職場人必備的七個工具

職場人必備的七個工具二〇一四年十月張松剛第一頁，共七十二頁。ContentsPage目錄頁SWOTPDCA5W2HSMARTWBS二八定律時間管理第二頁，共七十二頁。TransitionPage過渡頁SWOTPDCA5W2HSMARTWBS二八定律時間管理第三頁，共七十二頁。目錄1簡介2使用方法3應用SWOT分析模型第四頁，共七十二頁。簡介

美國海因茨·韋里克教授提出第五頁，共七十二頁。簡介O、T是外部因素優(yōu)勢（Strengths）

劣勢（Weaknesses）

機會（Opportunities）

威脅（Threats）

S、W是內(nèi)部因素第六頁，共七十二頁。使用方法外部環(huán)境內(nèi)部環(huán)境劣勢（W）威脅（T）優(yōu)勢（S）機會（O）SO戰(zhàn)略機會、優(yōu)勢組合（可能采取的戰(zhàn)略：最大限度的發(fā)展）SO戰(zhàn)略機會、劣勢組合（可能采取的戰(zhàn)略：利用機會、回避劣勢）ST戰(zhàn)略威脅、優(yōu)勢組合（可能采取的戰(zhàn)略：利用優(yōu)勢、減低威脅）WT戰(zhàn)略威脅、劣勢組合（可能采取的戰(zhàn)略：收縮、合并）SWOT矩形分析法第七頁，共七十二頁。使用方法第八頁，共七十二頁。使用方法九宮格優(yōu)勢——S1、2、3、……劣勢——W1、2、3、……機會——S1、2、3、……組合一：SO

發(fā)揮優(yōu)勢，利用機會組合二：WO利用機會，克服弱勢威脅——S1、2、3、……組合三：ST利用優(yōu)勢，回避威脅組合四：WT減少弱勢，回避威脅第九頁，共七十二頁。TWSO應用第十頁，共七十二頁。TransitionPage過渡頁SWOTPDCA5W2HSMARTWBS二八定律時間管理第十一頁，共七十二頁。目錄12簡介特點PDCA循環(huán)應用3第十二頁，共七十二頁。簡介——威廉.愛德華.戴明第十三頁，共七十二頁。2.PDCA循環(huán)8個步驟4個階段第十四頁，共七十二頁。PDCA循環(huán)的4個階段P(計劃):從問題的定義到行動計劃D(實施):實施行動計劃C(檢查):評估結果A(處理):標準化和進一步推廣第十五頁，共七十二頁。PDCA循環(huán)的8個步驟PLAN1.分析現(xiàn)狀，找出存在的質量問題1.1確認問題1.2收集和組織數(shù)據(jù)1.3設定目標和測量方法2.分析產(chǎn)生質量問題的各種原因或影響因素3.找出影響質量的主要因素4.制定措施，提出行動計劃4.1尋找可能的解決方法4.2測試并選擇

4.3提出行動計劃和相應的資源DO5.實施行動計劃CHECK6.評估結果（分析數(shù)據(jù)）ACT7.標準化和進一步推廣8.在下一個改進機會中重新使用PDCA循環(huán)第十六頁，共七十二頁。特點1、大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，互相促進，推動大循環(huán)1、大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，互相促進，推動大循環(huán)APCDPDACPADCPACD第十七頁，共七十二頁。特點2、PDCA循環(huán)是爬樓梯上升式的循環(huán)，每轉動一周，質量就提高一步原有水平新的水平PADCPACD第十八頁，共七十二頁。特點3、PDCA循環(huán)是綜合性循環(huán)，4個階段是相對的，它們之間不是截然分開的.4、推動PDCA循環(huán)的關鍵是“處理”階段第十九頁，共七十二頁。TransitionPage過渡頁SWOTPDCA5W2HSMARTWBS二八定律時間管理第二十頁，共七十二頁。目錄12簡介應用5W2H第二十一頁，共七十二頁。簡介項目（執(zhí)行）WHATWHOWHEREWHENWHYHOWTOHOWMUCH第二十二頁，共七十二頁。WhatHowWhoWhenWhereWhyHow

much為什么？為什么要這么做？理由何在？原因是什么？是什么？目的是什么？做什么工作？誰？由誰來承擔？誰來完成？誰負責？何時？什么時間完成？什么時機最適宜？何處？在哪里做？從哪里入手？怎么做？如何提高效率？如何實施？方法怎樣？多少？做到什么程度？需要多少成本？費用產(chǎn)出如何？簡介第二十三頁，共七十二頁。應用陳經(jīng)理：“小張，今天（11月17日）請你去龍泉小區(qū)去粘貼廣告，每棟樓宇、每個單元都要粘貼一張廣告，目的是為了讓用戶知道目前的套餐和聯(lián)系電話?！辈贾霉ぷ鞯诙捻?，共七十二頁。應用5W2H內(nèi)容答案what做什么？

who誰？

Where何處？

when何時？

why為什么？

how如何做？

howmuch多少？

大家舉例2、故障處理3、投訴處理4、協(xié)調(diào)工作1、上街購物5、自己出題第二十五頁，共七十二頁。TransitionPage過渡頁SWOTPDCA5W2HSMARTWBS二八定律時間管理第二十六頁，共七十二頁。目錄1小故事2簡介3應用SMART分析模型第二十七頁，共七十二頁。小故事第二十八頁，共七十二頁。小故事目標如此重要，該如何制定呢？

第二十九頁，共七十二頁。簡介——彼得.德魯克第三十頁，共七十二頁。什么是SMART？第三十一頁，共七十二頁。簡介Smart原則一

S（Specific）——明確性

第三十二頁，共七十二頁。簡介Smart原則二

M（Measurable）——衡量性第三十三頁，共七十二頁。簡介Smart原則三

A(Attainable)——可實現(xiàn)性第三十四頁，共七十二頁。簡介Smart原則四

R（Relevant）——相關性

第三十五頁，共七十二頁。簡介Smart原則五T（Time-based）——時限性

第三十六頁，共七十二頁。應用“按時檢查衛(wèi)生，保持公司清潔”第三十七頁，共七十二頁。TransitionPage過渡頁SWOTPDCA5W2HSMARTWBS二八定律時間管理第三十八頁，共七十二頁。目錄1簡介2創(chuàng)建方法3應用方式WBS任務分解法4實例第三十九頁，共七十二頁。簡介WBS關鍵元素：工作（work)--可以產(chǎn)生有形結果的工作任務；分解(breakdown)--是一種逐步細分和分類的層級結構；結構(structure)--按照一定的模式組織各部分。第四十頁，共七十二頁。簡介整體部分部分可連續(xù)分解，直至每一部分可管理可控制。第四十一頁，共七十二頁。創(chuàng)建WBS的方法類比方法自上而下的方法自下而上的方法頭腦風暴方法第四十二頁，共七十二頁。表示方式表示方式WBS通常有二種表示方式樹形的層次結構圖行首縮進的表格（類似于大綱）在實際應用中，表格形式的WBS應用比較普遍，特別是在項目管理工具中多采用表格方式MSP、RPM、Excel……第四十三頁，共七十二頁。WBS表示方式1.01.11.1.11.1.1.11.0項目群1.1項目1.1.1系統(tǒng)1.1.1.1子系統(tǒng)1.1.1.1.1部件Hierarchy層級式Indenture行首縮進式第四十四頁，共七十二頁。WBS實例第四十五頁，共七十二頁。WBS實例項目子項目工作包子項目工作包工作包工作包第四十六頁，共七十二頁。WBS實例你會怎么用？第四十七頁，共七十二頁。TransitionPage過渡頁SWOTPDCA5W2HSMARTWBS二八定律時間管理第四十八頁，共七十二頁。目錄1一個問題2簡介3感悟分享二八定律第四十九頁，共七十二頁。一個問題您是否曾經(jīng)感覺社會不公平？第五十頁，共七十二頁。二八定律二八定律也叫帕累托定律，是19世紀末20世紀初意大利經(jīng)濟學家巴萊多發(fā)明的。他認為，在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%的盡管是多數(shù)，卻是次要的，因此又稱二八法則。第五十一頁，共七十二頁。二八定律核心理念：人類社會20%的資源，與80%的資源活動有關。應用要決：要事第一，重要產(chǎn)品第一，關鍵人物第一，核心環(huán)節(jié)第一。應用領域：政治、經(jīng)濟、軍事、社會生活、企業(yè)經(jīng)營、組織管理。第五十二頁，共七十二頁。二八定律

1．時間管理問題

2．重點客戶問題

3．財富分配問題

4．資源分配問題

5．核心產(chǎn)品問題

6．關鍵人才問題

7．核心利潤問題與個人幸福應用列表第五十三頁，共七十二頁。二八定律20%的人成功80%的人不成功

20%的人用脖子以上賺錢80%的人脖子以下賺錢

20%的人正面思考80%的人負面思考

20%的人買時間80%的人賣時間

20%的人找一個好員工80%的人找一份好工作

20%的人支配別人80%的人受人支配

20%的人做事業(yè)80%的人做事情

20%的人重視經(jīng)驗80%的人重視學歷

20%的人認為行動才有結果80%的人認為知識就是力量

20%的人我要怎么做才有錢80%的人我要有錢我就怎么做

20%的人愛投資80%的人愛購物

20%的人有目標80%的人愛瞎想

20%的人在問題中找答案80%的人在答案中找問題

20%的人在放眼長遠80%的人只顧眼前

20%的人把握機會80%的人錯失機會

20%的人計劃未來80%的人早上起來才想今天干嘛

20%的人按成功經(jīng)驗行事80%的人按自己的意愿行事

20%的人做簡單的事情80%的人不愿意做簡單的事情

20%的人明天的事情今天做80%的人今天的事情明天做

20%的人如何能辦到80%的人不可能辦到

20%的人記筆記80%的人忘性好

20%的人受成功的人影響80%的人受失敗人的影響

20%的人狀態(tài)很好80%的人態(tài)度不好

20%的人相信自己會成功80%的人不愿改變環(huán)境

20%的人永遠贊美、鼓勵80%的人永遠漫罵、批評

20%的人會堅持80%的人會放棄

20%的人敢于面對困難80%的人逃避現(xiàn)實與你的生活第五十四頁，共七十二頁。感悟分析

不斷發(fā)現(xiàn)并做好那些只用20%的努力就可以得到80%效果的事情第五十五頁，共七十二頁。TransitionPage過渡頁SWOTPDCA5W2HSMARTWBS二八定律時間管理第五十六頁，共七十二頁。目錄1一些問題2四象限法3課后分析時間管理第五十七頁，共七十二頁。一些問題你是否有時間管理不良的征兆第五十八頁，共七十二頁。問題描述

時間都去哪了呢？第五十九頁，共七十二頁。四象限法史蒂芬·柯維是美國著名的管理學大師。曾被美國《時代周刊》譽為“思想巨匠”，“人類潛能的導師”，并入選影響美國歷史進程的25位人物之一。第六十頁，共七十二頁。四象限法重要性緊迫程度二：重要但不緊急一：重要而且緊急四：不重要且不緊急三：不重要但緊急第六十一頁，共七十二頁。四象限法重要性緊迫程度二：重要但不緊急1、準備工作、編制計劃、維持關系。2、去拜訪VIP客戶。3、計劃給員工進行培訓。

4、回訪客戶。一：重要而且緊急1、緊急狀況、迫切問題、限期完成。2、一會兒要參加重要會議。3、與客戶溝通要做合同。4、準備事項。四：不重要且不緊急1、處理一般性文件。

2、看電視消磨時光。3、歸檔本周所有文件。

三：不重要但緊急1、造成干擾的緊急事件。

2、打若干個溝通的電話。3、幫助客戶解決一個難題。第六十二頁，共七十二頁。四象限法第一象限：沒什么好說的，立即去做！

第六十三頁，共七十二頁。四象限法第二象限：有計劃去做！

第六十四頁，共七十二頁。四象限法第三象限：盡量別做！

第六十五頁，共七十二頁。四象限法第四象限：交給他人去做！

。第六十六頁，共七十二頁。四象限法重要性緊迫程度二：重要但不緊急65%－80%一：重要而且緊急20%－25%四：不重要且不緊急

<1%三：不重要而且緊急15%成功的時間分配管理第六十七頁，共七十二頁。四象限法案例：某人一周的事務清單：臨時參加各部門協(xié)調(diào)會。（不重要但緊急）解決客人投訴。（重要而且緊急）編寫下個月部門員