理制度代號b〕管理標準編號方法c)作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗標準/物料清單編號本公司內(nèi)部編制的作業(yè)/檢驗指導(dǎo)書或物料清單HZ/ABC-123-SIP/SOP/BOM-001文件編號文件編號檢驗標準/指導(dǎo)書/物料清單杭州ABC123XY事業(yè)部代碼d)技術(shù)圖紙的編號方法本公司內(nèi)部編制的技術(shù)圖紙,圖紙的分類：序號圖紙大類代碼1爆炸圖紙02整燈圖紙13零件圖紙24PCB圖紙35原理圖紙46工藝圖紙57包裝圖紙68組件圖紙7HZ/ABC-123—DWG-SF〔XXX〕0/XXrn —pp——圖紙流水號 圖紙大類〔如0：爆炸圖紙〕 產(chǎn)品代碼〔如天花燈：SF104〕 文件類型〔技術(shù)圖紙〕 杭州ABC123XY事業(yè)部代碼包裝圖紙的分類：序號包裝大類包裝圖紙代碼1包裝清單12外箱包裝標準23內(nèi)盒包裝標準34內(nèi)襯包裝標準45配件包裝標準56燈具標識標準67配件標識標準78說明書標準8HZ/ABC-123—DWG-SF〔XXX〕6-X-XX——圖紙流水號? 包裝圖紙分類 圖紙大類〔如6：包裝圖紙〕 產(chǎn)品代碼〔如天花燈：SF104〕 文件類型〔技術(shù)圖紙〕 杭州ABC123XY事業(yè)部代碼iii.外來文件：顧客提供的圖樣、產(chǎn)品規(guī)格要求和資料的編號方法?？芍苯右闷鋱D樣、資料的編號；如無編號則將接到日期作為編號，同天接到幾份文件的按先后順序在日期號后加編順序號，順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示；d）記錄表單編號方法HZ/ABC-123—FM—XX—001/口口一表單編號〔□版本號，例如：A,修改后為B〕 部門代碼 記錄表單代碼 公司名稱代碼文件版號及頁碼編制方法a）文件版號由版本、版次組成。版本用一個英文字母表示，第一版為人，第二版為B，依次類推；版次用一位阿拉伯?dāng)?shù)字〔0—9〕表示，如新制訂文件為A/0'第二次修訂為A/1版本；累計修改超過9次以上或變更內(nèi)容超過文件內(nèi)容的2/3以上需變更版本，即為B/0,以此類推。文件字體格式和統(tǒng)一文件格式:a）文件標題：公司名稱、文件類別為楷體-682312、小二號字、粗體。英文、數(shù)字使用Arial、四號字。其余使用宋體、四號字、粗體。b）文件內(nèi)文:全文采用宋體、小四號字、數(shù)字、英文使用Arial、五號字。內(nèi)文標題使用采用宋體、小四號字。c）所有123XY管理制度：參照ABC公司《管理文件、流程、表格管理方法》，文件類別統(tǒng)一用宋體（中文標題），小四字體。文件編寫、會簽、批準文件編寫批準權(quán)限如下：制度、標準等管理性文件由質(zhì)量負責(zé)人組織相關(guān)人員會簽。技術(shù)性文件由技術(shù)負責(zé)人組織相關(guān)人員會簽。會簽意見經(jīng)討論確認需要修改文件時,由會簽組織者交原文件編制人修改。文件級別編制審核批準流程制度工程師及以上人員部門負責(zé)人總經(jīng)理技術(shù)文件工程師及以上人員項目工程師技術(shù)部門負責(zé)人檢驗控制文件工程師及以上人員主管質(zhì)控部門負責(zé)人

記錄填寫 職員主管工程師部門負責(zé)人文件評審發(fā)布文件內(nèi)容涉及到其他部門一同協(xié)作才能完成的工作程序，需相關(guān)部門對該文件進行評審，評審該文件的有效性與可操作性。該文件評審后交文控將修訂完整文件給相關(guān)部門負責(zé)人會簽，經(jīng)批準發(fā)布后受控發(fā)放。每年由質(zhì)控經(jīng)理組織各部門對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行評審，各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改。文件受控、發(fā)放公司內(nèi)部文件4.5.1.1受控文件原稿在提交給文控前，送交人應(yīng)對文件進行以下確認:a）是否進行有效的批準；b）標題、文件號、版本號、頁數(shù)是否完整；如有不完整的情況，退回編寫人進行修正。文件的分發(fā)質(zhì)控文控依據(jù)《文件管理清單》的規(guī)定分發(fā)文件到各相關(guān)部門，收文者在《文件發(fā)放、回收登記表》中簽收。所發(fā)文件加蓋紅色“杭州ABC123文件受控”章進行受控管制。質(zhì)控部文控對所有下發(fā)的文件留底檔，以便進行控制。文件的更改文件需更改時，由原編制部門填寫《文件新增/修訂/廢止審批表》經(jīng)審批后方可更改，并把更改后的電子文件交由文控審核格式、版本、并以紅色字體加橫線標示更改內(nèi)容，以作區(qū)分，列印出進行審批，具體審批依4.3,逐級控制，每次更改需重新印發(fā)新頁，并更換底檔。原版文件及電子稿由文控保存。文件的換版當(dāng)文件更改處數(shù)較多或大范圍改動時，需進行換版，并重新發(fā)放新版文件。文件的回收、作廢a）新版文件發(fā)放時，文控應(yīng)在1天之內(nèi)及時收回舊版文件，并在《文件發(fā)放、回收記錄表》中做好記錄。b）舊版文件收回后，由文控統(tǒng)一及時進行銷毀。c）原作廢的原稿文件加蓋紅色“作廢”印章后保存于文控中心，3年內(nèi)不作銷毀。4.5.2外來文件a）本公司外來文件主要指：國家標準、ISO9001國際〔家〕標準，與質(zhì)量管理體系有關(guān)的法律法規(guī)等，顧客提供的技術(shù)文件、軟件、光盤等。

2顧客提供的所有外來文件，可直接引用其外來文件，經(jīng)相關(guān)部門的主管簽字批準后由文控登記在《外來文件登記表》上，原件由文控歸檔保存。4.6文件保管各部門文件由各部門負責(zé)保管，所有文件須分類存放在干燥通風(fēng)、防潮、安全的地方，確保文件的清晰、易于識別和檢索。文件破損而需重新領(lǐng)用，需填寫《文件發(fā)放/通知申請表》，經(jīng)部門主管批準后按照文件發(fā)放流程受控發(fā)放,同時收回相應(yīng)舊文件。受控文件遺失補領(lǐng)，需遺失人〔部門〕書面申請遺失報告，報部門主管簽核后，交文控保存；需補領(lǐng)的則填寫《文件發(fā)放/通知申請表》，經(jīng)部門主管批準后按照文件發(fā)放流程受控發(fā)放。任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準私自外借，影印。蓋有“受控”印章的文件，一律不得復(fù)印，各部門如有需要，應(yīng)由部門主管填寫《文件放發(fā)通知/申請單》，交給質(zhì)控部文控安排復(fù)印后，下發(fā)放到申請部門。4.7文件領(lǐng)用借閱：公司其他部門需領(lǐng)用借閱受控文件原稿時需登記《文件借閱申請登記表》，經(jīng)質(zhì)控文控批準后，方可借閱，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。5相關(guān)文件《質(zhì)量記錄控制程序》5.2《管理文件、流程、表格管理方法》6相關(guān)記錄HZ/ABC-123-FM-QA-001HZ/ABC-123-FM-QA-002HZ/ABC-123-FM-QA-003HZ/ABC-123-FM-QA-001HZ/ABC-123-FM-QA-002HZ/ABC-123-FM-QA-003HZ/ABC-123-FM-Q