來訪人員管理制度

變更履歷：REV修訂人修訂內容日期2.0朱付濤重新修訂2016.05.30 擬制朱付濤審核批準日期2016.05.30日期日期分發(fā)部門：研發(fā)中心、生產(chǎn)中心、營銷中心、財務管理中心、經(jīng)營管理本部、人資行政中心分發(fā)部門會簽：部門研發(fā)中心生產(chǎn)中心營銷中心財務管理中心經(jīng)營管理本部人資行政中心姓名日期

1.目的為保證公司日常接待工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高工作效率，特制定本方法。2.范圍與定義2.1范圍適用于公司對外接待之管理。2.2定義2.2.1接待：公司經(jīng)營管理活動所必需之接送、食宿、訂票、會談及陪伴參觀等方面之支配與工作。2.2.2訂票：公司員工出差的機票、火車票預訂。2.2.3貴賓接待：指公司領導重要客人、公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門之接待，由行政部負責。2.2.4業(yè)務接待：指營銷客戶之接待，由營銷中心相關業(yè)務助理負責。2.2.5一般接待：指一般來客之接待，相關部門責任人負責。3權責部門行政部負責來訪人員管理制度的制訂、修改、說明及廢止。3.1行政部值班保安：負責來訪人員之登記與告知受訪單位/人員。3.2行政部前臺：負責接待來訪人員、支配接待室并告知受訪單位/人員。3.3行政部文員/助理：負責支配接送、食宿、訂票等事項。3.4行政部車隊：接送來訪客人。3.5相關部門：3.5.1向行政部供應預約訪客信息、日程及需求；3.5.2負責接待洽談并陪伴始終。4.實施4.1來訪接待分類1）貴賓接待：公司高層的來訪客人（當?shù)馗骷壵块T人員，高層領導摯友等）；2）業(yè)務接待：公司的來訪客戶3）一般接待：即公司員工的家屬、應征者、供貨商、送貨人員等。4）特別接待：帶有惡意的來訪，包括精神不正常及蓄意滋事者4.1貴賓接待4.1.1接受任務：弄清貴賓基本狀況：單位、人數(shù)、性別、職務和使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。4.1.2布置支配：提出接待看法：接待部門、人員、規(guī)格、方式、支配費用預算，并報上級批準。必要時打算橫幅標語（熱情歡迎*****領導蒞臨指導！）；會議室；會客室；所需設施（投影儀、無線麥克等）；會議所需資料；水果茶水（禮品）。4.1.3迎接支配：依據(jù)貴賓身份、人數(shù)、性別，預訂賓館，支配好伙食標準、進餐方式、時間、地點、按抵達時間，派人派車迎接。4.1.4協(xié)商日程：公司相關人員探望貴賓，表示歡迎和問候，了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關部門。4.1.5支配有關領導會：按接待規(guī)格和禮儀，支配有關領導會見貴賓，接待人員支配會見時間、地點、陪伴人員。4.1.6組織活動實施：按貴賓來訪日程和目的及協(xié)商之日程支配組織實施活動。4.1.7送別：依據(jù)貴賓看法，預定車、船、機票，幫助貴賓結算食宿項目，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機場。4.1.8小結。每次較大規(guī)模接待完成后進行一次小結，以便總結閱歷、改進后續(xù)工作。4.2業(yè)務接待4.2.1客戶來訪預約：客戶來訪前通過電話或E-mail與營業(yè)處業(yè)務助理預約，如有住宿、接送支配告知業(yè)務助理。4.2.2通知行政部。業(yè)務助理依據(jù)客戶需求填寫《客戶來訪接待表》，通知行政部。4.2.3后勤打算：行政部依據(jù)《客戶來訪接待表》支配接送行程、預訂賓館、預留接待室等事項。4.2.4接待洽談。業(yè)務助理依據(jù)客戶來訪目的進行洽談接待。4.2.5送別。按辦理。4.3一般接待4.3.1來客登記。非預約來訪人員在門衛(wèi)處登記，保安告知受訪部門/人員。經(jīng)同意后來訪人員憑有效證件換公司通行證后方可進入公司。4.3.2前臺接待。前臺支配來訪人員在大廳休息處等待、供應茶水并告知受訪部門/人員。4.3.3接待洽談。受訪部門相關人員與來訪人員進行洽談接待。4.4特別接待：指帶有惡意或精神異樣的來訪人員值班保安應當做好說明、勸告工作，對于勸告無效，仍強行入內滋事者，值班保安馬上撥打報警電話（110），請公安機關出面幫助處理，同時向行政部門負責人報告狀況。4.5訂賓館事務4.5.1預訂依據(jù)。如來訪人員有住宿需求，接待人員須在《客戶來訪登記表》或《聯(lián)絡單》中注明，并提交行政部。4.5.2預訂程序。4.5.2.1行政部憑《客戶來訪登記表》或《聯(lián)絡單》填寫《酒店賓館預訂單》并傳真至預訂酒店（賓館）；4.5.2.2酒店（賓館）依據(jù)客房預訂狀況將《酒店賓館預訂單》回傳至行政部；4.5.2.3行政部確認房間預訂無誤后將房間信息反饋至受訪部門接待人員。4.5.2.4受訪部門接待人員將酒店（賓館）房間預訂信息反饋至來訪人員。4.5.3預訂范圍。4.5.3.1與我司有服務協(xié)議之酒店（賓館）：4.5.3.2其他來訪人員指定之酒店（賓館）。4.5.4預訂原則。4.5.4.1敬重來訪人員（客戶）意愿；4.5.4.2就近原則；4.5.4.3一人一房原則；4.5.4.4訪客費用自付原則。如需公司支付費用，《酒店賓館預訂單》中有效簽單人必需是有簽核權本人。4.6接送支配4.6.1接送范圍。公司員工出差接送機；營銷客戶接送機及接送賓館等。4.6.2接送支配。行政部專員/助理依據(jù)《客戶來訪接待表》、《國內外出差申請單》支配接送行程，詳細見《接送行程支配表》。4.6.3接送實施。行政部車隊依據(jù)《接送行程支配表》進行平安準時接送，必要時依據(jù)《接機接車牌模板》制作接機牌/接車牌。4.7訂票事務4.7.1訂票范圍：公司員工出差之機票、火車票、汽車票。4.7.2訂票程序。（1）相關人員向行政部供應、《國內外出差申請單》或《聯(lián)絡單》及必要證件、身份證、護照等。（2）A.行政部文員/助理依據(jù)出行員工實際須要及公司慣例為其訂購機票、火車票或汽車票。B.訂機票需填寫《機票預訂單》,傳真至航空公司，航空公司將電子機票傳回我司，出行人員憑電子機票及個人有效證件在規(guī)定時間到機場領取登機憑證。C.火車票、汽車票之訂購由特地人員到火車站、汽車站辦理。4.7.3機票改簽程序。(1)改簽機票人員填寫《機票改簽申請單》，經(jīng)上級領導核準后交行政部辦理改簽。(2)行政部人事專員/助理電話通知航空公司相關負責人進行機票改簽，航空公司將改簽后電子機票傳真回我司。4.8接待一般規(guī)定4.8.1來賓﹑訪客﹑洽公及送貨人員﹐經(jīng)接待或業(yè)管單位同意后﹐均應以有效證件(護照﹑身份證﹑駕照或貼有照片之工作證等)﹐辦理登記及換取來賓證﹐離開時換回。4.8.2洽公時間原則訂為周一至周六上午8時30分至中午12：00，下午13：00至17：30﹐如被訪單位同意其它時間接待時﹐請事先通知保安室。4.8.3來賓﹑訪客于節(jié)(法定)假日來參觀時,保安室先以電話報告并請相關部門主管接待,再依4.3.1辦理相關手續(xù)。4.8.4本公司員工之眷屬和一般親友來公司會客時間﹐訂為周一至周五：8：00-17：30。4.8.5洽公﹑送貨及施工人員如因公未能按時離開時﹐請主管部門先行通知保安室。4.8.6訪客是本公司員工因不名譽事務(如偷竊﹑違法﹑開除…等)離職者﹐不得辦理睬客。4.9前臺接待禮儀4.9.1遇有來訪客人要主動起身，應面帶笑容與客人打招呼問好，并請客人在接待區(qū)就座，問明客人的姓名、單位和來意，聯(lián)系與客人來意相關的部門，并協(xié)作接待；4.9.2對事先有約定的客人，要馬上報告領導，沒有領導的準確答復，不能擅自予以引見；4.9.3對事先未預約的客人，不能干脆回答領導在與否，要詢問來意，請客稍候，經(jīng)請示領導后，接領導指示辦理如不需見面的，要婉言謝絕；4.9.4假如必需與正在會客的領導聯(lián)絡時，應請客人稍等，可將事由寫在便條上轉告領導，聽候叮囑，退出時應向客人致謙意；4.9.5帶領客人見領導，要走在客人前方2-3步做引導，到領導辦公室門口時介紹“這里就是……領導的辦公室”，然后敲門，經(jīng)允許后，請客人進去；4.9.6開關房門時，動作要輕，用右手抓門把手向內推，自己先進入，然后換左手拿門把手，伸出右手請客人先進。4.9.7如客人與領導是初次見，應作簡潔的介紹，介紹時要先客人后領導，先職位高的后職位低的；先女士后先生；4.9.8請客人就座，并為客人倒茶水后退出；4.9.9客人離去時，要面帶微笑與客人道別，重要客人應送到門口或樓梯口。5保安室職責及權限5.1值班保安的職責及權限5.1.1值班保安言行舉止禮貌大方，不得作出有損公司形象的行為。當客人有疑問時，應耐性回答客人的問題；如辦理好相關手續(xù)（會客單）后，請來訪人員在會客室等待。5.1.2值班保安原則上應嚴格核查來訪人員的身份并做好來訪登記工作。對于公司高層的客人及來訪客戶，保安無法確認的，報行政部負責人處理；5.1.3值班保安扣押一般來訪客人的證件時，須妥當保管，不得損壞、丟失，并在客人離開時主動歸還；5.1.4對于著裝怪異，不填寫或者不照實填寫《外來人員來訪登記證》的一般性來訪客人，值班保安有權禁止其進入公司。對于不聽勸阻，擅自強行進入者，值班保安可依據(jù)特別人員處理。5.1.5會客室由保安人員負責管理，保持清潔衛(wèi)生，每日至少整理一次以上。5.2受訪者的職責及權限5.2.1公司員工在上班時間原則上不允許接待非公事外來人員，因特別狀況接待的須先向部門主管領導申請，征得領導同意后方可接見；5.2.2公司員工必需在規(guī)定的區(qū)域（生活區(qū)）接待來訪人員，不得私自帶其進入公司生產(chǎn)區(qū)域或者參觀公司任何部門、車間；5.2.3公司員工在接待來訪人員時，必須要求來訪人員遵守公司的一切規(guī)章制度。當來訪人員在未知的狀況下違反公司的相關規(guī)定時，公司員工必需剛好加以說明和制止；5.2.4當來訪人員離開公司時，受訪者必需告知值班保安來訪人員已離開；5.2.5來訪人員在公司期間違反公司規(guī)章制度的，責任由受訪者擔當。6.違規(guī)懲罰6.1值班保安違規(guī)的懲罰規(guī)定6.1.1對于一般性來訪人員，值班保安未做記錄或記錄不完整的，每次給罰款20元；6.1.2值班保安未征得受訪者同意，便允許一般性來訪人員進入公司的，每次罰款20元，給公司造成損失的，賠償公司損失；6.1.3值班保安損壞或丟失來訪人員證件，責任由值班保安擔當，公司可視情節(jié)處于警告、通報指責等處分，并處或單懲罰款50元；6.1.4對于特別的來訪人員，值班保安未加勸阻，并造成損失的公司可視情節(jié)對于值班保安處于警告、通報指責、降薪、辭退，并處或單懲罰款50元—200元；6.1.5值班保安舉止粗魯、語言無禮或有損公司形象行為，罰款20元。6.1.6會客室未保持清潔，每次罰款20元。6.1.7上班期間抽煙、保安室有閑雜人員逗留閑聊等違規(guī)行為每次罰款20元。6.2受訪者違規(guī)的懲罰規(guī)定6.2.