江蘇省交通工程建設(shè)局交流-

“建一流工程創(chuàng)一流檔案”

全面提升高速公路建設(shè)項目

檔案管理水平

業(yè)務(wù)交流匯報

江蘇省交通工程建設(shè)局我局2009年1月在江蘇省高速公路建設(shè)指揮部基礎(chǔ)上組建的副廳級事業(yè)單位，具體承擔國家、省重點和大中型交通工程項目的建設(shè)管理職責?！笆濉蔽次沂「咚俟吠ㄜ嚳偫锍踢_4541公里，優(yōu)良率達100%，榮獲多項國家級、省級優(yōu)質(zhì)工程獎項，“十年路面，百年橋”的美譽叫響全國。多年來，在省檔案局、省交通運輸廳的大力支持和悉心指導(dǎo)下，我局將項目檔案管理納入工程項目建設(shè)管理體系，完善各項規(guī)章制度，優(yōu)化工作機制，確保了工程項目檔案管理的規(guī)范運作和有效控制，實現(xiàn)了項目檔案管理與工程項目建設(shè)的同步實施、同創(chuàng)“一流”。2012年11月，我省滬蘇浙高速公路榮獲國家檔案局“全國建設(shè)項目檔案管理示范工程”（第一批）通報表彰。2014年寧淮高速公路獲交通運輸部首批“交通建設(shè)項目檔案管理示范工程”稱號。下面我從六個方面，總結(jié)近年來項目檔案管理行之有效的做法，不當之處請各位同仁批評指正：一、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)二、從源頭加強檔案從業(yè)人員管理，落實檔案責任主體，規(guī)范工程建設(shè)管理三、完善標準規(guī)范，提升檔案科學(xué)管理水平四、實行全過程管理，項目檔案始終處在受控狀態(tài)五、加強培訓(xùn)指導(dǎo)，提高檔案管理工作質(zhì)量六、加大軟硬件投入，推進項目檔案管理信息化一、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)多年來，我局始終堅持工程管理和檔案管理并重的方針，高度重視項目檔案工作。工程建設(shè)之初就提出的“六個一流”目標中，明確包含建設(shè)“一流的工程檔案”目標。高速公路工程項目檔案實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的管理機制，我局檔案工作在局檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的直接指揮下開展工作。局長任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，各部門主要負責同志任成員，對局檔案工作發(fā)揮決策、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)作用。綜合處對項目檔案及局機關(guān)檔案工作進行扎口管理。各市現(xiàn)場管理機構(gòu)建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和管理工作網(wǎng)絡(luò)，具體從現(xiàn)場指揮部到參建單位配備了專、兼職檔案員，設(shè)立全方位的工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

二、從源頭加強檔案從業(yè)人員管理，落實檔案責任主體，規(guī)范工程建設(shè)管理

全面落實檔案工作責任，進一步完善項目檔案管理責任人制度、檔案工作網(wǎng)絡(luò)制度、監(jiān)理督辦制度等一系列檔案工作制度，按照“誰經(jīng)辦、誰歸檔”的原則，根據(jù)工程進度及時對各個階段的文件資料提出歸檔要求，組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督相關(guān)部門及各參建單位按照要求做好工程原始資料的收集、整理工作。為從源頭加強對工程檔案從業(yè)人員的管理，促進參建各方更好地擔起檔案管理責任，我們在招標文件中設(shè)立了專項條款，制約施工單位檔案人員調(diào)動頻繁的現(xiàn)象，保持項目建設(shè)期間工程檔案工作質(zhì)量的穩(wěn)定。專職檔案人員上崗，須參加我局或各現(xiàn)場管理機構(gòu)組織的檔案崗位培訓(xùn)并取得培訓(xùn)證明，未經(jīng)批準，不得缺位或替換。若有特殊情況，需經(jīng)現(xiàn)場管理機構(gòu)審批，以同等資質(zhì)和經(jīng)歷的人員替換。我們從提升工程管理程序規(guī)范化著手，進一步完善工程項目檔案歸檔要求。征地拆遷檔案是項目檔案重中之重，2016年下半年，我們及時提出加強高速公路項目取土坑和還塘工程檔案管理要求，會同工程部門專題調(diào)研，不但明確了此類檔案的建立程序和歸檔責任主體，而且確定了制約措施，強調(diào)此類檔案不齊全的項目，不得進行工程費用結(jié)算，不予進行交、竣工檔案專項驗收，有效確保了管理程序健全、資料歸檔到位。

三、完善標準規(guī)范，提升檔案科學(xué)管理水平

早在2008年，我局聯(lián)合省檔案局、省交通運輸廳開展了《江蘇省高速公路建設(shè)項目檔案管理標準研究》工作，取得了國內(nèi)領(lǐng)先的科研成果，形成了國內(nèi)首家高速公路項目檔案管理地方標準，經(jīng)國家標準化管理委員會批準備案并公布實施。2012年11月，為使全省高速公路建設(shè)項目檔案管理更加科學(xué)、嚴謹、規(guī)范，根據(jù)交通運輸部《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》[交辦發(fā)(2010)382號]和《關(guān)于印發(fā)公路工程交竣工驗收實施細則的通知》[交公路發(fā)(2010)65號]等相關(guān)文件要求，經(jīng)認真研究，我們對原《江蘇省高速公路建設(shè)項目檔案管理標準》進行了全面補充、完善和修訂。經(jīng)過報審，《標準(修訂稿)》獲批執(zhí)行。今年我們計劃根據(jù)《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等文件精神再次對此標準進行全面修訂完善。

四、實行全過程管理，項目檔案始終處在受控狀態(tài)

在項目檔案管理過程中，我局和項目現(xiàn)場管理機構(gòu)通過多種手段，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)的檔案工作全過程管理模式，促使工程項目檔案始終受控，檔案工作質(zhì)量和水平不斷提高。實行全過程管理模式包括：（一）注重過程管理，實現(xiàn)“三同步”推進（二）制定檔案管理工作考核制度，建立檢查、整改閉環(huán)管理（三）實行“首卷范本和預(yù)立卷驗收”制度，嚴控項目檔案質(zhì)量（四）堅持持續(xù)改進，抓好缺陷責任期檔案編制工作（一）注重過程管理，實現(xiàn)“三同步”推進

項目檔案編制工作周期長、環(huán)節(jié)多，我局將其作為工程管理的一項重要內(nèi)容，在檔案管理中確立了“三同步”原則。首先，保證工程檔案與工程實體同步開始。其次，在工程建設(shè)過程中，在檢查工程實體質(zhì)量、進度的同時，檢查工程檔案資料的收集和預(yù)立卷的質(zhì)量；在考核評定工程實體質(zhì)量的同時，將工程項目檔案水平與施工單位的“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價”和監(jiān)理單位的“優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬”掛鉤。最后，在工程實體完工時，要求工程項目檔案同步完成。日常工作中，我局嚴格要求各參建單位按“三同步”原則及時做好文件材料的收集、積累工作，層層落實責任，進一步提高各參建單位對檔案工作的重視程度和工作積極性，真正把檔案管理融入了項目建設(shè)的全過程。（二）制定檔案管理工作考核制度，建立檢查、整改閉合管理

為切實做好項目檔案工作的日常管理，項目現(xiàn)場管理機構(gòu)從制度建設(shè)入手，制定了《工程檔案標準化管理辦法》、《工程檔案管理標準化考核評分表》等制度，保障了項目檔案管理的標準化、規(guī)范化。對照規(guī)定的考核內(nèi)容，對參建單位進行百分制量化考核。將項目檔案工作與“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價”、“優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬”及勞動競賽等日常考核相結(jié)合，將工程檔案資料的整理情況作為一項必備考核指標，有效地激發(fā)了各參建單位對檔案的責任意識和爭先意識。另外堅持將項目檔案管理與工程計量支付相結(jié)合，任何工程實體計量必須提供齊全的質(zhì)量安全佐證材料，對于檔案資料不規(guī)范或不及時的，相應(yīng)計量進行扣除或暫緩，從而有效提高了各參建單位對檔案管理的重視程度?，F(xiàn)場管理機構(gòu)對項目檔案整理歸檔實施閉合管理模式，即“檢查、指導(dǎo)、通報、整改、確認”管理方式。具體采取“自查、例查、抽查”方式，定期對各參建單位的資料收集、組卷、錄入情況進行技術(shù)指導(dǎo)，督促其進行自查，要求總監(jiān)辦每月定期進行例查，現(xiàn)場管理機構(gòu)定期進行重點抽查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下發(fā)檢查通報，責令施工單位限期整改，整改情況限時上報，現(xiàn)場管理機構(gòu)收到整改反饋后再次進行復(fù)查，確保存在問題能夠真正整改到位。（三）實行“首卷范本和預(yù)立卷驗收”制度，嚴控項目檔案質(zhì)量

為確保項目檔案編制規(guī)范、準確，減少返工，我們在工程開工伊始，就及時按照標準抓好項目檔案的預(yù)立卷工作，嚴格實行“首卷范本制”，專門制定詳細的預(yù)立卷驗收工作計劃，明確檔案資料收集、整理、組卷的范圍和時間，并對細部工作作重點強調(diào)。在項目檔案編制的各個階段，定期組織專職檔案人員、工程技術(shù)人員進行檔案預(yù)驗收，重點檢查歸檔文件資料的形成質(zhì)量是否符合標準要求、是否完整齊全、是否經(jīng)過系統(tǒng)整理等。在各單位的預(yù)立卷通過驗收認可后，再作為后續(xù)工程檔案的范本，全面控制施工各階段的檔案編制質(zhì)量。同時，為使各參建單位在實際操作過程中有直觀的參照標準，經(jīng)過細致比較評選，我們確定一家檔案管理示范單位，在全線廣泛推廣，以此來統(tǒng)一標準要求。通過嚴格的首卷認可和預(yù)立卷驗收，及早發(fā)現(xiàn)問題和不足，及時整改完善，努力提升項目檔案的準確率、完整率。（四）堅持持續(xù)改進，抓好缺陷責任期檔案編制工作我們在兩年的缺陷責任期內(nèi)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，查找問題和不足，及時整改、完善，全力做好竣工檔案驗收準備工作，督促各參建單位對缺陷責任期檔案管理工作進行全面部署，制定詳細的工作計劃和管理措施。同時要求各參建單位明確專人負責，跟蹤收集整理，不斷拾遺補缺，較好地保證了項目檔案管理工作有始有終。一是對交工檔案專項驗收會上專家提出的意見及問題以書面形式下發(fā)現(xiàn)場管理機構(gòu)。要求其組織各參建單位進行認真復(fù)查、梳理、整改。二是缺陷責任期內(nèi)新增工程量資料歸檔。進一步補充完善了竣工決算類和科研類文件資料，并重點對綜合類后期形成的管理文件及設(shè)計變更資料等進行歸檔。三是加大了對項目竣工圖編制的監(jiān)督力度，收集項目后期批復(fù)變更文件，完善竣工檔案。

五、加強培訓(xùn)指導(dǎo)，提高檔案管理工作質(zhì)量

我局積極爭取省檔案局、省交通運輸廳支持，針對高速公路建設(shè)特點、工程項目的階段性要求，適時舉辦項目檔案管理培訓(xùn)，通過專家指導(dǎo)等手段，提高從業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)水平。同時，組織局機關(guān)及現(xiàn)場管理機構(gòu)專、兼職檔案員參加省檔案局舉辦的檔案人員崗位和繼續(xù)教育培訓(xùn)學(xué)習(xí)，現(xiàn)場管理機構(gòu)也邀請檔案專家對各施工、監(jiān)理技術(shù)負責人及檔案工作人員進行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為“建一流工程，創(chuàng)一流檔案”打牢根基。六、加大軟硬件投入，推進項目檔案管理信息化在提高紙質(zhì)檔案管理水平的同時，我局積極會同相關(guān)軟件設(shè)計單位，開發(fā)應(yīng)用了項目檔案管理系統(tǒng)，通過信息化手段，我省高速公路工程所有項目檔案的卷內(nèi)目錄和案卷目錄全部錄入軟件進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案同步形成、同步歸檔。全部檔案可選擇關(guān)鍵字進行查閱利用，提高了檢索速度。我們在檔案管理標準中明確了全文數(shù)字化文件范圍，對綜合管理、重大設(shè)計變更、竣工圖表、資金管理、交竣工驗收、特殊載體等類目實行全文數(shù)字化管理，計算機可直接查閱下載電子原文，大大提高了檔案信息化管理水平。個別項目還全面實踐項目文件材料在線實時形成、歸檔，以及項目全套檔案全文數(shù)字化管理，項目檔案為項目建設(shè)提供了同步、及時、便捷的服務(wù)。

同時，為實現(xiàn)項目檔案的安全存放，各現(xiàn)場管理機構(gòu)加