后勤采購管理制度后勤部的崗位職責(zé)與采購管理規(guī)范化

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔后勤采購管理制度單位：核工業(yè)XX設(shè)集團(tuán)有限公司發(fā)布/修訂日期：2020.05.11后勤采購管理制度編號：PL/HJ.GL001公司/中心：財務(wù)管理委員會起草：日期：版本號：第A版第0次修改審核：日期：批準(zhǔn)：日期：第1章總則1.1目的為了加強(qiáng)對公司后勤物資及服務(wù)采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督與管理，規(guī)范采購行為，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，有效管理物資，制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于工地的后勤物資采購及管理。1.3后勤物資及服務(wù)采購分類1.3.1辦公類：辦公文具、辦公設(shè)備、辦公家具、寬帶、固話等。1.3.2宣傳印制類：橫幅、廣告等。1.3.3勞保清潔及宿舍用品:手套、垃圾桶、垃圾袋、抹布、掃把、拖把、膠桶、床上用品、床、安全帽、安全繩、工作服等1.3.4公共設(shè)施類：水龍頭、水管、照明燈、電線、門、窗、玻璃、設(shè)施維護(hù)等1.3.5業(yè)務(wù)招待類：水果、零食、煙、酒、礦泉水、果盤、茶杯、茶等1.3.6儀器類：經(jīng)瑋儀、水平儀、測距儀等1.3.7生產(chǎn)維護(hù)類：鋼筋、混凝土、木材、鋼管租賃、線管、電線、橋架、五金工具等1.3.8食堂物資：鍋、碗、瓢、盆、油、調(diào)味劑、米、面、粉、菜、煤球、煤氣等1.3.9保險類：社會保險、意外傷害險、財險。1.3.10能源類：水、電、煤氣等1.4不相容職務(wù)1.4.1請購與審批。請購人員不能同時負(fù)責(zé)審批。1.4.2供應(yīng)商的選擇與審批。選擇供應(yīng)商的人員不能同時負(fù)責(zé)審批。1.4.3申購單的擬訂、審核與審批。合同擬定、審核、審批等工作應(yīng)由不同的人員負(fù)責(zé)。1.4.4采購、驗收與記錄。采購、驗收與會計記錄等工作應(yīng)由不同的人員擔(dān)任，以保證采購數(shù)量的真實性和采購價格、質(zhì)量的合規(guī)性、采購記錄和會計核算的正確性。1.4.5付款的申請、審批與執(zhí)行。付款的申請人、審批人與執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，避免因付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。第2章后勤部崗位制責(zé)后勤部不設(shè)專職部門，全部為兼職，靈活安排。2.1后勤部長為項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)項目部的后勤保障工作：保障設(shè)備的配件的供應(yīng)，保障生產(chǎn)的材料的供應(yīng)，保障員工的生活水平。其工作服務(wù)于生產(chǎn)，服務(wù)于員工。崗位職責(zé)如下：2.1.1接受項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)，主持項目部后勤各部，包括倉庫、生活、主材加工供應(yīng)的日常運轉(zhuǎn)，貫徹實施公司的各項規(guī)章制度。2.1.2提高工作效率，快速響應(yīng)生產(chǎn)各部的需求，及時提供配件、材料、生活等保障措施，確保生產(chǎn)進(jìn)度不受影響。2.1.3物資管理要堅持按需采購，合理使用，妥善保管，厲行節(jié)約的原則。2.1.4加強(qiáng)同生產(chǎn)部門的溝通，了解生產(chǎn)部門的需求，設(shè)備狀況，員工的心理動態(tài)，找出后勤保障工作的不足，及時整改，提高后勤服務(wù)質(zhì)量。2.1.5審核各部材料采購計劃的申購，提出審核意見，呈項目經(jīng)理批示，并按項目經(jīng)理的批示組織執(zhí)行。2.1.6審閱倉庫報表，主材報表，掌握物資動態(tài),能隨時對各方需求做出反應(yīng)。2.1.7做好工傷應(yīng)急機(jī)制，能隨時對突發(fā)事故迅速有效的處理，在最短的時間內(nèi)安排傷員的搶救，治療，護(hù)理等工作。傷員治愈后，及時進(jìn)行善后工作的處理，包括工傷員工的賠償處理，保險公司理賠等。2.1.8對領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作任務(wù)，及時反饋信息，加強(qiáng)回報機(jī)制，使上下信息通達(dá)，讓領(lǐng)導(dǎo)能了解任務(wù)的完成情況，及時糾正工作任務(wù)中的偏差。2.2物資管理員為項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助后勤部長，負(fù)責(zé)生產(chǎn)部門主材供應(yīng)，崗位職責(zé)如下：2.2.1同生產(chǎn)部門溝通，了解工地材料的庫存情況及生產(chǎn)計劃對材料需求，了解甲方材料庫存動態(tài)，及時組織至甲方材料庫領(lǐng)取生產(chǎn)所需材料，保障生產(chǎn)材料的充分供應(yīng)。2.2.2組織生產(chǎn)材料（主材）的加工、運輸、存放。確保工地生產(chǎn)材料的保障。2.2.3負(fù)責(zé)生產(chǎn)加工任務(wù)的制訂，材料裝卸的人員組織。2.2.4負(fù)責(zé)工地主材倉庫的管理，嚴(yán)格主材倉庫的盤點工作。2.2.5負(fù)責(zé)項目部小型設(shè)備器械（如注漿機(jī)、電錘、風(fēng)鎬等）的故障維修及日常保養(yǎng)。2.2.6至生產(chǎn)第一現(xiàn)場，了解工地的材料，器械使用情況，監(jiān)督工地材料的入庫，保管，領(lǐng)用全過程，工地器械的使用，保管，日常保養(yǎng)等工作，減少各環(huán)節(jié)的非正常損耗。2.2.7加強(qiáng)上級及下級的信息溝通，做到上通下達(dá)，加強(qiáng)信息的反饋。2.3材料采購員負(fù)責(zé)配件、材料的采購，包括定點供貨商采購、非定點供貨商材料采購、配件加工，崗位職責(zé)如下：2.3.1對于消耗量大，采購數(shù)量較多，長期需用且較穩(wěn)定的物資，應(yīng)當(dāng)盡量實行定點采購方式。2.3.2定點采購所選擇的供應(yīng)商應(yīng)對其做好考察、審評工作，應(yīng)當(dāng)是有信用、產(chǎn)品質(zhì)量有保障的大公司、廠商、企業(yè)為佳。2.3.3定點采購物資時，應(yīng)對同類供貨商多方詢價，了解價格、貨期及產(chǎn)品質(zhì)量，擇優(yōu)選擇供貨商進(jìn)貨。2.3.4供貨商所傳供貨合同應(yīng)仔細(xì)閱讀，詳細(xì)了解合同表達(dá)的內(nèi)容，防止合同當(dāng)中的漏洞，維護(hù)公司的利益。供貨合同需項目經(jīng)理簽字，方可下單訂貨。2.3.5堅持優(yōu)勝劣汰的市場原則，不定期地進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，做好供應(yīng)渠道中的后續(xù)準(zhǔn)備，隨時淘汰不合格的供應(yīng)商。2.3.6跟蹤采購物資物流狀態(tài)，隨時掌握物資的貨運信息，以確定到貨日期，并將之反饋給物資需求部門。2.3.7采購物資發(fā)生質(zhì)量問題，及時與供貨商聯(lián)系退貨、換貨、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)龋_保公司的利益。2.3.8對價值低或不經(jīng)常采購以及特殊情況下的急件、特殊物品，可采取非定點采購方式。2.3.9對非定點采購物資進(jìn)行必要性審核，防止將應(yīng)定點采購的物資進(jìn)入到非定點采購中。2.3.10采購人員必須嚴(yán)格按照公司制定的非定點物資采購程序進(jìn)行采購作業(yè)和審批手續(xù)。2.3.11嚴(yán)格執(zhí)行公司采購財務(wù)管理制度，及時反饋采購信息交由財務(wù)，由財務(wù)組織付款，減少現(xiàn)金的流動。2.3.12物資采購時就多方詢價，就質(zhì)量價格進(jìn)行對比，擇優(yōu)選擇確定采購。2.4倉庫管理員主要負(fù)責(zé)倉庫配件、材料的入庫、驗收，日常倉庫管理。崗位職責(zé)如下：2.4.1配件、材料到貨，倉庫管理員需同倉庫發(fā)料員，采購員依照供貨商發(fā)貨清單共同對到貨物資進(jìn)行清點。2.4.2配件、材料入庫前必須依由使用職能部門進(jìn)行驗收，確定物資的質(zhì)量、型號無誤后方可辦理入庫手續(xù)。2.4.3自購物資經(jīng)驗收合格后即可辦理入庫手續(xù)，調(diào)拔物資需由財務(wù)開具物資調(diào)拔單，核對調(diào)拔單與物資清單之后方可辦理入庫。2.4.4物品入庫后要馬上入賬，填寫入庫單，入庫單一式五份，根據(jù)采購申請表核對到貨情況，發(fā)現(xiàn)未發(fā)貨的物資，特別是急需物資，及時同采購部門聯(lián)系。2.4.5根據(jù)使用部門需要量及物料性質(zhì)，分類存放，選擇適當(dāng)?shù)臄[放方式，輕拿輕放，分類明細(xì)，避免人為損壞及堆放雜亂帶來的不便，科學(xué)安排庫房物品布局，做到整齊、方便；2.4.6物品出庫時要按照有關(guān)規(guī)定辦理，手續(xù)不全不得發(fā)貨。有特殊情況，需有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。發(fā)貨時按領(lǐng)料單辦理出庫手續(xù)，并填寫出庫單，出庫單領(lǐng)料人必須簽字，并寫明用途，出庫單一式三份，財務(wù)一份，電子臺賬員一份，倉庫一份。2.4.7物資出入庫，需詳細(xì)填寫倉庫明細(xì)表，對出庫、入庫、庫存進(jìn)行詳細(xì)的記錄，倉庫明細(xì)表填寫要字跡清楚，正規(guī)，不能有涂改。2.4.8倉庫賬目要日清月結(jié)，不能堆積，累壓。2.4.9做好月盤點工作，做到物卡相符，賬物相等，賬賬相符；主動與使用部門聯(lián)系，了解物品的消耗情況，防止因缺少溝通造成的物品短缺，導(dǎo)致耽誤工程進(jìn)度。第3章采購備用金管理3.1備用金3.1.1公司采購采取備用金制，采購員備用金額度為5000元。3.1.2備用金采取借款方式，由采購員填寫借款單，經(jīng)部門主管、財務(wù)主管及項目經(jīng)理審批后，交會計開具現(xiàn)金付款憑證，由出納支付現(xiàn)金，賬面掛采購員個人往來。3.1.3采購員可在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)動用備用金進(jìn)行采購。備用金如不足以支付采購款，可按借款審批程序臨時借支現(xiàn)金。報賬后再沖抵借支，并按額度補(bǔ)足備用金。3.1.4備用金一年一清，每年12月份還清備用金借款，次年1月再重新借支備用金。3.2現(xiàn)金交易范圍3.2.1一千元以下的零星采購；3.2.2供應(yīng)商要求現(xiàn)金交易；3.2.3緊急采購且不能及時辦理銀行支付手續(xù)；3.2.4除以上情況外，一律不得進(jìn)行現(xiàn)金交易，均通過財務(wù)轉(zhuǎn)賬付款。第4章采購實施4.1建筑施工用品、辦公、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資的采購4.1.1采購申請4.1.1.1需求部門在每月25日前提出下月物資采購申請，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后交項目經(jīng)理。單件采購金額在500元以上必須項目經(jīng)理審批簽字。4.1.1.2行政內(nèi)勤在倉庫保管員的配合下提出常備用料的采購申請。4.1.1.3采購申請應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、質(zhì)量要求、交貨期等信息。如難以描述物資特征的，應(yīng)提供樣品；宣傳印制品應(yīng)提供設(shè)計樣稿。4.1.1.4后勤部門對各部門提交的采購申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的各欄填寫是否清楚、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。4.1.2采購計劃4.1.2.1后勤部于每月月底前根據(jù)各部門的采購申請匯總制定月度采購計劃，經(jīng)行政主管審核后報請項目經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.2.2后勤部應(yīng)審查各部門申請采購的物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的請購物資才能列入采購計劃中。4.1.2.3對于無法于需用日期內(nèi)辦妥的采購申請，后勤部應(yīng)及時通知請購部門。4.1.2.4采購計劃應(yīng)同時報送財務(wù)部門，以便于公司資金的安排。4.1.2.5未列入采購計劃內(nèi)的物資不得采購。如確屬臨時性急需物資，應(yīng)填寫緊急采購申請表，經(jīng)部門主管審批及公司行政主管核準(zhǔn)后才能列入采購范圍，單件500元以上的物資要項目經(jīng)理審批簽字。4.1.3供應(yīng)商及采購方式選擇4.1.3.1采購人員應(yīng)視采購量、金額大小及供應(yīng)情況，分別采取定點采購、詢比價采購、網(wǎng)購（定點網(wǎng)購或詢比價網(wǎng)購）等不同的采購方式實施采購，確定供應(yīng)商及價格。4.1.3.2日常采購量或金額較大的物資，由后勤部、申購部門和項目經(jīng)理共同確定定點供應(yīng)商，簽訂長期議價采購合同，實行定點采購。建筑施工用品、辦公設(shè)備、辦公家具、勞保用品、照明燈等物資均可采用定點采購方式；條件滿足的情況下可實行招標(biāo)。4.1.3.3無法招標(biāo)或定點采購的物資，可采用詢比價方式采購，向三個以上的供應(yīng)商詢價后填制供應(yīng)商詢價表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購，如建筑物資等。4.1.4合同的簽訂與撤銷4.1.4.1采取招標(biāo)采購及定點采購的應(yīng)簽訂采購合同，明確約定并準(zhǔn)確闡述采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價格、供貨方式、驗收方式、運輸方式及費用承擔(dān)、交貨地點、交貨時間、結(jié)算付款方式、雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等，并按照規(guī)定的權(quán)限簽訂合同，合同雙方必須簽字蓋章。零星采購可不簽訂采購合同。4.1.4.2采購合同由需求部門配合后勤部門擬定，后勤部門負(fù)責(zé)人審核，項目經(jīng)理審批。涉及金額較大、存在較高風(fēng)險的合同應(yīng)聘請律師進(jìn)行專業(yè)審核。4.1.4.3采購經(jīng)辦人員應(yīng)跟蹤合同履行的過程（包括合同的執(zhí)行、儲運、交貨、驗質(zhì)、入庫、付款等），對可能發(fā)生異常的情況，應(yīng)出具書面報告并提出解決方案。4.1.4.4合同履行過程中，如供方提出變更合同或撤銷合同，后勤部門應(yīng)對供方提出的合同變更或撤銷理由進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)調(diào)查證實供方確實無法全部履行或無法履行合同后，由供方提出合同變更或撤銷申請，經(jīng)我方后勤主管及項目經(jīng)理審批后方可變更或撤銷。合同變更或撤銷給公司造成損失的，應(yīng)追究供方責(zé)任。4.1.4.5我方如遇特殊情況需要變更或撤銷合同的，由后勤部門與供方溝通協(xié)商后，提交合同變更或撤銷申請，經(jīng)后勤主管及項目經(jīng)理審批后方可變更或撤銷。為維護(hù)公司誠信的“金字招牌”，原則上不得申請變更或撤銷合同。4.1.5購買4.1.5.1招標(biāo)方式采購物資的，合同簽訂后，由采購員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過程。供方交貨時，采購員要及時通知保管員及申購部門到場驗收。4.1.5.2定點或詢比價方式采購物資的，由后勤采購工作小組安排人員陪同采購。如需提供專業(yè)支持的，由需求部門安排人員協(xié)助采購，提供專業(yè)建議。4.1.5.3不論采取哪種采購方式，采購員都必須向供應(yīng)商索要發(fā)票及購物清單，零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證，相關(guān)單據(jù)上采購員及陪同采購人員需簽字確認(rèn)。4.1.6驗收入庫4.1.6.1物資采購后，采購員將物資交到倉庫。倉庫保管員當(dāng)面清點物資，對照采購計劃表、供應(yīng)商的銷售清單與物資一一核對，檢查物資品種、規(guī)格、數(shù)量、價格是否無誤，質(zhì)量是否符合要求，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包檢查。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)向采購員提出質(zhì)疑或向上級主管匯報。4.1.6.2物資驗收無誤后，保管員開具入庫單，并將采購付款聯(lián)交給采購員，采購員及保管員簽字確認(rèn)。驗收不合格的，由采購員聯(lián)系退換貨或返工。4.1.6.3保管員分類別登記物資入庫臺賬，將實物存入倉庫。4.1.7報賬付款4.1.7.1采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，采購員將票據(jù)按各部門的物資申購情況制作費用分?jǐn)偙恚瑢⒃计弊C粘貼整齊，填好費用報銷審批單，經(jīng)部門主管審批后交財務(wù)部門審核。4.1.7.2財務(wù)部門對報賬事項進(jìn)行審核，重點審核附件及相關(guān)審批程序的是否完整、報賬事項與附件是否匹配、各部門的物資耗費是否在預(yù)算額度內(nèi)、超預(yù)算的是否履行超預(yù)算報批程序，審核無誤后審核人在費用報銷審批單上簽字。4.1.7.3財務(wù)審核通過后，交項目經(jīng)理審批，審批完成即可交財務(wù)部門制證付款。4.1.7.4報賬的票據(jù)必須包括：費用報銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、入庫單（財務(wù)聯(lián)）、有效發(fā)票、物資采購計劃表、供應(yīng)商詢價表、費用分?jǐn)偙?，已現(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。4.1.7.5合同約定了結(jié)算付款方式的，按合同約定辦理。財務(wù)按報賬結(jié)算金額掛供應(yīng)商往來，供應(yīng)商在合同約定付款時限內(nèi)填寫付款申請單，并附上入庫單（采購付款聯(lián)）及合同復(fù)印件，履行相關(guān)審批程序后交財務(wù)付款。4.1.7.6不在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)均需通過銀行轉(zhuǎn)賬支付給供應(yīng)商。供應(yīng)商為單位的，采用公對公轉(zhuǎn)賬支付；供應(yīng)商為個人的，采用公對個人銀行卡轉(zhuǎn)賬支付。4.1.7.7簽訂了采購合同或協(xié)議的，采購員報賬時需提供收款方名稱、開戶銀行及賬號，且收款方、開票方和合同簽訂方三方必須一致，以確保無資金支付糾紛?？铐棽坏孟蚍呛贤喠⒎竭M(jìn)行支付，也不得將款項支付到供應(yīng)商指定的其他單位戶頭或個人戶頭。4.1.8物資管理4.1.8.1所有建筑施工用品、辦公類、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資都必須履行先入庫后領(lǐng)用的程序，由后勤部門統(tǒng)一管理。4.1.8.2物資管理實行“誰保管誰負(fù)責(zé)、誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則。后勤部門應(yīng)分部門建立并實時更新各部門固定資產(chǎn)和低值易耗品（不屬于固定資產(chǎn)，而又價值較高或使用時間較長的物品）保管清單，落實保管責(zé)任。使用部門應(yīng)建立并實時更新本部門固定資產(chǎn)和低值易耗品保管清單，將保管責(zé)任落實到人。4.1.8.3后勤部門應(yīng)定期對物資進(jìn)行盤點，至少每季度盤點一次，并將盤點結(jié)果報送財務(wù)部門。盤點中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應(yīng)查明原因，并及時報告上級主管。因個人保管不善導(dǎo)致盤虧的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。4.1.8.4倉庫保管員應(yīng)分類別分品種登記物資入庫臺賬和庫存臺賬，物資發(fā)放要有領(lǐng)用記錄，注明領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。領(lǐng)用固定資產(chǎn)和低值易耗品的，后勤部門和使用部門要及時更新保管清單。4.2招待類物資采購4.2.1采購申請4.2.1.1招待類物資采購僅限于公司會議或活動、外部檢查及日常接待需要。私人活動及招待不得申請采購招待類物資。4.2.1.2需求部門前提交采購申請，臨時接待采購由接待責(zé)任部門按需提請。采購申請需詳細(xì)注明物資品名、數(shù)量、招待對象及費用預(yù)算，經(jīng)請購部門主管批準(zhǔn)后報后勤部審批。采購金額在500元以上要經(jīng)項目經(jīng)理審批。4.2.1.3后勤部對請購部門提交的采購申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的各欄填寫是否清楚、招待事項是否屬實、請購數(shù)量是否適度、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。4.2.1.4后勤部在請購審核時，應(yīng)對飲食品的請購數(shù)量從嚴(yán)控制，確保一次性消耗完，寧可少買不要多買，避免節(jié)余。水果、零食不得節(jié)余，煙、酒、茶、礦泉水等保質(zhì)期稍長的物資如有剩余，由后勤部負(fù)責(zé)登記并保管，在保質(zhì)期前耗用完畢。4.2.2購買4.2.2.1需求部門未請購的物資不得采購。4.2.2.2后勤部采購員根據(jù)采購申請實施采購，可視全年使用量采取定點或詢比價方式進(jìn)行采購。如礦泉水、煙、酒等可采取定點采購，水果、零食可采取詢比價方式采購。4.2.2.3采購時，由后勤采購工作小組安排人員陪同采購員采購。水果、零食、煙、酒、礦泉水、茶等飲食品，要特別注意是否在保質(zhì)期內(nèi)、包裝是否完好無損，保證飲食品的安全衛(wèi)生。4.2.2.4采購員應(yīng)向供應(yīng)商索要發(fā)票、售貨清單及收款憑證。相關(guān)單據(jù)上采購員及陪同采購人員需簽字確認(rèn)。4.2.2.5采購?fù)瓿珊螅少弳T將物資交給請購部門，請購部門負(fù)責(zé)驗收，驗收無誤后在單據(jù)上簽字。4.2.3報賬付款4.2.3.1采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，采購員將票據(jù)交給行政內(nèi)勤報賬。后勤部應(yīng)在一周之內(nèi)報賬，按各部門的物資申購情況制作費用分?jǐn)偙?，將原始票證粘貼整齊，填好費用報銷審批單，經(jīng)部門主管審批后交財務(wù)部門審核。4.2.3.2財務(wù)部門對報賬事項及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核，審核無誤后審核人在費用審批單上簽字。4.2.3.3財務(wù)審核通過后，后勤部提請項目經(jīng)理審批，審批完成即可交財務(wù)部門制證付款。4.2.3.4報賬的票據(jù)必須包括：費用報銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、有效發(fā)票、物資采購申請單、費用分?jǐn)偙恚熏F(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。4.3建筑材料、儀器物資采購4.3.1采購申請4.3.1.1需求部門在每月25日前提出下月物資采購申請，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后交行政部門。采購金額在500元以上要經(jīng)項目經(jīng)理審批。4.3.1.2采購申請應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、質(zhì)量要求、交貨期等信息。4.3.1.3后勤部對需求部門提交的采購申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的各欄填寫是否清楚、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。4.3.1.4無法于需用日期內(nèi)辦妥的采購申請，后勤部應(yīng)及時通知需求部門。4.3.1.5需求部門未申請的物資不得采購。如確屬臨時性急需物資，應(yīng)填寫緊急采購申請表，經(jīng)部門主管審批及后勤部核準(zhǔn)后才能列入采購范圍，采購金額500元以上的物資要經(jīng)項目經(jīng)理審批。4.3.2合同的簽訂與撤銷參見4.1.44.3.3購買4.3.3.1招標(biāo)方式采購物資的，合同簽訂后，由采購員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過程。供方交貨時，采購員要及時通知保管員到場驗收。4.3.3.2定點或詢比價方式采購物資的，由后勤采購工作小組安排人員陪同采購?？紤]到物資專業(yè)性較強(qiáng)，需求部門需安排人員協(xié)助采購，提供專業(yè)建議。4.3.3.3不論采取哪種采購方式，采購員都必須向供應(yīng)商索要發(fā)票及購物清單，零星現(xiàn)金支付的需索要收款憑證，相關(guān)單據(jù)上采購員及陪同采購人員需簽字確認(rèn)。4.3.4驗收入庫4.3.5.1物資采購后，采購員將物資交到對應(yīng)倉庫。倉庫保管員當(dāng)面清點物資，對照采購申請、供應(yīng)商的銷售清單與物資一一核對，檢查物資品種、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、價格是否無誤，質(zhì)量是否符合要求，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包檢查。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)向采購員提出質(zhì)疑或向上級主管匯報。4.3.5.2物資驗收無誤后，保管員開具入庫單，并將采購付款聯(lián)交給采購員，采購員及保管員簽字確認(rèn)。驗收不合格的，由采購員聯(lián)系退換貨。4.3.5.3保管員分類別登記物資入庫臺賬，將實物存入倉庫。4.3.6報賬付款4.3.6.1采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，由行政部門負(fù)責(zé)報賬。后勤部應(yīng)在一周之內(nèi)填好費用報銷審批單，將原始票證粘貼整齊，經(jīng)部門主管審批后交財務(wù)部門審核。4.3.6.2財務(wù)部門對報賬事項及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核，審核無誤后審核人在費用審批單上簽字。4.3.6.3財務(wù)審核通過后，后勤部提請項目經(jīng)理審批，審批完成即可交財務(wù)部門制證付款。4.3.6.4報賬的票據(jù)必須包括：費用報銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、入庫單（采購付款聯(lián)）、有效發(fā)票、物資采購申請，已現(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。4.3.7物資管理4.3.7.1建筑材料類物資由施工部門安排倉庫及保管員進(jìn)行管理。4.3.7.2所有建筑材料類物資均應(yīng)履行先入庫后領(lǐng)用的程序。4.3.7.2倉庫保管員應(yīng)分類別分品種登記物資入庫臺賬和庫存臺賬。物資領(lǐng)用要有領(lǐng)用記錄，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。4.3.7.3在用的物資由使用人保管，備用物資由保管員保管。如因使用或保管不當(dāng)導(dǎo)致物資丟失、損壞或失效，由保管責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。4.3.7.4相關(guān)部門協(xié)從保管員對所保管的物資進(jìn)行盤點，至少每季度盤點一次，并將盤點結(jié)果報送財務(wù)部門。盤點中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應(yīng)查明原因，并及時報告上級主管。第5章財務(wù)控制5.1流程監(jiān)控5.1.1財務(wù)部門通過適當(dāng)參與采購業(yè)務(wù)，對采購過程進(jìn)行監(jiān)控。5.1.2財務(wù)部門通過對報賬事項及附件的匹配程度來判斷經(jīng)濟(jì)事項發(fā)生的真實性，并通過相關(guān)單據(jù)的簽字審批記錄，檢查采購、付款、報賬等審批流程執(zhí)行的完整性。5.2實物盤點5.2.1實物盤點分為全面盤點和抽樣盤點。財務(wù)部門至少每月進(jìn)行一次抽樣盤點，每半年進(jìn)行一次全面盤點。固定資產(chǎn)及低值易耗品盤點以會計賬面記錄為準(zhǔn)，其他物資盤點以倉庫庫存臺賬為準(zhǔn)，必要時通過物資入庫及領(lǐng)用記錄進(jìn)行核對。5.2.2盤點發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)立即查找原因，無法查明原因的盤虧，在用的由使用責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償，倉庫存儲的由保管員負(fù)責(zé)賠償。財務(wù)部門根據(jù)盤點結(jié)果相應(yīng)調(diào)整會計賬目記錄。5.3供應(yīng)商往來核對對賬以財務(wù)部門為主導(dǎo)，至少每季度核對一次。財務(wù)部門先做好對賬單，再與后勤部進(jìn)行核對（簽字），然后采用函證等方式與供應(yīng)商進(jìn)行核對，對供應(yīng)商有異議的款項應(yīng)及時查明原因，并做出相應(yīng)調(diào)整。5.4預(yù)算管控5.4.1財務(wù)部門每年年初與相關(guān)部門溝通，制定全年費用預(yù)算，預(yù)算一經(jīng)確定，不得隨意改動。5.4.2財務(wù)部門通過預(yù)算對各部門物資耗用進(jìn)行費用額度控制，各部門在預(yù)算額度內(nèi)申購和領(lǐng)用物資，超預(yù)算的報賬需履行相應(yīng)審批程序。第6章附則本辦法由公司負(fù)責(zé)解釋及修訂，自公布之日起施行。后勤采購業(yè)務(wù)審批權(quán)限列表序號類別單據(jù)/文件會簽/參與部門存檔部門需求部門倉庫后勤部財務(wù)項目經(jīng)理1基礎(chǔ)資料采購付款管理辦法√√后勤、財務(wù)2臺賬采購臺賬√后勤3臺賬入庫臺賬√√√后勤、財務(wù)4臺賬領(lǐng)用臺賬√√√后勤、財務(wù)5臺賬庫存臺賬√√√后勤、財務(wù)6臺賬固定資產(chǎn)/低值易耗品臺賬√√√后勤、財務(wù)7計劃環(huán)節(jié)采購申請√√√需求、后勤、財務(wù)8計劃環(huán)節(jié)采購計劃√√后勤、財務(wù)9購買環(huán)節(jié)供應(yīng)商詢價表√√后勤、財務(wù)10購買環(huán)節(jié)采購合同√√√后勤、財務(wù)11購買環(huán)節(jié)合同變更或撤銷申請表√√√后勤、財務(wù)12購買環(huán)節(jié)供應(yīng)商銷售清單√財務(wù)13購買環(huán)節(jié)發(fā)票√√財務(wù)14驗收入庫環(huán)節(jié)入庫單√√倉庫、財務(wù)15報賬付款環(huán)節(jié)費用報銷審批單√√√財務(wù)16報賬付款環(huán)節(jié)付款申請單√√√財務(wù)17報賬付款環(huán)節(jié)費用分?jǐn)偙怼獭毯笄凇⒇攧?wù)18物資管理環(huán)節(jié)出庫單√√倉庫、財務(wù)19財務(wù)控制環(huán)節(jié)盤點表√√√√后勤、財務(wù)附件：后勤采購業(yè)務(wù)審批權(quán)限列表精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔貨物搬運與裝車規(guī)定全文目錄第一部分搬運工行為規(guī)范 1一、搬運組職責(zé) 1二、搬運組獎懲規(guī)定 21、獎勵 22、處罰 3第二部分貨物裝卸行為規(guī)范 3一、裝卸組職責(zé) 3二、裝卸組考核及獎罰管理辦法 51、月度考核管理辦法 52、獎罰管理辦法 53、裝卸組考核及獎罰明細(xì)規(guī)范 5第一部分搬運工行為規(guī)范一、搬運組職責(zé)1、承包人在安排好搬運裝卸工人員組合、勞動分工的同時，自己必須參加勞動。裝卸承包人請假需向倉儲組長請假，請假期間必須指定相應(yīng)人員負(fù)責(zé)其組內(nèi)相關(guān)事務(wù)，連續(xù)請假日期不得超過7天，每月請假總天數(shù)不得超過15天，承包人合同期內(nèi)請假總天數(shù)不得超過45天，如有違反，公司有權(quán)沒收其保證金。在4至10月，承包人必須保證每天有合同中承諾的人數(shù)正常上班，累計超出10天時將無權(quán)享受年底獎金的分配；2、搬運費以實際搬運量為計費依據(jù)，為方便計算及保證計費的公正性，一般沒有較大出入的情況下，實際搬運量參照當(dāng)月生技部入庫量；特殊裝卸以倉儲部填制并審核好的《特殊裝卸費審批表》為依據(jù)；3、搬運裝卸工具由公司統(tǒng)一提供，承包時交付使用。承包人自行保管維護(hù)，合同到期完好歸還公司，造成用具失少、破損的從承包人保證金中扣除，倉儲員負(fù)責(zé)工具的使用、存放之檢查；4、搬運承包人負(fù)責(zé)本組人員的日常管理，但組內(nèi)人員的入司和離司必須征得倉儲部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意后，到人事部辦理相關(guān)手續(xù)，并提供身份證復(fù)印件交人資部留存。搬運裝卸承包人不得無故增減調(diào)動人員，以保證搬運隊伍的穩(wěn)定和公司搬運工作的正常開展。在銷售旺季到來的時候，承包人還必須配合安排好搬運人員的增加；5、搬運產(chǎn)品過程中，電瓶車負(fù)載控制在1.5噸左右，以免高度超高重量失控，引起產(chǎn)品在搬運過程中跌落而損壞。行進(jìn)過程中注意控制好電瓶車的方向，注意行人、車輛、產(chǎn)品等，避免安全隱患以及損壞公司財產(chǎn)；6、產(chǎn)品搬運過程中，應(yīng)輕拿輕放，避免在搬運過程中造成產(chǎn)品損壞；7、產(chǎn)品入庫前必須做好庫位的清理工作，保證庫位的干凈清潔，入庫產(chǎn)生的垃圾應(yīng)用紙袋裝好投放到垃圾存放處；8、因特殊原因（庫位變化、產(chǎn)品鋸斷等），倉庫管理員需要搬運人員配合搬運的，搬運人員需無條件服從，及時保質(zhì)保量的完成。產(chǎn)生的搬運費用按照移庫費用另外計算；9、任何搬運人員不得以任何理由和借口對倉儲部分配的搬運任務(wù)推接，不裝，不搬等；10、搬運人員在工作中不能有損害公司形象，名譽(yù)的行為，不能打架，斗毆，辱罵同事；11、搬運人員要服從倉儲員安排，做好產(chǎn)品的先進(jìn)先出，當(dāng)遇到存儲場地指定庫位緊張時，應(yīng)及時通知倉庫管理員安排庫位，不允許隨意亂入，以免庫位混亂；12、搬運入庫時要確保搬運入庫產(chǎn)品數(shù)量的準(zhǔn)確性，不能有丟失，少搬，多搬等現(xiàn)象；13、搬運入庫過程中，如遇到疑難問題，需及時向倉儲主管匯報，以便得到及時解決；二、搬運組獎懲規(guī)定1、獎勵a、在搬運、裝缷過程中，若發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品有貼錯合格證現(xiàn)象的，每次獎勵20.00元，記入當(dāng)月搬運、裝缷費用；b、在搬運、裝缷過程中，有發(fā)現(xiàn)印字不全或錯誤的，每次獎勵20.00元，記入當(dāng)月搬運、裝缷費用；c、在搬運、裝缷過程中，發(fā)現(xiàn)由于生產(chǎn)原因造成質(zhì)量問題，經(jīng)質(zhì)管部檢驗不能發(fā)貨的，每次獎勵20.00元，記入當(dāng)月搬運、裝缷費用中；d、在搬運、裝缷過程中，發(fā)現(xiàn)裝貨車輛損壞公司財產(chǎn)的，每次資勵20.00元，記入當(dāng)月搬運、裝缷費用。e、月度考核獎金遵照《搬運裝卸協(xié)議》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2、處罰a、搬運組入庫不將產(chǎn)品入到指定庫位，發(fā)現(xiàn)后處以20元每次的罰款，違反先進(jìn)先出原則，貼垛入庫的，發(fā)現(xiàn)后處以20元每次的罰款。同時搬運組需將貨物搬回相應(yīng)指定庫位，搬運費用不另計；b、搬運組入庫時將產(chǎn)品型號入錯位，發(fā)現(xiàn)后每次罰款50元，同時搬運組需將錯位產(chǎn)品搬運到正確的庫位，搬運費用不另計；c、搬運組不配合倉庫管理員完成因特殊原因（庫位變化、產(chǎn)品鋸斷等）產(chǎn)生的移庫的，每次罰款50元；d、搬運組入庫時產(chǎn)品合格證標(biāo)識不在同一方向的，發(fā)現(xiàn)后每次罰款10元，同時搬運組需將標(biāo)識搬運到同一方向；e、搬運人員在工作中如有打架現(xiàn)象發(fā)生，除賠償受害人以外，將根據(jù)公司的規(guī)章制度進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重者送交司法部門解決；f、搬運人員利用工作之便擅自把公司產(chǎn)品帶回宿舍或廠外的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，根據(jù)公司的規(guī)章制度作出相應(yīng)處罰。第二部分貨物裝卸行為規(guī)范一、裝卸組職責(zé)1、裝卸人員每天需按照訂單及車輛到廠先后順序安排裝車，不得根據(jù)訂單情況進(jìn)行挑選，如遇到特殊情況需按照供應(yīng)部車調(diào)安排進(jìn)行裝車，不得以任何理由和借口對車調(diào)分配的裝卸任務(wù)推托、不裝、不卸等；對于簽到安排，供應(yīng)部有專人負(fù)責(zé)（車調(diào)），要求各組裝卸人員嚴(yán)禁進(jìn)入辦公區(qū)域，并不允許翻單子，查車，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，每次扣款20元；2、裝卸人員在進(jìn)行裝車作業(yè)前首先要檢查車輛狀況，包括車底衛(wèi)生，車廂板是否牢固，繩子、木棍等固定物品是否齊全，車輛是否適合公司產(chǎn)品運輸，是否存在安全隱患等，并需協(xié)助司機(jī)做好裝車前的準(zhǔn)備工作,另外需要與司機(jī)交待好扣板、鋪車底等物均為有償使用，需交納一定費用；3、如所裝訂單為多點卸貨時，需提前了解清楚裝車順序，按供應(yīng)部發(fā)貨清單安排進(jìn)行裝卸，不得私自決定貨物裝車順序，如訂單標(biāo)注與司機(jī)要求不符時，需及時與車調(diào)進(jìn)行聯(lián)系，協(xié)商解決；4、裝卸人員在進(jìn)行裝車作業(yè)過程中需對所裝訂單中的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行清點，保證所裝貨物與訂單一致，并督促司機(jī)或押運員對數(shù)量進(jìn)行清點，在貨物裝完后讓司機(jī)在貨物清單上確認(rèn)所裝數(shù)量；5、裝卸人員需按照由重到輕，由截面規(guī)則到不規(guī)則的順序發(fā)貨，避免產(chǎn)品受損。6、如遇產(chǎn)品缺貨時，需及時與相關(guān)發(fā)貨內(nèi)勤或領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決，如遇缺貨產(chǎn)品車間在線生產(chǎn)，還需再次裝車情況下，裝卸人員必須第一時間處理此車輛（要區(qū)域倉儲員開領(lǐng)料單領(lǐng)料）；如遇貨物裝不下時，及時與車調(diào)聯(lián)系，聽從車調(diào)安排；7、裝卸人員在裝卸做業(yè)過程中需做好產(chǎn)品的保護(hù)工作，輕拿輕放，杜絕野蠻裝卸，對貨物的碼放必須整齊，便于清點；8、除特殊情況外（訂單上標(biāo)注、或倉管員要求），必須以“先進(jìn)先出”的原則對各個規(guī)格產(chǎn)品進(jìn)行裝車作業(yè)；9、裝卸人員在裝卸作業(yè)過程中如遇損壞產(chǎn)品或其他公司財產(chǎn)的行為，需及時制止，并通知公司領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決；10、裝卸人員對裝卸作業(yè)過程中產(chǎn)生的垃圾需及時進(jìn)行清理，保持場地衛(wèi)生；11、在裝車作業(yè)結(jié)束后，如所裝產(chǎn)品數(shù)量與訂單不一致時，應(yīng)做好標(biāo)注工作，即在貨物清單“實發(fā)數(shù)量”一欄中清楚標(biāo)明“實發(fā)XX（箱、只、捆、支）”等字樣，在“備注”欄中表明“缺貨”或“裝不下”等字樣，同時需清楚交接給供應(yīng)部發(fā)貨內(nèi)勤開具沖單；12、裝卸工需在貨物清單上注明相關(guān)鋪車底費用和所用扣板的具體個數(shù)；13、裝卸人員需按照供應(yīng)部要求將隨車營銷資料裝到車上；14、貨物裝完后裝卸工需督促司機(jī)將車?？吭谥付ǖ攸c，并幫司機(jī)做好剎車工作，雨雪天或遠(yuǎn)途需走一天以上的車必須蓋好蓬布，以保證產(chǎn)品質(zhì)量，剎車時必須墊好扣板，避免繩子拉力過大造成產(chǎn)品損傷；15、如車檢檢查出實發(fā)數(shù)量及品種與訂單不符，須對發(fā)錯貨車輛優(yōu)先進(jìn)行處理，另外對于多裝、錯裝產(chǎn)品需及時歸位。二、裝卸組考核及獎罰管理辦法1、月度考核管理辦法a、每月根據(jù)實際裝卸量及相應(yīng)的考核基數(shù)計算月度獎勵；b、月度獎勵每月由倉儲部根據(jù)每個裝卸組的裝卸量與考核分值按比例進(jìn)行分配；c、裝卸組每月考核分值為100分，倉儲部每月根據(jù)考核及獎罰明細(xì)規(guī)范對裝卸組進(jìn)行考核；2、獎罰管理辦法a、對裝卸組設(shè)立專用獎金池，所有根據(jù)獎罰明細(xì)規(guī)范做出的罰款全部進(jìn)